Uzak Ekipler için En İyi Belge İşbirliği Araçları [Notion + 8 Alternatif]

Ev kültüründen işe ani bir geçiş, ekip işbirliği için çevrimiçi dokümanları yeni bir normal haline getirdi. Çevrimiçi ekip işbirlikleri, fiziksel yakınlığa ihtiyaç duymadan bir ekip projesi üzerinde çalışmayı mümkün kılmıştır.

Ekip çalışması, büyük projeleri etkili bir şekilde yürütmenin anahtarıdır, ancak daha önce, verimli işbirliği için ekip üyelerinin işyerinde fiziksel olarak bulunmaları gerekiyordu. Evden çalışan çalışan sayısındaki ani artış, sektörü kendi yollarını düzeltmeye ve ekip işbirliği için çevrimiçi dokümanlar gibi alternatiflere bakmaya zorladı.

Bir ekip projesi üzerinde çalıştığınızı ve ekibinizin son teslim tarihine yetişmek için çok çalıştığını hayal edin. Ekip üyelerinden biri kişisel bir sorun nedeniyle işe gelemiyor. Ekibiniz belge işbirliği yazılımı kullanmadıkça proje büyük olasılıkla ertelenecektir. Eksik ekip üyesini bir belge işbirliği yazılımına davet edebilirsiniz ve proje her zamanki hızında devam eder.

Ekip işbirliği için en iyi çevrimiçi dokümanlardan bazılarına ve faydalarına bakalım.

Pazartesi

İnsanlar Pazartesileri düşündüğünde monoton, sıkıcı, sıkıcı veya sıkıcı gibi sıfatlar ortaya çıkıyor, ancak Pazartesi tüm kavramı değiştirmeyi hedefliyor. Pazartesi, bir ekip projesinde çalışan çalışanların ihtiyaçlarına göre özel olarak hazırlanmıştır. Ekipler kişiselleştirilmiş iş akışları oluşturabilir ve Pazartesi kendini ekibin ihtiyaçlarına en iyi şekilde uyacak şekilde akıllıca uyarlar.

Pazartesi, her büyüklükteki işletme için mükemmeldir ve çok sayıda özellikle birlikte gelir.

• Ekip üyelerine görev atama ve her üyenin ilerlemesini izleme esnekliği sağlar. Bu özellik, çevrimiçi bir proje üzerinde çalışırken iş yükü netliği eksikliğini ortadan kaldırır.
• Kullanıcı arayüzü temizdir ve sezgisel ve kullanıcı dostu düzeni ile büyük resmi görselleştirmenizi sağlar.
• İletişimi önemli ölçüde kolaylaştıran @ kullanarak ekip üyelerini etiketleyin. Ekip üyelerinin artık en ufak ihtiyaçlar için uzun e-postalar aracılığıyla iletişim kurmasına gerek yok.
• Ekip projeleri için tek durak noktası yapmak için tüm uygulamaları tek bir çatı altında entegre edin. Pazartesi'yi kullanarak Google Drive, Dropbox ve daha fazlasından dosya getirebilirsiniz.
• Tek bir platformla sınırlı değil; bunun yerine platform, projenize tüm büyük platformlarda erişmenizi sağlar. Şu anda Pazartesi, Web'de, Android'de, iPhone'larda ve iPad'lerde kullanılabilir.

Tıklama

ClickUp, özel özellik seti ile ekip işbirliği projelerini kolaylaştırmayı amaçlayan hepsi bir arada bir uygulamadır. Tamamen özelleştirilebilir ve benzersiz özellikleri, onu her büyüklükteki işletme için olmazsa olmaz haline getirir. ClickUp'ı kullanarak grup görevlerini, belgeleri, hatırlatıcıları, hedefleri, takvimleri ve daha fazlasını kolayca yönetebilirsiniz.

Aynı platformda bireysel veya grup mesajları gönderebileceğiniz mesajlaşma işlevine de sahip olursunuz.

