Buat Laporan Insiden dalam Beberapa Menit Dengan Template Ini

Laporan Insiden adalah catatan penting yang melacak kejadian dan membantu peningkatan pengalaman pelanggan. Ini sering digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, layanan pelanggan, dan sektor lainnya.

Ini umumnya merupakan langkah pertama dalam menyelesaikan masalah atau masalah yang dihadapi pelanggan, tim, atau organisasi. Catatan tertulis tentang masalah atau kejadian yang telah dikenali, diselidiki, dan diselesaikan disebut laporan insiden.

Anda harus mengisi laporan insiden terlepas dari seberapa kecil masalah atau kejadiannya.

Laporan insiden sangat penting karena membantu dalam analisis masalah, identifikasi solusi, dan peningkatan pemberian layanan.

Sebuah laporan insiden menyediakan semua data dari sebuah insiden, seperti apa yang terjadi, kapan itu terjadi, sifat terjadinya, dampak bisnis, dan sebagainya.

Laporan insiden juga mendokumentasikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan insiden, orang tertentu yang terlibat dalam penyelesaian, tim orang yang menangani insiden, langkah pemecahan masalah yang diambil untuk memperbaiki masalah, pembaruan pelanggan, dll.

Dalam hal menangani insiden, kerangka kerja ITIL (Perpustakaan Infrastruktur Teknologi Informasi), yaitu manajemen insiden dan masalah, sangat penting. Manajemen insiden bertujuan untuk mendapatkan kembali layanan dan beroperasi secepat mungkin. Pelaporan insiden adalah salah satu fase terpenting dalam manajemen Insiden.

Bagian lain dari ITIL adalah manajemen perubahan, aset layanan dan manajemen konfigurasi, dan manajemen tingkat layanan terkait erat dengan insiden.

Basis data kesalahan yang diketahui (KEDB), yang dikelola oleh manajemen masalah, adalah instrumen yang kuat dalam diagnosis insiden. Basis data KEDB berisi daftar semua kesalahan atau cacat yang diketahui yang telah menyebabkan insiden di masa lalu dan metode untuk memperbaiki atau mengatasinya.

Jenis insiden

Banyak jenis insiden yang berbeda terjadi di infrastruktur TI, dan mereka diklasifikasikan sebagai insiden besar, insiden berulang, dan insiden kompleks.

• Insiden besar: Kecelakaan skala besar tidak terlalu sering terjadi, tetapi ketika terjadi, mereka menyebabkan gangguan pada bisnis, yang berdampak signifikan pada bisnis. Insiden seperti reboot server, kegagalan aplikasi, dan sebagainya. Bisnis harus siap menghadapinya dengan cepat dan efektif.

• Insiden Berulang: Kesalahan konfigurasi perangkat atau aplikasi TI dapat menyebabkan terulangnya insiden. Meneruskan masalah ke tim teknis yang lebih tinggi adalah cara terbaik untuk mengatasinya. Insiden tersebut mungkin atau mungkin tidak memiliki dampak yang signifikan, tetapi mereka akan menumpuk di kotak peralatan Anda, dan tim dukungan Anda akan mencurahkan waktu untuk menyelesaikannya.

• Insiden Kompleks: Sebagian besar insiden yang terjadi bersifat level 3 atau 4, yang dapat diselesaikan oleh meja bantuan dukungan. Namun, kadang-kadang, insiden sulit akan muncul yang memerlukan bantuan insinyur level 1 atau level 2 atau ahli materi pelajaran (UKM).

Dalam beberapa kasus, insiden dikategorikan berdasarkan tingkat keparahannya, seperti L1 (dampak tinggi), L2, L3 hingga L4 (dampak paling kecil).

Sesuai dengan kerangka kerja ITIL, proses manajemen insiden dimulai dari identifikasi, pencatatan, kategorisasi, prioritas, diagnosis, eskalasi ke tingkat dukungan berikutnya (jika diperlukan), resolusi, dan penutupan.

Gunakan kasus

Di semua bisnis, pelaporan dan manajemen insiden merupakan langkah penting. Manajemen insiden adalah pendekatan terorganisir dengan baik di seluruh bisnis dari semua ukuran untuk menanggapi kegagalan, insiden, kecelakaan, serangan cyber, pemadaman, dan pelanggaran, antara lain.

Berikut adalah beberapa contoh kasus penggunaan insiden:

• Laporan insiden sangat penting jika terjadi kebakaran atau jenis kecelakaan lainnya dalam bisnis, baik untuk klaim asuransi atau proses hukum. Laporan insiden menjelaskan semua aspek insiden yang terjadi dalam bisnis.

• Karyawan yang telah mengamati segala jenis insiden kekerasan di tempat kerja harus mengisi Formulir Laporan Insiden Kekerasan di Tempat Kerja.

