8 Möglichkeiten, Ihren Gehaltsabrechnungsprozess zu optimieren

Der Gehaltsabrechnungsprozess kann für jedes Unternehmen eine Herausforderung darstellen, und es ist leicht, sich in der administrativen Seite der Dinge zu verzetteln. Jeder Unternehmer weiß, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass er seine Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt. Aber bei so vielen verschiedenen Vorschriften, Anforderungen an den Papierkram und steuerlichen Auswirkungen ist es kein Wunder, warum der Gehaltsabrechnungsprozess so mühsam werden kann.

Den Überblick über diese Vorschriften und Änderungen zu behalten, kann für das Gehaltsabrechnungsteam viel zusätzliche Arbeit bedeuten. Der Schlüssel zu einem optimierten Gehaltsabrechnungsprozess für Ihr Unternehmen oder Ihre Firma liegt in der Verbesserung der Effizienz auf allen Ebenen. Hier sind acht Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Gehaltsabrechnung optimal für Ihre geschäftlichen Anforderungen funktioniert.

1. Kontrollieren Sie Ihre Kosten

Die Gehaltsabrechnung ist einer der teuersten Aspekte der Führung eines Unternehmens. Es kann schwierig sein, diese Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Gehaltsschecks der Mitarbeiter immer pünktlich bezahlt werden, aber es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Ausgaben für die Gehaltsabrechnung reduzieren können. Geschäftsinhaber, die ihre Gehaltsabrechnung effizienter verwalten, sehen im Laufe der Zeit oft erhebliche Einsparungen. Analysieren Sie als Ausgangspunkt die Kosten pro Mitarbeiter und Abteilung, um Bereiche zu identifizieren, in denen die Kosten nicht gleichmäßig verteilt werden.

Pflegen Sie eine genaue Tabelle aller Gehaltsabrechnungen, einschließlich Leistungen und Prämien für jeden Mitarbeiter, um festzustellen, was Sie für jede geleistete Arbeitsstunde ausgeben. Verwenden Sie die in Ihrer Kostenanalyse gesammelten Daten, um einen Plan zu erstellen, der dazu beiträgt, zukünftige Gehaltsabrechnungsgebühren unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, die daran arbeiten, Fristen einzuhalten. Informieren Sie sich auch, wofür Sie in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem bezahlen und wie viel es pro Transaktion kostet.

Entscheiden Sie sich für die beste Gehaltsabrechnungssoftware mit transparenten Gebühren, damit Sie genau verstehen, wofür jeder Dollar verwendet wird. Wenn Ihre Rechnungen versteckte oder unklare Gebühren enthalten, wenden Sie sich sofort an Ihren Anbieter, da dies ein Zeichen für einen unerfahrenen oder unehrlichen Gehaltsabrechnungsdienst sein könnte. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kostenstruktur verstehen, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, und fragen Sie gegebenenfalls nach, um sicherzustellen, dass es später keine überraschenden Rechnungen gibt.

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2. Straffung des Prozesses zum Abrufen von Daten

Sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf alle seine Daten hat, erleichtert es ihm, Maßnahmen zu ergreifen und Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden, sollten Sie erwägen, eine Masterkopie zu erstellen, die mit Ihrem Team geteilt wird. Auf diese Weise können sie neue Informationen hinzufügen und vorhandene Daten bearbeiten, ohne mehrere Dateien zu aktualisieren oder E-Mails hin und her zu senden. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Abwicklung von Gehaltsabrechnungsaktivitäten, um sicherzustellen, dass Ihr Team jedes Mal denselben Prozess befolgt, wenn es Daten aktualisieren oder Änderungen vornehmen muss.

Erstellen Sie beispielsweise Standardarbeitsanweisungen (SOPs) dafür, wie oft Sie Dateien mit Mitarbeitern überprüfen, Gehaltsprüfungen durchführen usw., damit jeder seine Verantwortlichkeiten in jedem Schritt des Prozesses kennt. Entscheiden Sie sich für eine automatisierte Datenerfassungsoption, um Ihre Gehaltsabrechnung zu rationalisieren und Fehler zu vermeiden, die bei der manuellen Verarbeitung oder Tabellenkalkulation auftreten können. Mit den richtigen Gehaltsdaten können Sie Dinge wie Arbeitszeiten, Gehaltssätze basierend auf Berufsbezeichnungen oder Erfahrungsniveaus, Gehaltserhöhungen für Mitarbeiter, die schon lange in Ihrem Unternehmen sind, usw. nachverfolgen und aktualisieren.

