10 Dinge, die wir aus 5.000 kalten E-Mails gelernt haben

Veröffentlicht: 2021-07-19

Sind Sie es leid, kalte E-Mails zu senden, die wenig bis gar keine Antwortraten erhalten? Es ist eine Sache, neue Werbe- und Linkmöglichkeiten zu identifizieren, aber einen schlechten ersten Eindruck vor Ihrem Empfänger zu hinterlassen, und die SEO-Strategie Ihrer Marke könnte darunter leiden! Hier sehen wir uns 10 Ergebnisse aus der Verbreitung von 5000 kalten E-Mails an.

Bitte beachten Sie, dass die für diese Fallstudie gesammelten Daten über einen Zeitraum von einem Jahr (2017/18) von Hallams Earned Media-Team gesammelt wurden und die genannten Ergebnisse sich im Outreach-Erfolg von Branche zu Branche unterscheiden können.

Es kann schwierig sein, eine E-Mail mit kaltem Kontakt zu erstellen, besonders da Sie ein Gespräch mit einer Person beginnen, die Sie noch nie getroffen haben.

Wir alle erhalten sie, und wenn Sie in der PR arbeiten, wissen Sie, dass es ziemlich unmöglich ist, eine zu senden.

Stellen Sie sich vor, Sie sprechen einen Fremden im Zug an, bitten ihn, für Ihr Produkt oder Ihr Geschäft zu werben und erzählen sogar seinen Freunden und Ihrer Familie davon!

Obwohl es nicht genau so funktioniert (Gott sei Dank), bleibt das Konzept das gleiche.

Unzählige Beziehungen zu den Medien werden durch kalte E-Mails aufgebaut. Wenn Sie großartige Inhalte haben, die Sie bewerben möchten, um diese wichtigen Backlinks zu Ihrer Website zu generieren, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie kalte E-Mails meistern, damit Sie nie einen schlechten ersten Eindruck hinterlassen!

Hier sind 10 Dinge, die wir aus über 5.000 kalten E-Mails herausgefunden haben.

1. Meinungsbeiträge und Gastartikel schreiben

Die Verwendung des Themenkontexts „Meinungsartikel“ erhöhte die Rücklaufquote um satte 149%.

Das Internet liebt eindeutig eine kleine Kontroverse, und ein Meinungsartikel bietet Journalisten Einblicke von Vordenkern, die ein Thema am besten kennen.

Marken, die sich für Veränderung und Fortschritt einsetzen, trennen sich von der Masse. Das Jahr 2017 hat dies deutlich bewiesen, mit Marken, die sich für alles von Rassenvielfalt und Geschlechtergleichstellung bis hin zu Rechten für Flüchtlinge und Umwelt einsetzen.

Wenn ein Meinungsartikel richtig gemacht wird, ist er in seiner besten Form überzeugend und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Unternehmen als einzigartige Vordenker in Ihrer Branche zu positionieren.

Es ist jedoch wichtig, vorsichtig zu sein. Sie wollen nicht von Pepsi und Dove unter Druck gesetzt werden, wenn sie das Ziel völlig verfehlten und mit rassensensiblen Kampagnen große Kontroversen auslösten.

PR

Während Sie nie danach streben sollten, mit einem Meinungsartikel schlechte Presse für Ihre Marke zu gewinnen, werden 2018 nur noch mehr Marken ihre Meinungen verbreiten. Hier ist eine Checkliste, um Ihre Meinung zu überprüfen:

  1. Konzentrieren Sie sich auf ein Thema und kommen Sie auf den Punkt
  2. Seien Sie sachlich
  3. Einblick geben, ohne „predigend“ zu sein
  4. Seien Sie rechtzeitig: Schlagen Sie Probleme an, wenn sie am wichtigsten sind
  5. Versuchen Sie, kontrovers zu sein, aber NICHT empörend
  6. Verwenden Sie aussagekräftige und direkte Begriffe

2. Vermeiden Sie das Senden von Ankündigungen oder neuesten Nachrichten

Zu den schlechtesten Schlagzeilen für die Rücklaufquoten zählen der Sachkontext „Ankündigung“, „Interaktive Karte“, „Ultimate Guide“, „Neueste Nachrichten“ und „Pressemitteilung“, die alle die Rücklaufquoten von 51 % auf 100 % reduzierten.

Tatsächlich wäre es besser, überhaupt keinen E-Mail-Kontext zu haben, als die oben genannten Begriffe mit einem vergleichsweise unbedeutenden Rückgang der Antworten um nur 5 % zu verwenden.

Bevor Sie eine Fusionsmitteilung oder eine Veranstaltungs-Pressemitteilung zu Ihrem Unternehmen verschicken, fragen Sie sich: Wie wird dies dem Leben der Leser Ihrer Zielpublikation zugute kommen? Und wie kann ich die Ankündigung so interessant gestalten, dass meine Freunde und Familie sie anklicken und durchlesen möchten?

Vielleicht sind die neuesten Nachrichten Ihres Unternehmens für Ihre Kunden von Interesse, aber nicht so sehr für die breiteren Medien. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Marketingmaterial von der Werbung Ihrer Marke unterscheiden, um sicherzustellen, dass Sie dauerhafte Medienbeziehungen aufbauen.

