I migliori strumenti di sensibilizzazione e-mail e come configurarli

Pubblicato: 2022-04-10

Il modo giusto per impostare i migliori strumenti di sensibilizzazione della posta elettronica

I migliori strumenti di sensibilizzazione della posta elettronica moderni sono meravigliosi.

Quando sai come configurarlo, un CRM può aiutare la tua azienda in ogni fase della canalizzazione di vendita e con i percorsi dei clienti.

Il cold outreach è uno degli strumenti di reclutamento più diversi.

Ci sono molti ottimi software, app e piattaforme che ti aiuteranno a ottenere la massima efficienza dalle tue campagne. Ma prima di poterli utilizzare al massimo delle loro potenzialità, assicurati che tutto sia fatto dalla tua parte.

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Una società nel settore dei servizi finanziari o bancario
Che hanno più di 10 dipendenti
Che spendono soldi su AdWords
Chi usa Hubspot
Chi ha attualmente offerte di lavoro per aiuto di marketing
Con il ruolo di Responsabile Risorse Umane
È stato in questo ruolo solo per meno di 1 anno

Giusto per darti un'idea.

Imparare il modo giusto per impostare il miglior strumento di sensibilizzazione della posta elettronica

La creazione di uno strumento di sensibilizzazione è un processo complicato che richiede input dall'inizio alla fine. Devi sapere cosa vuoi prima di entrarci, altrimenti perderai tempo.

Conosci i tuoi criteri

Se non sei sicuro del tipo di strumento e-mail di sensibilizzazione da utilizzare, ce ne sono una varietà che supporta il lavoro di squadra e le missioni in solitario. Il miglior strumento di sensibilizzazione della posta elettronica varia di dimensioni a seconda del volume di e-mail che possono inviare.

Una volta che hai un elenco di requisiti, diventerà molto più facile trovare il miglior strumento di sensibilizzazione della posta elettronica. Dovresti tenere conto delle tue esigenze quando ne cerchi uno.

È importante utilizzare più app per cose diverse, ma può essere difficile ed estenuante quando si passa continuamente da una all'altra. Ecco perché le integrazioni sono così utili: ti permettono di collegare tutte le tue app e rendere l'esperienza molto più soddisfacente.
Vuoi assicurarti che il tuo strumento includa analisi. Ad esempio, dovresti essere in grado di eseguire campagne diverse e confrontare i loro risultati senza sacrificare la qualità.
L'automazione è un ottimo modo per delegare compiti quando hai poco tempo. Puoi automatizzare il tuo processo di sensibilizzazione inviando messaggi di follow-up o elenchi di segmentazione, ad esempio.

Una volta che hai coperto queste nozioni di base, il tuo nuovo software ti aiuterà a massimizzare l'efficienza nel raggio d'azione.

Scegli un buon provider di servizi di posta elettronica (ESP)

Gli ESP forniscono più di una semplice piattaforma per il tuo email marketing. Ti offrono protezione e leggi che proteggono sia l'identità del mittente che la privacy della sua corrispondenza.

Per trovare lo strumento migliore, devi assicurarti che sia compatibile con il tuo provider di servizi di posta elettronica.

Dovresti cercare un ESP con cui costruire un buon rapporto.

Tutti i principali servizi di posta elettronica sono di ottima qualità e offrono funzionalità straordinarie per la gestione delle campagne, la protezione dallo spam e le nuove truffe di phishing.

Tuttavia, se sei ancora indeciso su cosa fare per la tua ricerca di lavoro, ecco alcuni punti che potrebbero aiutarti:

Il tuo provider di servizi di posta elettronica dovrebbe fornire un'opzione per le risposte predefinite. Queste sono risposte rapide che possono essere copiate e incollate nelle e-mail per risparmiare tempo.
Se il tuo servizio non è ottimizzato per i dispositivi mobili, continua a cercare. Circa l'80% delle persone controlla le proprie e-mail su un telefono o tablet. Questo è il motivo per cui servizi come Gmail forniscono app per smartphone e altri gadget che consentono loro di leggere, inviare e scrivere e-mail indipendentemente dalle dimensioni dello schermo.
Dovresti essere in grado di contattare il team di supporto. Che si tratti di una domanda, di un reclamo, di un suggerimento o di una richiesta, puoi sempre aspettarti di sentire la tua voce e ottenere una risposta dal servizio clienti dell'azienda.

Ora, non hai solo il diritto di scegliere un provider di servizi di posta elettronica. Hai anche bisogno di opzioni per la tua casella di posta personalizzabili in base al tuo modo di lavorare.

Descrivi i tuoi limiti di invio

Se hai creato e perfezionato un nuovo dominio per la tua sensibilizzazione e-mail, è importante capire quante e-mail possono essere inviate contemporaneamente. È particolarmente importante se invii e-mail a freddo.

