Otimização do processo de vendas: 10 maneiras de usar a automação de CRM

Publicados: 2022-04-10

Você coleta muitos dados de sua equipe de vendas, mas está aproveitando ao máximo? Os dados ajudam você a tomar melhores decisões para seus negócios e essas decisões podem ser rastreadas para ver como elas afetam o desempenho futuro?

Um estudo descobriu que 43% das empresas não ganham nada com seus dados e 23% não obtêm nenhum benefício. A chave é coletar dados limpos e usá-los para obter insights.

É importante confiar nos dados e não na intuição ao determinar a otimização do processo de vendas da sua empresa. Isso ajudará você a maximizar a receita.

Aqui estão dez maneiras de melhorar seu processo de otimização do processo de vendas utilizando dados do sistema CRM.

O CRM está mudando e será um grande foco no futuro.

1. Principais drivers

A chave para a otimização bem-sucedida do ciclo de vendas é entender as necessidades e os objetivos da sua empresa.

Uma ótima maneira de medir seu desempenho de vendas é observando os três principais KPIs. Estes são volume, conversão e tempo.

Observar os dados de diferentes perspectivas, como por setor ou fonte de leads, pode ajudá-lo a melhorar seu processo de vendas.

Como gerente de otimização de vendas, você pode segmentar dados por vários fatores, como:

  • Fonte de chumbo
  • Indústria
  • produtos
  • Representante de vendas ou equipe de vendas
  • Tamanho do negócio
  • Região/território de vendas

Pergunte a si mesmo quais negócios demoram mais, têm taxas de conversão mais altas e mais volume. Em seguida, trabalhe com essas métricas em seus dados de CRM para encontrar tendências.

Quando você identifica tendências, fica mais fácil ver o que sua empresa precisa. Também ajuda você a saber como lidar com diferentes tipos de pessoas no local de trabalho.

2. Dados do lead

A Gleanster Research mostra que apenas 25% dos leads são legítimos e devem avançar para vendas.

Para ter uma campanha de geração de leads bem-sucedida, o gerente de otimização de vendas precisa ficar atento aos canais que estão produzindo a maioria dos seus leads.

Público

Por exemplo, você pode querer rastrear dados de público no CRM e depois segmentá-los por setor ou cargo. Em seguida, veja qual desses públicos está trazendo os KPIs mais positivos.

Mensagem

Suas equipes de marketing testarão mensagens diferentes para anúncios, conteúdo, campanhas e outros detalhes. Todos eles têm um ponto de dor ou suporte de valor que os levou. Quando você segmenta os dados dessas mensagens, mostra quais ressoam com públicos específicos.

Canal

O canal é onde seu público existe. Talvez eles gastem seu tempo em redes de mídia social específicas ou participem de fóruns da comunidade e, em caso afirmativo, é importante saber porque você pode dizer que tipo de esforços de marketing estão funcionando e quais precisam de mais investimento.

De ativos

Quando um lead visita seu site, é o momento perfeito para fazer com que ele se interesse pelo que você oferece. Quando eles entram em contato com as vendas sobre uma consulta ou se inscrevem para uma avaliação gratuita, é útil fazer referência a essas informações.

Isso permite que você veja quais estratégias são melhores na conversão e ajuda a concentrar os esforços de marketing para os gerentes de vendas.

3. Dados de contato

De acordo com a Salesforce, as equipes de vendas de alto desempenho têm 2,8 vezes mais chances de dizer que suas organizações se concentraram em personalizar as interações com os clientes nos últimos 12 a 18 meses.

Uma maneira de aumentar a probabilidade de um cliente responder é personalizar as mensagens. O problema com muitas organizações de vendas é que elas não conseguem rastrear as personas dos leads.

Quanto mais você souber sobre o centro de compras, melhores serão suas conversas de vendas. Quanto melhores forem, mais fácil será vender.

É importante manter bons dados de contato e funções em ordem. Isso ajudará os líderes de vendas a saber com quem estão entrando em contato, bem como quando chegar a hora de enviar mensagens personalizadas.

4. Atividade

A Introhive relata que os usuários de CRM gastam 5,5 horas por semana registrando suas atividades e atualizando contatos, custando às empresas US$ 13.200 por ano por usuário.

Os gerentes precisam dos dados que os representantes de vendas inserem em seu CRM para entender o que estão fazendo. Mas tarefas como essa ocupam muito tempo de um representante (se é que eles têm tempo para isso). A automação pode ajudar com esses problemas.

Você pode usar ferramentas de automação ou um discador avançado para rastrear os dados de seus representantes de vendas automaticamente.