3. Fügen Sie eine Frage in die Betreffzeile ein

47 % der E-Mail-Empfänger entscheiden allein anhand der Betreffzeile, ob sie sich für eine E-Mail interessieren.

Das Beste, was eine Betreffzeile sein kann, ist ansprechend, und diejenigen, die eine Frage enthielten, erzielten 11 % bessere Antwortquoten als Betreffzeilen, die als Aussagen formuliert wurden.

Das Stellen einer überzeugenden Frage weckt die Neugier und zieht Ihre Leser an. Versuchen Sie beispielsweise: Verwenden Sie diese Marketingstrategie, um Ihr Geschäft zu stärken? Oder: Machen Sie diese Anfänger-Facebook-Werbefehler?

4. Fügen Sie Ihren Markennamen nicht in die Betreffzeile ein

Die Aufnahme eines Markennamens in die Betreffzeile verringerte die Öffnungsrate um 6 %.

Sofern Sie nicht 100% sicher sind, dass Ihre Zielpublikation Ihr Geschäft und Ihr Angebot bereits kennt, ist es am besten, Ihren Markennamen aus der Betreffzeile herauszuhalten.

Obwohl dies der gesamten Praxis der Werbung für Ihre Marke zu widersprechen scheint, stellt dies tatsächlich zwei wichtige Dinge sicher:

  1. Der Empfänger wird sich auf die Qualität des Inhalts konzentrieren, anstatt ihn in eine Verkaufsmöglichkeit zu verwandeln
  2. Es muss kein Werbebudget zugewiesen werden

Sponsored Content, auch Paid- oder Advertorial-Posts genannt, wird in der Medienbranche immer gesättigter, und das aus gutem Grund – immer mehr Marken erkennen die Bedeutung von Markenbekanntheit und Öffentlichkeitswirkung.

Die Quintessenz ist, wenn Sie möchten, dass Ihre Inhalte für Ihren Zielkunden natürlich platziert, organisch und interessant aussehen, kann die Zahlung für gesponserte Inhalte die redaktionelle Integrität Ihres Markenimages schädigen.

Hier ist eine E-Mail, die ich von einem Redakteur erhalten habe, nachdem ich eine E-Mail gesendet hatte, die einen Markennamen in der Betreffzeile enthielt:

Denken Sie darüber nach – würden Sie lieber einen bezahlten Beitrag zu „Top Valentines Gifts – Sponsored by Cadbury“ oder einen ähnlichen Artikel lesen, der im Interesse der Veröffentlichung veröffentlicht wurde, um Ihnen nützliche Inhalte bereitzustellen?

Ja, gesponserte Inhalte können auch interessant sein, aber wenn Ihre Inhalte so großartig wären , würde die Veröffentlichung sogar eine Zahlung verlangen, um die Geschichte zu veröffentlichen?

Die Antwort ist wahrscheinlich nicht – Sie sollten immer darauf abzielen, eine redaktionelle Berichterstattung zu erreichen, und der Schlüssel ist, den Anschein einer Marke zu vermeiden.

5. Grüße mit „Guten Morgen“ brachten die meisten E-Mail-Öffnungen und -Antworten ein

Das Versenden kalter E-Mails am Morgen wird mit einer um 172% höheren Wahrscheinlichkeit beantwortet als nachmittags.

Nach Ihrer Betreffzeile sind Grüße der zweitwichtigste Teil Ihrer kalten E-Mail.

Wir fanden heraus, dass die besten Tage zum Versenden kalter E-Mails von Dienstag bis Donnerstagmorgen waren, was die Antwortquote um 86 % erhöhte.

6. Liebst du nicht?

Die Verwendung von „Sehr geehrter Herr“ als Begrüßung verringerte die Antwortrate um 24 %.

Abhängig von der Art der Veröffentlichung, an die Sie eine kalte E-Mail senden, variieren die Präferenzen für professionelle Begrüßungen immer.

Aber so allgemein „Sehr geehrte“ und „Hallo“ Grüße auch sind, sie verleihen Ihrer kalten E-Mail wenig Wert und Personalisierung.

Wenn Sie Ihren Empfänger recherchiert haben, warum nicht eine Gemeinsamkeit erwähnen? Beispielsweise:

[Vorname], ich habe Ihren letzten Artikel zu [Artikelname] bemerkt und dachte, ich würde mich mal melden.

Oder wie wäre es, wenn Sie Ihrer Begrüßung ein Emoji hinzufügen?

Hallo [Vorname] ????

Es gibt viele einfache Möglichkeiten, das Eis zu brechen und menschliche Verbindungen über Grüße in Ihrer kalten E-Mail aufzubauen. Heben Sie sich ab und erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine Antwort!

7. Vergiss die 100-E-Mail-Wortzählregel

Trotz vieler E-Mail-Leitfäden haben wir festgestellt, dass E-Mails mit mehr als 100 Wörtern tatsächlich 5 % besser abschneiden als Wörter mit weniger als 100.

