Lo que necesita saber sobre la automatización del flujo de trabajo

Cada tarea requiere un flujo de trabajo eficiente para lograr su finalización. Sin embargo, la mayoría de los flujos de trabajo se crean con operaciones manuales que son costosas, requieren mucho tiempo, son repetitivas y propensas a errores. Es como una torre de Jenga: un movimiento en falso y todo el flujo terminará en un caos.

Si tales tareas no se abordan de inmediato, se desperdiciará todo su tiempo, energía y recursos. Su empresa no será tan eficiente como pretendía, y los clientes lo dejarán por otros que sean más efectivos. ¿Entonces, qué debería hacer? Aquí es donde entra en juego la automatización del flujo de trabajo.

La automatización del flujo de trabajo simplifica las tareas tediosas y ofrece una fuerza que impulsa operaciones rápidas, rentables y precisas. Si está interesado, consulte esta diversa gama de automatización de .NET y llame a un proveedor de servicios local de inmediato.

Si quieres saber más, estás en el lugar indicado. En esta publicación, aprenderá todo lo que necesita saber sobre la automatización del flujo de trabajo. Continúe desplazándose para obtener más información.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo utiliza soluciones de software para agilizar las operaciones al completar tareas sin intervención humana. Su objetivo principal es reducir y eliminar las tareas manuales y repetitivas. Como resultado, las operaciones generales serán más eficientes, consistentes y rentables.

Además, la automatización de los flujos de trabajo ayuda a los empleados a ahorrar mucho tiempo, que pueden utilizar para concentrarse en tareas más importantes. Por ejemplo, puede usar el tiempo adicional que se ahorra al marcar manualmente los contactos para nutrir los clientes potenciales que genera.

¿Cuáles son algunos ejemplos de automatización del flujo de trabajo?

Ahora que comprende qué es la automatización del flujo de trabajo, es hora de ver algunos ejemplos de cómo las empresas automatizan sus flujos de trabajo hoy en día.

Tenga en cuenta que cada flujo de trabajo contiene una tarea o un conjunto de tareas para automatizar. No obstante, el grado en que se pueden automatizar las actividades puede variar, según las necesidades y capacidades de un negocio en particular.

A continuación se muestran las tareas que se pueden automatizar con la ayuda del software de automatización del flujo de trabajo:

• Convertir formularios y correos electrónicos en solicitudes de servicio;
• Crear y enviar invitaciones y eventos de calendario;
• Distribuir la carga de trabajo según el tiempo, el volumen y otros factores;
• Asignar elementos de trabajo al empleado correcto;
• Envío de correos electrónicos y alertas cada vez que haya un cambio en el estado de los elementos de trabajo;
• Crear alertas de activación cuando la tarea se acerca a su fecha límite o encuentra errores repetitivos;
• Envío de mensajes a través de plataformas de mensajería;
• Creación y envío de contratos, convenios y documentos para firma;
• Enviar notificaciones cuando sea necesaria una revisión, evaluación o aprobación;
• Sincronizar datos cuando se recibe un nuevo correo electrónico;
• Crear paneles e informes basados ​​en los datos proporcionados por el flujo de trabajo; y así.

Estas son algunas de las operaciones de flujo de trabajo comunes que se pueden automatizar. Generalmente, si un proceso en particular parece repetitivo, simple, frecuente y predecible, puede mejorarse mediante la automatización.

Si el software puede realizar varias tareas de un solo flujo de trabajo, todo el flujo de trabajo se considera automatizado. Y si el sistema está integrado con otras soluciones de software, incluso algunos de los flujos de trabajo más complicados pueden automatizarse.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización del flujo de trabajo?

