Bordro Sürecinizi Kolaylaştırmanın 8 Yolu

Bordro süreci herhangi bir şirket için zorlayıcı olabilir ve işlerin idari tarafında çıkmaza girmek kolaydır. Her işletme sahibi, çalışanlarına doğru ve zamanında ödeme yapmalarının ne kadar önemli olduğunu bilir. Ancak bu kadar çok farklı düzenleme, evrak işi ve vergi uygulamasıyla, bordro sürecinin neden bu kadar acı verici hale gelmesi şaşırtıcı değil.

Bu düzenlemelere ve değişikliklere ayak uydurmak, bordro ekibi için çok fazla ekstra iş anlamına gelebilir. İşletmeniz veya şirketiniz için düzenli bir bordro süreci sağlamanın anahtarı, her düzeyde verimliliği artırmaktır. İşte bordronuzun iş ihtiyaçlarınız için en iyi şekilde çalışmasını sağlamanın sekiz yolu.

1. Maliyetlerinizi kontrol edin

Bordro, bir işletmeyi yönetmenin en pahalı yönlerinden biridir. Çalışanların maaş çeklerinin her zaman zamanında ödenmesini sağlarken bu maliyetleri kontrol etmek zor olabilir, ancak bordro işlemlerine harcadığınızı azaltmanın birçok yolu vardır. Bordrolarını daha verimli yöneten işletme sahipleri, genellikle zaman içinde önemli tasarruflar görürler. Başlangıç ​​noktası olarak, maliyetlerin eşit olarak paylaşılmadığı alanları belirlemeye yardımcı olması için çalışan ve departman başına maliyetleri analiz edin.

Çalıştığınız her saat için ne kadar harcadığınızı belirlemek için, her çalışan için sağlanan faydalar ve ikramiyeler de dahil olmak üzere tüm bordro harcamalarının doğru bir elektronik tablosunu tutun. Son teslim tarihlerini karşılamak için çalışan çalışanlar arasında üretkenlik seviyelerini korurken gelecekteki bordro işlem ücretlerini kontrol altında tutmaya yardımcı olacak bir plan oluşturmak için maliyet analizinizde toplanan verileri kullanın. Ayrıca, bordro işleme sisteminizde ne için ödeme yaptığınızı ve işlem başına ne kadara mal olduğunu bilin.

Şeffaf ücretlere sahip en iyi bordro yazılımını seçin, böylece her bir doların tam olarak neye doğru gittiğini anlayabilirsiniz. Faturalarınızda gizli veya net olmayan ücretler varsa, deneyimsiz veya dürüst olmayan bir bordro hizmetinin işareti olabileceğinden hemen sağlayıcınızla iletişime geçin. Herhangi bir sözleşmeyi imzalamadan önce maliyet yapısını anladığınızdan emin olun ve daha sonra sürpriz faturalar olmayacağından emin olmak için gerekirse açıklama isteyin.

Sizin için önerilenler: Şirketler Süreçlerini Optimize Etmek İçin İş Zekasını Nasıl Kullanıyor?

2. Veri alma sürecini kolaylaştırma

Herkesin tüm verilerine erişebildiğinden emin olmak, harekete geçmelerini ve değişiklik yapmalarını kolaylaştırır. E-tablo kullanıyorsanız, ekibinizle paylaşılan bir ana kopya oluşturmayı düşünün. Bu şekilde, birden fazla dosyayı güncellemeden veya e-posta göndermeden yeni bilgiler ekleyebilir ve mevcut verileri düzenleyebilirler. Ekibinizin verileri güncellemeleri veya değişiklik yapmaları gerektiğinde aynı süreci izlemesini sağlamak için bordro etkinliklerini ele almak için bir program oluşturun.

Örneğin, çalışanlarla dosyaları ne sıklıkta gözden geçireceğinize, ödeme oranları üzerinde denetimler gerçekleştireceğinize vb. ilişkin standart işletim prosedürleri (SOP'ler) oluşturun, böylece sürecin her adımında herkes sorumluluklarını bilir. Bordronuzu düzene sokmak ve manuel işleme veya elektronik tablolarda meydana gelebilecek hatalardan kaçınmak için otomatik bir veri toplama seçeneğini tercih edin. Doğru bordro verileriyle, çalışılan süre, unvan veya deneyim düzeyine göre ücret oranları, şirketinizde uzun süredir çalışan çalışanlara yapılan zamlar gibi konuları takip edebilir ve güncelleyebilirsiniz.

