8 วิธีในการปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณ

กระบวนการจ่ายเงินเดือนอาจเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับบริษัทใดๆ และเป็นเรื่องง่ายที่จะถูกจมอยู่ในด้านการบริหารของสิ่งต่างๆ เจ้าของธุรกิจทุกคนรู้ดีว่าการจ่ายเงินให้พนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลามีความสำคัญเพียงใด แต่ด้วยกฎระเบียบต่างๆ มากมาย ข้อกำหนดด้านเอกสาร และผลกระทบด้านภาษี จึงไม่น่าแปลกใจเลยว่าทำไมกระบวนการจ่ายเงินเดือนถึงกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก

การปฏิบัติตามกฎระเบียบและการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจหมายถึงการทำงานเพิ่มเติมมากมายสำหรับทีมบัญชีเงินเดือน กุญแจสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่ากระบวนการจ่ายเงินเดือนที่คล่องตัวสำหรับธุรกิจหรือบริษัทของคุณคือการปรับปรุงประสิทธิภาพในทุกระดับ ต่อไปนี้คือแปดวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีเงินเดือนของคุณทำงานได้ดีที่สุดสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

1. ควบคุมค่าใช้จ่ายของคุณ

เงินเดือนเป็นหนึ่งในแง่มุมที่แพงที่สุดในการดำเนินธุรกิจ การควบคุมค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจทำได้ยากในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าเช็คเงินเดือนของพนักงานจะได้รับเงินตรงเวลาเสมอ แต่มีหลายวิธีที่คุณสามารถลดการใช้จ่ายในการดำเนินการเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนได้ เจ้าของธุรกิจที่จัดการบัญชีเงินเดือนของตนอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นมักจะเห็นการประหยัดที่สำคัญเมื่อเวลาผ่านไป ในจุดเริ่มต้น ให้วิเคราะห์ต้นทุนต่อพนักงานและแผนกเพื่อช่วยระบุพื้นที่ที่ไม่มีการแบ่งต้นทุนอย่างเท่าเทียมกัน

รักษาสเปรดชีตที่ถูกต้องของค่าใช้จ่ายการจ่ายเงินเดือนทั้งหมด รวมถึงผลประโยชน์และโบนัสสำหรับพนักงานแต่ละคน เพื่อกำหนดสิ่งที่คุณใช้จ่ายในทุกชั่วโมงที่ทำงาน ใช้ข้อมูลที่รวบรวมในการวิเคราะห์ต้นทุนของคุณเพื่อสร้างแผนที่จะช่วยรักษาค่าธรรมเนียมการดำเนินการจ่ายเงินเดือนในอนาคตให้อยู่ภายใต้การควบคุมในขณะที่รักษาระดับผลิตภาพระหว่างพนักงานที่ทำงานตามกำหนดเวลา นอกจากนี้ ให้รู้ว่าคุณจ่ายเงินสำหรับอะไรในระบบประมวลผลเงินเดือนของคุณ และค่าใช้จ่ายต่อธุรกรรมเป็นเท่าใด

เลือกใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุดพร้อมค่าธรรมเนียมที่โปร่งใส เพื่อให้คุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าแต่ละดอลลาร์จะมุ่งไปสู่อะไร หากใบแจ้งหนี้ของคุณมีค่าบริการแอบแฝงหรือไม่ชัดเจน โปรดติดต่อผู้ให้บริการของคุณทันที เนื่องจากอาจเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงบริการจ่ายเงินเดือนที่ไม่มีประสบการณ์หรือไม่ซื่อสัตย์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจโครงสร้างต้นทุนก่อนลงนามในสัญญาใดๆ และขอคำชี้แจงหากจำเป็น เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีการเรียกเก็บเงินที่ไม่คาดคิดในภายหลัง

แนะนำสำหรับคุณ: บริษัทต่างๆ ใช้ Business Intelligence เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของพวกเขาอย่างไร

2. ปรับปรุงกระบวนการรับข้อมูล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของพวกเขา ทำให้พวกเขาดำเนินการและเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้น หากคุณกำลังใช้สเปรดชีต ให้พิจารณาสร้างสำเนาต้นแบบที่แชร์กับทีมของคุณ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถเพิ่มข้อมูลใหม่และแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่โดยไม่ต้องอัปเดตหลายไฟล์หรือส่งอีเมลไปมา สร้างกำหนดการสำหรับจัดการกิจกรรมการจ่ายเงินเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณทำตามขั้นตอนเดียวกันทุกครั้งที่จำเป็นต้องอัปเดตข้อมูลหรือทำการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่น สร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) สำหรับความถี่ที่คุณตรวจทานไฟล์กับพนักงาน ตรวจสอบอัตราค่าจ้าง ฯลฯ เพื่อให้ทุกคนทราบความรับผิดชอบของตนในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ เลือกใช้ตัวเลือกการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงการจ่ายเงินเดือนของคุณ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นกับการประมวลผลด้วยตนเองหรือสเปรดชีต ด้วยข้อมูลเงินเดือนที่ถูกต้อง คุณสามารถติดตามและอัปเดตสิ่งต่าง ๆ เช่น เวลาทำงาน อัตราค่าจ้างตามตำแหน่งงานหรือระดับประสบการณ์ เพิ่มสำหรับพนักงานที่อยู่กับบริษัทของคุณมาเป็นเวลานาน เป็นต้น

