I 10 migliori software per data room virtuali

I file importanti sono una necessità in qualsiasi settore. Le persone scrivono dettagli cruciali, combinano fogli di calcolo e creano file che sono parte integrante della struttura dell'azienda. Tutti questi documenti devono essere archiviati da qualche parte. Fino a poco tempo, le aziende utilizzavano data room fisiche per archiviare i file aziendali più importanti.

Perché dovresti scegliere un servizio di data room virtuale?

Le sale dati fisiche non sono l'archiviazione più sicura per i documenti; le persone spesso commettono errori. Durante la gestione di documenti altamente sensibili questo è destinato a succedere. Per non parlare dei costi aggiuntivi dell'affitto del posto e dell'assunzione del personale che comporta.

Ecco perché sono state inventate le data room virtuali. In combinazione con i più recenti progressi in materia di sicurezza e crittografia di livello bancario, il software per data room virtuale è la scelta migliore per l'archiviazione dei documenti.

Ma quali caratteristiche principali dovrebbe avere una data room virtuale e quali sono i 10 migliori fornitori di data room disponibili sul mercato?

10 cose da considerare prima di scegliere un provider di data room virtuale

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1. A chi sarà rivolta la Virtual Data Room?

Prima di scegliere un provider di data room virtuale, devi chiederti quali tipi di casi d'uso avrà il software per la tua azienda. I tuoi colleghi sono abbastanza tecnologicamente alfabetizzati per utilizzare questo tipo di tecnologia o sarà una spesa aggiuntiva per formarli?

Guarda quali sono le tue esigenze attuali e prova a farti domande su spazio di archiviazione, budget e persone a cui sarebbe consentito utilizzare la nuova soluzione software introdotta nella tua azienda.

2. Quale sarebbe la cosa principale che non vedi l'ora?

C'è una caratteristica particolare che vorresti avere nella virtual data room, che renderebbe la vita dell'azienda molto più piacevole? O forse vuoi avere meno funzioni perché non vorresti pagare più del dovuto per il prodotto?

Queste sono tutte domande praticabili che dovresti porsi prima di scegliere una data room virtuale.

3. Il denaro è un problema?

Prima ancora di controllare l'offerta del settore, dovresti guardare il bilancio e chiederti se c'è anche abbastanza denaro per impiegare questa soluzione software aggiuntiva nei tuoi rapporti commerciali.

Il prezzo di una data room virtuale varia in modo significativo da un provider all'altro, quindi dovrebbe essere possibile trovare una soluzione che soddisfi le tue esigenze e non intacchi il tuo budget.

4. Sicurezza

Poiché lo spazio è progettato per contenere i file più importanti della tua attività, dovrebbe vantare incredibili funzionalità di sicurezza. Leggi la certificazione del servizio e quali tipi di strumenti di gestione della sicurezza sono disponibili per te.

5. Gestione delle autorizzazioni

Le funzionalità di sicurezza integrate sono importanti per l'integrità di una virtual data room, ma la possibilità di decidere se è possibile consentire a qualcuno di accedere a determinati file aggiunge un altro livello alle difese della virtual data room. Non solo aiuta a controllare chi vede cosa, ma supporta anche la condivisione dei documenti con soggetti esterni.

6. Analisi

La quantità di tempo impiegata a lavorare su un file e molte altre statistiche sono disponibili in un software di data room virtuale. Grazie al fatto che si trova in un ambiente completamente digitale, puoi tenere traccia di tutti i piccoli eventi che stanno accadendo nello spazio.

7. Guarda cosa c'è là fuori

Fai qualche ricerca in giro, trova ciò che è disponibile per te e usa il nostro elenco per vedere i 10 migliori fornitori di data room virtuali in questo settore. Guarda le loro descrizioni, leggi le loro caratteristiche e prendi una decisione ponderata sul numero di strumenti che utilizzerai effettivamente e sul tipo di sicurezza che impiegano.

8. Guarda cosa dicono gli altri

Analizzare i commenti sul prodotto e leggere le recensioni è solo un altro passaggio nel processo di ricerca della data room virtuale che soddisferà tutte le tue esigenze. Le persone che usano effettivamente il prodotto e raccontano il loro punto di vista sull'argomento sono incredibilmente importanti. Questo illustra i casi d'uso nel mondo reale del prodotto di cui potresti aver bisogno.

9. Parla direttamente con il provider

Sebbene tu possa rispondere alla maggior parte di queste domande attraverso la tua ricerca, potrebbero essercene alcune a cui è possibile rispondere solo direttamente dal fornitore. Per scoprire se l'offerta è in linea con il tuo obiettivo aziendale, contattali direttamente e parla della loro soluzione. Sperimenterai quindi la qualità del loro supporto e il modo in cui trattano i loro potenziali clienti. Si può capire molto da una semplice conversazione telefonica.

