Comment créer un tableau de bord numérique tout-en-un dans Google Sheets

Publié: 2020-12-14

Il est difficile d'imaginer le travail d'un spécialiste du marketing Internet sans feuilles de calcul. Auparavant, l'outil principal était Excel de MS Office, mais maintenant de plus en plus de spécialistes se tournent vers Google Sheets. Et il n'y a rien d'étrange à cela, compte tenu des avantages suivants :

Les fonctionnalités de base de Google sont gratuites.
Coopération pratique - pas besoin de s'envoyer plusieurs fichiers tout le temps.
Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement.
Accès à l'historique - vous pouvez revenir au moment où tout s'est mal passé.
Importation automatique de données tierces – services d'analyse et de publicité, outil de suivi des appels, etc.

L'intégration de feuilles Google par Coupler.io est un outil polyvalent et fonctionnel avec un tas de fonctionnalités et de scripts uniques à utiliser. En utilisant uniquement des formules, vous pouvez écrire un livre - sans transformer votre contenu en une longue lecture monstrueuse. Sans parler des fonctionnalités avancées telles que travailler avec des scripts, entrer dans les détails et faire des instructions détaillées pour chaque fonction.

Pour un spécialiste du marketing en ligne, la création de rapports est une tâche de routine. Cependant, sans eux, il sera difficile d'organiser le travail, d'en connaître les résultats et de les montrer aux clients et à la direction. Google Sheets peut vous aider à créer et à stocker des rapports de la manière la plus pratique. Dans cet article, nous allons comprendre les paramètres du service et apprendre à créer un tableau de bord tout-en-un ultime.

Être engagé dans le commerce électronique signifie être toujours au courant de ce qui se passe. Si vous gardez un œil sur vos ventes et vos taux de conversion, vous pouvez toujours identifier les points faibles de votre entreprise et comprendre où investir. C'est pourquoi vous avez besoin de données structurées pour vous aider sur les aspects commerciaux ci-dessus ainsi que sur de nombreux autres problèmes. Après tout, la qualité et la rapidité de la prise de décision dépendent directement de la manière dont les informations sont fournies et de la rapidité avec laquelle elles sont traitées par notre cerveau. C'est pourquoi les tableaux de bord numériques sont si populaires dans les affaires en ligne d'aujourd'hui - ils visualisent les données critiques de manière parfaite, vous permettant de contrôler votre entreprise avec un minimum de risques.

Aujourd'hui, nous allons vous montrer comment créer un tableau de bord numérique tout-en-un pour votre entreprise dans Google Sheets.

Métriques de commerce électronique

Tout d'abord, vous devez décider quelles métriques vous allez envoyer à votre futur tableau de bord numérique.

Gardez à l'esprit que chaque métrique est importante, cependant, vous ne devez pas surcharger votre tableau de bord. Déterminez les mesures les plus importantes pour suivre les performances de votre modèle commercial de commerce électronique. Peut-être avez-vous un magasin de service ou une boutique en ligne standard – cela n'a pas vraiment d'importance. Ce qui compte, ce sont les 7 mesures de commerce électronique suivantes que nous vous proposons de choisir pour suivre votre entreprise. Bien sûr, vous pouvez également ajouter vos options.

Pour cet article, nous avons choisi les données d'un petit e-commerçant qui vend des sandwichs en ligne dans la région de la baie de San Francisco. C'est sur cela que sera basé notre tableau de bord.

Voici les métriques marketing que nous avons choisies :

Répartition des ventes par région (SF Bay Area County)
Valeur totale de la commande et taux de conversion
Chiffre d'affaires attendu et total
Valeur moyenne des commandes
Durée de vie moyenne des commandes
Meilleures performances de ventes et de revenus

Données initiales du tableau de bord numérique

Chaque métrique de votre tableau de bord nécessite des données spécifiques comme suit :

1. Répartition des ventes par région. Pour voir combien de ventes ont été réalisées et les revenus dans divers comtés de la région de la baie de SF, les données suivantes sont nécessaires :

Chaque information de vente ;
Chaque information client.

2. Valeur totale de la commande et taux de conversion. Il s'agit de la somme de toutes les commandes passées, y compris celles qui ont été perdues. Le taux de conversion des ventes est le ratio ventes/nombre de prospects qualifiés. Pour calculer cette métrique, vous aurez besoin d'informations sur chaque commande et chaque vente.

3. Recettes attendues et totales. Le revenu total = la somme de toutes les ventes. Et le chiffre d'affaires attendu est l'ensemble des ventes + commandes ouvertes. Pour calculer cette métrique, vous aurez besoin d'informations sur chaque commande distincte.

4. Valeur moyenne des commandes. Revenu total par rapport au nombre ou aux commandes.

5. Durée de vie moyenne des commandes. Vous aurez besoin d'informations sur chaque vente pour savoir combien de temps il faut pour conclure une vente.

