Le 10 attività principali che puoi affidare all'esterno quest'anno

La gestione di un'azienda è un'impresa che richiede tempo e noiosa e raggiungere il successo significa dedicare tempo e sforzi per attività importanti. Tuttavia, potresti concentrarti troppo su attività amministrative ripetitive. Sebbene queste attività siano fondamentali per gestire e far crescere un'azienda, potresti dedicarci troppo tempo invece di creare reti ed espanderti in nuovi mercati.

Gli imprenditori esperti sanno che l'outsourcing li aiuta ad automatizzare le loro operazioni di back-office ea trattenere più tempo per le attività legate alla crescita del business. Se ritieni che la tua azienda stia perdendo preziose opportunità, considera l'outsourcing delle tue attività più essenziali.

Ecco un elenco delle cose che puoi lasciare fare a qualcun altro mentre lavori alla tua attività quest'anno:

1. Gestione del calendario

Per molte persone, la pianificazione e l'adeguamento degli appuntamenti non richiedono molto lavoro. Al contrario, la gestione del calendario implica molto di più della semplice impostazione di promemoria e liste di controllo delle riunioni. Implica anche sapere cosa contrassegnare come urgente, ad alta priorità o rinviabile.

Devi impiegare il pensiero critico per elaborare programmi che ti lascino abbastanza tempo da trascorrere con la tua famiglia. Prendi in considerazione l'assunzione di un assistente remoto che ti aiuti a organizzare le riunioni e le priorità di ogni giorno.

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2. Prenotazione viaggi di lavoro

Se viaggi molto come imprenditore, vorrai concentrarti maggiormente sull'ottenere il massimo dai tuoi viaggi. Chiunque può prenotare un volo o organizzare il noleggio di un'auto, ma queste sono cose che non dovresti affrontare quando hai un'agenda più importante con cui stare al passo.

Avere qualcuno che prepara i tuoi viaggi è un grande risparmio di tempo. Ti risparmia la fatica di trovare le migliori tariffe per i biglietti aerei e le camere d'albergo. Non solo, non dovrai affrontare la necessità di contestare una prenotazione o un posto cancellati. Affidarli a un assistente amministrativo remoto ti dà tranquillità.

3. Gestione della posta elettronica

Secondo un rapporto della CNBC, gli americani trascorrono in media cinque ore al giorno a controllare la propria posta elettronica. Non c'è niente di male nel setacciare newsletter, presentazioni di vendita e inviti a eventi e non vorresti perdere una potenziale opportunità che potrebbe scivolare nella tua casella di posta.

Inoltre, puoi fare molto di più con quelle cinque ore che dedichi a ordinare le e-mail in base alla loro importanza e a inviare risposte adeguate. Per questo motivo, è meglio lasciare che qualcun altro lo faccia per te. Cerca un assistente remoto attento ai dettagli ed eccellenti capacità organizzative per aiutarti a trovare valore in ogni comunicazione che scorre direttamente nella tua casella di posta.

4. Rispondere alle chiamate

Se sei una persona impegnata, non vorresti essere disturbato da venditori di telemarketing e altre telefonate non essenziali. Il modo migliore per aggirarli è assumere un receptionist virtuale che possa rispondere a queste chiamate per tuo conto, valutare il loro livello di priorità e programmare una richiamata se sei fuori ufficio.

Molti assistenti virtuali hanno esperienza alla reception, quindi non dovrebbe volerci molto per trovare qualcuno con eccellenti capacità comunicative. Il modo in cui rispondi alle chiamate influisce sulla tua reputazione, quindi sarebbe meglio assumere un addetto alla reception virtuale che possa mettere in buona luce la tua attività.

5. Gestione del progetto

Hai un grande progetto in lavorazione? Potresti avere una squadra per questo, ma non devi passare la maggior parte del tuo tempo ad essere pratico, e ci sono buone possibilità che tu possa avere altri progetti in cantiere. Non puoi aspettarti di gestire direttamente squadre diverse.

Che si tratti di sviluppare un sito web o di avviare un corso di masterclass online, la gestione di un progetto è un compito complesso. Implica il controllo degli orari, la delega di compiti, la seduta con i team leader per risolvere i problemi ricorrenti e assicurarsi che gli obiettivi di ogni progetto siano raggiunti.

Fortunatamente, puoi facilitare tutto questo facendo in modo che qualcuno agisca come un collegamento di progetto. Il loro compito è rivedere i rapporti sullo stato di avanzamento, prendere decisioni minori e raccogliere informazioni dettagliate direttamente da ciascun team. In questo modo, non dovrai approfondire i dettagli più fini per assicurarti che i tuoi progetti procedano senza intoppi.

6. Gestione dei social media

Al giorno d'oggi, è impossibile gestire un'impresa senza una presenza sui social media. Gli imprenditori dipendono da piattaforme come Twitter e Facebook per quasi tutto ciò che alimenta la crescita dei loro marchi. I social media ti consentono di costruire la tua reputazione, influenzare le decisioni degli acquirenti e cercare opportunità di networking, ma la gestione dei tuoi profili sui social media su queste piattaforme richiede molto tempo e fatica.