3. Diğer departmanların gerçekte neye ihtiyacı olduğunu öğrenin

Şirketlerin bordro süreçlerini düzene sokmaya çalışırken yaptıkları en büyük hatalardan biri, özellikle muhasebe olmak üzere diğer departmanlara danışmamalarıdır. İş departmanlarınız herhangi bir zamanda ihtiyaç duydukları şeye erişemiyorsa, bordro sürecinizin aksamadan ilerlemesini asla bekleyemezsiniz. Diğer departmanların gerçekte neye ihtiyaç duyduğunu öğrenin ve ihtiyaç duydukları bilgileri onlara hemen ulaştırmaya özen gösterin.

Örneğin, hesap departmanınızın yalnızca her çalışanın toplam kaç saat çalıştığını bilmesi gereken basit bir iş modeliniz varsa, bir muhasebe günlüğü girişi oluşturmanıza gerek yoktur. Ancak, şirketinizin mali tablolarının ve vergilerin doğru bir şekilde verilebilmesi için bordro ile ilgili yapılması gereken bazı girişler varsa, bunların muhasebede yapıldığından emin olun. Her departmana ihtiyaç duydukları bilgileri sağlayarak, bordro sürecinizi kolaylaştırabilirsiniz.

4. Otomatik bordro kaydını daha verimli bir şekilde yönetin

Çalışanları bordroya kaydetmek, maaş çeklerinin zamanında ve doğru miktarda teslim edilmesini sağlamak için kritik öneme sahiptir. Ancak, işverenlerin bordroya kaydolması gereken çok sayıda çalışanı olduğunda, bu görevi tamamlamak birkaç saat sürebilir. Değerli şirket kaynaklarının bu verimsiz kullanımı, birçok farklı insanın dahil olduğu insan hatası için büyük bir risk oluşturmaktadır. Bunun yerine işverenler kayıt sürecini otomatikleştirmelidir.

Bunu, yeni çalışanları İK'ya ve sosyal haklar veya bordro vergileri gibi diğer şirket hizmetlerine de kaydedebilen otomatik bir işe alım çözümüne entegre etmeyi düşünün. Ayrıca, bir çalışanın durumu değiştiğinde, örneğin terfi ettiğinde veya departmanlar arasında geçiş yaptığında otomatik ayarlamaları etkinleştirmelisiniz. Bordro kaydının otomatikleştirilmesi, tüm süreci kolaylaştırmak ve maaş günlerinizi herhangi bir ek teknoloji olmadan daha sorunsuz hale getirmek için büyük bir adımdır.

Şunları beğenebilirsiniz: İş İtibar Yönetimi – Kesin Bir Kılavuz.

5. Yeni iş teknolojilerini benimseyin

Bordro sürecinizi kolaylaştırmanın bir başka etkili yolu da yeni iş teknolojilerini benimsemektir. Bu şekilde, birçok görevi otomatikleştirebilir ve çalışanların ve departman başkanlarının aynı anda birden fazla projeyi yönetmesini kolaylaştırabilirsiniz. Bunu, raporlama ve faturalandırma gibi ödeme süreçlerini otomatikleştirirken hızlı bir şekilde veri toplamanıza olanak tanıyan çevrimiçi sistemleri kullanarak yapabilirsiniz.

Bu seçeneklerden bazılarını göz önünde bulundurun:

• Bir zaman kaydı uygulamasıyla zaman işleyişinizi otomatikleştirin veya cihazların kendi başlarına erişebilecekleri çalışan zaman çizelgeleriyle önceden yüklenmiş olmasını sağlayın. Bunun gibi bir çözüm, çalışılan saatleri ve zaman damgalarını manuel olarak hesaplamanızı gerektirmez, bu da onu basit bir işlem haline getirir.
• Buna yatırım yapmak, faturaların oluşturulmasına ve elektronik olarak gönderilmesine yardımcı olarak, müşterilere fatura kesmek veya bordro düzenlemek gibi idari görevlere harcanan süreyi azaltır.
• Çevrimiçi bir ortak çalışma platformu kullanarak çalışanların izin taleplerini ve gider raporlarını kendi yönetmelerine izin verin. Bu sayede gerektiğinde talep gönderebilir ve harcamaları gerçek zamanlı olarak takip edebilirler.
• Değişiklik yapma, izin talepleri gönderme veya harcamaları kontrol etme söz konusu olduğunda herkesi döngüde tutmak için otomatik bildirimleri kullanın.

İş teknolojisine yatırım yaparken, çalışanları her bir aracın kullanımı konusunda eğiterek bu teknolojiden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayın. Bunu yapmak, herkesin faydaları en üst düzeye çıkarmak ve veri girmek veya sorunları araştırmak için harcanan zamanı en aza indirmek için bu sistemleri kullanmasını sağlar.

