Bu Şablonlarla Dakikalar İçinde Olay Raporu Oluşturun

Olay Raporu , olayların kaydını tutan ve müşteri deneyiminin iyileştirilmesine yardımcı olan önemli bir kayıttır. Genellikle yazılım geliştirme, müşteri hizmetleri ve diğer sektörlerde kullanılır.

Genellikle bir müşterinin, ekibin veya kuruluşun karşılaştığı bir sorunu veya sorunu çözmenin ilk adımıdır. Tanınan, araştırılan ve çözülen bir sorunun veya olayın yazılı kaydına olay raporu denir.

Sorun veya olay ne kadar küçük olursa olsun bir olay raporu doldurmalısınız.

Olay raporları, sorunların analizine, çözümlerin belirlenmesine ve hizmet sunumunun iyileştirilmesine yardımcı oldukları için çok önemlidir.

Bir olay raporu, ne olduğu, ne zaman gerçekleştiği, olayın doğası, iş etkisi vb. gibi bir olayın tüm verilerini sağlar.

Olay raporu ayrıca, olayı çözmek için geçen süreyi, çözüme dahil olan belirli kişiyi, olayı ele alan kişilerden oluşan ekibi, sorunu çözmek için atılan sorun giderme adımlarını, müşteri güncellemelerini vb. belgeler.

Olaylarla başa çıkmak söz konusu olduğunda, olay ve sorun yönetimi olan ITIL (Bilgi Teknolojisi Altyapı Kütüphanesi) çerçevesi çok önemlidir. Olay yönetimi, hizmeti mümkün olduğunca hızlı bir şekilde yeniden çalıştırmayı ve çalıştırmayı amaçlar. Olay raporlama, Olay yönetiminin en önemli aşamalarından biridir.

ITIL'in diğer bölümleri değişiklik yönetimi, hizmet varlık ve konfigürasyon yönetimidir ve hizmet düzeyi yönetimi olaylarla yakından ilişkilidir.

Sorun yönetimi tarafından sağlanan bilinen hata veri tabanı (KEDB), olay teşhisinde güçlü bir araçtır. KEDB veritabanı, geçmişte olaylara neden olan bilinen tüm hataların veya kusurların bir listesini ve bunları düzeltme veya üstesinden gelme yöntemlerini içerir.

Olay türleri

BT altyapısında birçok farklı olay türü meydana gelir ve bunlar büyük olaylar, tekrarlanan olaylar ve karmaşık olaylar olarak sınıflandırılır.

• Büyük olaylar: Büyük ölçekli kazalar çok sık olmaz, ancak gerçekleştiğinde işletmelerde önemli bir etkiye sahip olan aksamalara neden olurlar. Sunucu yeniden başlatmaları, uygulama hataları vb. gibi olaylar. İşletmeler bunlarla hızlı ve etkili bir şekilde ilgilenmeye hazır olmalıdır.

• Tekrarlayan Olaylar: BT cihazlarının veya uygulamalarının yanlış yapılandırılması, olayların tekrarlanmasına neden olabilir. Sorunu daha yüksek bir teknik ekibe iletmek, onunla başa çıkmanın en iyi yoludur. Bu tür olayların önemli bir etkisi olabilir veya olmayabilir, ancak bunlar araç kutunuzda birikecek ve destek ekibiniz bunları çözmek için zaman ayıracaktır.

• Karmaşık Olaylar: Meydana gelen olayların çoğu, destek yardım masasının çözebileceği düzeyde 3 veya 4 niteliktedir. Ancak, arada bir, seviye 1 veya seviye 2 mühendis veya konu uzmanının (KOBİ) yardımını gerektirecek zor bir olay ortaya çıkıyordu.

Bazı durumlarda olaylar, L1 (yüksek etki), L2, L3 ila L4 (en az etki) gibi önem derecesine göre kategorilere ayrılır.

ITIL çerçevesine göre, olay yönetimi süreci; tanımlama, günlüğe kaydetme, kategorilere ayırma, önceliklendirme, tanılama, bir sonraki destek düzeyine (gerekirse) yükseltme, çözümleme ve kapatmadan başlar.