3. ค้นหาว่าหน่วยงานอื่นต้องการอะไรจริงๆ

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่บริษัททำเมื่อพวกเขาพยายามปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนของพวกเขาคือการที่พวกเขาไม่ได้ปรึกษากับแผนกอื่น ๆ โดยเฉพาะการบัญชี หากแผนกธุรกิจของคุณไม่สามารถเข้าถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ตลอดเวลา คุณไม่สามารถคาดหวังให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณดำเนินไปโดยไม่มีปัญหา ค้นหาว่าหน่วยงานอื่นๆ ต้องการอะไรจริง ๆ และให้ข้อมูลที่จำเป็นในทันที

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีรูปแบบธุรกิจที่เรียบง่ายซึ่งแผนกบัญชีของคุณเพียงต้องการทราบจำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่พนักงานแต่ละคนทำงาน ไม่จำเป็นต้องสร้างรายการบันทึกการบัญชี อย่างไรก็ตาม หากมีรายการบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินเดือนซึ่งจำเป็นต้องทำเพื่อให้งบการเงินและภาษีของบริษัทของคุณได้รับการยื่นอย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการเหล่านี้จัดทำขึ้นในการบัญชี การให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่แต่ละแผนกจะช่วยให้ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนของคุณคล่องตัวขึ้น

4. จัดการการลงทะเบียนบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การลงทะเบียนพนักงานในบัญชีเงินเดือนมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าเช็คเงินเดือนของพวกเขาจะถูกส่งตรงเวลาและในปริมาณที่เหมาะสม อย่างไรก็ตาม เมื่อนายจ้างมีพนักงานจำนวนมากเพื่อลงทะเบียนในบัญชีเงินเดือน อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการดำเนินการนี้ให้เสร็จสิ้น การใช้ทรัพยากรที่มีค่าของบริษัทอย่างไม่มีประสิทธิภาพนี้ก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างมากต่อความผิดพลาดของมนุษย์โดยมีคนที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก นายจ้างควรทำให้ขั้นตอนการลงทะเบียนเป็นแบบอัตโนมัติแทน

พิจารณารวมสิ่งนี้เข้ากับโซลูชันการเตรียมความพร้อมอัตโนมัติที่สามารถลงทะเบียนพนักงานใหม่ใน HR และบริการอื่นๆ ของบริษัท เช่น ผลประโยชน์หรือภาษีเงินเดือน นอกจากนี้ คุณควรเปิดใช้งานการปรับปรุงอัตโนมัติเมื่อสถานะของพนักงานเปลี่ยนแปลง เช่น เมื่อพวกเขาได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือย้ายระหว่างแผนก การลงทะเบียนในบัญชีเงินเดือนโดยอัตโนมัติเป็นขั้นตอนใหญ่ในการปรับปรุงกระบวนการทั้งหมดและทำให้วันจ่ายเงินของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องใช้เทคโนโลยีเพิ่มเติม

คุณอาจชอบ: การจัดการชื่อเสียงทางธุรกิจ – คู่มือที่ชัดเจน.

5. เปิดรับเทคโนโลยีทางธุรกิจใหม่ๆ

อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณคือการเปิดรับเทคโนโลยีทางธุรกิจใหม่ๆ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำให้งานจำนวนมากเป็นแบบอัตโนมัติ และทำให้พนักงานและหัวหน้าแผนกจัดการหลายโครงการพร้อมกันได้ง่ายขึ้น คุณสามารถทำได้โดยใช้ระบบออนไลน์ที่ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในขณะที่ยังทำให้กระบวนการชำระเงินเป็นอัตโนมัติ เช่น การรายงานและการออกใบแจ้งหนี้

พิจารณาตัวเลือกเหล่านี้บางส่วน:

• ทำให้การบอกเวลาของคุณเป็นแบบอัตโนมัติด้วยแอปบันทึกเวลา หรือมีอุปกรณ์ที่โหลดไว้ล่วงหน้าด้วยไทม์ชีทของพนักงานที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ด้วยตัวเอง โซลูชันเช่นนี้ไม่ต้องการให้คุณคำนวณชั่วโมงทำงานและการประทับเวลาด้วยตนเอง ทำให้เป็นกระบวนการง่ายๆ
• การลงทุนที่สามารถช่วยสร้างใบแจ้งหนี้และส่งออกไปทางอิเล็กทรอนิกส์ ลดเวลาที่ใช้ในงานธุรการ เช่น เรียกเก็บเงินลูกค้าหรือออกบัญชีเงินเดือน
• ให้พนักงานจัดการคำขอหยุดงานและรายงานค่าใช้จ่ายของตนเองโดยใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถส่งคำขอเมื่อจำเป็นและติดตามค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์
• ใช้การแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนรับทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง การยื่นคำขอลางาน หรือการตรวจสอบค่าใช้จ่าย