6. Yeni mevzuat değişikliklerinden haberdar olun

Ayrıca yeni mevzuatın işiniz üzerindeki etkisini ve maaş bordrosunu nasıl etkilediğini de anlamalısınız. Yürürlüğe girer girmez geride kalmamak için yaklaşan değişikliklerden haberdar olduğunuzdan emin olun. Federal ve eyalet yasaları, genellikle işletmelerin değişikliklere uyması için bir zaman aralığı sağlar. Ancak, mümkün olan en kısa sürede harekete geçmek istiyorsunuz. Son teslim tarihi geldiğinde kendinizi yakalamaca oynarken bulmak istemezsiniz.

Tüm yeni değişikliklerin zamanında uygulandığından emin olun. Kolaylaştırılmış bir bordro süreci sağlamanın bir kısmının mevzuata uyumlu kalmayı içerdiğini unutmayın. Uyum eksikliği nedeniyle mevcut süreçlerinizde herhangi bir kesinti, tüm bordro sürecinizi kolayca rayından çıkarabilir ve potansiyel olarak sizi denetlenme riskine bile sokabilir. Ayrıca, tüm çalışanların değişikliklerden haberdar olması da önemlidir. Bu, özellikle yeni mevzuatta maaş oranlarında veya kesintilerinde herhangi bir değişiklik olması durumunda geçerlidir.

7. Bordroyu diğer iş fonksiyonlarıyla entegre edin

Bordro sürecinizi kolaylaştırmanın başka bir yolu, onu diğer iş fonksiyonlarıyla entegre etmektir. Bunu, Xero, FreshBooks ve daha fazlası gibi gelişmiş entegrasyonlara sahip bir yazılım veya hizmet kullanarak yapabilirsiniz. En popüler muhasebe yazılımı çözümleri artık, bu programlardan finansal verileri bordro sisteminize aktarmanıza olanak tanıyan entegre bordro hizmetleriyle birlikte gelir, böylece verileri manuel olarak girmeniz gerekmez.

Bu, daha doğru bir bordro süreci sağlar, insan hatası olasılığını azaltır ve yıl sonunda vergilerinizi beyan ederken işinizi kolaylaştırır. Bordronuzu diğer iş işlevleriyle entegre etmek, bordroyla ilgili görevleri tamamlamak için gereken süreyi ve çabayı azaltmanıza yardımcı olabilir ve diğer sorumluluklar için daha fazla zaman kazanmanıza olanak tanır. Örneğin, küçük bir işletme sahibiyseniz, entegre bir süreç, şirketinizi büyütmeye odaklanmanıza ve aynı zamanda bordronuzun doğru ve zamanında ödendiğinden emin olmanıza olanak tanır.

8. İhtiyacınız olan desteği ihtiyacınız olduğunda alın

Bazen, kendi başınıza çözecek donanıma sahip olmadığınız bordro sorunlarıyla karşılaşabilirsiniz. Örneğin, karmaşık bir vergi kanunu değişikliği varsa veya IRS'nin bordro vergilerinizle ilgili soruları varsa, bir uzmandan yardım almanız sizin için en iyisi olabilir. Bu uzman, bir insan kaynakları uzmanı veya bordro işlemlerinde deneyimli bir muhasebeci olabilir. Sorunu hemen çözemeyeceğiniz için işinizin zarar görmesine izin vermek istemezsiniz. Daha fazla uzmanlığa sahip birinden yardım bulmanın işe yarayacağı yer burasıdır.

Şunlar da hoşunuza gidebilir: İşletmeniz İçin Daha Fazla Müşteri Adayı Oluşturmak İçin LinkedIn Nasıl Kullanılır?

Bordro sürecinizi yönetmek kolay olmalı

Bu ipuçlarını göz önünde bulundurarak, bordro süreciniz daha kolay ve daha verimli olmalıdır. Dış kaynak kullanmayı veya şirket içinde halletmeyi seçseniz de, bordronuzu daha hızlı yapabilmeniz gerekir. Dış kaynak kullanımının İK uyumluluğu ve şirket kültürü için sorumluluğu devretmek anlamına gelmediğini unutmayın. Bu nedenle, işverenin bu konularda da göreve hazır olduğundan emin olun. Kolaylaştırılmış bir sürecin faydaları açıktır, ancak onu kurmak ve çalıştırmak için gereken zaman ve çaba da öyledir.

Bu nedenle, neye ihtiyacınız olduğunu ve şirketinizin önceliklerinin nerede olduğunu anlamak için zaman ayırdığınızdan emin olun. Ancak o zaman mümkün olan en verimli süreci uygulayabilirsiniz.