Ce que vous devez savoir sur l'automatisation des flux de travail

Chaque tâche nécessite un flux de travail efficace pour être achevée. Cependant, la plupart des flux de travail sont construits avec des opérations manuelles qui sont coûteuses, chronophages, répétitives et sujettes aux erreurs. C'est comme une tour de Jenga - un faux mouvement et tout le flux se terminera dans le chaos.

Si ces tâches ne sont pas traitées immédiatement, tout votre temps, votre énergie et vos ressources seront gaspillés. Votre entreprise ne sera pas aussi efficace que prévu et les clients vous quitteront pour d'autres plus efficaces. Alors, que devrais-tu faire? C'est là qu'intervient l'automatisation du flux de travail.

L'automatisation des flux de travail simplifie les tâches fastidieuses et offre une force qui permet des opérations rapides, rentables et précises. Si vous êtes intéressé, découvrez cette gamme variée d'automatisation .NET et appelez immédiatement un fournisseur de services local.

Si vous voulez en savoir plus, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur l'automatisation des workflows. Continuez à faire défiler pour plus d'informations.

Qu'est-ce que l'automatisation du flux de travail

L'automatisation des flux de travail utilise des solutions logicielles pour rationaliser les opérations en effectuant des tâches sans intervention humaine. Son objectif principal est de réduire et d'éliminer les tâches manuelles et répétitives. En conséquence, les opérations globales seront plus efficaces, cohérentes et rentables.

De plus, l'automatisation des flux de travail permet aux employés de gagner beaucoup de temps, qu'ils peuvent utiliser pour se concentrer sur des tâches plus importantes. Par exemple, vous pouvez utiliser le temps supplémentaire économisé grâce à la numérotation manuelle des contacts pour entretenir les prospects que vous générez.

Quels sont quelques exemples d'automatisation du flux de travail

Maintenant que vous comprenez ce qu'est l'automatisation des flux de travail, il est temps d'examiner quelques exemples de la façon dont les entreprises automatisent leurs flux de travail de nos jours.

Gardez à l'esprit que chaque workflow contient une tâche ou un ensemble de tâches à automatiser. Néanmoins, le degré d'automatisation des activités peut varier en fonction des besoins et des capacités d'une entreprise particulière.

Vous trouverez ci-dessous les tâches qui peuvent être automatisées à l'aide d'un logiciel d'automatisation du flux de travail :

• Convertir les formulaires et les courriels en demandes de service ;
• Créer et envoyer des invitations et des événements de calendrier ;
• Répartir la charge de travail en fonction du temps, du volume et d'autres facteurs ;
• Attribuer les éléments de travail au bon employé ;
• Envoi d'e-mails et d'alertes chaque fois qu'il y a un changement dans l'état des éléments de travail ;
• Créer des alertes de déclenchement lorsque la tâche approche de son échéance ou rencontre des erreurs répétitives ;
• Envoi de messages via des plateformes de messagerie ;
• Création et envoi de contrats, accords et documents pour signatures ;
• Envoi de notifications lorsqu'un examen, une évaluation ou une approbation est nécessaire ;
• Synchroniser les données lorsqu'un nouvel e-mail est reçu ;
• Créer des tableaux de bord et des rapports basés sur les données fournies par le workflow ; etc.

Voici quelques-unes des opérations de flux de travail courantes qui peuvent être automatisées. Généralement, si un processus particulier semble répétitif, simple, fréquent et prévisible, il peut être amélioré via l'automatisation.

Si plusieurs tâches d'un même flux de travail peuvent être exécutées par un logiciel, l'ensemble du flux de travail est considéré comme automatisé. Et si le système est intégré à d'autres solutions logicielles, même certains des flux de travail les plus complexes peuvent être automatisés.

