In che modo la tua startup può trarre vantaggio da un numero di telefono virtuale?

Avviare un'impresa è costoso, soprattutto se non si dispone di una solida fonte di capitale. Il costo iniziale sostenuto è fuori scala e, se non adeguatamente preventivato, puoi perdere i soldi che non avresti mai voluto. Corri il rischio di indebitarti.

Vuoi risparmiare e massimizzare i profitti? L'utilizzo di un numero di telefono virtuale per la comunicazione aziendale può essere un modo per farlo. Continua a leggere per una migliore comprensione dei sistemi telefonici virtuali.

Che cos'è un numero di telefono virtuale?

Un numero di telefono virtuale è un numero di telefono non collegato o vincolato a nessun indirizzo, scheda SIM, dispositivo o telefono. Questo numero utilizza Internet per effettuare chiamate.

Per illustrare, ecco tre differenze tra un numero virtuale e un numero fisico.

• A differenza dei numeri fisici, che richiedono apparecchiature telefoniche, schede SIM e altri dispositivi per funzionare, i numeri virtuali non richiedono apparecchiature specializzate.
• I numeri fisici hanno bisogno di linee telefoniche per funzionare. Senza queste linee, questi numeri rimangono disconnessi.
• I numeri fisici che utilizzano i fissi si basano su reti telefoniche fatte di filo di rame. D'altra parte, un numero di telefono virtuale può funzionare su qualsiasi dispositivo di comunicazione, dai laptop ai telefoni.

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Come funzionano i numeri virtuali?

Come accennato in precedenza, i numeri di telefono virtuali non necessitano di normali schede SIM per funzionare. Tutto ciò di cui hanno bisogno questi numeri è una connettività Internet sicura. Funzionano inoltrando le chiamate a un dispositivo connesso a Internet.

I numeri virtuali, chiamati anche Direct Inward Dialing (DID) o numeri secondari, utilizzano la tecnologia Voice Over Internet Protocol (VoIP). Questa tecnologia è relativamente comune e potresti averla utilizzata durante le chiamate su WhatsApp o iMessage.

I numeri virtuali sono la migliore forma di comunicazione per una start-up. Non sono solo convenienti, ma hanno anche caratteristiche uniche. Ecco alcune di queste caratteristiche.

Caratteristiche dei numeri di telefono virtuali utili per le startup

I numeri di telefono virtuali ti aiuteranno a comunicare efficacemente con i tuoi clienti. Questi numeri possono supportare molte funzionalità che sono essenziali per migliorare la comunicazione nella tua azienda. Alcune di queste caratteristiche includono:

Registrazione delle chiamate

Puoi registrare tutte le chiamate che fai sul tuo numero aziendale virtuale. Il bello di questo è che puoi riprodurre queste registrazioni ogni volta che vuoi.

Inoltre, in caso di incomprensioni, puoi sempre riprodurre queste registrazioni per chiarimenti. Sono anche utili come prove concrete quando le cose vanno in tilt con i clienti e tu sei ritenuto responsabile.

Screening delle chiamate

I numeri di telefono virtuali supportano anche lo screening delle chiamate. Questa funzione ti consente di sapere chi sta chiamando e di deviarlo automaticamente prima di rispondere alla chiamata. Questa funzione è utile, soprattutto quando si prevede una chiamata importante.

Inoltro SMS

Al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone preferisce inviare messaggi alle chiamate. Con questa funzione di inoltro SMS, puoi inviare e ricevere messaggi di testo senza incorrere in costi aggiuntivi poiché tutto ciò avviene tramite Internet.

Teleconferenza

I numeri di telefono virtuali dispongono di funzionalità di teleconferenza che ti consentiranno di tenere riunioni in modo efficiente. Potrai incontrare i tuoi clienti e fornitori praticamente senza costi aggiuntivi. Questi numeri hanno anche un'interfaccia utente facile da usare. Non devi viaggiare per incontrare i tuoi clienti o fornitori; puoi fare una teleconferenza e incontrarli da remoto.

Segreteria telefonica

Questo sistema telefonico ha una funzione piuttosto interessante per i messaggi vocali. I tuoi messaggi vocali vengono automaticamente inviati alla tua casella di posta elettronica, dove puoi leggerli. Ti evita il trambusto di dover ascoltare centinaia e centinaia di messaggi vocali. Con questa funzione, puoi leggere i feedback dei tuoi clienti e rispondere in tempo reale.

Gestione simultanea delle chiamate

I clienti che chiamano la tua azienda non hanno voglia di aspettare in fila o di dover affrontare segnali di occupato tutto il tempo. I sistemi telefonici virtuali ti aiuteranno a migliorare la tua comunicazione poiché supportano la gestione di più chiamate. Il sistema semplifica inoltre la gestione di un volume di chiamate elevato.

Numeri di telefono locali gratuiti

Gli unici addebiti che incorri quando utilizzi i numeri virtuali sono i costi di Internet. Questo è di grande vantaggio per la tua attività poiché ti fa risparmiare denaro. Inoltre, i numeri virtuali sono sufficientemente flessibili per passare da un dispositivo all'altro.

Inoltre, la maggior parte dei fornitori di servizi offre piani di installazione di numeri virtuali a basso costo. Per la massima efficienza, prendi in considerazione l'idea di ottenere un numero di telefono aziendale dedicato. Anche un sistema telefonico virtuale supporta questo.

