简化薪资流程的 8 种方法

对于任何公司来说，工资核算流程都可能具有挑战性，并且很容易陷入行政方面的困境。 每个企业主都知道确保他们按时正确支付员工工资的重要性。 但是有这么多不同的法规、文书工作要求和税收影响，难怪工资单流程会变得如此痛苦。

掌握这些法规和变化可能意味着工资团队需要做很多额外的工作。 确保为您的企业或公司简化薪资流程的关键是提高各个级别的效率。 这里有八种方法可以确保您的工资单以最佳方式满足您的业务需求。

1. 控制您的成本

工资是经营企业最昂贵的方面之一。 在确保始终按时支付员工薪水的同时控制这些成本可能很困难，但是有很多方法可以减少您在工资单处理上的支出。 更有效地管理工资单的企业主通常会随着时间的推移而节省大量资金。 作为起点，分析每个员工和部门的成本，以帮助确定成本没有平均分摊的领域。

维护所有工资费用的准确电子表格，包括每位员工的福利和奖金，以确定您在每个工作小时上的花费。 使用在成本分析中收集的数据来制定计划，以帮助控制未来的工资单处理费用，同时保持员工按时完成工作的生产力水平。 此外，了解您在工资单处理系统中支付的费用以及每笔交易的费用。

选择收费透明的最佳薪资软件，以便您准确了解每一美元的用途。 如果您的发票上有任何隐藏或不明确的费用，请立即联系您的提供商，因为这可能表明工资单服务缺乏经验或不诚实。 确保您在签署任何合同之前了解成本结构，并在必要时要求澄清，以确保以后不会出现任何意外账单。

为您推荐：公司如何使用商业智能来优化他们的流程？

2. 简化获取数据的过程

确保每个人都可以访问他们的所有数据，使他们更容易采取行动和做出改变。 如果您使用电子表格，请考虑制作与您的团队共享的主副本。 这样，他们可以添加新信息和编辑现有数据，而无需更新多个文件或来回发送电子邮件。 创建处理工资单活动的时间表，以确保您的团队每次需要更新数据或进行更改时都遵循相同的流程。

例如，为您与员工审查文件的频率、对工资率进行审计等创建标准操作程序 (SOP)，以便每个人都知道他们在流程中每个步骤的责任。 选择自动数据收集选项来简化您的工资单并避免手动处理或电子表格可能发生的错误。 使用正确的工资单数据，您可以跟踪和更新工作时间、基于职称或经验水平的工资率、在贵公司工作了很长时间的员工的加薪等。

3.找出其他部门真正需要什么

公司在尝试简化薪资流程时犯的最大错误之一是他们不咨询其他部门，尤其是会计部门。 如果您的业务部门在任何时候都无法访问他们需要的东西，那么您永远不能期望您的工资核算流程顺利进行。 找出其他部门真正需要的东西，并让他们迅速获得他们需要的信息。

例如，如果您有一个简单的业务模型，您的会计部门只需要知道每个员工工作的总小时数，则无需创建会计日记帐分录。 但是，如果为了正确提交贵公司的财务报表和税款，需要进行某些与工资单相关的条目，请确保这些条目是在会计中进行的。 通过为每个部门提供他们需要的信息，您可以简化工资核算流程。

4. 更有效地管理自动工资单登记

将员工纳入工资单对于确保他们的薪水按时按时交付至关重要。 但是，当雇主有大量员工要登记工资单时，可能需要几个小时才能完成这项任务。 这种对宝贵公司资源的低效使用给涉及众多不同人员的人为错误带来了巨大风险。 相反，雇主应该自动化注册过程。

考虑将其集成到自动化入职解决方案中，该解决方案还可以让新员工加入人力资源和其他公司服务，例如福利或工资税。 您还应该在员工状态发生变化时启用自动调整，例如当他们被提升或在部门之间移动时。 自动登记工资单是朝着简化整个流程迈出的一大步，无需任何额外的技术就能让您的发薪日更加顺利。

