워크플로 자동화에 대해 알아야 할 사항

모든 작업에는 완료를 위한 효율적인 워크플로우가 필요합니다. 그러나 대부분의 워크플로는 비용과 시간이 많이 들고 반복적이며 오류가 발생하기 쉬운 수동 작업으로 구축됩니다. Jenga의 탑과 같습니다. 한 번만 잘못 움직이면 전체 흐름이 혼란에 빠지게 됩니다.

이러한 작업을 즉시 처리하지 않으면 모든 시간, 에너지 및 리소스가 낭비됩니다. 귀하의 회사는 의도한 만큼 효율적이지 않을 것이며 고객은 더 효과적인 다른 회사를 위해 귀하를 떠날 것입니다. 그럼 어떻게 해야 할까요? 이것이 워크플로우 자동화가 들어오는 곳입니다.

워크플로 자동화는 지루한 작업을 단순화하고 신속하고 비용 효율적이며 정확한 작업을 추진하는 힘을 제공합니다. 관심이 있으시면 이 다양한 .NET 자동화를 확인하고 즉시 현지 서비스 제공업체에 문의하십시오.

더 알고 싶으시면 잘 오셨습니다. 이 게시물에서는 워크플로 자동화에 대해 알아야 할 모든 것을 배웁니다. 자세한 내용을 보려면 계속 스크롤하십시오.

워크플로우 자동화란?

워크플로 자동화는 소프트웨어 솔루션을 사용하여 사람의 개입 없이 작업을 완료함으로써 운영을 간소화합니다. 주요 목표는 수동 및 반복 작업을 줄이고 제거하는 것입니다. 결과적으로 전반적인 운영이 보다 효율적이고 일관되며 비용 효율적일 것입니다.

또한 워크플로를 자동화하면 직원들이 더 중요한 작업에 집중하는 데 사용할 수 있는 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 예를 들어 수동으로 연락처에 전화를 걸어 절약한 추가 시간을 사용하여 생성한 리드를 육성할 수 있습니다.

워크플로 자동화의 몇 가지 예는 무엇입니까

이제 워크플로 자동화가 무엇인지 이해했으므로 오늘날 비즈니스에서 워크플로를 자동화하는 방법에 대한 몇 가지 예를 살펴보겠습니다.

모든 워크플로에는 자동화할 작업 또는 작업 집합이 포함되어 있습니다. 그럼에도 불구하고 활동을 자동화할 수 있는 정도는 특정 비즈니스의 필요와 기능에 따라 다를 수 있습니다.

다음은 워크플로 자동화 소프트웨어의 도움으로 자동화할 수 있는 작업입니다.

• 양식 및 이메일을 서비스 요청으로 변환
• 캘린더 초대 및 이벤트 생성 및 전송
• 시간, 볼륨 및 기타 요인에 따라 작업 부하 분산
• 올바른 직원에게 작업 항목 할당
• 작업 항목의 상태가 변경될 때마다 이메일 및 경고 전송
• 작업이 마감일에 도달하거나 반복되는 오류가 발생하면 트리거 알림 생성
• 메시징 플랫폼을 통한 메시지 전송
• 서명을 위한 계약서, 동의서 및 문서 작성 및 전송
• 검토, 평가 또는 승인이 필요한 경우 알림 보내기
• 새 이메일 수신 시 데이터 동기화
• 워크플로에서 제공하는 데이터를 기반으로 대시보드 및 보고서 생성 등등.

다음은 자동화할 수 있는 일반적인 워크플로 작업 중 일부입니다. 일반적으로 특정 프로세스가 반복적이고 단순하며 빈번하고 예측 가능해 보이는 경우 자동화를 통해 개선할 수 있습니다.

단일 워크플로의 여러 작업을 소프트웨어로 수행할 수 있는 경우 전체 워크플로는 자동화된 것으로 간주됩니다. 또한 시스템이 다른 소프트웨어 솔루션과 통합되면 가장 복잡한 일부 워크플로우도 자동화할 수 있습니다.

워크플로 자동화의 장점은 무엇입니까

아직도 워크플로우 자동화의 힘을 확신하지 못하십니까? 그렇다면 비즈니스 워크플로 자동화의 이점은 다음과 같습니다.