Bu platformu kullanmanın bazı avantajları şunlardır:

• Ekip işbirliği projelerini yönetmek için sekiz farklı görünüm seçeneğine sahip olursunuz.
• Bir ekip üyesinin aynı anda birden fazla proje üzerinde çalıştığı zamanlar vardır. ClickUp, her bir proje için özel düzenlenebilir durumlar oluşturmanıza olanak tanır.
• Aynı anda birden fazla üyeye görev atayabildikleri için yöneticiler için mükemmel bir araçtır. Yöneticiler, tablo görünümü ve çoklu görev işlevini kullanarak atanan her görevi izleyebilir.
• ClickUp, platform genelinde farklı parametrelere yönelik bilgilendirici ancak doğrudan bilgiler sağlamak için SCRUM metodolojisini kullanır.
• Üçüncü taraf entegrasyonları sorunsuzdur ve platform, tüm popüler uygulamalardan dosya getirmenize izin verir.

Nasıl yardımcı olduğunu görmek için ClickUp'ı deneyin.

Belge360

Document360, ekiplerin hayati bilgileri tek bir yerde yakalayıp kaydedebileceği bir platformdur. Bir belge işbirliği aracından ihtiyacınız olan her şeyi sunar: kolay paylaşım, iş akışı, sürüm geçmişi, yorum yapma, etiketleme, gözden geçirme hatırlatıcıları vb.

İnceleme için içerik oluşturmayı ve dağıtmayı kolaylaştıran sorunsuz bir kullanıcı arabirimi sunar. Yerleşik aranabilirliğe sahiptir, böylece kullanıcınız belgelerde aradıkları bilgileri hızlı bir şekilde keşfedebilir.

Aşağıdakiler gibi kullanıma hazır güçlü belgeleme özellikleriyle makalelerinizi oluşturun ve yönetin:

• Nasıl yapılır kılavuzları, standart işletim prosedürleri, çalışan el kitabı, referans belgeleri, sistem belgeleri ve sürüm notları oluşturun.
• Document360, WYSIWYG ve Markdown editörleri gibi zengin metin editörlerine sahiptir. Ek olarak, ekip üyelerinizle dahili olarak işbirliği yapmak için birden çok sürüm oluşturma ve makale yorumu desteklenir.
• Kategori yöneticisi, kategoriler ve alt kategoriler oluşturmanıza, karşılaştırılabilir dosyaları birlikte gruplandırmanıza ve tüm bilgileriniz için iyi yapılandırılmış bir hiyerarşi oluşturmanıza yardımcı olur.
• İçeriği otomatik olarak depolar ve her zaman sildiğiniz içeriğin önceki sürümünü kurtarabilirsiniz.
• Document360, kullanıcılarınıza çok sayıda rol sağlamanıza ve kimin hangi içeriğe erişimi olduğunu yönetmenize olanak tanır.
• Sorunsuz oturum açma ile çalışanlarınızın veya müşterilerinizin belgelerinize kolayca erişmesine izin verin.

Document360, sorunsuz ekip işbirliği sağlamak için Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier ve Integrately dahil olmak üzere çeşitli farklı yazılım uygulamalarıyla bağlantı kurar.

Zoho Yazar

Zoho, belgelerinizi gerçek zamanlı olarak senkronize eden, özelliklerle dolu başka bir bulut tabanlı kelime işlem aracıdır. Zoho, MS Word belgelerinizin herhangi bir biçimlendirme hatası olmadan platforma aktarılmasını sağlar. Ayrıca Zoho, gerçek zamanlı paylaşım özelliklerini kullanarak ekip projelerinde işbirliği yapmanıza olanak tanır. Belgelerinizi diğer ekip üyeleriyle paylaşırken onların imleç hareketlerini ve yaptıkları düzenlemeleri görebilirsiniz.