Quels sont les avantages de l'automatisation du flux de travail

Vous n'êtes toujours pas convaincu de la puissance de l'automatisation des workflows ? Si tel est le cas, voici quelques-uns des avantages de l'automatisation du flux de travail de votre entreprise :

• Productivité accrue : l'automatisation du flux de travail garantit que vos employés ne seront pas bloqués par des tâches répétitives. Cela leur donne plus de temps pour formuler de meilleures stratégies, résoudre les problèmes et offrir une meilleure valeur à votre entreprise.
• Économise de l'argent : l'automatisation des flux de travail se traduit par une opération plus efficace. Cela vous aide à réduire les coûts opérationnels car cela consomme moins de ressources, d'énergie et de temps.
• Collaboration accrue : l'automatisation des flux de travail favorise une collaboration cohérente en permettant à plusieurs équipes de travailler sur différentes tâches en temps réel.
• Précision accrue : l'automatisation du flux de travail favorise la précision en automatisant les tâches manuelles répétitives.
• Vitesse accrue : étant donné que chaque tâche d'un flux de travail est automatisée, leur réalisation sera aussi rapide que l'éclair. Il n'est pas nécessaire d'attendre l'intervention et l'intervention humaines.
• Communication simplifiée : l'automatisation des flux de travail comble et minimise les lacunes dans la communication en automatisant les notifications, la livraison des e-mails et les demandes de commentaires.
• Favorise la responsabilité : en automatisant votre flux de travail, vous pourrez attribuer automatiquement certaines responsabilités clés à des utilisateurs spécifiques, favorisant ainsi la responsabilité.
• Visibilité accrue : le flux de travail étant automatisé, il sera facile pour vos responsables et chefs d'équipe de suivre l'avancement des tâches ainsi que les performances de chaque employé. Cela peut déterminer qui est impliqué et en plus de leurs délais.
• Promouvoir une excellente expérience pour les employés : l'automatisation des flux de travail prévient l'épuisement professionnel en éliminant les tâches répétitives qui les empêchent d'effectuer des tâches épanouissantes.

Ce sont les avantages dont vous et votre équipe pouvez profiter en automatisant vos flux de travail. Avec l'automatisation des workflows, tout le monde est gagnant. Vos employés pourront travailler efficacement pendant que l'entreprise se développe et s'adapte aux demandes croissantes des clients.

Comment automatiser votre flux de travail

Voici les étapes impliquées lors de l'automatisation de votre flux de travail :

• Définissez votre flux de travail : avant d'automatiser le flux de travail, vous devez déterminer ses points de départ et d'arrivée. À quel moment le flux de travail doit-il commencer ? Qu'est-ce qui complète le flux de travail ?
• Déterminez tous les acteurs du flux de travail : une fois que vous avez identifié les points de départ et d'arrêt, il est temps de relier tous les écarts entre eux. Cela détermine toutes les personnes impliquées dans le processus, celles qui sont responsables d'une tâche particulière.
• Répertoriez tous les outils, applications et systèmes : Ensuite, répertoriez tous les outils, systèmes et logiciels susceptibles d'affecter le flux de travail. Certains exemples incluent les boîtes de réception partagées, les logiciels de gestion de la relation client, les bases de données, etc.
• Mettez en évidence les voies d'entrée : les flux de travail dépendent souvent de données provenant de différentes sources. Ceux-ci incluent les e-mails, les bots, les messages et les données système. Assurez-vous de les noter car ils sont cruciaux pour les tâches que vous envisagez d'automatiser.
• Créez une liste de souhaits : à ce stade, vous avez le plan complet de votre flux de travail. Il est maintenant temps de créer une liste de toutes les activités et processus que vous souhaitez automatiser.
• Créez une version "à venir" : une fois que vous avez identifié toutes les tâches que vous souhaitez automatiser, il est temps de créer une nouvelle version d'un flux de travail automatisé à l'aide du logiciel que vous avez choisi.
• Testez la nouvelle version : avant d'introduire la nouvelle version de votre flux de travail, il est préférable de la tester pour vous assurer qu'elle répond à vos objectifs et qu'elle ne présente aucun problème, comme des fuites de données et des goulots d'étranglement.
• Enseigner à votre personnel : après une série de tests et une fois que tout est clair, vous pouvez présenter le nouveau flux de travail à votre équipe. Vous voulez vous assurer qu'ils comprennent chaque étape pour éviter de causer des erreurs et des incidents à l'avenir.

Derniers mots

L'automatisation des flux de travail est le processus de réduction ou d'élimination des tâches manuelles répétitives pour promouvoir l'efficacité du travail, économiser les ressources et remonter le moral des employés. L'automatisation des flux de travail aide également les entreprises à répondre aux demandes croissantes des clients.

Si vous envisagez d'automatiser vos flux de travail, suivez les étapes simples mentionnées ci-dessus. Mais assurez-vous d'en discuter avec votre équipe afin qu'elle ne soit pas surprise par les changements que vous envisagez d'apporter.