Os 10 principais softwares de data room virtual

Arquivos importantes são uma necessidade em qualquer setor. As pessoas anotam detalhes cruciais, combinam planilhas e criam arquivos que são parte integrante da estrutura da empresa. Todos esses documentos precisam ser armazenados em algum lugar. Até recentemente, as empresas usavam salas de dados físicas para armazenar seus arquivos mais importantes da empresa.

Por que você deve escolher um serviço de data room virtual?

As salas de dados físicas não são o armazenamento mais seguro para documentos; muitas vezes as pessoas cometem erros. Ao gerenciar documentos altamente confidenciais, isso deve acontecer. Isso sem falar nos custos adicionais de aluguel do local e contratação de pessoal.

É por isso que as salas de dados virtuais foram inventadas. Em combinação com os mais recentes avanços de segurança e criptografia de nível bancário, o software de data room virtual é a melhor escolha possível para o armazenamento de documentos.

Mas quais são os principais recursos que um data room virtual deve ter e quais são os 10 melhores provedores de data room disponíveis no mercado?

10 coisas a considerar antes de escolher um provedor de data room virtual

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1. Para quem será o Data Room Virtual?

Antes de escolher um provedor de data room virtual, você precisa se perguntar quais tipos de casos de uso o software terá para sua empresa. Seus colegas de trabalho são tecnologicamente alfabetizados o suficiente para usar esse tipo de tecnologia ou será uma despesa adicional treiná-los?

Veja quais são suas necessidades atuais e tente se fazer perguntas sobre armazenamento, orçamento e as pessoas que teriam permissão para usar a nova solução de software apresentada à sua empresa.

2. Qual seria a principal coisa que você está esperando?

Existe algum recurso específico que você gostaria de ter no data room virtual, que tornaria a vida da empresa muito mais agradável? Ou talvez você queira ter menos recursos porque não gostaria de pagar a mais pelo produto?

Essas são todas as perguntas viáveis ​​que você deve se fazer antes de escolher uma sala de dados virtual.

3. O dinheiro é um problema?

Antes mesmo de verificar a oferta do setor, você precisaria examinar o balanço e se perguntar se há dinheiro suficiente para empregar essa solução de software adicional em seus negócios.

O preço de uma sala de dados virtual varia significativamente de um provedor para outro, portanto, deve ser possível encontrar uma solução que atenda às suas necessidades e não prejudique seu orçamento.

4. Segurança

Como o espaço foi projetado para armazenar os arquivos mais importantes do seu negócio, ele deve ter recursos de segurança incríveis. Leia sobre a certificação que o serviço possui e quais tipos de ferramentas de gerenciamento de segurança estão disponíveis para você.

5. Gerenciamento de permissões

Os recursos de segurança integrados são importantes para a integridade de uma sala de dados virtual, mas a capacidade de decidir se você pode permitir que alguém acesse arquivos específicos adiciona outra camada às defesas da sala de dados virtual. Ele não apenas ajuda a controlar quem vê o quê, mas também suporta o compartilhamento dos documentos com terceiros.

6. Análise

A quantidade de tempo gasto trabalhando em um arquivo e muitas outras estatísticas estão disponíveis para você em um software de sala de dados virtual. Por estar em um ambiente totalmente digital, você pode acompanhar todos os pequenos eventos que estão acontecendo no espaço.

7. Veja o que está por aí

Faça algumas pesquisas, encontre o que está disponível para você e use nossa lista para ver os 10 principais provedores de salas de dados virtuais neste setor. Veja suas descrições, leia seus recursos e tome uma boa decisão sobre o número de ferramentas que você realmente usará e o tipo de segurança que elas empregam.

8. Veja o que os outros estão dizendo

Passar pelos comentários sobre o produto e ler as avaliações é apenas mais um passo no processo de encontrar o data room virtual que satisfará todas as suas necessidades. As pessoas que realmente usam o produto e contar sua perspectiva sobre o assunto são incrivelmente importantes. Isso ilustra os casos de uso do mundo real do produto que você pode precisar.

9. Fale diretamente com o provedor

Embora você possa responder à maioria dessas perguntas por meio de sua própria pesquisa, pode haver algumas que só podem ser respondidas diretamente pelo provedor. Para descobrir se a oferta é algo que se alinha ao seu objetivo de negócios, entre em contato diretamente com eles e fale sobre a solução deles. Você então experimentará a qualidade de seu suporte e como eles tratam seus clientes em potencial. Muito pode ser descoberto a partir de uma simples conversa por telefone.