เมื่อลงทุนในเทคโนโลยีทางธุรกิจ คุณต้องแน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากมันโดยการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือแต่ละอย่าง การทำเช่นนี้ช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนใช้ระบบเหล่านี้เพื่อเพิ่มประโยชน์สูงสุดและลดเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลหรือตรวจสอบปัญหา

6. อยู่เหนือการเปลี่ยนแปลงกฎหมายใหม่

คุณควรเข้าใจผลกระทบของกฎหมายใหม่ที่มีต่อธุรกิจของคุณและผลกระทบที่มีต่อบัญชีเงินเดือน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ล้าหลังทันทีที่การเปลี่ยนแปลงมีผล กฎหมายของรัฐบาลกลางและรัฐมักให้เวลาสำหรับธุรกิจในการปฏิบัติตามการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม คุณต้องการดำเนินการโดยเร็วที่สุด คุณไม่ต้องการที่จะพบว่าตัวเองกำลังไล่ตามเมื่อถึงกำหนดส่ง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเปลี่ยนแปลงใหม่ทั้งหมดในเวลาที่เหมาะสม โปรดทราบว่าส่วนหนึ่งของการรับรองกระบวนการจ่ายเงินเดือนที่คล่องตัวเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎหมาย การหยุดชะงักใดๆ กับกระบวนการที่มีอยู่ของคุณอันเนื่องมาจากการขาดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ อาจทำให้กระบวนการบัญชีเงินเดือนทั้งหมดของคุณหยุดชะงัก และอาจทำให้คุณเสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบ นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือพนักงานทุกคนต้องได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการเปลี่ยนแปลงอัตราการจ่ายหรือการหักเงินภายในกฎหมายใหม่

7. รวมบัญชีเงินเดือนกับฟังก์ชันทางธุรกิจอื่น ๆ

อีกวิธีหนึ่งในการปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณคือการผสานรวมกับฟังก์ชันทางธุรกิจอื่นๆ คุณสามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการที่มีการผสานการทำงานขั้นสูง เช่น Xero, FreshBooks และอื่นๆ โซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชียอดนิยมส่วนใหญ่มาพร้อมกับบริการบัญชีเงินเดือนแบบบูรณาการที่ช่วยให้คุณสามารถนำเข้าข้อมูลทางการเงินจากโปรแกรมเหล่านี้ไปยังระบบบัญชีเงินเดือนของคุณได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ซึ่งช่วยให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนแม่นยำยิ่งขึ้น ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ และทำให้ตัวคุณเองง่ายขึ้นเมื่อยื่นภาษีตอนสิ้นปี การรวมบัญชีเงินเดือนของคุณเข้ากับฟังก์ชันทางธุรกิจอื่นๆ สามารถช่วยลดเวลาและความพยายามที่จำเป็นในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินเดือนให้เสร็จสมบูรณ์ ช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นสำหรับความรับผิดชอบอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก กระบวนการแบบบูรณาการสามารถช่วยให้คุณมุ่งเน้นที่การขยายบริษัทของคุณไปพร้อมกับความอุ่นใจว่าการจ่ายเงินเดือนของคุณถูกต้องและรวดเร็ว

8. รับการสนับสนุนที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการ

บางครั้ง คุณอาจพบปัญหาเกี่ยวกับเงินเดือนที่คุณไม่พร้อมที่จะแก้ไขด้วยตัวเอง ตัวอย่างเช่น หากมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายภาษีที่ซับซ้อนหรือ IRS มีคำถามเกี่ยวกับภาษีเงินเดือนของคุณ คุณควรขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ ผู้เชี่ยวชาญนี้สามารถเป็นมืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลหรือนักบัญชีที่มีประสบการณ์ในการประมวลผลเงินเดือน คุณไม่ต้องการให้ธุรกิจของคุณประสบเพราะคุณไม่สามารถแก้ปัญหาได้ทันที การค้นหาความช่วยเหลือจากผู้ที่มีความเชี่ยวชาญมากกว่านั้นจะมีประโยชน์อย่างยิ่ง

คุณอาจชอบ: วิธีใช้ LinkedIn เพื่อสร้างลูกค้าเป้าหมายเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจของคุณ

การจัดการกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณควรเป็นเรื่องง่าย

เมื่อคำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้ กระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณจะง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะเลือกเอาต์ซอร์ซหรือจัดการภายในองค์กร คุณควรจะสามารถดำเนินการจ่ายเงินเดือนให้เสร็จเร็วขึ้น จำไว้ว่าการเอาท์ซอร์สไม่ได้หมายถึงการมอบความรับผิดชอบต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและวัฒนธรรมของบริษัท ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เอาต์ซอร์ซจัดการกับปัญหาเหล่านี้ด้วย ประโยชน์ของกระบวนการที่คล่องตัวนั้นชัดเจน แต่เวลาและความพยายามที่เกี่ยวข้องในการเริ่มต้นและดำเนินการก็เช่นกัน

ดังนั้น ให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาในการทำความเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการและลำดับความสำคัญของบริษัทของคุณอยู่ที่ใด จากนั้นคุณจึงสามารถใช้กระบวนการที่มีประสิทธิภาพสูงสุดได้