您可能会喜欢：企业声誉管理——权威指南。

5. 拥抱新的商业技术

简化薪资流程的另一种有效方法是采用新的业务技术。 这样，您可以自动执行许多任务，并使员工和部门负责人更容易同时处理多个项目。 您可以通过使用在线系统来做到这一点，该系统允许您快速收集数据，同时还可以自动执行支付流程，例如报告和开具发票。

考虑其中一些选项：

• 使用时间记录应用程序自动化您的计时，或者让设备预装员工时间表，他们可以自己访问。 像这样的解决方案不需要您手动计算工作时间和时间戳，使其成为一个简单的过程。
• 投资可以帮助创建发票并以电子方式发送发票，从而减少花费在管理任务上的时间，例如向客户开具账单或发放工资单。
• 让员工使用在线协作平台管理自己的休假请求和费用报告。 这样，他们可以在必要时提交请求并实时跟踪费用。
• 在进行更改、提交休假请求或检查费用时，使用自动通知让每个人都了解情况。

在投资业务技术时，请通过培训员工使用每种工具来确保您充分利用它。 这样做可以确保每个人都在使用这些系统来最大限度地提高收益并最大限度地减少输入数据或调查问题所花费的时间。

6. 紧跟新的立法变化

您还应该了解新法规对您的业务的影响以及它如何影响工资单。 确保您了解即将发生的变化，以确保您不会在它们生效后立即落后。 联邦和州法律通常为企业提供遵守变化的时间窗口。 但是，您希望尽快采取行动。 当最后期限到来时，你不想发现自己在追赶。

确保及时实施所有新的变更。 请记住，确保简化薪资流程的一部分涉及遵守立法。 由于缺乏合规性而对现有流程造成的任何中断都可能很容易破坏您的整个薪资流程，甚至可能使您面临被审计的风险。 此外，重要的是所有员工也要及时了解变化。 如果在新立法中对他们的工资率或扣除额进行了任何更改，则尤其如此。

7. 将工资单与其他业务功能集成

简化薪资流程的另一种方法是将其与其他业务功能集成。 您可以使用具有增强集成功能的软件或服务来做到这一点，例如 Xero、FreshBooks 等。 大多数流行的会计软件解决方案现在都带有集成的工资服务，允许您将财务数据从这些程序导入到您的工资系统中，因此您不必手动输入数据。

这样可以实现更准确的工资核算流程，减少人为错误的机会，并使您在年底报税时更加轻松。 将您的工资单与其他业务功能集成可以帮助您减少完成工资单相关任务所需的时间和精力，让您有更多时间承担其他职责。 例如，如果您是小企业主，集成流程可以让您专注于发展您的公司，同时让您高枕无忧，因为您的工资单得到了准确和及时的支付。

8. 在需要时获得所需的支持

有时，您可能会遇到无法自行解决的工资问题。 例如，如果税法发生了复杂的变化，或者美国国税局对您的工资税有疑问，您最好向专家寻求帮助。 该专家可以是人力资源专家或在工资单处理方面经验丰富的会计师。 您不想让您的业务受到影响，因为您无法立即解决问题。 这就是向具有更多专业知识的人寻求帮助的地方。

您可能还喜欢：如何使用 LinkedIn 为您的业务产生更多潜在客户？

管理您的薪资流程应该很容易

考虑到这些提示，您的工资核算流程应该更容易、更有效。 无论您选择外包还是内部处理，您都应该能够更快地完成工资单。 请记住，外包并不意味着移交人力资源合规和公司文化的责任。 因此，请确保外包商也能胜任这些问题。 简化流程的好处是显而易见的，但启动和运行所需的时间和精力也很明显。

因此，请确保您花时间了解您需要什么以及公司的优先事项在哪里。 只有这样，您才能实施最有效的流程。