Optimierung von Vertriebsprozessen: 10 Wege zur CRM-Automatisierung

Veröffentlicht: 2022-04-10

Sie sammeln viele Daten von Ihrem Vertriebsteam, aber holen Sie das Beste daraus? Helfen Ihnen die Daten dabei, bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen, und können diese Entscheidungen nachverfolgt werden, um zu sehen, wie sie sich auf die zukünftige Leistung auswirken?

Eine Studie ergab, dass 43 % der Unternehmen nichts von ihren Daten profitieren und 23 % überhaupt keinen Nutzen daraus ziehen. Der Schlüssel liegt darin, saubere Daten zu sammeln und sie dann für Erkenntnisse zu nutzen.

Es ist wichtig, sich bei der Optimierung des Verkaufsprozesses Ihres Unternehmens auf Daten und nicht auf Intuition zu verlassen. Dies wird Ihnen helfen, den Umsatz zu maximieren.

Hier sind zehn Möglichkeiten, wie Sie Ihren Verkaufsprozess optimieren können, indem Sie Daten aus dem CRM-System nutzen.

CRM verändert sich und wird in Zukunft ein großer Schwerpunkt sein.

1. Schlüsseltreiber

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Verkaufszyklusoptimierung liegt im Verständnis der Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens.

Eine gute Möglichkeit, Ihre Verkaufsleistung zu messen, besteht darin, sich die drei wichtigsten KPIs anzusehen. Dies sind Volumen, Konvertierung und Zeit.

Die Betrachtung der Daten aus verschiedenen Perspektiven, z. B. nach Branche oder Lead-Quelle, kann Ihnen helfen, Ihren Verkaufsprozess zu verbessern.

Als Vertriebsoptimierungsmanager können Sie Daten nach vielen Faktoren segmentieren, wie zum Beispiel:

  • Hauptquelle
  • Industrie
  • Produkt
  • Vertriebsmitarbeiter oder Vertriebsteam
  • Deal-Größe
  • Vertriebsregion / Gebiet

Fragen Sie sich, welche Deals länger dauern, höhere Konversionsraten und mehr Volumen haben. Arbeiten Sie dann mit diesen Metriken in Ihren CRM-Daten, um Trends zu finden.

Wenn Sie Trends lokalisieren, ist es einfacher zu erkennen, was Ihr Unternehmen braucht. Es hilft Ihnen auch zu wissen, wie Sie mit verschiedenen Arten von Menschen am Arbeitsplatz umgehen.

2. Lead-Daten

Gleanster Research zeigt, dass nur 25 % der Leads legitim sind und zu Verkäufen führen sollten.

Um eine erfolgreiche Kampagne zur Lead-Generierung durchzuführen, muss der Vertriebsoptimierungsmanager auf die Kanäle achten, die die meisten Ihrer Leads produzieren.

Publikum

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Zielgruppendaten im CRM verfolgen und diese dann nach Branche oder Berufsbezeichnung segmentieren. Sehen Sie dann, welche dieser Zielgruppen die positivsten KPIs einbringt.

Nachricht

Ihre Marketingteams testen verschiedene Botschaften für Anzeigen, Inhalte, Kampagnen und andere Details. Sie alle haben einen Schmerzpunkt oder eine Wertstütze, die geführt hat. Wenn Sie die Daten aus diesen Nachrichten segmentieren, zeigt sich, welche bei bestimmten Zielgruppen Anklang finden.

Kanal

Der Kanal ist der Ort, an dem Ihr Publikum existiert. Vielleicht verbringen sie ihre Zeit in bestimmten sozialen Netzwerken oder in Community-Foren, und wenn ja, ist es wertvoll zu wissen, weil Sie erkennen können, welche Art von Marketingmaßnahmen funktionieren und welche mehr Investitionen erfordern.

Anlage

Wenn ein Lead Ihre Website besucht, ist dies der perfekte Zeitpunkt, um ihn für Ihr Angebot zu interessieren. Wenn sie sich wegen einer Anfrage an den Vertrieb wenden oder sich für eine kostenlose Testversion anmelden, ist es hilfreich, auf diese Informationen zu verweisen.

Auf diese Weise können Sie sehen, welche Strategien am besten zur Konvertierung geeignet sind, und die Marketingbemühungen für Vertriebsleiter fokussieren.

