給与プロセスを合理化する8つの方法

給与計算プロセスはどの企業にとっても困難な場合があり、管理面で行き詰まるのは簡単です。 すべての事業主は、従業員に正確かつ時間通りに支払いを行うことがいかに重要であるかを知っています。 しかし、非常に多くの異なる規制、事務処理要件、および税務上の影響があるため、給与プロセスがこのような苦痛になる可能性があるのも不思議ではありません。

これらの規制や変更を常に把握していると、給与チームにとって多くの余分な作業が発生する可能性があります。 ビジネスや会社の給与プロセスを合理化するための鍵は、あらゆるレベルで効率を向上させることです。 給与がビジネスニーズに最適な方法で機能していることを確認する8つの方法を次に示します。

1.コストを管理する

給与は、ビジネスを運営する上で最も費用のかかる側面の1つです。 従業員の給与が常に時間どおりに支払われるようにしながら、これらのコストを管理するのは難しい場合がありますが、給与処理に費やす金額を削減する方法はたくさんあります。 給与をより効率的に管理するビジネスオーナーは、時間の経過とともに大幅な節約が見られることがよくあります。 出発点として、従業員および部門ごとのコストを分析して、コストが均等に共有されていない領域を特定するのに役立てます。

各従業員の福利厚生とボーナスを含むすべての給与経費の正確なスプレッドシートを維持して、勤務時間ごとに何を費やしているかを判断します。 コスト分析で収集されたデータを使用して、期限を守るために働く従業員の生産性レベルを維持しながら、将来の給与処理料金を管理するのに役立つ計画を作成します。 また、給与処理システムで何を支払っているのか、トランザクションごとにいくらかかるのかを把握してください。

各ドルが何に向かっているのかを正確に理解できるように、透明性のある料金で最高の給与ソフトウェアを選択してください。 請求書に隠された、または不明確な請求がある場合は、経験の浅いまたは不正な給与サービスの兆候である可能性があるため、すぐにプロバイダーに連絡してください。 契約に署名する前にコスト構造を理解していることを確認し、必要に応じて説明を求めて、後で予期しない請求が発生しないようにします。

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2.データを取得するプロセスを合理化します

全員が自分のすべてのデータにアクセスできるようにすることで、行動を起こしたり変更を加えたりすることが容易になります。 スプレッドシートを使用している場合は、チームと共有するマスターコピーを作成することを検討してください。 そうすれば、複数のファイルを更新したり、メールをやり取りしたりすることなく、新しい情報を追加したり、既存のデータを編集したりできます。 チームがデータの更新や変更を行う必要があるたびに同じプロセスに従うように、給与活動を処理するためのスケジュールを作成します。

たとえば、従業員と一緒にファイルを確認したり、賃金率の監査を実行したりする頻度の標準操作手順（SOP）を作成して、プロセスの各ステップでの責任を全員が把握できるようにします。 自動データ収集オプションを選択して、給与を合理化し、手動処理やスプレッドシートで発生する可能性のある間違いを回避します。 正しい給与データを使用すると、勤務時間、役職や経験レベルに基づく賃金率、会社に長く在籍している従業員の昇給などを追跡および更新できます。

3.他の部門が実際に必要としているものを見つける

企業が給与プロセスを合理化しようとするときに犯す最大の過ちの1つは、他の部門、特に経理部門と相談しないことです。 あなたのビジネス部門がいつでも必要なものにアクセスできない場合、あなたの給与プロセスが滞りなく進むことを期待することはできません。 他の部門が実際に必要としているものを見つけて、彼らが必要とする情報を迅速に入手することを重要視してください。

たとえば、経理部門が各従業員の総労働時間数を知るだけでよいという単純なビジネスモデルがある場合、経理ジャーナルエントリを作成する必要はありません。 ただし、会社の財務諸表と税金を正しく提出するために作成する必要のある給与に関連する特定のエントリがある場合は、これらが会計で作成されていることを確認してください。 各部門に必要な情報を提供することで、給与プロセスを合理化できます。

4.自動給与登録をより効率的に管理します

従業員を給与に登録することは、給与が時間通りに適切な金額で確実に配達されるようにするために重要です。 ただし、雇用主が給与に登録する従業員が多数いる場合、このタスクを完了するのに数時間かかる場合があります。 この貴重な企業リソースの非効率的な使用は、非常に多くの異なる人々が関与するヒューマンエラーの大きなリスクをもたらします。 代わりに、雇用主は登録プロセスを自動化する必要があります。

これを自動化されたオンボーディングソリューションに統合することを検討してください。このソリューションでは、新入社員をHRや、福利厚生や給与税などの他の企業サービスに登録することもできます。 また、昇進時や部門間移動時など、従業員のステータスが変化した場合にも自動調整を有効にする必要があります。 給与への登録を自動化することは、プロセス全体を合理化し、追加のテクノロジーなしで給料日をよりスムーズに進めるための大きな一歩です。