La gestione dei social media implica la ricerca di ciò di cui parla il mercato, la creazione di contenuti in linea con le tendenze attuali e la ricerca del seguito del marchio. Tutti questi richiedono capacità di gestione del tempo e creatività. Ci sono anche regole che devi seguire, dal conoscere il momento migliore per pubblicare i contenuti sui social media alla conoscenza della giusta frequenza di pubblicazione.

Fortunatamente, puoi sempre aggirare queste sfide semplicemente lasciando che un'agenzia o un libero professionista gestisca le tue operazioni sui social media. Assicurati di finire con qualcuno che ha una comprovata esperienza nel marketing digitale. I tuoi sforzi di creazione del marchio e di networking trarranno enormi benefici da qualcuno che sa come creare contenuti efficaci e condivisibili e come pubblicare tali contenuti per il maggior numero di visualizzazioni e impegni.

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7. Scartoffie e documentazione

Indipendentemente dal tuo settore, non sei mai esentato dall'elaborazione dei documenti. Man mano che la tua attività cresce, il numero di normative che devi seguire aumenterà e dovrai elaborare i documenti necessari per conformarti. Questo è vero quando stai convertendo la tua creazione di una LLC multi-membro. Dovrai preparare i tuoi articoli organizzativi e tenere accurati verbali delle riunioni nel caso in cui si verifichi una controversia tra i membri.

Da un punto di vista legale, una documentazione efficace ti aiuta a evitare di commettere violazioni e di avviare conflitti inutili con altre parti (pensa a costose controversie sui brevetti). L'unico problema è che pochi imprenditori hanno il tempo o la pazienza per fare qualsiasi lavoro di ufficio.

Proprio come tutto il resto in questo elenco, puoi esternalizzare la documentazione aziendale al fornitore di servizi giusto.

Puoi anche fare in modo che una segretaria virtuale prepari un sistema di archiviazione per tutti i tuoi documenti essenziali.

8. Ricerca in linea

Se stai cercando di espandere la tua attività oltre confine o aumentare il numero di prodotti o servizi che offri, è sempre importante fare i compiti a casa. Non puoi avere un grande piano se non hai tutti i fatti esposti di fronte a te. Allo stesso modo, potresti prepararti al fallimento se fai affidamento su intuizioni o dicerie.

Vuoi che i tuoi piani abbiano una solida base se miri a obiettivi più grandi, ma la ricerca può richiedere molto tempo per essere completata. Oltre a utilizzare un motore di ricerca, devi anche condurre sondaggi, leggere articoli e rapporti di marketing e intervistare persone chiave.

Se non vuoi rivivere i tuoi giorni all'università facendo ricerche, prendi in considerazione l'idea di chiedere a una persona di setacciare le informazioni di cui hai bisogno. Avere il tuo ricercatore online che può lavorare 24 ore su 24 per generare approfondimenti aiuterà a supportare le tue iniziative, soprattutto se stai pianificando un evento importante o una campagna promozionale. Assicurati di affidare la tua ricerca online a qualcuno che ha avuto esperienza nello sviluppo del business, nella statistica e nel giornalismo.

9. Manutenzione del sito web

Il tuo sito web funge da principale produttore di opportunità. Aiuta a migliorare la tua presenza online e coinvolge le persone che potrebbero finire per acquistare un prodotto o registrarsi per un servizio. Costruire e mantenere il tuo sito web ufficiale non è qualcosa che fai da solo. Richiede creatività e know-how tecnico per gestire un sito web ben progettato, intuitivo e funzionale.

Inoltre, devi anche assicurarti che il tuo sito Web sia adeguatamente protetto dalle minacce più recenti. L'installazione di plug-in di sicurezza e il rispetto degli standard internazionali sulla privacy dei dati sono fondamentali per ridurre l'esposizione della tua azienda alla criminalità informatica.

Se sei abituato a utilizzare i costruttori di siti Web drag-and-drop, potresti voler passare a piattaforme più sofisticate come WordPress. Hai solo bisogno di un team di sviluppatori web che ti aiuti con gli elementi sia di back-end che di front-end. Scegliendo le persone giuste, puoi creare facilmente un sito Web accattivante, facilmente navigabile e sicuro.

10. Commissioni personali

A volte, le attività personali possono interferire con la tua produttività. Inoltre, possono anche impedirti di trascorrere del tempo di qualità con la tua famiglia.

Potresti trovare utile esternalizzare le tue commissioni personali a qualcun altro. Un assistente remoto può aiutarti a guadagnare più tempo per la tua attività e per le cose migliori della vita. Può essere scrivere una relazione per la tua classe post-laurea o forse trovare un bel posto per una gita estiva.

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Parole finali

Ti impegni a far crescere la tua attività quest'anno? Inizia a esternalizzare questi 10 compiti essenziali e massimizza il tuo tempo e i tuoi sforzi verso una crescita esponenziale!