Zoho Writer'ı kullanmanın bazı avantajları şunlardır:

• Zoho'nun bulut tabanlı doğası, ekip işbirliklerini verimli ve hızlı hale getirir.
• Zoho'da oluşturduğunuz belgeler yerel sistem deposunu işgal etmez ve bunun yerine Bulutta depolanır.
• Gerçek zamanlı senkronizasyon özelliği, bir felaket durumunda belgelerinizin asla kurcalanmamasını sağlar.
• Zoho, tüm hayati kelime işlem seçeneklerine kolay gezinme ile yeni bir kullanıcı arayüzüne sahiptir.
• Yöneticiler, bir ekip projesindeki her üyenin erişim haklarını kontrol edebilir ve belirli işlevlere de izin verebilir.

Dropbox Kağıdı

Dropbox Paper, teknoloji devi Dropbox'tan ekip işbirliği için çevrimiçi bir belgedir. Ekibiniz dosyaları depolamak için büyük ölçüde Dropbox'a bağlıysa, Dropbox Paper'ın çok daha fazla avantajla birlikte gelmesi hiç de kolay değil. Ekipler belgeleri kolayca düzenleyebilir, görevler atayabilir, sistematik iş akışları oluşturabilir ve projeler üzerinde işbirliği yapabilir.

Ayrıca Dropbox Paper'daki görev yönetimi araçları, aksi takdirde çevrimiçi bir senaryoda karmaşık hale gelebilecek işlevleri büyük ölçüde kolaylaştırır. Platform, diğer grup üyelerinden bahsetmenize, başkalarına görevler atamanıza ve yapılacak işleri verimli bir şekilde yönetmenize olanak tanır. Bu platformun bazı heyecan verici özellikleri şunları içerir:

• Dropbox Paper'da YouTube bağlantıları, GIF'ler, Pinterest panoları, Google Haritalar'daki Konumlar, SoundCloud'dan ses ve çok daha fazlası gibi çok çeşitli multimedya alışverişi yapabilirsiniz.
• Kağıt, Ters Çevirme ve Eskiz dosyalarının gömülü önizlemelerini destekler. Ayrıca, üçüncü taraf bir uygulama kullanmadan belgelerinizi PPT'lere dönüştürebilirsiniz.
• Dropbox Paper'daki geniş şablon kitaplığından projeniz için bir şablon seçebilirsiniz. Beyin fırtınası, ürün lansmanları, ürün özellikleri, hata izleme projeleri ve daha fazlası için çok sayıda şablon vardır.
• Dropbox Paper, takviminizi platforma bağlama seçeneğiyle birlikte gelir. Tüm çalışma programınız platforma senkronize edilir. Kağıt daha sonra kendini uyarlayarak ajandalara, arka plan belgelerine, görev atamalarına ve toplantı etkinliklerine doğrudan uygulama üzerinden erişim sağlar.
• Mobil uygulama size kamerayı kullanarak görüntü yakalama ve geri bildirimde bulunma özelliği sunar.

Google Dokümanlar

Google Dokümanlar, kelime işlemeye farklı bir yaklaşım kullanan Google'ın sunduğu bir kelime işlemci yazılımıdır. Word ve Open Office gibi çoğu kelime işlemci, bir PC'de depolanan yerel programlar olan çevrimdışı araçlar olarak kaldı. Öte yandan, Google Dokümanlar, çalışması için çevrimiçi bağlantıya ihtiyaç duyan bulut tabanlı bir kelime işlemcidir.

Çevrimiçi rotayı seçmek, ekip işbirlikleri gibi bir kelime işlemci için yeni bir yenilikler dünyasının kapılarını açar. Dokümanlar, bir dokümanı diğer üyelerle paylaşmanıza izin vererek, onu temel ekip işbirliği için bir platform haline getirir. Lütfen Dokümanlar'ın büyük ölçüde bir kelime işlemci olduğunu ve makaledeki diğer listeler gibi özel işlevler almayacağınızı unutmayın. Bununla birlikte, Dokümanlar, özellikle birincil kelime işlemciniz olarak kullanıyorsanız, ekip işbirlikleri için hala harika bir seçenektir.