Kullanım durumları

Tüm işletmelerde olay raporlama ve yönetimi kritik bir adımdır. Olay yönetimi, diğer şeylerin yanı sıra arızalara, olaylara, kazalara, siber saldırılara, kesintilere ve ihlallere yanıt vermek için her büyüklükteki işletmede iyi organize edilmiş bir yaklaşımdır.

İşte olay kullanım örneklerine birkaç örnek:

• Olay raporları, bir işyerinde yangın veya başka bir tür kaza olması durumunda, sigorta talepleri veya yasal süreçler için kritik öneme sahiptir. Olay raporları, işletmede meydana gelen olayın tüm yönlerini açıklar.

• İşyerinde herhangi bir şiddet olayı gözlemleyen çalışanların İşyeri Şiddet Olay Bildirim Formlarını doldurmaları gerekmektedir.

• İşyerinde bir yaralanma meydana geldiğinde, bir işyeri olay raporu kullanılır. Bu raporlar gelecekte benzer olayların önlenmesinde faydalı olabilir.

• Bir BT firmasındaki önemli bir sunucunun, ağ aygıtının veya başka bir hizmetin arızası, uygun olay yönetimi kullanılarak kaydedilir ve bildirilir.

Bir olay raporunun parçası olması gereken temel unsurlar

Sorunu yaşayan kişi veya ilgili operasyonları destekleyen ekip, genellikle sorunu çözmeye dahil olan diğer kişilerin girdileriyle bir olay raporu oluşturur.

Olay raporları, herhangi bir altyapının sağlık ve güvenlik rutininin hayati bir parçasıdır ve olayın niteliğine bağlı olarak, bir olay raporu kısa veya kapsamlı olabilir.

Olay küçükse ve çok az etkisi varsa, kısa bir rapor uygundur. Ancak olay ciddi ise, eksiksiz bir büyük olay raporu hazırlanırken tüm bilgiler kayıt altına alınmalıdır.

Sorunu yaşayan kişi veya ilgili operasyonları destekleyen ekip, genellikle sorunu çözmeye dahil olan diğer kişilerin girdileriyle bir olay raporu oluşturur.

Olay raporunuza dahil etmeniz gereken birkaç temel unsur şunlardır:

• Meydana gelen olay : Olay raporunu/biletini hazırlayan kişinin adı
• Onay zamanı : SLA'nın (hizmet düzeyi sözleşmesi) etkilerinin ölçülmesine yardımcı olduğu için doğru tarih ve saati yakalamak çok önemlidir.
• Hizmetler engelleniyor: Hangi hizmetlerin kullanılamadığını belirlemek, uygun ekibin sorun giderme sürecine katılmasına izin verecektir.
• SLA'nın ihlal edilip edilmediği : SLA'nın ihlal edilmesi bir cezaya ve eskalasyona neden olur.
• Olayın açıklaması: Aşırı bilgi yazmak yerine, açıklama kısa ve ilgili olmalı, fiili olay ayrıntılarını kapsamalıdır.
• İş etkisi: Şiddetli olay, iş etkisine yol açan kesintilere veya büyük arızalara neden olur. Bu tür olay çağrılarına üst yönetim ve paydaşlar dahil edilir.
• Alınan Aksiyon: Durum çözüldükten ve servisler normale döndükten sonra, ileride başvurmak üzere tüm aşamalar ve sorun giderme yöntemleri dahil olmak üzere alınan aksiyonlar KEDB (Bilinen Hata Veritabanı) veritabanına yazılır.

Olay raporu hazırlamada yapılması ve yapılmaması gerekenler.

