8 Cara Merampingkan Proses Penggajian Anda

Proses penggajian dapat menjadi tantangan bagi perusahaan mana pun, dan mudah untuk terjebak di sisi administrasi. Setiap pemilik bisnis tahu betapa pentingnya memastikan bahwa mereka membayar karyawan dengan benar dan tepat waktu. Tetapi dengan begitu banyak peraturan, persyaratan dokumen, dan implikasi pajak yang berbeda, tidak heran mengapa proses penggajian bisa menjadi sangat merepotkan.

Tetap di atas peraturan dan perubahan ini dapat berarti banyak pekerjaan ekstra untuk tim penggajian. Kunci untuk memastikan proses penggajian yang efisien untuk bisnis atau perusahaan Anda adalah meningkatkan efisiensi di setiap tingkat. Berikut adalah delapan cara untuk memastikan penggajian Anda bekerja dengan cara terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.

1. Kendalikan biaya Anda

Penggajian adalah salah satu aspek paling mahal dalam menjalankan bisnis. Mungkin sulit untuk mengendalikan biaya ini sambil memastikan gaji karyawan selalu dibayar tepat waktu, tetapi ada banyak cara untuk mengurangi pengeluaran Anda untuk pemrosesan penggajian. Pemilik bisnis yang mengelola penggajian mereka dengan lebih efisien sering kali melihat penghematan yang signifikan dari waktu ke waktu. Sebagai titik awal, analisis biaya per karyawan dan departemen untuk membantu mengidentifikasi area di mana biaya tidak dibagi rata.

Pertahankan spreadsheet yang akurat dari semua pengeluaran penggajian, termasuk tunjangan dan bonus untuk setiap karyawan, untuk menentukan apa yang Anda belanjakan untuk setiap jam kerja. Gunakan data yang dikumpulkan dalam analisis biaya Anda untuk membuat rencana yang akan membantu menjaga biaya pemrosesan penggajian di masa depan tetap terkendali sambil mempertahankan tingkat produktivitas di antara karyawan yang bekerja untuk memenuhi tenggat waktu. Juga, ketahui apa yang Anda bayar dalam sistem pemrosesan penggajian Anda dan berapa biayanya per transaksi.

Pilih perangkat lunak penggajian terbaik dengan biaya transparan sehingga Anda mengerti persis apa yang akan dilakukan setiap dolar. Jika ada biaya tersembunyi atau tidak jelas pada faktur Anda, hubungi penyedia Anda segera karena itu bisa menjadi tanda layanan penggajian yang tidak berpengalaman atau tidak jujur. Pastikan Anda memahami struktur biaya sebelum menandatangani kontrak apa pun dan mintalah klarifikasi jika perlu untuk memastikan tidak akan ada tagihan mendadak di kemudian hari.

Direkomendasikan untuk Anda: Bagaimana Perusahaan Menggunakan Kecerdasan Bisnis untuk Mengoptimalkan Proses mereka?

2. Memperlancar proses pengambilan data

Memastikan setiap orang memiliki akses ke semua data mereka memudahkan mereka untuk mengambil tindakan dan membuat perubahan. Jika Anda menggunakan spreadsheet, pertimbangkan untuk membuat salinan master yang dibagikan dengan tim Anda. Dengan begitu, mereka dapat menambahkan informasi baru dan mengedit data yang ada tanpa memperbarui banyak file atau mengirim email bolak-balik. Buat jadwal untuk menangani aktivitas penggajian untuk memastikan bahwa tim Anda mengikuti proses yang sama setiap kali mereka perlu memperbarui data atau membuat perubahan.

Misalnya, buat prosedur operasi standar (SOP) untuk seberapa sering Anda meninjau file dengan karyawan, melakukan audit pada tingkat gaji, dll., sehingga semua orang tahu tanggung jawab mereka di setiap langkah dalam proses. Pilih opsi pengumpulan data otomatis untuk merampingkan penggajian Anda dan menghindari kesalahan yang dapat terjadi dengan pemrosesan manual atau spreadsheet. Dengan data penggajian yang benar, Anda dapat melacak dan memperbarui hal-hal seperti waktu kerja, tingkat pembayaran berdasarkan jabatan atau tingkat pengalaman, kenaikan gaji untuk karyawan yang telah lama bekerja di perusahaan Anda, dll.