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5.新しいビジネステクノロジーを採用する

給与プロセスを合理化するもう1つの効果的な方法は、新しいビジネステクノロジーを採用することです。 このようにして、多くのタスクを自動化し、従業員と部門長が一度に複数のプロジェクトを処理しやすくすることができます。 これは、レポートや請求などの支払いプロセスを自動化しながら、データをすばやく収集できるオンラインシステムを使用して行うことができます。

これらのオプションのいくつかを検討してください。

• タイムレコーディングアプリを使用してタイムキーピングを自動化するか、デバイスに従業員のタイムシートをプリロードして、自分でアクセスできるようにします。 このようなソリューションでは、作業時間とタイムスタンプを手動で計算する必要がないため、簡単なプロセスになります。
• これに投資すると、請求書を作成して電子的に送信できるため、クライアントへの請求や給与の発行などの管理タスクに費やす時間を削減できます。
• オンラインのコラボレーションプラットフォームを使用して、従業員が自分の休暇申請と経費報告書を管理できるようにします。 このようにして、必要に応じてリクエストを送信し、リアルタイムで経費を追跡できます。
• 自動通知を使用して、変更を加えたり、休暇申請を送信したり、経費を確認したりするときに、全員を常に把握します。

ビジネステクノロジーに投資するときは、各ツールの使用法について従業員をトレーニングすることにより、ビジネステクノロジーを最大限に活用できるようにしてください。 そうすることで、誰もがこれらのシステムを使用して、メリットを最大化し、データの入力や問題の調査に費やす時間を最小限に抑えることができます。

6.新しい法律の変更を常に把握する

また、新しい法律がビジネスに与える影響と、それが給与にどのように影響するかを理解する必要があります。 変更が有効になるとすぐに遅れないように、今後の変更を認識していることを確認してください。 連邦法および州法は通常、企業が変更に準拠するための時間枠を提供します。 ただし、できるだけ早く行動を起こしたいと考えています。 締め切りに達したときに追いつきをしていることに気づきたくありません。

すべての新しい変更がタイムリーに実装されていることを確認します。 合理化された給与プロセスを確保することの一部には、法律の遵守を維持することが含まれることに留意してください。 コンプライアンスの欠如による既存のプロセスの中断は、給与プロセス全体を簡単に狂わせ、監査を受けるリスクをもたらす可能性さえあります。 さらに、すべての従業員が変更についても更新されることが重要です。 これは、新しい法律の範囲内で賃金率や控除に変更があった場合に特に当てはまります。

7.給与を他のビジネス機能と統合する

給与プロセスを合理化するもう1つの方法は、他のビジネス機能と統合することです。 これを行うには、Xero、FreshBooksなどの統合が強化されたソフトウェアまたはサービスを使用します。 現在、最も人気のある会計ソフトウェアソリューションには、これらのプログラムから給与システムに財務データをインポートできる統合給与サービスが付属しているため、データを手動で入力する必要はありません。

これにより、より正確な給与プロセスが可能になり、人為的ミスの可能性が減り、年末に税金を申告する際の負担が軽減されます。 給与を他のビジネス機能と統合すると、給与関連のタスクを完了するために必要な時間と労力を削減し、他の責任のためにより多くの時間をかけることができます。 たとえば、中小企業の経営者の場合、統合されたプロセスにより、会社の成長に集中できると同時に、給与が正確かつ迅速に支払われているという安心感を得ることができます。

8.必要なときに必要なサポートを受ける

場合によっては、自分で解決する準備が整っていない給与の問題が発生することがあります。 たとえば、複雑な税法の変更があったり、IRSが給与税の内容について質問したりする場合は、専門家に助けを求めるのが最善かもしれません。 この専門家は、人事の専門家または給与処理の経験がある会計士である可能性があります。 あなたはすぐに問題を解決することができないのであなたのビジネスを苦しめたくありません。 そこで、より専門知識のある人から助けを見つけることが役に立ちます。

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給与プロセスの管理は簡単でなければなりません

これらのヒントを念頭に置いて、給与プロセスはより簡単で効率的になるはずです。 アウトソーシングするか社内で処理するかに関わらず、給与をより早く処理できるはずです。 アウトソーシングは、HRコンプライアンスと企業文化に対する責任を引き継ぐことを意味するものではないことを忘れないでください。 したがって、アウトソーシング業者がこれらの問題についても任務を遂行できることを確認してください。 合理化されたプロセスの利点は明らかですが、それを立ち上げて実行するために必要な時間と労力も明らかです。

したがって、必要なものと会社の優先事項がどこにあるかを理解するために時間をかけるようにしてください。 そうして初めて、可能な限り最も効率的なプロセスを実装できます。