Bir olay raporu hazırlarken, aşağıdaki Yapılması ve Yapılmaması Gerekenleri aklınızda bulundurun:

yapılacaklar

• Sorunlarınızı ayrıntılı olarak açıklayın
• Gerçeklere odaklanın.
• Raporun kamuya açıklanacağını varsayalım
• Sağlam bir profesyonel karar verin
• Hafifletici koşulları göz önünde bulundurun.
• Bir güvenlik ihlali olup olmadığını belirleyin ve uygun bir uygulama stratejisi geliştirin
• Tesisinizin olay raporlama politikasını ve prosedürünü anlayın.
• Profesyonel terimler kullanın ve okunaklı bir şekilde yazın.
• Durumdan haberdar olan tüm çalışanların veya ziyaretçilerin adlarını ve adreslerini ekleyin

yapılmaması gerekenler

• Gerçekleri bilmeden spekülasyon yapın ve varsayın
• Önceki benzer olayları tartışın.
• Para, maliyetler ve harcama kararları hakkında konuşun.
• Oyunculuktaki başarısızlıkları veya gecikmeleri tartışın.
• Hiçbir şey yapılmazsa ne olacağını tahmin edin.
• Raporda, olay için herhangi birini suçlayan veya suçlayan önemsiz gerçekleri ekleyin.

Bir olay meydana geldiğinde alınması gereken önlemler

• Sistemleri kapatma, son derece kritik hizmetleri yeniden başlatma, sahibinin bilgisi olmadan üretim sunucularında oturum açma, veritabanlarını durdurma vb.

• Olayın tüm verileri sileceğini ve tam yedekleme yapmak ve altyapıyı yavaşlatmak gibi dramatik bir adım atacağını varsaymayın.

• Bir sorunda hata ayıklarken, daha sonra ihtiyaç duyulacak önemli bilgilerin üzerine yazabileceğinden, adli olmayan veya onaylanmamış yazılımlar kullanmayın.

• Her şey olduğunda panik yapmayın. Önemli durumlar üzerinde çalışmaya başlamak için önem derecesine göre köprü çağrısını yanıtlayın ve açın.

• Kesintilerin veya büyük arızaların gizliliği: İş üzerinde etkisi olan kuruluşlardaki büyük kesintiler veya büyük arızalar, bu tür haberler kamuya açık hale gelebilir ve şirket hakkında olumsuz tanıtıma yol açabileceğinden şirket dışına ifşa edilmemelidir.

Olay raporu şablonları

Bir olay raporu şablonu, olayı hazırlayan kişinin olay raporu taslağını hazırlamakla zaman kaybetmek yerine ayrıntıları hızlı bir şekilde yakalayabilmesi için sektör uzmanları tarafından dikkatlice tanımlanır ve yazılır.

Olay şablonu, durumun kapsamlı ve kesin bir hesabını vererek yönetimin hızlı ve bilinçli kararlar almasına olanak tanır. Ayrıca kurumsal denetim süreçleri ve hatta müşteri toplantıları sırasında gerekli olan olayların kayıt altına alınmasına da yardımcı olur.

Olay raporu şablonundaki bilgiler, yönetimin farkındalığını artırmak ve olay yönetimi faaliyetlerinin etkinliğini ve verimliliğini artırmak için değerli olacaktır.

En iyi bilinen ve yaygın olarak kullanılan olay raporu şablonlarından bazılarına göz atalım:

Akıllı sayfa

Smartsheet, çeşitli iş sektörleri için çeşitli olay şablonları sunan ödüllü bir şirkettir.

Olay şablonları sağlayan ve ekiplerin ve kuruluşların, üst düzey BT'nin talep ettiği yönetim, uyumluluk ve güvenliği sürdürürken büyük projeler ve günlük operasyonlar başlatmasını sağlayan bulut tabanlı bir platformdur.

Web sitesine göre, Fortune 100 şirketlerinin yüzde 90'ı şablonlarını kullanıyor.

Olay şablonlarına ek olarak site, ITIL ölüm sonrası şablonu ve kontrol listesi, bir güvenlik olayı ölüm sonrası şablonu, bir kök neden analizi raporu şablonu ve daha fazlasını sunar.

Olay raporu şablonları, bir kaza, yaralanma, iş yeri olayı, güvenlik ihlali veya diğer herhangi bir beklenmeyen olayla ilgili önemli ayrıntıları kaydetmeyi ve hatırlamayı kolaylaştırır. Form, olayın bir özetini, gizliliği ihlal edilen herhangi bir kişiye ait kişisel bilgileri, veri kaybının sonuçlarını ve herhangi bir fiziksel veya teknik güvenlik ihlalini içerebilir.