3. Finden Sie heraus, was andere Abteilungen tatsächlich brauchen

Einer der größten Fehler, den Unternehmen machen, wenn sie versuchen, ihren Gehaltsabrechnungsprozess zu rationalisieren, besteht darin, dass sie sich nicht mit anderen Abteilungen, insbesondere der Buchhaltung, beraten. Wenn Ihre Fachabteilungen zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf das haben, was sie benötigen, können Sie nie erwarten, dass Ihr Gehaltsabrechnungsprozess reibungslos abläuft. Finden Sie heraus, was andere Abteilungen tatsächlich brauchen, und legen Sie Wert darauf, ihnen die Informationen, die sie benötigen, zeitnah zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie beispielsweise ein einfaches Geschäftsmodell haben, bei dem Ihre Buchhaltung nur die Gesamtzahl der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters kennen muss, ist es nicht erforderlich, einen Buchhaltungsjournaleintrag zu erstellen. Wenn jedoch bestimmte Einträge im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung gemacht werden müssen, damit der Jahresabschluss und die Steuern Ihres Unternehmens korrekt eingereicht werden können, stellen Sie sicher, dass diese in der Buchhaltung vorgenommen werden. Indem Sie jeder Abteilung die Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, können Sie Ihren Gehaltsabrechnungsprozess optimieren.

4. Verwalten Sie die automatische Gehaltsabrechnung effizienter

Die Aufnahme von Mitarbeitern in die Gehaltsabrechnung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ihre Gehaltsschecks pünktlich und in der richtigen Höhe geliefert werden. Wenn Arbeitgeber jedoch eine große Anzahl von Mitarbeitern haben, die sich in die Gehaltsabrechnung einschreiben müssen, kann es mehrere Stunden dauern, bis diese Aufgabe abgeschlossen ist. Diese ineffiziente Nutzung wertvoller Unternehmensressourcen birgt ein großes Risiko für menschliches Versagen, da so viele verschiedene Personen beteiligt sind. Arbeitgeber sollten stattdessen den Registrierungsprozess automatisieren.

Erwägen Sie, dies in eine automatisierte Onboarding-Lösung zu integrieren, die auch neue Mitarbeiter für HR- und andere Unternehmensdienste wie Sozialleistungen oder Lohnsteuern anmelden kann. Sie sollten auch automatische Anpassungen aktivieren, wenn sich der Status eines Mitarbeiters ändert, z. B. wenn er befördert wird oder zwischen Abteilungen wechselt. Die Automatisierung der Registrierung in der Gehaltsabrechnung ist ein großer Schritt, um den gesamten Prozess zu rationalisieren und Ihre Zahltage ohne zusätzliche Technologie reibungsloser zu gestalten.

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5. Nutzen Sie neue Geschäftstechnologien

Eine weitere effektive Möglichkeit, Ihren Gehaltsabrechnungsprozess zu rationalisieren, ist die Einführung neuer Geschäftstechnologien. Auf diese Weise können Sie viele Aufgaben automatisieren und es Mitarbeitern und Abteilungsleitern erleichtern, mehrere Projekte gleichzeitig zu bearbeiten. Sie können dies tun, indem Sie Online-Systeme verwenden, mit denen Sie Daten schnell erfassen und gleichzeitig Zahlungsprozesse wie Berichterstattung und Rechnungsstellung automatisieren können.

Betrachten Sie einige dieser Optionen:

• Automatisieren Sie Ihre Zeiterfassung mit einer Zeiterfassungs-App oder lassen Sie Geräte mit vorinstallierten Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter, auf die sie selbst zugreifen können. Eine Lösung wie diese erfordert keine manuelle Berechnung von Arbeitsstunden und Zeitstempeln, was es zu einem einfachen Prozess macht.
• Investieren Sie darin, um Rechnungen zu erstellen und elektronisch zu versenden, wodurch der Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben wie Kundenabrechnungen oder Gehaltsabrechnungen reduziert wird.
• Lassen Sie Mitarbeiter ihre eigenen Urlaubsanträge und Spesenabrechnungen über eine Online-Plattform für die Zusammenarbeit verwalten. Auf diese Weise können sie bei Bedarf Anfragen stellen und Ausgaben in Echtzeit verfolgen.
• Verwenden Sie automatische Benachrichtigungen, um alle auf dem Laufenden zu halten, wenn es darum geht, Änderungen vorzunehmen, Urlaubsanträge zu stellen oder Ausgaben zu überprüfen.

Wenn Sie in Unternehmenstechnologie investieren, stellen Sie sicher, dass Sie das Beste daraus machen, indem Sie Ihre Mitarbeiter in der Verwendung jedes Tools schulen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle diese Systeme nutzen, um den Nutzen zu maximieren und den Zeitaufwand für die Eingabe von Daten oder die Untersuchung von Problemen zu minimieren.