A automação elimina tarefas tediosas que os vendedores não gostam de fazer e lhes dá mais tempo para passar com seus clientes.

A chave para o sucesso é encontrar os padrões corretos nas atividades dos representantes de vendas. Pergunte a si mesmo: quais modelos de email funcionaram melhor? Quais argumentos de vendas? Quantas ligações de acompanhamento os representantes de sucesso fizeram e com que frequência eles ligam para um cliente em potencial após o contato inicial com ele? Quando você deve enviar um e-mail ou telefonema e qual sequência de eventos funciona melhor para os clientes em potencial da sua empresa?”

Para melhorar as taxas de conversão, ferramentas de otimização de processos de vendas como o Gong.io podem analisar suas conversas de vendas.

Depois de coletar dados suficientes, você encontrará padrões. Talvez os encanadores trabalhem melhor à noite e os banqueiros durante os intervalos para o almoço? Depois de conhecer essas tendências, ajuste os horários das ligações para ter uma chance maior de se conectar com a pessoa certa.

Existem muitos trabalhos de entrada de dados, mas eles não pagam ou fazem você sentir que seu trabalho é apreciado.

5. Conteúdo

De acordo com um relatório da DemandGen, 95% dos clientes escolhem provedores de soluções que oferecem conteúdo relevante em todas as etapas do processo de compra.

O conteúdo é uma maneira eficaz de rastrear onde um lead pode estar em sua decisão de compra. Isso pode ajudá-lo a entender em qual conteúdo eles estão interessados ​​e até que ponto a pessoa já pode estar.

O conteúdo que você usa para atrair, educar e tomar uma decisão pode ser dividido em três categorias: ToFu (parte superior do funil), MoFu (meio do funil) e BoFu (parte inferior do funil). Uma peça que oferece conhecimento geral da indústria é considerada ToFU. O conteúdo que ajuda alguém a comprar seu produto se enquadra no BoF.

Quando as pessoas acessarem seu site e lerem postagens de blog ou baixarem white papers, você poderá ver o quão “prontas” elas estão. Acompanhe o ativo em um CRM para que você possa usá-lo mais tarde.

6. Conversa

Uma pesquisa da Accenture descobriu que 89% dos clientes ficam frustrados se repetindo para vários representantes.

Os representantes de vendas estão muito ocupados. Eles precisam trabalhar em muitas conversas por semana e, por isso, precisam de um sistema de CRM que os ajude a manter todos os seus contatos organizados.

Quando um negócio precisa ser entregue, o registro de conversas o torna mais acessível. Se alguém sair da empresa ou for necessário um handoff SDR-AE, quem assumir esse negócio terá todas as informações e know-how de que está.

Os vendedores geralmente superestimam ou subestimam o número de negócios que fecharão, distorcendo as previsões de vendas.

Se um vendedor está lhe dizendo que seu negócio será fechado em breve, mas não fala com ninguém da conta há duas semanas, provavelmente não é verdade. Você também deve ver quem está entrando em contato com quem, pois os negócios estão prestes a fechar - haverá mais contato com essas contas em vez de apenas uma maneira.

Atualmente, o rastreamento manual desses dados não é necessário. Com o SalesHero ou outras ferramentas de automação de vendas, todas as informações críticas podem ser registradas e previstas com precisão.

7. Duração das etapas de vendas

O State of Sales Report da Salesforce descobriu que 25% das equipes de vendas consideram a redução da duração do ciclo de vendas um de seus objetivos mais importantes no próximo ano.

Você deseja encurtar seu ciclo de vendas, portanto, precisa entender melhor em que ponto do processo as taxas de conversão estão caindo.

Considere automatizar seus processos para que eles sejam mais rápidos. Por exemplo, se você tiver um estágio de fechamento longo, tente implementar uma ferramenta de automação para simplificar os representantes de vendas.

Em seguida, divida seus representantes por estágio de vendas. Se um representante estiver demorando mais do que os outros em uma etapa específica, observe seus pontos fracos e dê a eles mais treinamento para encurtar o ciclo para cada um deles.

Preste atenção na taxa de conversão. Veja quantos leads são convertidos para cada representante por estágio e onde eles caem no processo de vendas. Considere se estes são ou não leads de boa qualidade.

A velocidade é importante, mas não deixe que isso substitua a devida diligência. Embora possa parecer mais curto significa melhor em alguns casos, eles também podem significar leads desqualificados que seriam o ajuste certo se tivesse mais tempo para nutri-los.

Para ter uma implementação bem-sucedida de CRM, eles devem considerar quatro áreas principais.