10. Usa la prova gratuita

Quasi tutti i fornitori di data room virtuali offrono una prova gratuita al potenziale cliente. Oltre a leggere tutti i materiali disponibili e parlare con il servizio clienti, puoi guadagnare ancora di più provando tu stesso il prodotto. Verifica se il provider a cui si rivolge la tua attività ha questa possibilità.

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Le 10 migliori opzioni software per data room virtuali

Dopo aver risposto a queste domande e aver riflettuto a lungo su cosa vorresti dal provider di virtual data room, ci sono molte diverse soluzioni software tra cui scegliere. Un confronto tra data room è qualcosa che devi fare prima di scegliere una soluzione adatta alle tue esigenze aziendali.

Per semplificarti la vita, abbiamo selezionato i primi 10 fornitori di data room virtuali da inserire nel nostro elenco.

1. Ideali

La soluzione di dati virtuali fornita da iDeals è rivolta alle persone che desiderano integrare il proprio flusso di lavoro nell'ambiente della data room virtuale. Utilizzando più strumenti di gestione a disposizione dei clienti del servizio, possono non solo personalizzare lo spazio ma anche creare report dettagliati in un'interfaccia di soluzione software accessibile.

2. Camere

La natura altamente personalizzabile di questa data room virtuale si riflette nei suoi prezzi. Meno strumenti hai bisogno, meno paghi. Con sede in Germania, Drooms fornisce ai suoi utenti uno strumento di qualità a un costo ragionevole. Se la modularità è importante per la tua azienda, allora questa sarebbe la data room virtuale perfetta da considerare.

3. Collegamenti interni

Se stai cercando uno strumento che utilizzi la tecnologia più recente nello spazio della virtual data room, Intralinks è il posto dove lo troverai. Utilizzando la funzionalità AI per aiutare il processo di gestione dei file, questo provider di data room virtuale offre un ottimo supporto con affari di ogni tipo. E attraverso l'uso dell'IA, otterrai anche molti dati statistici che altrimenti ti saresti perso.

4. Sito di dati

Affari di ogni complessità possono essere risolti con l'aiuto del prodotto Datasite. Creato dalla Merrill Corporation, si collega a tutti gli altri servizi forniti dall'azienda, come consulenza, gestione dei contenuti e tutto ciò che potrebbe aiutare nella gestione degli affari di un'azienda.

5. Affare

Dealroom è una delle soluzioni di data room virtuale più costose. Ma grazie ai suoi prezzi, i clienti possono utilizzare strumenti elaborati e affrontare ogni parte di un'operazione di fusione e acquisizione. I creatori di questa data room virtuale ti guidano attraverso l'intero processo, dall'inizio alla fine, assicurandosi che tutti i file siano sicuri e accessibili solo alle persone che hanno bisogno di tale accesso.

6. Digita

Le piccole imprese potrebbero non essere in grado di pagare i piani della data room virtuale nelle aziende più grandi. Ma potrebbero essere in grado di permettersi il piano di Digify. Questa soluzione è una stanza virtuale di base che aiuta le startup e le aziende più piccole a garantire la sicurezza dei file. E se è necessario condividere i file con una terza parte, anche questo è possibile.

7. Ansarada

Una delle altre data room virtuali utilizza già l'IA nella propria soluzione software. Attraverso strumenti elaborati che vanno dalla gestione dei file alla creazione di report, Ansarada è in grado di creare un ambiente per lo svolgimento di operazioni di fusione e acquisizione. Un enorme vantaggio di questa soluzione è la sua interfaccia accessibile. Consente anche agli utenti meno alfabetizzati di questa soluzione di trarne vantaggio.

8. Citrix

Citrix è specializzata nell'aiutare il flusso di lavoro già stabilito di un'azienda. Con la loro soluzione software, è davvero facile gestire il flusso di file. È possibile aggiungere il livello di sicurezza necessario durante le operazioni di fusione e acquisizione.

9. SecureDocs

Un'altra piccola azienda e data room virtuale orientata all'individuo con funzionalità di base ma ad un prezzo adeguato. SecureDocs può fornirti gli strumenti di base per concludere i tuoi affari in uno spazio sicuro, ma anche accessibile. La convenienza è un fattore importante nelle prime fasi dell'attività e SecureDocs ne è consapevole.

10. Firmex

Firmex è famoso per l'adozione di misure di sicurezza speciali nei suoi servizi di data room virtuali. Attraverso il loro approccio dettagliato sia alla sicurezza che alle esigenze dei loro clienti, hanno creato una soluzione software in grado di soddisfare anche le esigenze aziendali più esorbitanti.

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Conclusione

Le virtual data room sono strumenti che consentono di gestire e organizzare i file importanti per le operazioni aziendali. A differenza delle vecchie data room fisiche, questo ambiente virtuale consente una maggiore flessibilità in termini di prezzi e un maggiore fattore di sicurezza e accessibilità. Seguendo il nostro elenco e controllando i fornitori, troverai la soluzione di cui la tua azienda ha bisogno.