3. Cari tahu apa yang sebenarnya dibutuhkan departemen lain

Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan perusahaan ketika mereka mencoba merampingkan proses penggajian mereka adalah mereka tidak berkonsultasi dengan departemen lain, terutama akuntansi. Jika departemen bisnis Anda tidak memiliki akses ke apa yang mereka butuhkan setiap saat, Anda tidak akan pernah bisa mengharapkan proses penggajian Anda berjalan lancar. Cari tahu apa yang sebenarnya dibutuhkan departemen lain, dan berikan mereka informasi yang mereka butuhkan dengan segera.

Misalnya, jika Anda memiliki model bisnis sederhana di mana departemen akun Anda hanya perlu mengetahui jumlah total jam kerja setiap karyawan, tidak perlu membuat entri jurnal akuntansi. Namun, jika ada entri tertentu yang terkait dengan penggajian yang perlu dibuat agar laporan keuangan dan pajak perusahaan Anda dapat diisi dengan benar, pastikan ini dibuat dalam akuntansi. Dengan memberikan setiap departemen informasi yang mereka butuhkan, Anda dapat merampingkan proses penggajian Anda.

4. Kelola pendaftaran penggajian otomatis dengan lebih efisien

Mendaftarkan karyawan dalam penggajian sangat penting untuk memastikan bahwa gaji mereka dikirimkan tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat. Namun, ketika pemberi kerja memiliki sejumlah besar karyawan untuk mendaftar dalam penggajian, diperlukan beberapa jam untuk menyelesaikan tugas ini. Penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien ini menimbulkan risiko besar untuk kesalahan manusia dengan begitu banyak orang yang terlibat. Sebagai gantinya, pengusaha harus mengotomatiskan proses pendaftaran.

Pertimbangkan untuk mengintegrasikan ini ke dalam solusi orientasi otomatis yang juga dapat mendaftarkan karyawan baru di SDM dan layanan perusahaan lainnya, seperti tunjangan atau pajak gaji. Anda juga harus mengaktifkan penyesuaian otomatis saat status karyawan berubah, seperti saat mereka dipromosikan atau berpindah antar departemen. Mengotomatiskan pendaftaran dalam penggajian adalah langkah besar untuk merampingkan seluruh proses dan membuat hari gajian Anda berjalan lebih lancar tanpa teknologi tambahan apa pun.

Anda mungkin menyukai: Manajemen Reputasi Bisnis – Panduan Definitif.

5. Rangkullah teknologi bisnis baru

Cara efektif lain untuk merampingkan proses penggajian Anda adalah dengan merangkul teknologi bisnis baru. Dengan cara ini, Anda dapat mengotomatiskan banyak tugas dan memudahkan karyawan dan kepala departemen untuk menangani beberapa proyek sekaligus. Anda dapat melakukannya dengan menggunakan sistem online yang memungkinkan Anda mengumpulkan data dengan cepat sekaligus mengotomatiskan proses pembayaran seperti pelaporan dan pembuatan faktur.

Pertimbangkan beberapa opsi ini:

• Otomatiskan ketepatan waktu Anda dengan aplikasi pencatat waktu atau miliki perangkat yang telah dimuat sebelumnya dengan lembar waktu karyawan yang dapat mereka akses sendiri. Solusi seperti ini tidak mengharuskan Anda menghitung jam kerja dan cap waktu secara manual, menjadikannya proses yang sederhana.
• Berinvestasi dalam hal itu dapat membantu membuat faktur dan mengirimkannya secara elektronik, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif seperti menagih klien atau mengeluarkan penggajian.
• Biarkan karyawan mengelola permintaan cuti dan laporan pengeluaran mereka sendiri menggunakan platform kolaboratif online. Dengan cara ini, mereka dapat mengajukan permintaan bila diperlukan dan melacak pengeluaran secara real-time.
• Gunakan pemberitahuan otomatis untuk membuat semua orang mengetahui tentang membuat perubahan, mengajukan permintaan cuti, atau memeriksa pengeluaran.

Saat berinvestasi dalam teknologi bisnis, pastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dengan melatih karyawan dalam menggunakan setiap alat. Melakukannya memastikan bahwa setiap orang menggunakan sistem ini untuk memaksimalkan manfaat dan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk memasukkan data atau menyelidiki masalah.