8. Tamanho do negócio

Uma pesquisa da Pacific Crest Securities mostra que o custo típico de aquisição de clientes para as empresas ganharem $ 1 é $ 1,18.

Não há resposta universal. Depende da empresa e seus objetivos.
A zona de strike é uma medida avançada de vendas que compara o valor em dólares com o tempo que você ou sua equipe levou. Por exemplo, ele informa se você está gastando muito tempo em negócios de baixo valor.

Pequenos negócios são mais fáceis de fechar, mas não geram tanta receita.
Quanto mais tempo seus representantes de vendas passarem trabalhando em um negócio, mais custará para eles. É como apostar alto com seu tempo.

Depois de encontrar seu ponto ideal, adapte o processo de vendas a esse tamanho e otimize para ele. Incentive os representantes a buscar negócios dentro desse intervalo enquanto tentam não aceitar muitos fora de sua zona de ataque.

9. Razão perdida

O Relatório de Métricas e Compensação de SDR 2018 do Bridge Group mostra que o tempo médio de rampa (da contratação à produtividade total) é de 3,2 meses.

Quando um negócio é movido para “fechar – perdido”, certifique-se de que o motivo para não comprar seu produto seja capturado. Esses dados podem levar a melhorias significativas em seu processo de vendas e ao desenvolvimento de novos produtos.

Veja as razões pelas quais as pessoas disseram não. É principalmente objeções de preços? Ou eles não precisavam do seu produto em geral? Compare isso com outros pontos de dados para ver se há um padrão.

Você pode segmentar seus dados por representante de vendas, o que mostrará onde eles podem precisar de mais treinamento caso estejam recebendo muitas objeções em uma área específica. Ou por setor, que mostra onde reduzir os esforços se o motivo de perda fechada sempre for a necessidade de um produto ou serviço que diga para você parar de segmentar esses setores. Você também pode tentar segmentos com base no tamanho da empresa, localização e orçamento.

Quando os dados são segmentados, é mais fácil ver o que não funciona e melhorar isso.

10. Previsão

De acordo com a CSO Insights, 60% dos negócios previstos não são fechados.

Não confie em seus vendedores para previsões de vendas precisas. Minha última empresa tinha uma ótima equipe, mas eles eram péssimos em prever o fechamento de negócios.

Os representantes de vendas confiam em suas previsões, mas nem sempre cumprem o que prometem. Então, recorri aos meus dados de CRM para uma previsão precisa de quantos negócios seriam fechados.

Comecei meu modelo de previsão com as previsões dos representantes. Eu estimaria que apenas 10% do que eles previam no início de um trimestre fechou e, com o passar do tempo, a probabilidade de isso acontecer diminuiu. Na semana 3 ou 4, seus números tiveram uma taxa de precisão de 80%.
Sempre nos encontramos no meio da minha empresa e somos ótimos em prever. Com dados históricos de seus representantes de vendas, você pode construir um modelo que resolva suas terríveis previsões.

Problemas de coleta de dados

A ESNA relata que 79% dos dados relacionados a oportunidades que os representantes de vendas coletam nunca são atualizados no sistema CRM.

Quando você é um vendedor, é difícil gastar tempo com outra coisa que não seja conversar com os clientes. O rastreamento manual de dados é o desperdício de tempo mais significativo, e sua empresa precisa dessas informações.
Os gerentes devem considerar o uso de uma plataforma de automação de IA para coletar dados de seus representantes de vendas.

A automação dá aos representantes de vendas mais tempo para vender, melhora a eficiência da empresa e garante a obtenção de informações precisas.

A chave para um processo de vendas bem-sucedido é implementar ferramentas que o tornem mais eficiente ao invés de atrapalhar a venda de produtos.

Iterar, iterar, iterar

Não tente revisar seu processo de vendas de uma só vez. Comece obtendo feedback sobre uma parte do processo e, em seguida, concentre-se em ser melhor do que ontem e fazer pequenas melhorias.

A melhor maneira de otimizar as vendas é melhorar a produtividade e aumentar a receita. Boa sorte em sua jornada.

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Passe por uma variedade de filtros para se concentrar nos leads que deseja alcançar. Isso é muito específico, mas você pode encontrar todas as pessoas que correspondem ao seguinte:

  • Uma empresa do setor de Serviços Financeiros ou Bancário
  • Quem tem mais de 10 funcionários
  • Que gastam dinheiro no Adwords
  • Quem usa Hubspot
  • Quem atualmente tem vagas de emprego para ajuda de marketing
  • Com a função de Gerente de RH
  • Que está nessa função há menos de 1 ano
Só para lhe dar uma ideia.