6. Meilleures performances de ventes et de revenus . Cette mesure nécessite de trier les 5 produits les plus vendus (dans notre cas, les sandwichs) par chiffre d'affaires et chiffre d'affaires. Et encore une fois, ici, vous aurez besoin d'informations sur chaque vente et produit.

Sources de données initiales

Si votre boutique en ligne ou votre centre de services fonctionne sur une plate-forme de commerce électronique telle que 3dcart, la plupart de vos données y seront. Sinon, si, par exemple, vous vendez sur Instagram ou avez un site Web avec un portefeuille, vous pouvez choisir de stocker vos données commerciales où vous le souhaitez. Vous pouvez utiliser Airtable comme base de données pour obtenir des informations sur les produits, les clients, les ventes, les comptes bancaires, etc. Votre ensemble d'outils marketing de base peut également inclure d'autres fonctionnalités et services, comme suit :

Applications CRM (par exemple HubSpot ou Pipedrive) pour une gestion pratique des clients/des ventes ;
Google Analytics pour l'analyse du trafic du site Web et du comportement des clients, etc.
Services de marketing par e-mail (par exemple, Mailchimp ou Sender) pour rester en contact avec vos clients.

Nous avons choisi Pipedrive CRM pour la gestion du pipeline des ventes et Airtable pour le stockage des informations produit/client. Ce sont donc nos sources de données.

Importation de données dans Google Sheets

Vous pouvez le faire manuellement (exporter un ensemble de données de votre source de données dans un format de fichier pris en charge, puis l'importer dans Google Sheets) ou automatiquement (utiliser un outil spécial (par exemple, Coupler.ia ou Automate.io pour connecter votre source de données à Google Sheets pour synchroniser vos données automatiquement). Nous avons choisi la version automatique et Coupler.io pour notre cas car nous construisions un tableau de bord numérique en direct. Les autres raisons de notre choix étaient les suivantes :

Coupler.io extrait les données de diverses sources comme Airtable, Pipedrive, HubSpot, etc., et automatise les importations de données par planification (toutes les heures, 3 heures, quotidiennement, etc.).

Vous devrez choisir la catégorie de données (Deals dans notre cas) et connecter la feuille de calcul à Pipedrive. Il s'agit d'importer les données Pipedrive dans Google Sheets.

Maintenant, pour importer des données depuis Airtable, un lien de vue partagée de votre source de données Airtable est requis. Vous en aurez besoin pour la métrique Produits les plus performants. Une fois que la feuille de calcul contient les données brutes, nous pouvons commencer à créer notre tableau de bord.

Comment créer un tableau de bord de commerce électronique ultime dans Google Sheets

Nous vous montrerons ci-dessous les formules que nous avons utilisées pour calculer chaque métrique. Nous avons également fait représenter chaque section sur une feuille séparée pour plus de commodité.

Ventes par région

Colonne du comté de SF

Nous avons appliqué la formule suivante à la cellule A2 :

=unique('Données Airtable'!$B$2:$B)

Cela signifie la gamme avec les noms des régions pour chaque vente. La fonction "unique" renverra toutes les valeurs uniques de cette plage.

Colonne de vente

La formule suivante doit être appliquée à la cellule B2. Faites-le glisser vers la fin de la plage :

=countif('Airtable Data'!$B$2:$B,A2)

La fonction « countif » comptera les ventes de chaque comté.

Colonne des revenus

Appliquez la formule suivante à la cellule C2 et faites-la glisser vers la fin de la plage :

=sumif('Données Airtable'!$B$2:$B,A2,'Données Airtable'!$I$2:$I)

Il s'agit de la fourchette avec le montant pour chaque vente. La fonction "sumif" additionnera les revenus de chaque comté.

Insérer un graphique à bulles

Choisissez la plage A1:C10 et allez Insert=> Chart. Choisissez un type de graphique à bulles.

Taux de conversion des ventes

Appliquez la formule suivante :

=COUNTIF('Pipedrive Deals'!$AP$2:$AP,"won")/

COUNTA('Pipedrive Deals'!$AP$2:$AP)

La première formule est la plage avec le statut de la commande : ouverte, gagnée et perdue. La fonction « countif » comptera toutes les commandes avec le statut « gagné ». La fonction « counta » comptera toutes les commandes. Le taux de conversion des ventes est le résultat de la division de la première formule par la deuxième formule. Choisissez la cellule avec la valeur et insérez un type de graphique Jauge.

Total des commandes et des revenus

Total des commandes

Vous devrez appliquer cette formule suivante :

=COUNTA('Pipedrive Deals'!$AP$2:$AP)

La formule est la plage avec le statut de la commande (ouverte, gagnée, perdue). La fonction « counta » comptera toutes les commandes.

Revenu total

Appliquez la formule suivante :

=SOMME(

Filtre('Offres Pipedrive'!$AI$2:$AI,'Offres Pipedrive'!$AP$2:$AP=”won”))

Il s'agit de la plage avec la valeur de chaque commande. La fonction « filtrer » filtrera les commandes par statut « gagné ». La fonction "somme" résumera les commandes gagnées pour compter le revenu total.

