Alat Kolaborasi Dokumen Terbaik untuk Tim Jarak Jauh [Notion + 8 Alternatif]

Pergeseran tiba-tiba menuju budaya kerja dari rumah telah membuat dokumen online untuk kolaborasi tim menjadi hal yang normal baru. Kolaborasi tim online telah memungkinkan untuk mengerjakan proyek tim tanpa perlu kedekatan fisik.

Kerja tim adalah kunci untuk melaksanakan proyek besar secara efektif, tetapi sebelumnya, itu mengharuskan anggota tim untuk hadir secara fisik di tempat kerja untuk kolaborasi yang efisien. Peningkatan tiba-tiba karyawan yang bekerja dari rumah telah memaksa industri untuk memperbaiki caranya dan mencari alternatif seperti dokumen online untuk kolaborasi tim.

Bayangkan bekerja pada proyek tim, dan tim Anda bekerja keras untuk memenuhi tenggat waktu. Salah satu anggota tim tidak dapat masuk kerja karena masalah pribadi. Proyek ini kemungkinan besar akan tertunda kecuali jika tim Anda menggunakan perangkat lunak kolaborasi dokumen. Anda dapat mengundang anggota tim yang tidak hadir ke perangkat lunak kolaborasi dokumen, dan proyek berlanjut dengan kecepatan biasanya.

Mari kita lihat beberapa dokumen online terbaik untuk kolaborasi tim dan manfaatnya.

Senin

Kata sifat seperti monoton, membosankan, membosankan, atau membosankan muncul ketika orang memikirkan hari Senin, tetapi Senin bertujuan untuk mengubah seluruh gagasan. Senin dibuat khusus untuk memenuhi kebutuhan karyawan yang bekerja dalam proyek tim. Tim dapat membuat alur kerja yang dipersonalisasi, dan Monday secara cerdas menyesuaikan diri agar sesuai dengan kebutuhan tim.

Senin sempurna untuk bisnis dari semua ukuran dan hadir dengan banyak fitur.

• Memberi Anda fleksibilitas untuk menetapkan tugas kepada anggota tim dan melacak kemajuan setiap anggota. Fitur ini menghilangkan kurangnya kejelasan beban kerja saat mengerjakan proyek online.
• Antarmuka pengguna mereka bersih dan memungkinkan Anda memvisualisasikan gambar yang lebih besar melalui tata letaknya yang intuitif dan ramah pengguna.
• Tandai anggota tim menggunakan @, yang secara signifikan memudahkan komunikasi. Anggota tim tidak perlu lagi berkomunikasi melalui email yang panjang untuk kebutuhan sekecil apa pun.
• Integrasikan semua aplikasi di bawah satu atap untuk menjadikannya tujuan terpadu untuk proyek tim. Anda dapat memasukkan file dari Google Drive, Dropbox, dan lainnya menggunakan Monday.
• Tidak terbatas pada satu platform; sebagai gantinya, platform memastikan Anda memiliki akses ke proyek Anda di semua platform utama. Saat ini, Monday tersedia di Web, Android, iPhone, dan iPad.

Klik ke atas

ClickUp adalah aplikasi all-in-one yang bertujuan untuk memudahkan proyek kolaborasi tim dengan set fitur khusus. Fitur-fiturnya yang sepenuhnya dapat disesuaikan dan unik membuatnya harus dimiliki untuk bisnis dari semua ukuran. Anda dapat dengan mudah mengelola tugas grup, dokumen, pengingat, tujuan, kalender, dan lainnya menggunakan ClickUp.

Anda juga mendapatkan fungsionalitas perpesanan di mana Anda dapat mengirim pesan individu atau grup pada platform yang sama.

Beberapa keuntungan menggunakan platform ini meliputi:

• Anda mendapatkan delapan opsi tampilan berbeda untuk mengelola proyek kolaborasi tim.
• Ada kalanya seorang anggota tim mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan. ClickUp memungkinkan Anda membuat status yang dapat diedit khusus untuk setiap proyek individual.
• Ini adalah alat yang sempurna untuk admin karena mereka dapat menetapkan tugas ke beberapa anggota secara bersamaan. Admin dapat melacak setiap tugas yang ditetapkan menggunakan tampilan tabel dan fungsionalitas multitugas.
• ClickUp menggunakan metodologi SCRUM untuk memberikan wawasan yang informatif namun langsung ke parameter yang berbeda di seluruh platform.
• Integrasi pihak ketiga mulus, dan platform memungkinkan Anda membawa file dari semua aplikasi populer.

Coba ClickUp untuk melihat bagaimana ini membantu.