10. Use o teste gratuito

Quase todos os provedores de salas de dados virtuais oferecem uma avaliação gratuita ao cliente em potencial. Além de ler todos os materiais disponíveis e conversar com o atendimento ao cliente, você pode ganhar ainda mais experimentando o produto por conta própria. Verifique se o provedor que seu negócio está segmentando tem essa possibilidade.

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As 10 principais opções de software de data room virtual

Depois de responder a essas perguntas e pensar muito sobre o que você gostaria do provedor de data room virtual, há muitas soluções de software diferentes para escolher. Uma comparação de data room é algo que você precisa fazer antes de escolher uma solução que atenda às suas necessidades de negócios.

Para facilitar sua vida, selecionamos os 10 principais provedores de data room virtual para apresentar em nossa lista.

1. iDeals

A solução de dados virtuais fornecida pela iDeals é destinada a pessoas que desejam integrar seu fluxo de trabalho ao ambiente de data room virtual. Ao utilizar as múltiplas ferramentas de gestão disponíveis para os clientes do serviço, podem não só personalizar o espaço como também criar relatórios detalhados numa interface de solução de software acessível.

2. Drooms

A natureza altamente personalizável dessa sala de dados virtual se reflete em seus preços. Quanto menos ferramentas você precisar, menos você pagará. Com sede na Alemanha, a Drooms oferece aos seus usuários uma ferramenta de qualidade a um custo razoável. Se a modularidade é importante para o seu negócio, então esta seria a sala de dados virtual perfeita a ser considerada.

3. Intralinks

Se você está procurando uma ferramenta que utilize a mais nova tecnologia no espaço de data room virtual, a Intralinks é o lugar onde você a encontrará. Usando a funcionalidade de IA para auxiliar no processo de gerenciamento de arquivos, esse provedor de data room virtual oferece excelente suporte com negócios de todos os tipos. E através do uso da IA, você também obterá muitos dados estatísticos que, de outra forma, perderia.

4. Local de dados

Negócios de todas as complexidades podem ser resolvidos com a ajuda do produto Datasite. Criado pela Merrill Corporation, está vinculado a todos os demais serviços que a empresa presta, como consultoria, gerenciamento de conteúdo e tudo o que possa ajudar nos negócios de uma empresa.

5. Sala de Negociações

A Dealroom é uma das soluções de data room virtual mais caras. Mas devido ao seu preço, os clientes podem usar ferramentas elaboradas e lidar com todas as partes de um acordo de M&A. Os criadores desta sala de dados virtual conduzem você por todo o processo, do início ao fim, garantindo que todos os arquivos estejam seguros e acessíveis apenas às pessoas que precisam desse acesso.

6. Digitalize

As pequenas empresas podem não conseguir pagar os planos de data room virtual nas empresas maiores. Mas eles poderiam pagar o plano da Digify. Essa solução é uma sala virtual básica que ajuda startups e empresas menores a garantir a segurança dos arquivos. E se houver necessidade de compartilhar os arquivos com terceiros, isso também é possível.

7. Ansarada

Uma das outras salas de dados virtuais já utiliza IA em sua solução de software. Por meio de ferramentas elaboradas que vão desde o gerenciamento de arquivos até a criação de relatórios, a Ansarada consegue criar um ambiente para a realização de negócios de M&A. Uma grande vantagem desta solução é sua interface acessível. Ele permite que usuários ainda menos instruídos desta solução se beneficiem dela.

8. Citrix

A Citrix é especializada em auxiliar o fluxo de trabalho já estabelecido de uma empresa. Com sua solução de software, é muito fácil gerenciar o fluxo de arquivos. Você pode adicionar o nível de segurança necessário em todos os negócios de M&A.

9. SecureDocs

Mais um data room virtual para pequenas empresas e indivíduos com funcionalidades básicas mas a um preço adequado. SecureDocs pode fornecer as ferramentas básicas para que seus negócios sejam concluídos em um espaço seguro, mas também acessível. A acessibilidade é um fator importante nos estágios iniciais do negócio e a SecureDocs está ciente disso.

10. Firmex

A Firmex é famosa por empregar medidas especiais de segurança em seus serviços de data room virtual. Por meio de sua abordagem detalhada à segurança e às necessidades de seus clientes, eles criaram uma solução de software capaz de atender até mesmo às necessidades de negócios mais exorbitantes.

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Conclusão

As salas de dados virtuais são ferramentas que ajudam você a gerenciar e organizar os arquivos que são importantes para suas operações de negócios. Em contraste com as salas de dados físicas antigas, esse ambiente virtual permite muito mais flexibilidade em termos de preços e um fator de segurança e acessibilidade maior. Seguindo nossa lista, e verificando os fornecedores, você chegará à solução que seu negócio precisa.