• Ketika cedera terjadi di tempat kerja, laporan insiden di tempat kerja digunakan. Laporan-laporan ini mungkin berguna untuk mencegah insiden serupa di masa mendatang.

• Kegagalan server yang signifikan, perangkat jaringan, atau layanan lain apa pun di perusahaan TI dicatat dan diberi tahu menggunakan manajemen insiden yang sesuai.

Elemen penting yang harus menjadi bagian dari laporan insiden

Orang yang mengalami masalah atau tim yang mendukung operasi terkait biasanya membuat laporan insiden dengan masukan dari orang lain yang terlibat dalam menyelesaikannya.

Laporan insiden adalah bagian penting dari rutinitas kesehatan dan keselamatan infrastruktur, dan bergantung pada sifat insiden, laporan insiden mungkin ringkas atau menyeluruh.

Laporan singkat sesuai jika kejadiannya kecil dan berdampak kecil. Namun, jika insidennya serius, semua informasi harus dicatat sambil menyiapkan laporan insiden besar yang lengkap.

Orang yang mengalami masalah atau tim yang mendukung operasi terkait biasanya membuat laporan insiden dengan masukan dari orang lain yang terlibat dalam menyelesaikannya.

Berikut adalah beberapa elemen kunci untuk disertakan dalam laporan insiden Anda:

• Insiden yang diangkat: Nama individu yang membuat laporan/tiket insiden
• Waktu pengakuan: Sangat penting untuk mencatat tanggal dan waktu yang benar karena membantu mengukur efek SLA (perjanjian tingkat layanan).
• Layanan sedang terhambat: Mengidentifikasi layanan mana yang tidak tersedia akan memungkinkan tim yang tepat untuk berpartisipasi dalam proses pemecahan masalah.
• Apakah SLA dilanggar atau tidak: Melanggar SLA akan mengakibatkan penalti dan eskalasi.
• Deskripsi kejadian: Daripada menulis informasi yang berlebihan, deskripsi harus singkat dan relevan, mencakup detail kejadian yang sebenarnya.
• Dampak bisnis: Insiden parah menyebabkan pemadaman listrik atau gangguan besar yang menyebabkan dampak bisnis. Manajemen senior dan pemangku kepentingan terlibat dalam panggilan insiden tersebut.
• Tindakan yang diambil: Setelah situasi teratasi dan layanan kembali normal, tindakan yang diambil ditulis, termasuk semua tahapan dan metode pemecahan masalah dalam basis data KEDB (Basis Data Kesalahan yang Diketahui) untuk referensi di masa mendatang.

Yang harus dan yang tidak boleh dilakukan dalam persiapan laporan insiden.

Saat menyusun laporan insiden, ingatlah Dos and Don'ts berikut ini:

Lakukan

• Jelaskan masalah Anda secara rinci
• Fokus pada fakta.
• Asumsikan bahwa laporan akan dipublikasikan
• Buat keputusan profesional yang baik
• Pertimbangkan keadaan yang meringankan.
• Tentukan apakah pelanggaran keamanan telah terjadi dan kembangkan strategi implementasi yang layak
• Pahami kebijakan dan prosedur pelaporan insiden di fasilitas Anda.
• Gunakan istilah profesional dan tulis dengan jelas.
• Cantumkan nama dan alamat karyawan atau pengunjung yang mengetahui situasi tersebut

Larangan

• Berspekulasi dan berasumsi tanpa mengetahui faktanya
• Diskusikan kejadian serupa sebelumnya.
• Bicara tentang uang, biaya, dan keputusan pengeluaran.
• Diskusikan kegagalan atau keterlambatan dalam bertindak.
• Memprediksi apa yang akan terjadi jika tidak ada yang dilakukan.
• Dalam laporan tersebut, sertakan fakta-fakta tidak penting yang melibatkan atau menyalahkan siapa pun atas kejadian tersebut.

Tindakan pencegahan yang harus diambil saat terjadi insiden

• Hindari Reaksi Lutut seperti mematikan sistem, memulai kembali layanan yang sangat penting, masuk ke server produksi tanpa sepengetahuan pemilik, menghentikan basis data, dll.

• Jangan berasumsi bahwa insiden tersebut akan menghapus data lengkap dan mengambil langkah dramatis seperti menjalankan full backup dan memperlambat infrastruktur.

• Saat men-debug masalah, jangan gunakan perangkat lunak non-forensik atau tidak disetujui karena dapat menimpa informasi penting yang akan dibutuhkan nanti.

• Jangan panik setiap kali terjadi sesuatu. Tanggapi dan buka panggilan jembatan berdasarkan tingkat keparahan untuk mulai bekerja pada situasi yang signifikan.