Una volta creato un nuovo dominio, i fornitori di servizi di posta elettronica e i filtri antispam lo stanno cercando. Il tuo obiettivo durante questo periodo è dimostrare di essere un mittente credibile che rispetta l'atto CAN-SPAM e non viola la privacy o la sicurezza dei tuoi destinatari.

Un modo per evitare di essere etichettati come spam è rimanere entro i limiti di invio delle email. I mittenti di spam non si preoccupano di rimanere al di sotto del limite, vogliono solo far uscire il loro messaggio prima che un filtro li catturi.

Se vuoi che la tua campagna di sensibilizzazione a freddo funzioni senza interruzioni o battute d'arresto, è importante conoscere il limite di messaggi e-mail che possono essere inviati con il tuo ESP e pianificare di conseguenza.

La cosa difficile è che ogni fornitore di servizi ha un limite diverso per il numero di email che puoi inviare, quindi ti consigliamo di parlare con il nostro team prima di fare qualsiasi mossa. Puoi anche vedere quali sono i limiti dei provider di posta elettronica qui.

Modifica le impostazioni DNS

Ora, parliamo della parte più importante della tua sensibilizzazione al freddo. Prima di avviarlo, assicurati che tutte le impostazioni relative alla posta elettronica funzionino correttamente.

Se vuoi essere preciso, ci sono tre record DNS che devono essere impostati:

Quadro delle politiche del mittente (SPF)

SPF, o Sender Policy Framework, è una misura di sicurezza che aiuta a prevenire lo spoofing e a rendere la tua casella di posta un luogo più sicuro. Per utilizzare correttamente l'SPF dovresti:

Se non sei un esperto nella modifica dei record DNS, non aver paura di chiedere aiuto. Ho usato questa strategia e mi ha risparmiato un sacco di problemi.
Aggiungi tutti gli strumenti che utilizzi per la divulgazione. Il tuo dominio, i domini di terze parti, le app di invio e-mail devono essere inclusi. Altrimenti la tua reputazione ne risentirà e potrebbe anche esserci un momento in cui ci vorrà del lavoro per tornare indietro.
GSuite ha una funzione speciale che ti consente di controllare il tuo record SPF con un clic. Puoi anche chiedere al tuo ESP se hanno questo strumento.

DKIM è un modo per verificare che un'e-mail non sia stata manomessa e che il proprietario del dominio lo approvi.

La firma DKIM è un'ulteriore misura di sicurezza che riduce il rischio di e-mail contraffatte.

Ci sono alcuni motivi per cui è importante che le aziende dispongano di firme DKIM. Il principale è che la maggior parte dei principali fornitori di servizi di posta elettronica li richiede e non vuoi che le tue e-mail rimbalzino a causa di una firma non valida.

DMARC è un modo per autenticare il mittente di un'e-mail e assicurarsi che non sia stata manomessa.

DMARC è un record DNS creato per le grandi aziende per aiutare con la sicurezza.

Tuttavia, DMARC è una nuova tecnologia utilizzata solo dai mittenti B2B. Di norma, hai già un criterio DMARC predefinito in cui l'impostazione predefinita è "nessuno", il che significa che non dovrebbe essere intrapresa alcuna azione sui messaggi che non superano i controlli.

Quando hai appena iniziato, non è necessario vietare tutti i messaggi non riusciti. Possono invece essere messi in quarantena.

Con una politica DMARC, ti vengono forniti rapporti su quali server hanno fallito i controlli SPF e DKIM. In questo modo, sai quanto spesso non riescono a raggiungere il tuo obiettivo.

Esistono molti modi per identificare il messaggio di un marchio. Più indicatori ci sono, più facile è per le persone capire cosa stai cercando di dire.

DKIM è un nuovo tipo di record DNS che sta ottenendo sempre più riconoscimenti. È visibile al destinatario, ma BIMI è qualcosa che puoi mostrare ai destinatari sulla tua firma e-mail.

Il BIMI è un ottimo modo per aumentare la riconoscibilità del tuo marchio e creare recensioni positive da parte dei clienti. È più comodo per le persone quando sanno da dove proviene l'e-mail.

Se non hai un record BIMI, è ora di iniziare a pensare di ottenerne uno. A differenza di SPF e DKIM, che vengono generati automaticamente dal sistema senza alcun lavoro aggiuntivo da parte tua, devi fare un po' di lavoro manuale per ottenere quella piccola miniatura del logo lassù.

Crea modelli accattivanti

Gli strumenti freddi di sensibilizzazione possono aiutarti a raggiungere molti obiettivi, ma non fanno il lavoro per te. Devi fornire loro modelli o contenuti prima di ogni altra cosa.