Dokumen360

Document360 adalah platform tempat tim dapat menangkap dan menyimpan informasi penting di satu tempat. Ini memberikan semua yang Anda butuhkan dari alat kolaborasi dokumen: berbagi dengan mudah, alur kerja, riwayat versi, komentar, penandaan, pengingat ulasan, dll.

Ini menawarkan antarmuka pengguna tanpa kerumitan yang membuatnya mudah untuk menghasilkan dan mendistribusikan konten untuk ditinjau. Ini memiliki kemampuan pencarian bawaan, sehingga pengguna Anda dapat dengan cepat menemukan informasi yang mereka cari dalam dokumentasi.

Buat dan kelola artikel Anda dengan fitur dokumentasi siap pakai yang canggih seperti:

• Buat panduan cara, prosedur operasi standar, buku pegangan karyawan, dokumen referensi, dokumen sistem, dan catatan rilis.
• Document360 memiliki editor teks kaya seperti editor WYSIWYG dan Markdown. Selain itu, beberapa versi dan komentar artikel didukung untuk berkolaborasi secara internal dengan anggota tim Anda.
• Manajer Kategori membantu Anda dalam membuat kategori, dan subkategori, mengelompokkan file yang sebanding bersama-sama, dan membuat hierarki yang terstruktur dengan baik dari semua informasi Anda.
• Ini secara otomatis menyimpan konten, dan Anda selalu dapat memulihkan versi sebelumnya dari konten yang Anda hapus.
• Document360 memungkinkan Anda untuk memberikan banyak peran kepada pengguna Anda, memungkinkan Anda untuk mengatur siapa yang memiliki akses ke konten apa.
• Izinkan karyawan atau klien Anda mengakses dokumentasi Anda dengan mudah dengan login tanpa hambatan.

Document360 terhubung dengan berbagai aplikasi perangkat lunak yang berbeda, termasuk Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier, dan Integrately untuk memberikan kolaborasi tim yang lancar.

Penulis Zoho

Zoho adalah alat pengolah kata berbasis cloud penuh fitur lainnya yang menyinkronkan dokumen Anda secara real-time. Zoho memastikan dokumen MS Word Anda diimpor ke platform tanpa kesalahan pemformatan. Selain itu, Zoho memungkinkan Anda berkolaborasi dalam proyek tim menggunakan fitur berbagi waktu nyata mereka. Saat Anda membagikan dokumen Anda dengan anggota tim lainnya, Anda dapat melihat pergerakan kursor mereka dan pengeditan yang mereka lakukan.

Beberapa keuntungan menggunakan Zoho Writer meliputi:

• Sifat Zoho yang berbasis cloud membuat kolaborasi tim menjadi efisien dan cepat.
• Dokumen yang Anda buat di Zoho tidak menempati penyimpanan sistem lokal dan malah disimpan di Cloud.
• Fitur sinkronisasi waktu nyata memastikan dokumen Anda tidak pernah dirusak jika terjadi bencana.
• Zoho menampilkan UI baru dengan navigasi yang mudah ke semua opsi pemrosesan kata yang penting.
• Administrator dapat mengontrol hak akses setiap anggota dalam proyek tim dan juga memberikan izin untuk fungsi tertentu.

Kertas Dropbox

Dropbox Paper adalah dokumen online untuk kolaborasi tim dari raksasa teknologi Dropbox itu sendiri. Tidak perlu dipikirkan lagi bahwa Dropbox Paper hadir dengan lebih banyak keuntungan jika tim Anda sangat bergantung pada Dropbox untuk menyimpan file. Tim dapat dengan mudah mengatur dokumen, menetapkan tugas, membuat alur kerja yang sistematis, dan berkolaborasi dalam proyek.

Selain itu, alat manajemen tugas di Dropbox Paper sangat memudahkan fungsi yang seharusnya menjadi rumit dalam skenario online. Platform ini memungkinkan Anda menyebutkan anggota grup lain, menetapkan tugas kepada orang lain, dan mengelola tugas secara efisien. Beberapa fitur menarik dari platform ini antara lain:

• Anda dapat bertukar berbagai macam multimedia di Dropbox Paper, seperti tautan YouTube, GIF, papan Pinterest, Lokasi di Google Maps, audio dari SoundCloud, dan banyak lagi.
• Paper mendukung pratinjau tertanam file Inversi dan Sketsa. Selain itu, Anda dapat mengonversi dokumen Anda menjadi PPT tanpa menggunakan aplikasi pihak ketiga.
• Anda dapat memilih template untuk proyek Anda dari perpustakaan template yang luas di Dropbox Paper. Ada banyak template untuk brainstorming, peluncuran produk, spesifikasi produk, proyek pelacakan bug, dan banyak lagi.
• Dropbox Paper hadir dengan opsi untuk menghubungkan kalender Anda ke platform. Seluruh jadwal kerja Anda akan disinkronkan ke platform. Paper kemudian menyesuaikan diri, memberikan akses ke agenda, dokumen latar belakang, penugasan tugas, dan acara rapat secara langsung melalui aplikasi.
• Aplikasi seluler memberi Anda fitur untuk mengambil gambar menggunakan kamera dan memberikan umpan balik.