3. Kontaktdaten

Laut Salesforce geben leistungsstarke Vertriebsteams mit 2,8-mal höherer Wahrscheinlichkeit an, dass sich ihre Organisationen in den letzten 12 bis 18 Monaten auf die Personalisierung von Kundeninteraktionen konzentriert haben.

Eine Möglichkeit, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass ein Kunde antwortet, ist die Personalisierung von Nachrichten. Das Problem vieler Vertriebsorganisationen besteht darin, dass sie Lead Personas nicht nachverfolgen können.

Je mehr Sie über das Buying Center wissen, desto besser werden Ihre Verkaufsgespräche. Je besser sie sind, desto einfacher ist es zu verkaufen.

Es ist wichtig, gute Kontaktdaten und Rollen in Ordnung zu halten. Dadurch wissen Vertriebsleiter, wen sie kontaktieren und wann es Zeit für personalisierte Nachrichten ist.

4. Aktivität

Introhive berichtet, dass CRM-Benutzer jede Woche 5,5 Stunden damit verbringen, ihre Aktivitäten zu protokollieren und Kontakte zu aktualisieren, was Unternehmen jedes Jahr 13.200 US-Dollar pro Benutzer kostet.

Manager benötigen die Daten, die Vertriebsmitarbeiter in ihr CRM eingeben, um zu verstehen, was sie tun. Aber Aufgaben wie diese nehmen zu viel Zeit eines Vertriebsmitarbeiters in Anspruch (wenn er überhaupt die Zeit dafür hat). Automatisierung kann bei diesen Problemen helfen.

Sie können Automatisierungstools oder einen Power Dialer verwenden, um die Daten Ihrer Vertriebsmitarbeiter automatisch zu verfolgen.

Die Automatisierung nimmt mühsamen Aufgaben ab, die Verkäufer nicht gerne erledigen, und gibt ihnen mehr Zeit, die sie mit ihren Kunden verbringen können.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die richtigen Muster in den Aktivitäten der Vertriebsmitarbeiter zu finden. Fragen Sie sich: Welche E-Mail-Vorlagen haben am besten funktioniert? Welche Verkaufsgespräche? Wie viele Folgeanrufe haben erfolgreiche Vertriebsmitarbeiter getätigt und wie oft rufen sie einen potenziellen Kunden nach dem ersten Kontakt mit ihm an? Wann sollten Sie eine E-Mail oder einen Anruf senden und welche Abfolge von Ereignissen eignet sich am besten für die Interessenten Ihres Unternehmens?“

Um die Konversionsraten zu verbessern, können Tools zur Optimierung des Verkaufsprozesses wie Gong.io Ihre Verkaufsgespräche analysieren.

Nachdem Sie genügend Daten gesammelt haben, werden Sie Muster finden. Vielleicht arbeiten Klempner abends besser und Banker in der Mittagspause? Sobald Sie diese Trends kennen, passen Sie Ihre Anrufzeiten an, um eine höhere Chance zu haben, mit der richtigen Person in Kontakt zu treten.

Es gibt viele Dateneingabejobs, aber sie werden nicht bezahlt oder geben Ihnen das Gefühl, dass Ihre Arbeit geschätzt wird.

5. Inhalt

Laut einem Bericht von DemandGen entscheiden sich 95 % der Kunden für Lösungsanbieter, die relevante Inhalte in jeder Phase des Kaufprozesses anbieten.

Inhalte sind eine effektive Methode, um zu verfolgen, wo ein Lead bei seiner Kaufentscheidung stehen könnte. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, an welchen Inhalten sie interessiert sind und wie weit die Person möglicherweise bereits fortgeschritten ist.

Die Inhalte, die Sie verwenden, um anzuziehen, aufzuklären und eine Entscheidung zu treffen, können in drei Kategorien unterteilt werden: ToFu (oben im Trichter), MoFu (Mitte im Trichter) und BoFu (unten im Trichter). Ein Stück, das allgemeines Branchenwissen bietet, wird als ToFU betrachtet. Inhalte, die dazu beitragen, jemanden zum Kauf Ihres Produkts zu bewegen, fallen unter BoF.

Wenn Leute auf Ihre Website kommen und Blogbeiträge lesen oder Whitepaper herunterladen, können Sie sehen, wie „bereit“ sie sind. Verfolgen Sie das Asset in einem CRM, damit Sie es später verwenden können.

6. Gespräch

Eine Umfrage von Accenture ergab, dass 89 % der Kunden frustriert sind, wenn sie sich bei mehreren Vertretern wiederholen.

