Jak Twój start-up może skorzystać z wirtualnego numeru telefonu?

Rozpoczęcie działalności jest kosztowne, zwłaszcza jeśli nie masz solidnego źródła kapitału. Poniesiony początkowy koszt jest poza schematem, a jeśli nie jest dobrze zaplanowany, możesz stracić pieniądze, których nigdy nie zamierzałeś. Ryzykujesz popadnięciem w długi.

Chcesz zaoszczędzić pieniądze i zmaksymalizować zyski? Jednym ze sposobów może być użycie wirtualnego numeru telefonu do komunikacji biznesowej. Czytaj dalej, aby lepiej zrozumieć wirtualne systemy telefoniczne.

Co to jest wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu to numer telefonu, który nie jest powiązany ani powiązany z żadnym adresem, kartą SIM, urządzeniem ani telefonem. Numer ten wykorzystuje internet do wykonywania połączeń telefonicznych.

Aby to zilustrować, oto trzy różnice między liczbą wirtualną a liczbą fizyczną.

• W przeciwieństwie do numerów fizycznych, które do działania wymagają sprzętu telefonicznego, kart SIM i innych urządzeń, numery wirtualne nie wymagają specjalistycznego sprzętu.
• Numery fizyczne potrzebują linii telefonicznej do działania. Bez tych linii te numery pozostaną rozłączone.
• Fizyczne numery korzystające z linii stacjonarnych opierają się na sieciach telefonicznych wykonanych z drutu miedzianego. Z drugiej strony wirtualny numer telefonu może działać na dowolnym urządzeniu komunikacyjnym, od laptopów po telefony.

Polecane dla Ciebie: wskazówki, jak rozwinąć małą firmę za granicą.

Jak działają wirtualne liczby?

Jak wspomniano wcześniej, wirtualne numery telefonów nie wymagają do działania zwykłych kart SIM. Wszystko, czego potrzebują te numery, to bezpieczna łączność z Internetem. Działają poprzez przekazywanie połączeń do urządzenia podłączonego do internetu.

Numery wirtualne, zwane również bezpośrednim wybieraniem numerów wewnętrznych (DID) lub numerami dodatkowymi, korzystają z technologii Voice Over Internet Protocol (VoIP). Ta technologia jest stosunkowo powszechna i mogłeś jej używać podczas wykonywania połączeń w WhatsApp lub iMessage.

Numery wirtualne to najlepsza forma komunikacji dla początkującego biznesu. Są nie tylko opłacalne, ale również posiadają unikalne cechy. Oto niektóre z tych funkcji.

Funkcje wirtualnych numerów telefonów przydatne dla start-upów

Wirtualne numery telefonów pomogą Ci skutecznie komunikować się z klientami. Te liczby mogą obsługiwać wiele funkcji, które są niezbędne do usprawnienia komunikacji w Twojej firmie. Niektóre z tych funkcji obejmują:

Nagranie rozmowy

Możesz nagrywać wszystkie połączenia, które wykonujesz na swój wirtualny numer firmowy. Piękno tego polega na tym, że możesz odtworzyć te nagrania w dowolnym momencie.

Dodatkowo, w przypadku jakichkolwiek nieporozumień, zawsze możesz odtworzyć te nagrania w celu wyjaśnienia. Przydają się również jako twardy dowód, gdy sprawy psują się z klientami i jesteś pociągnięty do odpowiedzialności.

Wywołanie przesiewowe

Wirtualne numery telefonów obsługują również filtrowanie połączeń. Ta funkcja pozwala wiedzieć, kto dzwoni, i automatycznie przekierowywać ich przed odebraniem połączenia. Ta funkcja jest przydatna, zwłaszcza gdy oczekujesz ważnego połączenia.

Przekazywanie SMS-ów

W dzisiejszych czasach większość ludzi woli wysyłać wiadomości od dzwonienia. Dzięki tej funkcji przekazywania SMS-ów możesz wysyłać i odbierać wiadomości tekstowe bez ponoszenia dodatkowych opłat, ponieważ wszystko to odbywa się przez Internet.