Google Dokumen

Google Docs adalah perangkat lunak pengolah kata dari Google yang menggunakan pendekatan berbeda untuk pengolah kata. Sebagian besar pengolah kata seperti Word dan Open Office tetap menjadi alat offline yang merupakan program lokal yang disimpan di PC. Di sisi lain, Google Documents adalah pengolah kata berbasis cloud yang membutuhkan konektivitas online untuk dijalankan.

Memilih rute online membuka dunia baru inovasi untuk pengolah kata seperti kolaborasi tim. Dokumen memungkinkan Anda berbagi dokumen dengan anggota lain, menjadikannya platform masuk untuk kolaborasi tim dasar. Harap perhatikan bahwa Documents sebagian besar adalah pengolah kata, dan Anda tidak akan mendapatkan fungsi yang disesuaikan seperti cantuman lain dalam artikel. Meskipun demikian, Documents masih merupakan pilihan yang bagus untuk kolaborasi tim, terutama jika Anda menggunakannya sebagai pengolah kata utama Anda.

Beberapa keuntungan menggunakan Google Documents:

• Google Documents mengirimkan pemberitahuan sebagai email saat dokumen dibagikan dengan Anda.
• Anggota tidak perlu mendaftar, terutama untuk Documents; memiliki akun Google sudah cukup untuk menggunakan platform.
• Anda dapat melihat revisi terbaru pada dokumen dan anggota yang membuat penyesuaian.
• Anda dapat dengan lancar mengimpor semua format dokumen kata yang signifikan di Documents.
• Fitur sinkronisasi waktu nyata memastikan Anda tidak pernah kehilangan data apa pun selama gangguan jaringan.

Jika Anda akhirnya menggunakan Google Workspace untuk bisnis Anda, Anda mungkin ingin memeriksa perangkat lunak ini untuk mengubah Email menjadi meja bantuan yang andal.

Sedikit

Bit bukanlah pengolah kata biasa; sebagai gantinya, ini terutama melayani proyek kolaborasi tim. Anda dapat membuat catatan dinamis cepat, dokumen, wiki, basis pengetahuan, proyek, kiriman klien, dokumen teknis, dan banyak lagi menggunakan alat manajemen canggih di Bit. Selain itu, Anda dapat membuat ruang kerja terpisah untuk semua proyek Anda.

Berkolaborasi di Bit efisien dan membantu Anda menjaga transparansi di antara anggota tim yang berbeda.

Beberapa manfaat menggunakan Bit:

• Fitur Workspace di Bit memungkinkan Anda mengatur proyek, klien, dan tim Anda. Anda juga dapat memindahkan dokumen di antara ruang kerja yang berbeda, menghilangkan kerumitan mengunggah file yang sama beberapa kali.
• Fitur penyebutan menggunakan “@” adalah pendorong efisiensi yang hebat saat bekerja dalam kolaborasi tim.
• Bit hadir dengan editor minimalis namun inovatif yang memungkinkan Anda membuat dokumen dengan mudah. Efisiensi semakin ditingkatkan dengan menggabungkan editor dan fitur kolaborasi waktu nyata.
• Anda dapat menambahkan tautan web visual, media kaya, video, grafik, desain, penyematan, pos media sosial, survei, dan banyak lagi langsung ke dalam editor.
• Bit juga memberi Anda fitur untuk melacak keterlibatan dokumen yang Anda bagikan. Wawasan ini adalah cara yang bagus untuk meningkatkan dokumen Anda dan mendapatkan lebih banyak daya tarik.
• Anda dapat menyimpan semua file penting Anda di Bit untuk meningkatkan kegunaan solusi lintas platform.

Pertemuan

Confluence adalah ruang kerja bersama yang memungkinkan tim berkolaborasi, mengatur, dan mempublikasikan secara efisien. Ini terbuka dan kolaboratif, membantu tim Anda menghasilkan karya terbaik mereka bersama-sama. Seringkali sulit untuk melacak suntingan, komentar, atau umpan balik yang dibuat oleh anggota tim lain, tetapi platform ini mengatasi masalah tersebut. Anda mendapatkan opsi pencarian universal yang memungkinkan Anda mencari di seluruh ruang kerja dan menemukan informasi yang cocok.