• Kerahasiaan pemadaman atau kerusakan besar: Pemadaman besar atau kerusakan besar dalam organisasi yang memiliki dampak bisnis tidak boleh diungkapkan di luar perusahaan karena berita tersebut dapat menjadi publik dan mempromosikan publisitas negatif tentang perusahaan.

Template laporan insiden

Templat laporan insiden secara hati-hati dijelaskan dan ditulis oleh spesialis industri sehingga pengangkat insiden dapat dengan cepat menangkap detailnya daripada membuang waktu untuk menyusun garis besar laporan insiden.

Template insiden memberikan laporan situasi yang komprehensif dan tepat, memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang cepat dan tepat. Ini juga membantu dalam pencatatan setiap insiden yang diperlukan selama proses audit perusahaan dan bahkan pertemuan pelanggan.

Informasi dalam template laporan insiden akan berharga untuk meningkatkan kesadaran manajemen dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan manajemen insiden.

Mari kita lihat beberapa template laporan insiden yang paling terkenal dan banyak digunakan:

Lembar Cerdas

Smartsheet adalah perusahaan pemenang penghargaan yang menawarkan berbagai template insiden untuk berbagai sektor bisnis.

Ini adalah platform berbasis cloud yang menyediakan templat insiden dan memungkinkan tim dan organisasi untuk meluncurkan proyek-proyek besar dan operasi sehari-hari sambil mempertahankan manajemen, kepatuhan, dan keamanan yang dituntut oleh TI tingkat atas.

Menurut situs webnya, 90 persen perusahaan Fortune 100 menggunakan templatnya.

Selain templat insiden, situs ini menawarkan templat dan daftar periksa post-mortem ITIL, templat post-mortem insiden keamanan, templat laporan analisis akar penyebab, dan banyak lagi.

Templat laporan insiden memudahkan untuk merekam dan mengingat detail penting dari kecelakaan, cedera, insiden di tempat kerja, pelanggaran keamanan, atau kejadian tak terduga lainnya. Formulir tersebut dapat mencakup ringkasan insiden, informasi pribadi untuk setiap individu yang privasinya telah dilanggar, konsekuensi dari kehilangan data, dan pelanggaran keamanan fisik atau teknis.

Templat laporan insiden pelanggaran data dapat membantu staf TI Anda mencatat tingkat keparahan pelanggaran keamanan dan membuat strategi untuk menghindarinya di masa mendatang. Ini juga membantu melacak apa pun mulai dari pelanggaran data hingga pelanggaran privasi hingga virus dan serangan penolakan layanan.

Platform Smartsheet juga memiliki template insiden post-mortem, membuatnya mudah untuk menangkap detail insiden utama untuk dokumentasi dan tinjauan yang jelas. Template mencakup bagian untuk tanggal post-mortem, gambaran umum insiden, informasi akar penyebab, tindak lanjut, dll.

Templat Insiden Senin

Monday adalah platform berbasis cloud yang memungkinkan bisnis merancang alat khusus mereka sendiri untuk membantu mereka mengelola bisnis mereka secara lebih efisien. Perusahaan dapat menggunakan teknologi ini untuk menyelaraskan kerja tim dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan output.

Templat insiden Senin adalah formulir menyeluruh untuk merekam seluruh proses insiden, termasuk menunjuk anggota CIRT (tim respons insiden komputer), merekam perkiraan resolusi, dan menganalisis masalah sebelumnya, antara lain. Untuk mencapai tujuan ini, Anda tidak perlu menghapus aplikasi atau perangkat lunak yang ada. Setelah hanya beberapa menit penginstalan, Anda siap menggunakan template pelaporan insiden ini.

Salah satu fitur paling menarik dari desain ini adalah dapat disesuaikan, memungkinkan pengguna untuk dengan cepat menggabungkan berbagai CRM dan platform dukungan seperti Jira, GitLab, BugHerd, Salesforce, Slack, dan lebih dari 1500 lainnya.

Platform ini memungkinkan Anda dengan cepat mengimpor data dari lembar excel yang ada ke dalam template insiden dan mengekspor data ke aplikasi lain. Data insiden dapat disaring untuk memahami situasi dengan lebih baik berdasarkan tingkat keparahan, analisis akar penyebab, dan faktor lainnya.

Budaya Keselamatan

Budaya Keselamatan menawarkan berbagai templat laporan insiden untuk berbagai industri, termasuk konstruksi, perhotelan, manufaktur, ritel, teknologi informasi, transportasi, logistik, dll.

Di situs tersebut, Anda dapat menemukan antara lain laporan kecelakaan, kebakaran, karyawan, mobil, dan tempat kerja.

Ini berisi modul iAuditor, aplikasi seluler yang memungkinkan Anda mendigitalkan semua aspek operasi Anda dengan menangkap kesalahan dan mengambil tindakan korektif.

