簡化薪資流程的 8 種方法

對於任何公司來說，工資核算流程都可能具有挑戰性，並且很容易陷入行政方面的困境。 每個企業主都知道確保他們按時正確支付員工工資的重要性。 但是有這麼多不同的法規、文書工作要求和稅收影響，難怪工資單流程會變得如此痛苦。

掌握這些法規和變化可能意味著工資團隊需要做很多額外的工作。 確保為您的企業或公司簡化薪資流程的關鍵是提高各個級別的效率。 這裡有八種方法可以確保您的工資單以最佳方式滿足您的業務需求。

1. 控制您的成本

工資是經營企業最昂貴的方面之一。 在確保始終按時支付員工薪水的同時控制這些成本可能很困難，但是有很多方法可以減少您在工資單處理上的支出。 更有效地管理工資單的企業主通常會隨著時間的推移而節省大量資金。 作為起點，分析每個員工和部門的成本，以幫助確定成本沒有平均分攤的領域。

維護所有工資費用的準確電子表格，包括每位員工的福利和獎金，以確定您在每個工作小時上的花費。 使用成本分析中收集的數據來製定計劃，以幫助控制未來的工資單處理費用，同時保持員工按時完成工作的生產力水平。 此外，了解您在工資單處理系統中支付的費用以及每筆交易的費用。

選擇收費透明的最佳薪資軟件，以便您準確了解每一美元的用途。 如果您的發票上有任何隱藏或不明確的費用，請立即聯繫您的提供商，因為這可能表明工資單服務缺乏經驗或不誠實。 確保您在簽署任何合同之前了解成本結構，並在必要時要求澄清，以確保以後不會出現任何意外賬單。

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2. 簡化獲取數據的過程

確保每個人都可以訪問他們的所有數據，使他們更容易採取行動和做出改變。 如果您使用電子表格，請考慮製作與您的團隊共享的主副本。 這樣，他們可以添加新信息和編輯現有數據，而無需更新多個文件或來回發送電子郵件。 創建處理工資單活動的時間表，以確保您的團隊每次需要更新數據或進行更改時都遵循相同的流程。

例如，為您與員工審查文件的頻率、對工資率進行審計等創建標準操作程序 (SOP)，以便每個人都知道他們在流程中每個步驟的責任。 選擇自動數據收集選項來簡化您的工資單並避免手動處理或電子表格可能發生的錯誤。 使用正確的工資單數據，您可以跟踪和更新諸如工作時間、基於職位或經驗水平的工資率、在貴公司工作了很長時間的員工的加薪等。

3.找出其他部門真正需要什麼

公司在嘗試簡化薪資流程時犯的最大錯誤之一是他們不諮詢其他部門，尤其是會計部門。 如果您的業務部門在任何時候都無法訪問他們需要的東西，那麼您永遠不能期望您的工資核算流程順利進行。 找出其他部門真正需要的東西，並讓他們迅速獲得他們需要的信息。

例如，如果您有一個簡單的業務模型，您的會計部門只需要知道每個員工工作的總小時數，則無需創建會計日記帳分錄。 但是，如果為了正確提交貴公司的財務報表和稅款，需要進行某些與工資單相關的條目，請確保這些條目是在會計中進行的。 通過為每個部門提供他們需要的信息，您可以簡化工資核算流程。

4. 更有效地管理自動工資單登記

將員工納入工資單對於確保他們的薪水按時按時交付至關重要。 但是，當雇主有大量員工要登記工資單時，可能需要幾個小時才能完成這項任務。 這種對寶貴公司資源的低效使用給涉及眾多不同人員的人為錯誤帶來了巨大風險。 相反，雇主應該自動化註冊過程。

考慮將其集成到自動化入職解決方案中，該解決方案還可以讓新員工加入人力資源和其他公司服務，例如福利或工資稅。 您還應該在員工狀態發生變化時啟用自動調整，例如當他們被提升或在部門之間移動時。 自動登記工資單是朝著簡化整個流程邁出的一大步，無需任何額外的技術就能讓您的發薪日更加順利。