• 생산성 향상: 워크플로 자동화를 통해 직원이 반복적인 작업에 얽매이지 않도록 합니다. 이를 통해 더 나은 전략을 수립하고, 문제를 해결하고, 비즈니스에 더 나은 가치를 제공할 수 있는 더 많은 시간을 확보할 수 있습니다.
• 비용 절감 : 작업 흐름을 자동화하면 운영 효율성이 높아집니다. 이렇게 하면 리소스, 에너지 및 시간이 적게 소모되므로 운영 비용을 줄이는 데 도움이 됩니다.
• 향상된 협업: 워크플로 자동화는 여러 팀이 서로 다른 작업을 실시간으로 수행할 수 있도록 하여 응집력 있는 협업을 촉진합니다.
• 정확도 향상: 워크플로 자동화는 반복적인 수동 작업을 자동화하여 정확도를 높입니다.
• 속도 향상: 워크플로의 모든 작업이 자동화되기 때문에 작업 완료가 번개처럼 빠릅니다. 사람의 입력과 개입을 기다릴 필요가 없습니다.
• 간소화된 커뮤니케이션: 워크플로 자동화는 알림, 이메일 전달 및 피드백 요청을 자동화하여 커뮤니케이션의 격차를 줄이고 최소화합니다.
• 책임 촉진: 작업 흐름을 자동화하면 특정 사용자에게 몇 가지 주요 책임을 자동으로 할당하여 책임을 촉진할 수 있습니다.
• 향상된 가시성: 워크플로가 자동화되어 있기 때문에 관리자와 팀 리더가 작업 진행 상황과 모든 직원의 성과를 쉽게 추적할 수 있습니다. 이를 통해 누가 참여하고 마감일을 알 수 있습니다.
• 뛰어난 직원 경험 촉진: 워크플로 자동화는 만족스러운 작업을 수행하지 못하게 하는 반복 작업을 제거하여 번아웃을 방지합니다.

다음은 귀하와 귀하의 팀이 워크플로를 자동화하여 누릴 수 있는 이점입니다. 워크플로우 자동화를 통해 모두가 승자입니다. 비즈니스가 성장하고 증가하는 고객 요구에 적응하는 동안 직원은 효율적이고 효과적으로 작업할 수 있습니다.

워크플로우를 자동화하는 방법

워크플로를 자동화할 때 관련된 단계는 다음과 같습니다.

• 워크플로 정의: 워크 플로를 자동화하기 전에 시작점과 끝점을 결정해야 합니다. 어떤 시점에서 워크플로를 시작해야 합니까? 워크플로를 완성하는 것은 무엇입니까?
• 워크플로의 모든 행위자 결정: 시작점과 중지점을 식별했으면 이제 그 사이의 모든 간격을 연결할 차례입니다. 이는 프로세스에 관련된 모든 사람, 즉 특정 작업을 담당하는 사람을 결정합니다.
• 모든 도구, 앱 및 시스템 나열: 다음으로 작업 흐름에 영향을 줄 수 있는 모든 도구, 시스템 및 소프트웨어 프로그램을 나열합니다. 몇 가지 예로는 공유 받은 편지함, 고객 관계 관리 소프트웨어, 데이터베이스 등이 있습니다.
• 입력 경로 강조: 워크플로우는 종종 다른 소스의 데이터에 의존합니다. 여기에는 이메일, 봇, 메시지 및 시스템 데이터가 포함됩니다. 자동화하려는 작업에 중요하므로 기록해 두십시오.
• 위시리스트 만들기: 이 시점에서 워크플로우의 전체 청사진이 있습니다. 이제 자동화하려는 모든 활동과 프로세스의 목록을 만들 차례입니다.
• 'To-Be' 버전 생성: 자동화하려는 모든 작업을 식별했으면 선택한 소프트웨어를 사용하여 자동화된 워크플로의 새 버전을 구축할 차례입니다.
• 새 버전 테스트: 워크플로의 새 버전을 도입하기 전에 목표를 충족하고 데이터 누출 및 병목 현상과 같은 문제가 없는지 테스트하는 것이 가장 좋습니다.
• 직원 교육: 일련의 테스트를 거쳐 모든 것이 해결되면 팀에 새로운 워크플로를 도입할 수 있습니다. 미래에 오류와 사고가 발생하지 않도록 모든 단계를 이해하고 있는지 확인하고 싶습니다.

마지막 말

워크플로 자동화는 반복적인 수동 작업을 줄이거나 제거하여 작업 효율성을 높이고 리소스를 절약하며 직원 사기를 높이는 프로세스입니다. 워크플로 자동화는 기업이 증가하는 고객 요구 사항을 충족하는 데에도 도움이 됩니다.

워크플로우를 자동화할 계획이라면 위에서 언급한 간단한 단계를 따르십시오. 그러나 당신이 계획하고 있는 변경 사항에 팀원들이 놀라지 않도록 팀과 이 문제를 논의해야 합니다.