Beberapa keuntungan menggunakan platform ini meliputi:

• Confluence memungkinkan Anda mengintegrasikan aplikasi dari Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace adalah rumah bagi lebih dari 3.000 aplikasi yang dapat Anda tambahkan ke platform.
• Platform ini tersedia di berbagai platform seperti Android, iOS, dan Web.
• Ini menawarkan integrasi Jira kelas satu langsung ke platform.
• Anda mendapatkan fitur organisasi yang fantastis, dan opsi pencarian universal adalah pemecah masalah utama.
• Ada banyak template cantik untuk Pemasaran, Produk, SDM, dan lainnya di perpustakaan template.
• Anda mendapatkan integrasi tanpa batas dengan platform populer seperti Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive, dan banyak lagi.
• Situs Confluence mengikuti kontrol privasi dan standar enkripsi data yang diverifikasi industri.

Microsoft Word

Microsoft Word telah menjadi sinonim untuk perangkat lunak pengolah kata untuk waktu yang cukup lama. Word selalu menjadi pemimpin industri dalam menyediakan solusi pengolah kata yang disederhanakan namun kuat. Namun, Microsoft telah membawa perangkat lunak ke tingkat yang lebih tinggi dengan memperkenalkan fitur kolaborasi tim. Versi terbaru Word menghadirkan banyak fitur seperti:

• Anda mendapatkan fitur untuk mengubah dokumen menjadi halaman web tanpa menggunakan aplikasi pihak ketiga.
• Anda dapat dengan mudah berbagi dokumen dengan anggota tim menggunakan fitur berbagi waktu nyata di Word.
• Word hadir dengan penerjemah bawaan yang sangat membantu saat bekerja dengan anggota dari latar belakang budaya yang berbeda.
• Anda dapat menambahkan model 3D langsung ke dokumen Anda menggunakan Word.
• Fitur sinkronisasi waktu nyata memastikan Anda tidak pernah kehilangan dokumen Anda.
• Word sekarang tersedia di Android, iOS, Web, dan Windows, memudahkan alur kerja lintas platform.

Gagasan

Anda mengharapkan ini, bukan?

Notion adalah platform yang paling penuh fitur dan mudah digunakan untuk kolaborasi tim dalam daftar ini. Platform ini memungkinkan bisnis merampingkan operasi mereka untuk menetapkan tujuan, melacak status alur kerja, manajemen prospek, dan lainnya melalui satu alat terpusat. Muncul dengan antarmuka drag-and-drop untuk membantu Anda mengatur, mengatur ulang, dan mengembangkan ide atau rencana baru.

Notion hadir dengan manfaat yang signifikan untuk kolaborasi tim seperti:

• Notion memungkinkan bisnis membuat dan memelihara basis pengetahuan untuk berbagai tugas seperti pedoman proyek, instruksi pengkodean, alur kerja SDM, dan banyak lagi.
• Platform ini dilengkapi dengan kalender bawaan dan papan Kanban yang dapat digunakan anggota tim untuk membuat catatan cepat dan melacak kemajuan mereka.
• Anggota tim dapat menambahkan komentar pada tugas dan proyek untuk komunikasi dan transparansi yang lebih baik.
• Anda dapat menggunakan API Notion untuk mengintegrasikan sistem mereka dengan berbagai aplikasi pihak ketiga seperti Slack, Figma, dan Invision.
• Membuat daftar tugas, menyiapkan catatan rapat, dan menyiapkan agenda mingguan menjadi sangat mudah menggunakan platform terpadu.

Anda juga dapat menggunakan Notion di domain kustom Anda. Namun, jika Anda tidak senang karena alasan apa pun, Anda dapat mencoba perangkat lunak dokumen online yang tercantum di atas untuk kolaborasi sebagai alternatif Notion.

Catatan Akhir

Kolaborasi tim online secara efisien membuat proyek sambil menghindari kerugian dari pengembangan konvensional seperti waktu perjalanan kantor dan jam kerja tetap. Menggunakan dokumen online diperlukan untuk mengatur alur kerja Anda, mengatur agenda, dan banyak lagi.

Platform seperti Notion, Monday, dan Paper secara khusus melayani proyek terkait tim dengan set fitur khusus mereka. Platform ini sangat cocok untuk bisnis dari semua jenis dan individu juga.

Google Documents, Word, dan Zoho adalah perangkat lunak pengolah kata yang memungkinkan kolaborasi waktu nyata. Yang mengatakan, aplikasi ini tidak datang dengan fitur organisasi seperti alat lain dalam daftar ini.

Selanjutnya, jelajahi beberapa spreadsheet online terbaik untuk bisnis Anda.