Modul ini mengumpulkan data yang konsisten, mengidentifikasi area untuk perbaikan, berbagi laporan, dan memungkinkan kelompok kerja untuk berkolaborasi. Informasi yang dikumpulkan akan disimpan di cloud yang aman dan dapat diakses kapan saja dan dari lokasi mana pun.

laboratorium template

Templatelab menawarkan berbagai template laporan insiden untuk 60+ jenis insiden yang berbeda, semuanya telah diproduksi oleh desainer, bisnis, dan profesional hukum.

Templat insiden ini berlaku untuk berbagai industri, termasuk keuangan, real estat, pendidikan, seni dan media, dan proses hukum.

Laporan insiden sederhana tersedia di situs, serta laporan untuk klaim asuransi dan situasi hukum seperti kasus pengadilan.

Ini adalah template kejadian sederhana yang harus diunduh dan diisi dengan fakta kejadian. Mereka tidak digital atau berbasis cloud.

Laporan kejadian

Situs laporan Insiden adalah platform manajemen insiden lengkap yang dihosting di cloud. Situs ini membantu membuat laporan insiden sederhana serta alur kerja, peringatan pemberitahuan, dan eskalasi.

Situs ini menyediakan banyak koleksi templat laporan insiden yang dapat digunakan di berbagai sektor. Situs ini memungkinkan pengguna untuk memilih laporan insiden sederhana dan menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan masing-masing.

Salah satu fitur unik situs ini adalah ia menyertakan pembuat formulir yang dapat digunakan untuk membuat templat laporan insiden kustom dari awal.

Situs ini menyediakan fungsionalitas online untuk mengembangkan alur kerja berdasarkan formulir tindak lanjut atau prosedur pemberitahuan yang dapat dipertahankan melalui perangkat seluler setiap saat selama proses manajemen insiden.

Contoh formulir

Dengan menyediakan templat insiden sederhana dan disesuaikan yang dirancang oleh para profesional, formulir Contoh menghilangkan beban yang memakan waktu dalam membuat laporan insiden.

Individu dan organisasi dapat menggunakan templat insiden ini untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka sendiri, dan templat tersebut dapat diedit dengan beberapa klik mudah.

Templat laporan insiden yang mendukung berbagai bagian tersedia di situs, seperti insiden kecelakaan, insiden darurat, templat laporan insiden lingkungan, insiden keamanan, formulir laporan insiden kekerasan/cedera di tempat kerja, dll.

Templat insiden ini tersedia dalam format PDF, Word, dan Excel untuk diunduh. Ini adalah template laporan insiden sederhana yang dapat diunduh dan digunakan di berbagai sektor.

Manfaat mengisi dan menggunakan laporan insiden

Pelaporan insiden dan manajemen insiden adalah bagian penting dari organisasi yang sukses, terlepas dari sektornya. Mari kita lihat beberapa manfaatnya:

• Laporan insiden membantu penyelidik dalam mencegah terulangnya insiden, yang berpotensi menyelamatkan nyawa atau uang.
• Organisasi dapat menggunakan studi tren tentang kejadian yang sering terjadi untuk mengambil tindakan pencegahan untuk menghindari bencana besar.
• Mengembangkan sikap positif dan antusias terhadap keselamatan.
• Ini juga membantu bisnis dalam menyimpan dokumen yang tepat dan mencabutnya jika diperlukan untuk bukti.
• Melacak insiden mematuhi persyaratan hukum yang berkaitan dengan kompensasi, tindakan hukum, dan sebagainya.
• Meningkatkan kepemilikan karyawan atas keselamatan dan meningkatkan harga diri mereka.
• Laporan insiden juga memungkinkan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi tren dalam pelanggaran dan penghentian SLA, yang dapat mereka gunakan untuk mengambil tindakan yang tepat dan menyampaikannya kepada manajemen senior.
• Laporan juga membantu dalam membahas fakta-fakta penting yang jika tidak akan luput dari perhatian.

Kesimpulan

Untuk meminimalkan lebih banyak masalah atau konsekuensi serius, langkah paling penting adalah memiliki kerangka kerja atau sistem yang tepat untuk merespons suatu insiden.

Laporan yang ditulis dengan baik dan diteliti dengan cermat dapat membantu mencegah kejadian seperti itu, membangun itikad baik, mendorong kepuasan dan inklusi kerja, dan melindungi perusahaan dari tanggung jawab hukum.

Fakta insiden awal, informasi insiden rinci, deskripsi Insiden, dampak bisnis, tindakan korektif yang dilakukan, dan sebagainya membuat laporan insiden yang andal.

Templat laporan insiden yang tercantum di atas dapat digunakan untuk mendokumentasikan detail insiden secara profesional.

Anda mungkin juga tertarik dengan alat respons insiden keamanan.