Vertriebsmitarbeiter sind sehr beschäftigt. Sie müssen jede Woche an vielen Gesprächen arbeiten, und aus diesem Grund benötigen sie ein CRM-System, das ihnen hilft, alle ihre Kontakte zu organisieren.

Wenn ein Geschäft übergeben werden muss, wird es durch das Protokollieren von Gesprächen zugänglicher. Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder eine SDR-AE-Übergabe erforderlich ist, verfügt derjenige, der diesen Deal übernimmt, über alle Informationen und das Know-how, auf dem er sich befindet.

Verkäufer überschätzen oder unterschätzen oft die Anzahl der Geschäfte, die sie abschließen werden, und verzerren Verkaufsprognosen.

Wenn ein Verkäufer Ihnen sagt, dass sein Geschäft bald abgeschlossen wird, er aber seit zwei Wochen mit niemandem aus dem Konto gesprochen hat, ist das wahrscheinlich nicht wahr. Sie sollten auch sehen, wer wen kontaktiert, wenn Geschäfte kurz vor dem Abschluss stehen – es wird mehr Kontakt mit diesen Konten geben, anstatt nur in eine Richtung.

Heutzutage ist ein manuelles Nachverfolgen dieser Daten nicht erforderlich. Mit SalesHero oder anderen Vertriebsautomatisierungstools können alle wichtigen Informationen aufgezeichnet und genau vorhergesagt werden.

7. Länge der Verkaufsphasen

Der State of Sales Report von Salesforce ergab, dass 25 % der Vertriebsteams die Verkürzung des Vertriebszyklus als eines ihrer wichtigsten Ziele im kommenden Jahr betrachten.

Sie möchten Ihren Verkaufszyklus verkürzen, daher müssen Sie besser verstehen, wo im Prozess die Konversionsraten sinken.

Erwägen Sie, Ihre Prozesse zu automatisieren, damit sie schneller sind. Wenn Sie beispielsweise eine lange Abschlussphase haben, versuchen Sie, ein Automatisierungstool zu implementieren, um die Vertriebsmitarbeiter zu vereinfachen.

Dann schlüsseln Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter nach Verkaufsphase auf. Wenn ein Vertreter bei einem bestimmten Schritt länger braucht als andere, schauen Sie sich seine Schwächen an und geben Sie ihm mehr Training, um den Zyklus für jeden von ihnen zu verkürzen.

Achten Sie auf die Conversion-Rate. Sehen Sie, wie viele Leads für jeden Vertriebsmitarbeiter pro Phase konvertiert werden und wo sie im Verkaufsprozess herausfallen. Überlegen Sie, ob es sich um qualitativ hochwertige Leads handelt.

Geschwindigkeit ist wichtig, aber lassen Sie dies nicht die Sorgfaltspflicht ersetzen. Auch wenn es in manchen Fällen den Anschein hat, dass kürzer besser bedeutet, könnten sie auch unqualifizierte Leads bedeuten, die genau richtig gewesen wären, wenn man ihnen mehr Zeit gegeben hätte, sie zu pflegen.

Für eine erfolgreiche CRM-Implementierung müssen diese vier Schlüsselbereiche berücksichtigen.

8. Dealgröße

Eine Umfrage von Pacific Crest Securities zeigt, dass die typischen Kundenakquisitionskosten für Unternehmen, um 1 US-Dollar zu verdienen, 1,18 US-Dollar betragen.

Es gibt keine allgemeingültige Antwort. Das hängt vom Unternehmen und seinen Zielen ab.
Die Streikzone ist eine erweiterte Verkaufsmessung, die den Dollarwert mit der Zeit vergleicht, die Sie oder Ihr Team gebraucht haben. Es zeigt beispielsweise an, ob Sie zu viel Zeit mit geringwertigen Geschäften verbringen.

Kleine Deals lassen sich leichter abschließen, generieren aber nicht so viel Umsatz.
Je länger Ihre Vertriebsmitarbeiter an einem Geschäft arbeiten, desto mehr kostet es sie. Es ist wie hohe Spieleinsätze mit ihrer Zeit.

Sobald Sie Ihren optimalen Punkt gefunden haben, passen Sie den Verkaufsprozess an diese Größe an und optimieren Sie ihn. Ermutigen Sie die Vertriebsmitarbeiter, Geschäfte innerhalb dieses Bereichs zu verfolgen, während Sie versuchen, es nicht mit zu vielen außerhalb ihrer Streikzone aufzunehmen.

