Melhores ferramentas de divulgação por e-mail e como configurá-las

Publicados: 2022-04-10

A maneira certa de configurar as melhores ferramentas de divulgação por e-mail

As melhores ferramentas modernas de divulgação por e-mail são maravilhosas.

Quando você sabe como configurá-lo, um CRM pode ajudar sua empresa em todas as etapas do funil de vendas e na jornada do cliente.

Cold outreach é uma das ferramentas de recrutamento mais diversas.

Existem muitos softwares, aplicativos e plataformas excelentes que ajudarão você a extrair o máximo de eficiência de suas campanhas. Mas antes que você possa usá-los em todo o seu potencial, certifique-se de que tudo seja feito do seu lado.

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O LeadFuze fornece todos os dados necessários para encontrar leads ideais, incluindo informações completas de contato.

Passe por uma variedade de filtros para se concentrar nos leads que deseja alcançar. Isso é muito específico, mas você pode encontrar todas as pessoas que correspondem ao seguinte:

Uma empresa do setor de Serviços Financeiros ou Bancário
Quem tem mais de 10 funcionários
Que gastam dinheiro no Adwords
Quem usa Hubspot
Quem atualmente tem vagas de emprego para ajuda de marketing
Com a função de Gerente de RH
Que está nessa função há menos de 1 ano

Só para lhe dar uma ideia.

Aprendendo a maneira certa de configurar a melhor ferramenta de divulgação por e-mail

A criação de uma ferramenta de divulgação é um processo complicado que requer contribuições do início ao fim. Você precisa saber o que quer antes de entrar nisso, ou então você vai perder seu tempo.

Conheça seus critérios

Se você não tiver certeza de que tipo de ferramenta de e-mail de divulgação usar, há uma variedade que suporta trabalho em equipe e missões individuais. A melhor ferramenta de divulgação por e-mail varia em tamanho, dependendo do volume de e-mails que eles podem enviar.

Depois de ter uma lista de requisitos, ficará muito mais fácil encontrar a melhor ferramenta de divulgação por e-mail. Você deve levar em consideração suas necessidades ao procurar um.

É importante usar vários aplicativos para coisas diferentes, mas pode ser difícil e exaustivo quando você alterna constantemente entre eles. É por isso que as integrações são tão úteis: elas permitem conectar todos os seus aplicativos e tornar a experiência muito mais satisfatória.
Você quer ter certeza de que sua ferramenta inclui análises. Por exemplo, você deve poder executar campanhas diferentes e comparar seus resultados sem sacrificar a qualidade.
A automação é uma ótima maneira de delegar tarefas quando você está com pouco tempo. Você pode automatizar seu processo de divulgação enviando mensagens de acompanhamento ou segmentando listas, por exemplo.

Depois de ter coberto esses conceitos básicos, seu novo software ajudará a garantir que você possa maximizar a eficiência na divulgação.

Escolha um bom provedor de serviços de e-mail (ESP)

ESPs fornecem mais do que apenas uma plataforma para seu email marketing. Eles oferecem proteção e leis que protegem tanto a identidade do remetente quanto a privacidade de sua correspondência.

Para encontrar a melhor ferramenta, você precisa verificar se ela é compatível com seu provedor de serviços de e-mail.

Você deve procurar um ESP com o qual possa construir um bom relacionamento.

Todos os principais serviços de e-mail são de ótima qualidade e oferecem recursos incríveis para gerenciamento de campanhas, proteção contra spam e novos golpes de phishing.

No entanto, se você ainda está indeciso sobre o que fazer em sua busca de emprego, aqui estão alguns pontos que podem ajudar:

Seu provedor de serviços de e-mail deve fornecer uma opção para respostas prontas. São respostas rápidas que podem ser copiadas e coladas em e-mails para economizar tempo.
Se o seu serviço não for compatível com dispositivos móveis, continue procurando. Cerca de 80% das pessoas verificam seus e-mails em um telefone ou tablet. É por isso que serviços como o Gmail oferecem aplicativos para smartphones e outros gadgets que permitem ler, enviar e escrever e-mails, independentemente do tamanho da tela.
Você deve ser capaz de entrar em contato com a equipe de suporte. Seja uma pergunta, reclamação, sugestão ou solicitação – você sempre pode esperar que sua voz seja ouvida e receba uma resposta do departamento de atendimento ao cliente da empresa.

Agora, você não tem apenas o direito de escolher um provedor de serviços de e-mail. Você também precisa de opções para sua caixa de entrada que sejam personalizáveis para a forma como você trabalha.