6. Tetap di atas perubahan undang-undang baru

Anda juga harus memahami dampak undang-undang baru pada bisnis Anda dan bagaimana hal itu memengaruhi penggajian. Pastikan Anda mengetahui perubahan yang akan datang untuk memastikan Anda tidak ketinggalan segera setelah perubahan itu menjadi efektif. Undang-undang federal dan negara bagian biasanya memberikan jendela waktu bagi bisnis untuk mematuhi perubahan. Namun, Anda ingin mengambil tindakan sesegera mungkin. Anda tidak ingin mendapati diri Anda mengejar ketinggalan ketika tenggat waktu tiba.

Pastikan semua perubahan baru diimplementasikan tepat waktu. Ingatlah bahwa bagian dari memastikan proses penggajian yang efisien melibatkan kepatuhan terhadap undang-undang. Setiap gangguan pada proses Anda yang ada karena kurangnya kepatuhan dapat dengan mudah menggagalkan seluruh proses penggajian Anda dan bahkan berpotensi menempatkan Anda pada risiko diaudit. Selain itu, penting bagi semua karyawan untuk mengetahui perubahan juga. Ini terutama benar jika ada perubahan pada tingkat gaji atau pemotongan mereka dalam undang-undang baru.

7. Integrasikan penggajian dengan fungsi bisnis lainnya

Cara lain untuk merampingkan proses penggajian Anda adalah dengan mengintegrasikannya dengan fungsi bisnis lainnya. Anda dapat melakukan ini dengan menggunakan perangkat lunak atau layanan yang telah meningkatkan integrasi seperti Xero, FreshBooks, dan banyak lagi. Solusi perangkat lunak akuntansi paling populer kini hadir dengan layanan penggajian terintegrasi yang memungkinkan Anda mengimpor data keuangan dari program ini ke dalam sistem penggajian Anda, sehingga Anda tidak perlu memasukkan data secara manual.

Hal ini memungkinkan proses penggajian yang lebih akurat, mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dan memudahkan Anda sendiri saat mengajukan pajak di akhir tahun. Mengintegrasikan penggajian Anda dengan fungsi bisnis lainnya dapat membantu Anda mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas terkait penggajian, sehingga Anda memiliki lebih banyak waktu untuk tanggung jawab lain. Misalnya, jika Anda adalah pemilik usaha kecil, proses terintegrasi dapat memungkinkan Anda untuk fokus mengembangkan perusahaan Anda sekaligus memiliki ketenangan pikiran bahwa penggajian Anda dibayar secara akurat dan segera.

8. Dapatkan dukungan yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya

Terkadang, Anda mungkin mengalami masalah penggajian yang tidak dapat Anda selesaikan sendiri. Misalnya, jika ada perubahan undang-undang pajak yang rumit atau IRS memiliki pertanyaan tentang sesuatu dalam pajak gaji Anda, mungkin sebaiknya Anda mencari bantuan dari seorang ahli. Pakar ini dapat berupa profesional sumber daya manusia atau akuntan yang berpengalaman dalam pemrosesan penggajian. Anda tidak ingin membiarkan bisnis Anda menderita karena Anda tidak dapat menyelesaikan masalah dengan segera. Di situlah menemukan bantuan dari seseorang dengan keahlian lebih akan berguna.

Anda mungkin juga menyukai: Bagaimana Menggunakan LinkedIn untuk Menghasilkan Lebih Banyak Prospek untuk Bisnis Anda?

Mengelola proses penggajian Anda seharusnya mudah

Dengan mengingat tips ini, proses penggajian Anda akan lebih mudah dan efisien. Apakah Anda memilih untuk melakukan outsourcing atau menanganinya sendiri, Anda harus dapat menyelesaikan penggajian Anda lebih cepat. Ingatlah bahwa outsourcing tidak berarti menyerahkan tanggung jawab atas kepatuhan SDM dan budaya perusahaan. Jadi, pastikan agen outsourcing juga menangani masalah ini. Manfaat dari proses yang disederhanakan jelas, tetapi begitu juga waktu dan upaya yang diperlukan untuk menjalankannya.

Jadi, pastikan Anda meluangkan waktu untuk memahami apa yang Anda butuhkan dan di mana letak prioritas perusahaan Anda. Hanya dengan begitu Anda dapat menerapkan proses seefisien mungkin.