Revenu prévu

Vous devrez appliquer la formule suivante :

=SOMME(

Filtre('Pipedrive Deals'!$AI$2:$AI,'Pipedrive Deals'!$AP$2:$AP=”won”),

Filtre('Offres Pipedrive'!$AI$2:$AI,'Offres Pipedrive'!$AP$2:$AP=”open”))

Ici, la fonction « filtrer » filtrera les commandes selon deux statuts : « gagné » et « ouvert ». La fonction "somme" additionnera les commandes gagnées et ouvertes pour calculer le revenu attendu.

Tableau de bord

Insérez un graphique Scorecard pour chaque métrique individuellement.

Durée de vie moyenne des commandes et valeur moyenne des commandes

Valeur moyenne des commandes

Vous devrez appliquer la formule suivante :

=SOMME(

Filtre('Offres Pipedrive'!$AI$2:$AI,'Offres Pipedrive'!$AP$2:$AP=”won”))/

COUNTA('Pipedrive Deals'!$AP$2:$AP

Les revenus totaux et les commandes sont expliqués ci-dessus.

Durée de vie moyenne des commandes

C'est ici que vous devez savoir combien de jours ont été consacrés à chaque vente. Pour ce faire, accédez à la feuille des offres Pipedrive, créez 1 colonne au début de la feuille et appliquez la formule suivante à la cellule A1 :

={"Jours par commande";ARRAYFORMULA(IF(ISBLANK(AY2:AY),"",

MOINS(AY2:AY,AK2:AK)))}

La fonction "moins" affichera la différence entre la date de création de la commande (AK2:AK) et la date de clôture de la commande (AY2:AY).

Ensuite, vous devrez revenir au tableau de bord et appliquer la formule suivante pour calculer la durée de vie moyenne des commandes :

=SIERREUR(MOYENNE('Pipedrive Deals'!$A$2:$A))

Il s'agit de la gamme fraîchement créée avec des jours par commande. La fonction "moyenne" récupérera la valeur moyenne de la plage spécifiée.

Tableau de bord

Insérez un graphique Scorecard pour chaque métrique individuellement.

Répartition ou commandes

Vous aurez besoin des formules suivantes pour ventiler les commandes par statuts :

Commandes ouvertes:

=COUNTIF('Pipedrive Deals'!$AP$2:$AP,"open")

Commandes perdues :

=COUNTIF('Pipedrive Deals'!$AP$2:$AP,"perdu")

Commandes gagnées (ventes) :

=COUNTIF('Pipedrive Deals'!$AP$2:$AP,"won")

Pipedrive Deals'!$AP$2:$AP est la plage avec le statut de la commande (ouverte, gagnée, perdue). La fonction « countif » renverra le nombre de commandes triées selon le statut choisi (« ouvert », « perdu » ou « gagné »).

Choisissez les valeurs de toutes les commandes par statut et créez un camembert en 3D.

Meilleurs produits

Vous devrez filtrer tous les produits, calculer les ventes + les revenus pour chaque produit. La formule « unique » suivante « extrait » tous les produits de la colonne de produits (« Données Airtable » !$E$2:$E), exportés depuis Airtable :

=unique('Données Airtable'!$E$2:$E)

Maintenant, nous devons compter les ventes pour chaque produit en utilisant la formule « somme » suivante :

=sumif('Données Airtable'!$E$2:$E,A2,'Données Airtable'!$H$2:$H)

Faites-le glisser vers la fin de la plage. Ensuite, faites de même avec la formule « sumif » pour calculer les revenus :

=sumif('Données Airtable'!$E$2:$E,A2,'Données Airtable'!$I$2:$I)

Vous êtes maintenant censé avoir un tableau avec 3 colonnes : Produits (A1:A11), Ventes (B1:B11) et Revenus (C1:C11). Pour obtenir les produits les plus performants, utilisez la fonction « TRI ». Découvrez cette formule pour le top 5 des produits par ventes.

=TRI(A2:B11,5,1,B2:B11,faux)

Et voici la formule pour les 5 meilleurs produits par chiffre d'affaires :

=TRIER({A2:A11,C2:C11},5,1,C2:C11,faux)

Choisissez les tables résultantes et insérez un graphique de table, individuellement pour chaque table.

Conclusion

L'objectif principal de cet article est de représenter la puissance de Google Sheets et de montrer ses fonctions et fonctionnalités de la meilleure façon. Notre tableau de bord a été construit sur les données de Pipedrive et Airtable, mais vous êtes libre d'appliquer ces connaissances à votre projet de commerce électronique ou à votre étude de cas. De nombreux outils et plugins vous permettent de synchroniser des feuilles de calcul avec presque toutes les sources de données. Cela vous permet d'ajouter des métriques universelles à votre tableau de bord et de conserver davantage de données requises en un seul endroit. Alors ne perdez pas votre temps et utilisez Google Sheets en toute confiance !