Defina seus limites de envio

Se você criou e ajustou um novo domínio para seu alcance de e-mail, é importante entender quantos e-mails podem ser enviados de uma só vez. É especialmente importante se você estiver enviando e-mails frios.

Depois de criar um novo domínio, os provedores de serviços de e-mail e os filtros de spam estão atentos a ele. Seu objetivo durante este período é provar que você é um remetente confiável que respeita a lei CAN-SPAM e não viola a privacidade ou a segurança de seus destinatários.

Uma maneira de evitar ser rotulado como spam é ficar dentro dos limites de envio de e-mail. Os remetentes de spam não se preocupam em ficar abaixo do limite, eles só querem enviar sua mensagem antes que um filtro os pegue.

Se você deseja que sua campanha de divulgação a frio funcione sem interrupções ou contratempos, é importante saber o limite de mensagens de e-mail que podem ser enviadas com seu ESP e planejar adequadamente.

O complicado disso é que cada provedor de serviços tem um limite diferente de quantos e-mails você pode enviar, por isso sugerimos conversar com nossa equipe antes de fazer qualquer movimento. Você também pode ver quais são os limites por provedores de e-mail aqui.

Edite as configurações de DNS

Agora, vamos falar sobre a parte mais importante de sua divulgação fria. Antes de iniciá-lo, verifique se todas as configurações relevantes para o e-mail estão funcionando corretamente.

Se você quiser ser preciso, existem três registros DNS que devem ser configurados:

Estrutura de política do remetente (SPF)

SPF, ou Sender Policy Framework, é uma medida de segurança que ajuda a evitar falsificações e torna sua caixa de entrada um local mais seguro. Para usar o FPS corretamente, você deve:

Se você não é um especialista em edição de registros DNS, não tenha medo de pedir ajuda. Eu usei essa estratégia e isso me salvou de muitos problemas.
Adicione todas as ferramentas que você usa para divulgação. Seu domínio, domínios de terceiros, aplicativos de envio de e-mail, tudo deve ser incluído. Caso contrário, sua reputação sofrerá e pode até haver um momento em que seja necessário algum trabalho para voltar.
O GSuite possui um recurso especial que permite verificar seu registro SPF em um clique. Você também pode perguntar ao seu ESP se eles têm essa ferramenta.

O DKIM é uma maneira de verificar se um e-mail não foi adulterado e se o proprietário do domínio o aprova.

A assinatura DKIM é uma medida de segurança extra que reduz o risco de e-mails falsificados.

Existem algumas razões pelas quais é importante que as empresas tenham assinaturas DKIM. O principal é que a maioria dos principais provedores de serviços de e-mail os exige, e você não quer que seus e-mails sejam devolvidos por causa de uma assinatura inválida.

O DMARC é uma forma de autenticar o remetente de um e-mail e garantir que ele não tenha sido adulterado.

DMARC é um registro DNS que foi criado para grandes empresas para ajudar na segurança.

No entanto, o DMARC é uma nova tecnologia usada apenas por remetentes B2B. Como regra, você já tem uma política DMARC padrão em que a configuração padrão é "none", o que significa que não deve haver nenhuma ação nas mensagens que falham nas verificações.

Quando você está apenas começando, não é necessário banir todas as mensagens com falha. Eles podem ser colocados em quarentena em vez disso.

Com uma política DMARC, você recebe relatórios sobre quais servidores falharam nas verificações de SPF e DKIM. Dessa forma, você sabe com que frequência eles falham em seu alcance.

Há muitas maneiras de identificar a mensagem de uma marca. Quanto mais indicadores houver, mais fácil será para as pessoas entenderem o que você está tentando dizer.

DKIM é um novo tipo de registro DNS que vem ganhando cada vez mais reconhecimento. É visível para o destinatário, mas o BIMI é algo que você pode mostrar aos destinatários em sua assinatura de e-mail.

O BIMI é uma ótima maneira de aumentar o reconhecimento da sua marca e gerar avaliações positivas dos clientes. É mais confortável para as pessoas quando elas sabem de onde veio o e-mail.

Se você não tem um registro BIMI, é hora de começar a pensar em conseguir um. Ao contrário do SPF e DKIM, que são gerados automaticamente pelo sistema sem nenhum trabalho adicional do seu lado, você precisa fazer algum trabalho manual para colocar aquela pequena miniatura do logotipo lá em cima.

Crie modelos atraentes

As ferramentas de divulgação fria podem ajudá-lo a atingir muitos objetivos, mas não fazem o trabalho por você. Você precisa fornecer modelos ou conteúdo antes de qualquer outra coisa.

Primeiro, você precisa personalizar os modelos para o seu negócio. Você não pode simplesmente usar um modelo pronto para uso e esperar que ele se encaixe no que você está tentando fazer.