Połączenia konferencyjne

Wirtualne numery telefonów posiadają funkcje połączeń konferencyjnych, które umożliwią sprawne prowadzenie spotkań. Będziesz mógł spotykać się ze swoimi klientami i dostawcami praktycznie bez dodatkowych kosztów. Liczby te mają również interfejs użytkownika, który jest łatwy w użyciu. Nie musisz podróżować, aby spotkać się ze swoimi klientami lub dostawcami; możesz przeprowadzić połączenie konferencyjne i spotkać się z nimi zdalnie.

Poczta głosowa

Ten system telefoniczny ma dość ekscytującą funkcję poczty głosowej. Twoje wiadomości głosowe są automatycznie wysyłane na Twoją skrzynkę e-mail, gdzie możesz je przeczytać. Oszczędza to konieczności słuchania setek wiadomości głosowych. Dzięki tej funkcji możesz czytać opinie swoich klientów i odpowiadać im w czasie rzeczywistym.

Jednoczesna obsługa połączeń

Klienci dzwoniący do Twojej firmy nie mają ochoty czekać w kolejce ani mieć do czynienia z ciągłym sygnałem zajętości. Wirtualne systemy telefoniczne pomogą Ci usprawnić komunikację, ponieważ obsługują wiele połączeń. System ułatwia również zarządzanie dużą liczbą połączeń.

Bezpłatne, lokalne numery telefonów

Jedyne opłaty, jakie ponosisz za korzystanie z numerów wirtualnych, to opłaty za Internet. Jest to bardzo korzystne dla Twojej firmy, ponieważ pozwala zaoszczędzić pieniądze. Oprócz tego wirtualne numery są wystarczająco elastyczne, aby przełączać się z jednego urządzenia na drugie.

Ponadto większość dostawców usług oferuje tanie plany instalacji numerów wirtualnych. Aby uzyskać maksymalną wydajność, rozważ uzyskanie dedykowanego numeru telefonu służbowego. Obsługuje to również wirtualny system telefoniczny.

Może ci się spodobać: Oto dlaczego małe firmy są idealnym celem hakerów!

Powody, dla których potrzebujesz wirtualnego numeru telefonu do swojego startupu

Wirtualny numer telefonu to konieczność dla Twojej firmy. Oto kilka korzyści, które wskazują na wszystkie powody, dla których potrzebujesz tego systemu.

Lepsza komunikacja z Twoimi klientami

Możesz odbierać połączenia w podróży, na tablecie, telefonie stacjonarnym lub urządzeniu mobilnym. Numery te są kompatybilne z prawie każdym urządzeniem komunikacyjnym, więc nie musisz męczyć się z nieporęcznymi telefonami stacjonarnymi. Numery wirtualne zapewniają, że nigdy nie przegapisz połączenia od klienta.

Opłacalne

Biznes polega na maksymalizacji zysków i minimalizacji wydatków. Wirtualny numer telefonu jest tani w użyciu, ponieważ jedynym kosztem, jaki ponosisz, jest koszt internetu. Dzięki temu systemowi możesz cieszyć się wieloma numerami w cenie tylko jednego połączenia. Możesz to zmaksymalizować, przydzielając inny numer dla każdego działu w Twojej firmie.

Co więcej, w porównaniu do połączeń realizowanych przez operatorów, wirtualne systemy telefoniczne są tańsze i niezawodne. Nie musisz też płacić za drogi sprzęt, taki jak nowe telefony komórkowe do swoich wirtualnych numerów. Te numery są kompatybilne z większością urządzeń komunikacyjnych i możesz nawet odbierać połączenia na komputerze.

Zwiększona wydajność pracy

Płynna komunikacja między Tobą a Twoimi klientami poprawia produktywność. Dzięki wirtualnemu systemowi możesz łatwo śledzić swoją firmę z dowolnego miejsca. Oprócz dzwonienia do klientów możesz również wysyłać im promocyjne faksy i pocztę głosową. Może to zwiększyć bazę klientów, a w konsekwencji poprawić sprzedaż.