¿Aún no está convencido del poder de la automatización del flujo de trabajo? Si es así, estas son algunas de las ventajas de automatizar el flujo de trabajo de su empresa:

• Mayor productividad: la automatización del flujo de trabajo garantiza que sus empleados no se vean obligados a realizar tareas repetitivas. Esto les da más tiempo para formular mejores estrategias, abordar problemas y brindar un mejor valor para su negocio.
• Ahorra dinero: la automatización de los flujos de trabajo da como resultado una operación más eficiente. Esto lo ayuda a reducir los costos operativos porque consume menos recursos, energía y tiempo.
• Mayor colaboración: la automatización del flujo de trabajo promueve la colaboración cohesiva al permitir que varios equipos trabajen en diferentes tareas en tiempo real.
• Mayor precisión: la automatización del flujo de trabajo promueve la precisión mediante la automatización de tareas manuales repetitivas.
• Mayor velocidad: debido a que cada tarea en un flujo de trabajo está automatizada, completarlas será tan rápido como un rayo. No hay necesidad de esperar el aporte y la intervención humana.
• Comunicación optimizada: la automatización del flujo de trabajo llena y minimiza las brechas en la comunicación al automatizar las notificaciones, la entrega de correos electrónicos y las solicitudes de comentarios.
• Promueve la responsabilidad: al automatizar su flujo de trabajo, podrá asignar automáticamente algunas responsabilidades clave a usuarios específicos, promoviendo la responsabilidad.
• Mayor visibilidad: dado que el flujo de trabajo está automatizado, será fácil para sus gerentes y líderes de equipo realizar un seguimiento del progreso de las tareas, así como del desempeño de cada empleado. Esto puede determinar quién está involucrado y en la parte superior de sus plazos.
• Promueva una excelente experiencia de los empleados: la automatización del flujo de trabajo evita el agotamiento al eliminar las tareas repetitivas que les impiden realizar las satisfactorias.

Estos son los beneficios que usted y su equipo pueden disfrutar al automatizar sus flujos de trabajo. Con la automatización del flujo de trabajo, todos son ganadores. Sus empleados podrán trabajar de manera eficiente y eficaz mientras el negocio crece y se adapta a las crecientes demandas de los clientes.

Cómo automatizar su flujo de trabajo

Estos son los pasos necesarios para automatizar su flujo de trabajo:

• Defina su flujo de trabajo: antes de automatizar el flujo de trabajo, deberá determinar sus puntos de inicio y finalización. ¿En qué punto debe comenzar el flujo de trabajo? ¿Qué completa el flujo de trabajo?
• Determine todos los actores del flujo de trabajo: una vez que haya identificado los puntos de inicio y finalización, es hora de conectar todos los espacios entre ellos. Esto determina a todos los involucrados en el proceso, aquellos que son responsables de una tarea en particular.
• Enumere todas las herramientas, aplicaciones y sistemas: a continuación, enumere todas las herramientas, sistemas y programas de software que pueden afectar el flujo de trabajo. Algunos ejemplos incluyen bandejas de entrada compartidas, software de gestión de relaciones con clientes, bases de datos y similares.
• Resalte las avenidas de entrada: los flujos de trabajo a menudo dependen de datos de diferentes fuentes. Estos incluyen correos electrónicos, bots, mensajes y datos del sistema. Asegúrese de anotarlos porque son cruciales para las tareas que planea automatizar.
• Crear una lista de deseos: en este punto, tiene todo el plan de su flujo de trabajo. Ahora es el momento de crear una lista de todas las actividades y procesos que desea automatizar.
• Cree una versión 'futura': una vez que haya identificado todas las tareas que desea automatizar, es hora de crear una nueva versión de un flujo de trabajo automatizado utilizando el software que eligió.
• Pruebe la nueva versión: antes de presentar la nueva versión de su flujo de trabajo, es mejor probarla para asegurarse de que cumpla con sus objetivos y no tenga problemas, como fugas de datos y cuellos de botella.
• Enseñe a su personal: después de una serie de pruebas y una vez que todo esté claro, puede presentar el nuevo flujo de trabajo a su equipo. Desea asegurarse de que comprendan cada paso para evitar causar errores y contratiempos en el futuro.

Ultimas palabras

La automatización del flujo de trabajo es el proceso de reducir o eliminar las tareas manuales repetitivas para promover la eficiencia del trabajo, ahorrar recursos y aumentar la moral de los empleados. La automatización de los flujos de trabajo también ayuda a las empresas a satisfacer las crecientes demandas de los clientes.

Si planea automatizar sus flujos de trabajo, siga los sencillos pasos mencionados anteriormente. Pero asegúrese de discutir esto con su equipo para que no se sorprendan con los cambios que planea hacer.