Veri ihlali olay raporu şablonu, BT personelinize güvenlik ihlallerinin önem derecesini kaydetmede ve gelecekte bunlardan kaçınmak için bir strateji oluşturmada yardımcı olabilir. Ayrıca veri ihlallerinden gizlilik ihlallerine, virüslere ve hizmet reddi saldırılarına kadar her şeyi takip etmeye yardımcı olur.

Smartsheet platformu ayrıca bir ölüm sonrası olay şablonuna sahiptir, bu da net dokümantasyon ve inceleme için önemli olay ayrıntılarını yakalamayı kolaylaştırır. Şablon, ölüm sonrası tarih, olaya genel bakış, kök neden bilgisi, takip vb. için bölümler içerir.

Pazartesi Olayı şablonu

Pazartesi, işletmelerin işlerini daha verimli yönetmelerine yardımcı olmak için kendi özel araçlarını tasarlamalarına olanak tanıyan bulut tabanlı bir platformdur. Şirketler, ekip çalışmasını daha iyi hizalamak, verimliliği artırmak ve çıktıyı artırmak için bu teknolojileri kullanabilir.

Pazartesi olay şablonu, diğer şeylerin yanı sıra CIRT üyelerinin atanması (bilgisayar olay müdahale ekibi), çözüm tahminlerinin kaydedilmesi ve önceki sorunların analizi dahil olmak üzere tüm olay sürecini kaydetmek için kapsamlı bir formdur. Bu hedefe ulaşmak için mevcut uygulamalarınızı veya yazılımlarınızı kaldırmanız gerekmez. Sadece birkaç dakikalık kurulumdan sonra bu olay raporlama şablonunu kullanmaya hazırsınız.

Bu tasarımın en çekici özelliklerinden biri, özelleştirilebilir olması ve kullanıcıların Jira, GitLab, BugHerd, Salesforce, Slack ve 1500'den fazla gibi çeşitli CRM ve destek platformlarını hızlı bir şekilde birleştirmelerine olanak tanımasıdır.

Platform, mevcut bir excel sayfasından hızlı bir şekilde olay şablonuna veri aktarmanıza ve verileri diğer uygulamalara aktarmanıza olanak tanır. Olay verileri, ciddiyet, kök neden analizi ve diğer faktörlere dayalı olarak durumu daha iyi anlamak için filtrelenebilir.

Güvenlik kültürü

Safety Culture, inşaat, konaklama, imalat, perakende, bilgi teknolojisi, ulaşım, lojistik vb. dahil olmak üzere çeşitli sektörler için çeşitli olay raporu şablonları sunar.

Sitede diğer şeylerin yanı sıra kaza, yangın, çalışan, araba ve işyeri olay raporları bulabilirsiniz.

Hataları yakalayarak ve düzeltici önlemler alarak operasyonlarınızın tüm yönlerini dijitalleştirmenizi sağlayan bir mobil uygulama olan bir iAuditor modülü içerir.

Bu modül tutarlı veriler toplar, iyileştirme alanlarını belirler, raporları paylaşır ve çalışma gruplarının işbirliği yapmasına olanak tanır. Toplanan bilgiler güvenli bir bulutta saklanacak ve her zaman ve her yerden erişilebilir.

Şablon laboratuvarı

Templatelab, tümü tasarımcılar, iş dünyası ve hukuk uzmanları tarafından üretilmiş 60'tan fazla farklı olay türü için çeşitli olay raporu şablonları sunar.

Bu olay şablonları finans, emlak, eğitim, sanat ve medya ve yasal işlemler dahil olmak üzere çeşitli sektörler için geçerlidir.

Sitede basit olay raporları, sigorta talepleri ve mahkeme davaları gibi yasal durumlar için raporlar mevcuttur.

Bunlar, indirilmesi ve olay gerçekleriyle doldurulması gereken basit olay şablonlarıdır. Ne dijitalleştirildiler ne de bulut tabanlılar.