Não existe um modelo que funcione para todos os setores. Mas existem algumas regras básicas a serem seguidas ao enviar modelos de divulgação a frio.

Evite cumprimentos. Pode ser uma surpresa, mas usar palavras como Olá ou Bom dia para suas linhas de abertura pode realmente aumentar o risco de suas mensagens serem sinalizadas como spam. Isso acontece porque Hello e Good day foram adicionados à lista de palavras de gatilho de spam devido ao abuso constante de spammers ou remetentes negligentes. Como alternativa, sugerimos ir direto ao ponto.

{Name}, estou entrando em contato com você em nome de {CompanyName}
{Name}, fui encaminhado a você por {Referral Name}
{Name}, estou procurando explorar sinergias entre {ProspectCompanyName} e {CompanyName}
{Name}, quero entrar em contato e ver se você está interessado em {Company}
{Name}, {Referral Name} me disse para entrar em contato com você sobre este trabalho.
{Name}, quero falar sobre como podemos trabalhar em conjunto com {ProspectCompanyName} e {CompanyName}

Use sua assinatura para incluir todas as informações necessárias, incluindo nome, cargo e informações de contato.

Não jogue jogos mentais. Às vezes, os remetentes tentam parecer criativos e inteligentes enganando os destinatários para que abram e-mails usando linhas de assunto como "{Nome}, você esqueceu algo no seu escritório" ou "Mensagem urgente para toda a equipe da {CompanyName}". Eles esperam que as pessoas abram essas mensagens porque sabem que é o que a pessoa esperaria – mas, na realidade, ninguém quer ser enganado. Isso significa que brincar com assuntos de e-mail pode resultar em ser adicionado a listas de spam e ser punido pela lei CAN-SPAM.

Quando você quiser destacar os benefícios de seu produto e serviço, em vez de fazer parágrafos enormes que serão difíceis para os leitores lerem, crie listas com marcadores. O formato de lista é muito mais legível e elimina a frustração.

Crie um banco de dados de e-mail real

Agora, aqui vem a parte mais difícil. Você precisa de um banco de dados de e-mail para fazer seu contato frio funcionar corretamente.

Resista à tentação de comprar uma lista de e-mail. Você vai se arrepender.

Não há moralidade em comprar um monte de endereços de e-mail e enviar e-mails em massa. Você não sabe como esses endereços de e-mail foram obtidos ou se são de pessoas que foram invadidas.
Não é uma boa ideia usar listas de e-mail que já são de domínio público, porque seus concorrentes provavelmente entraram em contato com esses clientes em potencial. E se eles também foram inundados com e-mails de outras empresas, será difícil para você se destacar.
Se você não tiver certeza sobre a precisão de sua lista de e-mail, seria uma boa ideia fazer uma pesquisa antes de enviar qualquer mensagem. Você pode ter sucesso se segmentar pessoas em seu setor que estejam pelo menos interessadas o suficiente para ver o que elas oferecem.
Se um banco de dados de e-mail não é atualizado há anos, você pode supor que 80% dos e-mails não estão mais ativos. Isso significa que, ao enviar mensagens para pessoas em sua lista, muitas retornarão ou serão entregues a endereços inválidos.

Se você deseja construir uma campanha sustentável, dar a si mesmo o melhor combustível possível e ter confiança em sua reputação a longo prazo, recomendamos estas opções:

Reunir e-mails de visitantes do site é difícil, mas vale a pena porque essas pessoas já estão interessadas em sua empresa e optaram por participar. Isso também significa que você pode ter certeza de quão relevantes ou exclusivos são seus dados de contato.

Terceirizar a tarefa de coletar e-mails pode produzir resultados mais eficientes do que tentar fazê-lo internamente.

Conclusão

Você precisa ter um fluxo de trabalho estável antes de entrar nas melhores ferramentas de divulgação por e-mail.

Quando sua divulgação é organizada, você tem boas configurações de DNS e objetivos claros, qualquer ferramenta funcionará bem.

Precisa de ajuda para automatizar seu processo de prospecção de vendas?

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Passe por uma variedade de filtros para se concentrar nos leads que deseja alcançar. Isso é muito específico, mas você pode encontrar todas as pessoas que correspondem ao seguinte:

Uma empresa do setor de Serviços Financeiros ou Bancário
Quem tem mais de 10 funcionários
Que gastam dinheiro no Adwords
Quem usa Hubspot
Quem atualmente tem vagas de emprego para ajuda de marketing
Com a função de Gerente de RH
Que está nessa função há menos de 1 ano

Só para lhe dar uma ideia.