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5. 擁抱新的商業技術

簡化薪資流程的另一種有效方法是採用新的業務技術。 這樣，您可以自動執行許多任務，並使員工和部門負責人更容易同時處理多個項目。 您可以通過使用在線系統來做到這一點，該系統允許您快速收集數據，同時還可以自動執行支付流程，例如報告和開具發票。

考慮其中一些選項：

• 使用時間記錄應用程序自動化您的計時，或者讓設備預裝員工時間表，他們可以自己訪問。 像這樣的解決方案不需要您手動計算工作時間和時間戳，使其成為一個簡單的過程。
• 投資可以幫助創建發票並以電子方式發送發票，從而減少花費在管理任務上的時間，例如向客戶開具賬單或發放工資單。
• 讓員工使用在線協作平台管理自己的休假請求和費用報告。 這樣，他們可以在必要時提交請求並實時跟踪費用。
• 在進行更改、提交休假請求或檢查費用時，使用自動通知讓每個人都了解情況。

在投資業務技術時，請通過培訓員工使用每種工具來確保您充分利用它。 這樣做可以確保每個人都在使用這些系統來最大限度地提高收益並最大限度地減少輸入數據或調查問題所花費的時間。

6. 緊跟新的立法變化

您還應該了解新法規對您的業務的影響以及它如何影響工資單。 確保您了解即將發生的變化，以確保您不會在它們生效後立即落後。 聯邦和州法律通常為企業提供遵守變化的時間窗口。 但是，您希望盡快採取行動。 當最後期限到來時，你不想發現自己在追趕。

確保及時實施所有新的變更。 請記住，確保簡化薪資流程的一部分涉及遵守立法。 由於缺乏合規性而對現有流程造成的任何中斷都可能很容易破壞您的整個薪資流程，甚至可能使您面臨被審計的風險。 此外，重要的是所有員工也要及時了解變化。 如果在新立法中對他們的工資率或扣除額進行了任何更改，則尤其如此。

7. 將工資單與其他業務功能集成

簡化薪資流程的另一種方法是將其與其他業務功能集成。 您可以使用具有增強集成功能的軟件或服務來做到這一點，例如 Xero、FreshBooks 等。 大多數流行的會計軟件解決方案現在都帶有集成的工資服務，允許您將財務數據從這些程序導入到您的工資系統中，因此您不必手動輸入數據​​。

這樣可以實現更準確的工資核算流程，減少人為錯誤的機會，並使您在年底報稅時更加輕鬆。 將您的工資單與其他業務功能集成可以幫助您減少完成工資單相關任務所需的時間和精力，讓您有更多時間承擔其他職責。 例如，如果您是小企業主，集成流程可以讓您專注於發展您的公司，同時讓您高枕無憂，您的工資單得到了準確和及時的支付。

8. 在需要時獲得所需的支持

有時，您可能會遇到無法自行解決的工資問題。 例如，如果有復雜的稅法變更或 IRS 對您的工資稅有疑問，您最好向專家尋求幫助。 該專家可以是人力資源專家或在工資單處理方面經驗豐富的會計師。 您不想讓您的業務受到影響，因為您無法立即解決問題。 這就是向具有更多專業知識的人尋求幫助的地方。

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管理您的薪資流程應該很容易

考慮到這些提示，您的工資核算流程應該更容易、更有效。 無論您選擇外包還是內部處理，您都應該能夠更快地完成工資單。 請記住，外包並不意味著移交人力資源合規和公司文化的責任。 因此，請確保外包商也能勝任這些問題。 簡化流程的好處是顯而易見的，但啟動和運行所需的時間和精力也很明顯。

因此，請確保您花時間了解您需要什麼以及公司的優先事項在哪裡。 只有這樣，您才能實施最有效的流程。