Profesjonalizm

Wirtualny numer telefonu sprawia, że ​​Twoja firma wygląda legalnie i profesjonalnie. Dzięki tej sieci możesz stworzyć profesjonalną perspektywę dla swojej firmy. Ułatwia to również budowanie marki poprzez reklamę.

Klienci czują się komfortowo, mając do czynienia z numerem służbowym, a nie osobistym. Wirtualny numer telefonu zapewnia platformę do uzyskania linii biznesowej.

Brak umów

W przeciwieństwie do tradycyjnych numerów telefonów, nie potrzebujesz umowy, aby korzystać z usług wirtualnego numeru telefonu. To z kolei pozwala zaoszczędzić pieniądze. Numery wirtualne są opłacane jednorazowym planem płatności.

Zapasowa kopia danych

Każda rozmowa telefoniczna, wiadomość, faks i poczta głosowa, którą wysyłasz lub odbierasz na swój numer wirtualny, ma kopię zapasową. Chroni to wszystkie Twoje dane, takie jak informacje o klientach, przed nieprzewidzianymi okolicznościami. Obecność centrum danych w tym systemie minimalizuje ryzyko utraty wszystkich danych w problemie technicznym.

Większa satysfakcja dzwoniącego

Wirtualne systemy telefoniczne zwykle są wyposażone w wirtualne automaty do obsługi. Tacy asystenci to zazwyczaj boty, które można skonfigurować i zautomatyzować, aby odpowiadały na zapytania klientów. Dzięki temu są zaangażowani w oczekiwaniu na połączenie z następnym dostępnym agentem. Funkcjonalność zapewnia, że ​​klientem zajmie się właściwa osoba.

Oddziel firmę od telefonów osobistych

Większość startupów popełnia błąd polegający na używaniu telefonów osobistych do wykonywania połączeń biznesowych. Chociaż jest to powszechne wśród właścicieli małych firm, nie jest to zalecane.

Wirtualny numer telefonu pomoże oddzielić biznes od życia osobistego. To powiedziawszy, nawet jeśli zdecydujesz się używać tego samego numeru do wykonywania połączeń biznesowych, ten system ukryje Twoją tożsamość. Wystarczy wybrać godziny pracy, w których wirtualny numer telefonu będzie odbierał lub odrzucał połączenia.

Radzenie sobie z oszustwami na telefonach wirtualnych

Korzystanie z wirtualnego numeru telefonu ma wiele zalet. Mimo to jesteś narażony na oszustwa i oszustwa na telefonach wirtualnych. W dzisiejszych czasach internet jest dostępny dla wszystkich, co doprowadziło do wzrostu oszustw internetowych. Małe firmy i start-upy są głównym celem oszustw, ponieważ są postrzegane jako ekologiczne i niedoświadczone w obsłudze transakcji online.

Istnieje kilka sposobów ochrony firmy przed wadami. Oto kilka przykładów:

• Okresowo aktualizuj swoje wirtualne systemy telefoniczne. Zaktualizowana wersja jest trudniejsza do włamania.
• Unikaj korzystania z publicznych sieci Wi-Fi. Jeśli musisz z niego skorzystać, rozważ zakup VPN.
• Zainstaluj najnowsze oprogramowanie antywirusowe, które pomoże Ci wykrywać wirusy i chronić je przed wirusami
• Zawsze skanuj wiadomości e-mail i faksy w poszukiwaniu wirusów przed otwarciem.
• Używaj silnych haseł, aby uzyskać dostęp do wirtualnych systemów telefonicznych. Ponadto często zmieniaj hasła.
• Przeskanuj cały sprzęt, taki jak zewnętrzne urządzenia pamięci masowej, mysz i dyski USB, w poszukiwaniu wirusów przed podłączeniem ich do urządzeń.

Możesz również polubić: 5 wskazówek, jak wzmocnić strategię marketingową Twojej firmy.

Wniosek

Internet uczynił świat globalną wioską. Aby Twoja firma rozwinęła się ze start-upu w megakorporację, musisz skutecznie komunikować się z klientami, interesariuszami i dostawcami. Możesz to zrobić tylko wtedy, gdy masz oprogramowanie, które sprosta zadaniu, takie jak wirtualny system telefoniczny.