Solange Ihre E-Mails eine lächerliche Menge an unlesbarem Text nicht überschreiten und Sie Ihr Wesentliches vermitteln, ist eine strikte Einhaltung einer Grenze von 100 Wörtern in Ihrer E-Mail alles andere als notwendig.

Hier sind ein paar Tipps, um Ihre E-Mails prägnant und direkt auf den Punkt zu bringen:

  1. Angenommen alle hatten ein schönes Wochenende
  2. Schneide zusätzliche Wörter aus und vereinfache so viel wie möglich
  3. Definieren Sie einen klaren Call-to-Action – stellen Sie nicht zu viele Fragen

8. Streiche die Aufzählungspunkte

  • Die Verwendung von Aufzählungspunkten verringerte die Antwortchancen um 17%.

Wenn Sie Ihren E-Mail-Text mit Aufzählungspunkten oder Zahlen komplizieren, kann dies Ihren Empfänger davon abhalten, ihn durchzulesen.

Während Aufzählungszeichen nützlich sind, um eine Menge Informationen zu verdauen, kann das Gefühl, dass Sie zu viele verwenden müssen, tatsächlich ein Warnzeichen dafür sein, dass Ihr Pitch nicht prägnant genug ist.

Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Pitch Aufzählungspunkte enthalten haben, stellen Sie Folgendes sicher:

  1. Es sind nicht mehr als drei
  2. Sie können die Punkte einfach überfliegen
  3. Und am wichtigsten ist, dass sie Ihrem Hauptpunkt einen Mehrwert verleihen

9. Die besten E-Mails für Antworten hatten keine Anhänge

Dieser überraschte mich, aber E-Mails ohne Anhänge erhöhten die Antwortquote tatsächlich um 10 %.

Wenn Sie für einen Gastbeitrag oder einen Meinungsartikel werben, besteht der Trick hier darin, eine erste E-Mail zu senden, in der Sie um eine Interessensbestätigung des Journalisten gebeten werden, bevor Sie den Inhalt senden.

Dies gewährleistet zwei Dinge:

  1. Wenn sie an den Inhalten interessiert sind, werden sie antworten
  2. Und wenn sie antworten, sind Sie kein kalter E-Mail-Fremder mehr!

Diese clevere E-Mail-Taktik lindert auch jede veröffentlichte Berichterstattung in der Presse, von der Sie nichts wussten, da der Journalist nie antwortete und die Geschichte trotzdem veröffentlichte. Wenn Sie die Kontrolle darüber übernehmen, wohin Sie Ihre Inhalte senden, können Sie die erwartete Abdeckung leicht überwachen.

Der einzige Nachteil dieser Taktik besteht darin, dass die E-Mail, sobald der Journalist mit seinem Interesse an der Kopie antwortet, eine vorbestimmte inhaltliche Erwartung aufgebaut hat.

Wenn Sie sich also entscheiden, diesen E-Mail-Pitch-Prozess auszuprobieren, stellen Sie sicher, dass Ihre erste E-Mail genau den Inhalt enthält, um die beste Rendite für die Presseberichterstattung zu gewährleisten!

10. Das Einfügen eines Bildes in den E-Mail-Text erhöhte die Antwortquote

Die Einbindung eines Bildes führte zu einem Anstieg der Rücklaufquoten um 33 %.

Einfach ausgedrückt, bietet ein Bild sofort einen visuellen Kontext zu Ihrem E-Mail-Pitch. Denken Sie darüber nach: Wann haben Sie das letzte Mal einen Artikel ohne angehängte Bilder gelesen? Das gleiche Konzept kann auf E-Mails angewendet werden!

Wenn Sie sich entscheiden, ein Bild an Ihren kalten E-Mail-Text anzuhängen, denken Sie an folgende Punkte:

  1. Stellen Sie sicher, dass es relevant ist und Ihren Hauptpunkt unterstützt
  2. Geben Sie nur einen an – zu viele können die Ladegeschwindigkeit beeinträchtigen und Ihren Aufruf zum Handeln verwirren
  3. Stellen Sie sicher, dass es für Mobilgeräte formatiert ist – senden Sie Test-E-Mails an sich selbst und sehen Sie es sich auf Ihrem Handy an, sieht es richtig aus?

Zu dir hinüber

Hoffentlich hat Ihnen diese Fallstudie einen Einblick in die Erstellung effektiver kalter E-Mails gegeben. Hier sind die 10 Dinge, die Sie in Ihrem nächsten Pitch für die Medien berücksichtigen sollten:

  1. Meinungsartikel schreiben
  2. Vermeiden Sie das Senden von Ankündigungen
  3. Fügen Sie eine Frage in die Betreffzeile ein
  4. Fügen Sie Ihren Markennamen nicht in die Betreffzeile ein
  5. Versende morgens kalte E-Mails
  6. Vermeiden Sie klischeehafte Grüße wie Dear und Hi
  7. Vergiss die 100-E-Mail-Wortzählregel
  8. Streiche die Aufzählungspunkte
  9. E-Mails mit einleitenden Inhalten senden
  10. Fügen Sie ein Bild in Ihren E-Mail-Text ein

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