6. Bleiben Sie über neue Gesetzesänderungen auf dem Laufenden

Sie sollten auch verstehen, welche Auswirkungen neue Gesetze auf Ihr Unternehmen haben und wie sie sich auf die Gehaltsabrechnung auswirken. Stellen Sie sicher, dass Sie über bevorstehende Änderungen informiert sind, um sicherzustellen, dass Sie nicht ins Hintertreffen geraten, sobald sie in Kraft treten. Bundes- und Landesgesetze bieten Unternehmen in der Regel ein Zeitfenster, um die Änderungen einzuhalten. Sie möchten jedoch so schnell wie möglich handeln. Sie möchten nicht, dass Sie nachholen, wenn die Frist abgelaufen ist.

Stellen Sie sicher, dass alle neuen Änderungen rechtzeitig implementiert werden. Denken Sie daran, dass ein Teil der Sicherstellung eines optimierten Gehaltsabrechnungsprozesses darin besteht, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Jede Unterbrechung Ihrer bestehenden Prozesse aufgrund mangelnder Compliance kann Ihren gesamten Gehaltsabrechnungsprozess leicht zum Scheitern bringen und Sie möglicherweise sogar dem Risiko aussetzen, geprüft zu werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter auch über Änderungen informiert werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich der Lohnsatz oder die Abzüge im Rahmen der neuen Gesetzgebung geändert haben.

7. Integrieren Sie die Gehaltsabrechnung mit anderen Geschäftsfunktionen

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Gehaltsabrechnungsprozess zu rationalisieren, ist die Integration mit anderen Geschäftsfunktionen. Sie können dies tun, indem Sie eine Software oder einen Dienst mit erweiterten Integrationen wie Xero, FreshBooks und mehr verwenden. Die meisten beliebten Buchhaltungssoftwarelösungen verfügen jetzt über integrierte Gehaltsabrechnungsdienste, mit denen Sie Finanzdaten aus diesen Programmen in Ihr Gehaltsabrechnungssystem importieren können, sodass Sie Daten nicht manuell eingeben müssen.

Dies ermöglicht einen genaueren Gehaltsabrechnungsprozess, verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und macht es Ihnen leichter, Ihre Steuern am Jahresende einzureichen. Die Integration Ihrer Gehaltsabrechnung mit anderen Geschäftsfunktionen kann Ihnen helfen, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu reduzieren, sodass Sie mehr Zeit für andere Aufgaben haben. Wenn Sie beispielsweise ein Kleinunternehmer sind, kann ein integrierter Prozess es Ihnen ermöglichen, sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren und gleichzeitig die Gewissheit zu haben, dass Ihre Gehaltsabrechnung korrekt und zeitnah bezahlt wird.

8. Holen Sie sich die Unterstützung, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen

Manchmal stoßen Sie auf Probleme bei der Gehaltsabrechnung, die Sie nicht selbst lösen können. Wenn es beispielsweise eine komplexe Änderung des Steuerrechts gibt oder der IRS Fragen zu etwas in Ihrer Lohnsteuer hat, ist es möglicherweise am besten, sich an einen Experten zu wenden. Dieser Experte kann ein Personalfachmann oder ein Buchhalter sein, der Erfahrung in der Gehaltsabrechnung hat. Sie möchten Ihr Geschäft nicht leiden lassen, weil Sie das Problem nicht sofort lösen können. Hier wird es sich als nützlich erweisen, Hilfe von jemandem mit mehr Fachwissen zu finden.

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Die Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung sollte einfach sein

Mit diesen Tipps sollte Ihr Gehaltsabrechnungsprozess einfacher und effizienter werden. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Auslagerung oder eine interne Abwicklung entscheiden, Sie sollten in der Lage sein, Ihre Gehaltsabrechnung schneller zu erledigen. Denken Sie daran, dass Outsourcing nicht bedeutet, die Verantwortung für HR-Compliance und Unternehmenskultur abzugeben. Stellen Sie also sicher, dass der Outsourcer auch in diesen Fragen der Aufgabe gewachsen ist. Die Vorteile eines optimierten Prozesses liegen auf der Hand, aber auch der Zeit- und Arbeitsaufwand, der mit der Einrichtung und dem Betrieb verbunden ist.

Stellen Sie also sicher, dass Sie sich Zeit nehmen, um zu verstehen, was Sie brauchen und wo die Prioritäten Ihres Unternehmens liegen. Nur so können Sie einen möglichst effizienten Prozess umsetzen.