9. Verlorener Grund

Der Bridge Group 2018 SDR Metrics & Compensation Report zeigt, dass die durchschnittliche Rampenzeit (von der Einstellung bis zur vollen Produktivität) bei 3,2 Monaten liegt.

Wenn ein Geschäft auf „Abschließen – verloren“ verschoben wird, stellen Sie sicher, dass der Grund für den Nichtkauf Ihres Produkts erfasst wird. Diese Daten können zu erheblichen Verbesserungen in Ihrem Verkaufsprozess und der Entwicklung neuer Produkte führen.

Schauen Sie sich die Gründe an, warum die Leute nein gesagt haben. Sind es vor allem preisliche Einwände? Oder brauchten sie Ihr Produkt generell nicht? Vergleichen Sie dies mit anderen Datenpunkten, um zu sehen, ob es ein Muster gibt.

Sie können Ihre Daten nach Vertriebsmitarbeitern segmentieren, was Ihnen zeigt, wo sie möglicherweise mehr Schulung benötigen, wenn sie in einem bestimmten Bereich zu viele Einwände erhalten. Oder nach Branche, die zeigt, wo man die Bemühungen zurückschrauben kann, wenn der geschlossene Grund immer kein Bedarf an einem Produkt oder einer Dienstleistung ist, die Sie auffordert, diese Branchen nicht mehr anzusprechen. Sie können auch Segmente nach Unternehmensgröße, Standort und Budget ausprobieren.

Bei segmentierten Daten ist es einfacher zu sehen, was nicht funktioniert, und dies zu verbessern.

10. Prognose

Laut CSO Insights kommen 60 % der prognostizierten Deals nicht zustande.

Verlassen Sie sich nicht auf Ihre Vertriebsmitarbeiter für genaue Verkaufsprognosen. Mein letztes Unternehmen hatte ein großartiges Team, aber sie waren schlecht darin, Geschäftsabschlüsse vorherzusagen.

Vertriebsmitarbeiter sind von ihren Vorhersagen überzeugt, aber sie halten nicht immer, was sie versprechen. Also wandte ich mich meinen CRM-Daten zu, um eine genaue Prognose darüber zu erhalten, wie viele Geschäfte abgeschlossen werden würden.

Ich begann mein Prognosemodell mit den Vorhersagen der Vertriebsmitarbeiter. Ich würde schätzen, dass nur 10 % von dem, was sie zu Beginn eines Quartals prognostiziert hatten, geschlossen wurden, und im Laufe der Zeit wurde ihre Wahrscheinlichkeit dafür geringer. In Woche 3 oder 4 hatten ihre Zahlen eine Genauigkeitsrate von 80 %.
Wir haben uns immer in der Mitte mit meiner Firma getroffen, und wir sind großartig im Vorhersagen. Mit historischen Daten Ihrer Vertriebsmitarbeiter können Sie ein Modell erstellen, das ihre schrecklichen Vorhersagen löst.

Probleme bei der Datenerfassung

ESNA berichtet, dass 79 % der chancenbezogenen Daten, die Vertriebsmitarbeiter sammeln, nie im CRM-System aktualisiert werden.

Als Verkäufer ist es schwierig, Zeit für etwas anderes zu verwenden, als mit Kunden zu sprechen. Die manuelle Datenverfolgung ist die größte Zeitverschwendung, und Ihr Unternehmen benötigt diese Informationen.
Manager sollten erwägen, eine KI-Automatisierungsplattform zu verwenden, um Daten von ihren Vertriebsmitarbeitern zu sammeln.

Die Automatisierung gibt Vertriebsmitarbeitern mehr Zeit zum Verkaufen, verbessert die Effizienz im Unternehmen und stellt sicher, dass genaue Informationen erhalten werden.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Verkaufsprozess ist die Implementierung von Tools, die ihn effizienter machen, anstatt den Verkauf von Produkten zu behindern.

Iterieren, iterieren, iterieren

Versuchen Sie nicht, Ihren Verkaufsprozess auf einmal zu überarbeiten. Beginnen Sie damit, Feedback zu einem Teil des Prozesses einzuholen, und konzentrieren Sie sich dann darauf, besser als gestern zu sein und kleinere Verbesserungen vorzunehmen.

Der beste Weg, den Umsatz zu optimieren, besteht darin, die Produktivität zu steigern und den Umsatz zu steigern. Viel Glück auf deiner Reise.

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Nur um Ihnen eine Vorstellung zu geben.