Olay raporu

Olay raporu sitesi, bulutta barındırılan eksiksiz bir olay yönetimi platformudur. Site, basit olay raporlarının yanı sıra iş akışları, bildirim uyarıları ve iletme konusunda yardımcı olur.

Bu site, çeşitli sektörlerde kullanılabilecek geniş bir olay raporu şablonları koleksiyonu sağlar. Site, kullanıcıların basit bir olay raporu seçmesine ve bunu bireysel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirmesine olanak tanır.

Sitenin benzersiz özelliklerinden biri, sıfırdan özel bir olay raporu şablonu oluşturmak için kullanılabilecek bir form oluşturucu içermesidir.

Bu site, olay yönetimi sürecinde herhangi bir anda mobil cihazlar aracılığıyla sürdürülebilen takip formları veya bildirim prosedürlerine dayalı iş akışları geliştirmek için çevrimiçi işlevsellik sağlar.

Örnek formlar

Örnek formlar, profesyoneller tarafından tasarlanan basit ve özelleştirilmiş olay şablonları sağlayarak, olay raporları oluşturmanın zaman alan yükünü ortadan kaldırır.

Kişiler ve kuruluşlar bu olay şablonlarını kendi iş ihtiyaçlarını karşılamak için kullanabilir ve birkaç basit tıklamayla düzenlenebilir.

Kaza olayları, acil durumlar, çevresel olay rapor şablonları, güvenlik olayları, işyeri şiddet/yaralanma olay rapor formları vb. gibi çeşitli bölümleri destekleyen olay raporu şablonları sitede mevcuttur.

Bu olay şablonları PDF, Word ve Excel formatlarında indirilebilir. Bunlar, çeşitli sektörlerde indirilebilen ve kullanılabilen basit olay raporu şablonlarıdır.

Olay raporlarını doldurmanın ve kullanmanın faydaları

Olay raporlama ve olay yönetimi, sektörden bağımsız olarak başarılı bir organizasyonun kritik parçalarıdır. Birkaç faydasını görelim:

• Olay raporları, müfettişlere olayın tekrarını önlemede yardımcı olur ve potansiyel olarak hayat veya para tasarrufu sağlar.
• Kuruluşlar, büyük felaketlerden kaçınmak için önleyici tedbirler almak için sık sık meydana gelen olayların trend çalışmalarını kullanabilir.
• Güvenliğe karşı olumlu ve hevesli bir tutum geliştirir.
• Ayrıca, işletmelerin uygun belgeleri tutmalarına ve kanıt için gerekirse bunları iptal etmelerine yardımcı olur.
• Olayların takibi, tazminat, adli işlemler vb. ile ilgili yasal gerekliliklere uygundur.
• Çalışanların güvenlik sahipliğini artırır ve özgüvenlerini artırır.
• Olay raporları ayrıca paydaşların, uygun eylemi gerçekleştirmek ve üst yönetime sunmak için kullanabilecekleri SLA ihlalleri ve kesintilerindeki eğilimleri belirlemelerine olanak tanır.
• Raporlar ayrıca, aksi takdirde fark edilmeyecek olan temel gerçeklerin tartışılmasına da yardımcı olur.

Çözüm

Daha fazla sorun veya ciddi sonucu en aza indirmek için en önemli adım, bir olaya müdahale etmek için uygun bir çerçeve veya sisteme sahip olmaktır.

İyi yazılmış, titizlikle araştırılmış bir rapor, bu tür olayları önlemeye, iyi niyet oluşturmaya, iş memnuniyetini ve katılımı teşvik etmeye ve bir şirketi yasal sorumluluktan korumaya yardımcı olabilir.

İlk olay gerçekleri, ayrıntılı olay bilgileri, Olay tanımı, iş etkisi, gerçekleştirilen düzeltici eylem vb., güvenilir bir olay raporu oluşturur.

Yukarıda listelenen olay raporu şablonları, olay ayrıntılarını profesyonel bir şekilde belgelemek için kullanılabilir.

Güvenlik olayı müdahale araçlarıyla da ilgilenebilirsiniz.