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Motivi per cui hai bisogno di un numero di telefono virtuale per la tua startup

Un numero di telefono virtuale è una necessità per la tua attività. Ecco alcuni vantaggi che indicano tutti i motivi per cui hai bisogno di questo sistema.

Migliore comunicazione con i tuoi clienti

Puoi ricevere le tue chiamate in movimento, tablet, telefono fisso o dispositivo mobile. Questi numeri sono compatibili con quasi tutti i dispositivi di comunicazione, quindi non devi essere stanco di linee fisse ingombranti. I numeri virtuali ti assicurano di non perdere mai una chiamata dal tuo cliente.

Conveniente

Il business è tutto incentrato sulla massimizzazione dei profitti e sulla riduzione al minimo delle spese. Un numero di telefono virtuale è economico da usare poiché l'unico costo che devi sostenere è il costo di Internet. Con questo sistema, `puoi godere di più numeri al prezzo di una sola connessione. Puoi massimizzarlo assegnando un numero diverso per ogni dipartimento della tua azienda.

Inoltre, rispetto alle chiamate basate sull'operatore, i sistemi telefonici virtuali sono più economici e affidabili. Inoltre, non devi pagare hardware costoso come nuovi telefoni cellulari per i tuoi numeri virtuali. Questi numeri sono compatibili con la maggior parte dei dispositivi di comunicazione e puoi persino rispondere alle chiamate sul tuo computer.

Aumento della produzione di lavoro

Una comunicazione fluida tra te e i tuoi clienti migliora la produttività. Con un sistema virtuale, puoi facilmente tenere traccia della tua attività ovunque ti trovi. Oltre a chiamare i tuoi clienti, puoi anche inviare loro fax e messaggi vocali promozionali. Ciò può aumentare la tua base di clienti e di conseguenza migliorare le tue vendite.

Professionalità

Un numero di telefono virtuale rende la tua attività legale e professionale. Con questa rete, puoi creare una prospettiva professionale per la tua attività. Ti rende anche più facile costruire i tuoi marchi attraverso la pubblicità.

I clienti si sentono a proprio agio nel trattare con un numero aziendale piuttosto che con un numero personale. Un numero di telefono virtuale ti offre una piattaforma per ottenere una linea di business.

Nessun contratto

A differenza dei numeri di telefono tradizionali, non è necessario un contratto per usufruire dei servizi di numeri di telefono virtuali. Questo, a sua volta, ti fa risparmiare denaro. I numeri virtuali vengono pagati con un piano di pagamento una tantum.

Backup dei dati

Viene eseguito il backup di ogni telefonata, messaggio, fax e messaggio vocale che invii o ricevi sul tuo numero virtuale. Ciò protegge tutti i tuoi dati, come le informazioni sui clienti, da circostanze impreviste. La presenza di un data center su questo sistema riduce al minimo il rischio di perdere tutti i dati per un problema tecnico.

Soddisfazione del chiamante migliorata

I sistemi telefonici virtuali di solito sono dotati di assistenti automatici virtuali. Questi assistenti sono solitamente bot e possono essere configurati e automatizzati per rispondere alle domande dei tuoi clienti. Questo li tiene impegnati mentre aspettano di essere collegati al prossimo agente disponibile. La funzione assicura che un cliente sia assistito dalla persona giusta.

Separare il lavoro dai telefoni personali

La maggior parte delle startup commette l'errore di utilizzare i telefoni personali per effettuare chiamate di lavoro. Sebbene sia comune tra i proprietari di piccole imprese, non è raccomandato.

Un numero di telefono virtuale ti aiuterà a separare gli affari dalla tua vita personale. Detto questo, anche se scegli di utilizzare lo stesso numero per effettuare chiamate di lavoro, questo sistema nasconderà la tua identità. Tutto quello che devi fare è selezionare l'orario di lavoro per il numero di telefono virtuale per accettare o rifiutare le chiamate.

Affrontare le frodi telefoniche virtuali

L'utilizzo di un numero di telefono virtuale ha molti vantaggi. Tuttavia, sei a rischio di frodi e truffe telefoniche virtuali. Al giorno d'oggi, Internet è accessibile a tutti, il che ha portato a un aumento delle truffe online. Le piccole imprese e le start-up sono i primi bersagli delle truffe poiché sono considerate ecologiche e inesperte nella gestione delle transazioni online.

Esistono diversi modi per proteggere la tua attività dai contro. Ecco alcuni esempi:

• Aggiorna periodicamente i tuoi sistemi telefonici virtuali. Una versione aggiornata è più difficile da hackerare.
• Evitare di utilizzare il WI-FI pubblico. Se devi usarlo, prendi in considerazione l'idea di ottenere una VPN.
• Installa il software antivirus più recente per aiutarti a rilevare e tenere a bada i virus
• Scansiona sempre e-mail e fax alla ricerca di virus prima di aprirli.
• Usa password complesse per accedere ai tuoi sistemi telefonici virtuali. Inoltre, cambia frequentemente le tue password.
• Scansiona tutto l'hardware come dispositivi di archiviazione esterni, mouse e unità USB alla ricerca di virus prima di collegarli ai dispositivi.

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Conclusione

Internet ha reso il mondo un villaggio globale. Affinché la tua azienda cresca da una start-up a una mega-azienda, devi comunicare in modo efficace con i tuoi clienti, le parti interessate e i fornitori. Puoi farlo solo se disponi di un software adatto all'attività, come un sistema telefonico virtuale.