Innanzitutto, devi personalizzare i modelli per la tua attività. Non puoi semplicemente utilizzare un modello pronto all'uso e sperare che si adatti a ciò che stai cercando di fare.

Non esiste un modello che funzioni per ogni settore. Ma ci sono alcune regole di base da seguire quando si inviano modelli di sensibilizzazione a freddo.

Evita i saluti. Potrebbe essere una sorpresa, ma usare parole come Hello o Good day per le righe di apertura può effettivamente aumentare il rischio che i tuoi messaggi vengano contrassegnati come spam. Succede perché sia Hello che Good day sono stati aggiunti all'elenco delle parole di attivazione dello spam a causa del costante abuso da parte di spammer o mittenti negligenti. In alternativa, suggeriamo di andare subito al punto.

{Name}, ti sto contattando per conto di {CompanyName}
{Nome}, sono stato indirizzato a te da {Nome di riferimento}
{Name}, sto cercando di esplorare le sinergie tra {ProspectCompanyName} e {CompanyName}
{Nome}, voglio contattarti e vedere se sei interessato a {Azienda}
{Name}, {Referral Name} mi ha detto di contattarti per questo lavoro.
{Name}, voglio parlare di come potremmo collaborare con {ProspectCompanyName} e {CompanyName}

Usa la tua firma per includere tutte le informazioni necessarie, inclusi nome, titolo e informazioni di contatto.

Non giocare a giochi mentali. A volte, i mittenti cercano di sembrare creativi e intelligenti inducendo i destinatari ad aprire e-mail utilizzando righe dell'oggetto come "{Nome}, hai dimenticato qualcosa nel tuo ufficio" o "Messaggio urgente per tutto il team di {CompanyName}". Sperano che le persone aprano questi messaggi perché sanno che è ciò che la persona si aspetterebbe, ma in realtà nessuno vuole essere ingannato. Ciò significa che giocare con gli oggetti dell'e-mail può comportare l'aggiunta alle liste di spam e la punizione dell'atto CAN-SPAM.

Quando vuoi evidenziare i vantaggi del tuo prodotto e servizio, invece di creare paragrafi enormi che saranno difficili da leggere per i lettori, crea elenchi puntati. Il formato dell'elenco è molto più leggibile e rimuove la frustrazione.

Costruisci un vero database di posta elettronica

Ora, qui arriva la parte più difficile. Hai bisogno di un database di posta elettronica per far funzionare correttamente il tuo cold outreach.

Resisti alla tentazione di acquistare una mailing list. Te ne pentirai.

Non c'è moralità nell'acquisto di un mucchio di indirizzi e-mail e nell'invio di e-mail di massa. Non sai come sono stati ottenuti questi indirizzi e-mail o se provengono da persone che sono state violate.
Non è una buona idea utilizzare elenchi di e-mail che sono già di dominio pubblico, perché i tuoi concorrenti hanno probabilmente contattato questi potenziali clienti. E se sono stati inondati anche da e-mail di altre aziende, sarà difficile per te distinguerti.
Se non sei sicuro dell'accuratezza della tua lista e-mail, sarebbe una buona idea fare qualche ricerca prima di inviare qualsiasi messaggio. Potresti avere successo se ti rivolgi a persone nel tuo settore che sono almeno abbastanza interessate da vedere cosa offrono.
Se un database e-mail non viene aggiornato da anni, puoi presumere che l'80% delle e-mail non sia più attivo. Ciò significa che quando invii messaggi alle persone nella tua lista, molti rimbalzeranno indietro o verranno consegnati a indirizzi non validi.

Se vuoi costruire una campagna sostenibile, darti il miglior carburante possibile e avere fiducia nella tua reputazione a lungo termine, ti consigliamo queste opzioni:

Raccogliere e-mail dai visitatori del sito Web è difficile, ma ne vale la pena perché queste persone sono già interessate alla tua azienda e hanno aderito. Significa anche che puoi essere sicuro di quanto siano rilevanti o esclusivi i tuoi dati di contatto.

L'esternalizzazione dell'attività di raccolta delle e-mail può produrre risultati più efficienti rispetto al tentativo di farlo internamente.

Conclusione

Devi assicurarti di avere un flusso di lavoro costante prima di entrare nei migliori strumenti di sensibilizzazione della posta elettronica.

Quando il tuo raggio d'azione è organizzato, hai buone impostazioni DNS e obiettivi chiari, qualsiasi strumento funzionerà bene.

Hai bisogno di aiuto per automatizzare il processo di prospezione delle vendite?

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Passa attraverso una varietà di filtri per concentrarti sui lead che desideri raggiungere. Questo è pazzesco, ma potresti trovare tutte le persone che corrispondono a quanto segue:

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Che hanno più di 10 dipendenti
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Chi usa Hubspot
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