Google Dokümanlar'ı kullanmanın bazı avantajları:

• Google Dokümanlar, sizinle bir doküman paylaşıldığında e-posta olarak bir bildirim gönderir.
• Üyelerin, özellikle Dokümanlar için kaydolması gerekmez; Platformu kullanmak için bir Google hesabına sahip olmak yeterlidir.
• Bir belgeye yapılan son revizyonları ve ince ayarları yapan üyeleri görüntüleyebilirsiniz.
• Dokümanların tüm önemli biçimlerini sorunsuz bir şekilde içe aktarabilirsiniz.
• Gerçek zamanlı senkronizasyon özelliği, bir ağ kesintisi sırasında hiçbir zaman veri kaybetmemenizi sağlar.

Google Workspace'i işletmeniz için kullanmaya başlarsanız, E-postayı güçlü bir yardım masasına dönüştürmek için bu yazılımı kontrol etmek isteyebilirsiniz.

Biraz

Bit sıradan bir kelime işlemci değildir; bunun yerine, ağırlıklı olarak ekip işbirliği projelerine hizmet eder. Bit'teki güçlü yönetim araçlarını kullanarak hızlı dinamik notlar, belgeler, wiki'ler, bilgi tabanları, projeler, müşteri çıktıları, teknik belgeler ve daha fazlasını oluşturabilirsiniz. Üstelik tüm projeleriniz için ayrı çalışma alanları oluşturabilirsiniz.

Bit üzerinde işbirliği yapmak verimlidir ve farklı ekip üyeleri arasında şeffaflığı korumanıza yardımcı olur.

Bit kullanmanın bazı faydaları:

• Bit'teki Çalışma Alanı özelliği projelerinizi, müşterilerinizi ve ekiplerinizi düzenlemenize olanak tanır. Belgeleri farklı çalışma alanları arasında da taşıyabilir, aynı dosyayı birden çok kez yükleme zorluğunu ortadan kaldırabilirsiniz.
• "@" kullanarak bahsetme özelliği, ekip işbirliklerinde çalışırken büyük bir verimlilik artırıcıdır.
• Bit, zahmetsizce belgeler oluşturmanıza olanak tanıyan minimalist ancak yenilikçi bir düzenleyiciyle birlikte gelir. Düzenleyici ve gerçek zamanlı işbirliği özellikleri bir araya getirilerek verimlilik daha da artırılır.
• Görsel web bağlantıları, zengin medya, videolar, grafikler, tasarımlar, yerleştirmeler, sosyal medya gönderileri, anketler ve çok daha fazlasını doğrudan düzenleyiciye ekleyebilirsiniz.
• Bit ayrıca paylaştığınız belgelerin etkileşimini izleme özelliği de sunar. Bu bilgiler, belgelerinizi iyileştirmenin ve daha fazla ilgi çekmenin harika bir yoludur.
• Çözümün platformlar arası kullanılabilirliğini geliştirmek için tüm temel dosyalarınızı Bit'e kaydedebilirsiniz.

izdiham

Confluence, ekiplerin verimli bir şekilde işbirliği yapmasını, organize etmesini ve yayınlamasını sağlayan paylaşılan bir çalışma alanıdır. Açık ve işbirlikçidir, ekibinizin birlikte en iyi çalışmalarını ortaya çıkarmasına yardımcı olur. Diğer ekip üyeleri tarafından yapılan düzenlemeleri, yorumları veya geri bildirimleri izlemek genellikle zorlaşır, ancak bu platform sorunu giderir. Tüm çalışma alanında arama yapmanızı ve eşleşen bilgileri bulmanızı sağlayan evrensel bir arama seçeneğine sahip olursunuz.

Bu platformu kullanmanın bazı avantajları şunlardır:

• Confluence, Atlassian Marketplace'teki uygulamaları entegre etmenize olanak tanır. Atlassian Marketplace, platforma ekleyebileceğiniz 3.000'den fazla uygulamaya ev sahipliği yapmaktadır.
• Platform, Android, iOS ve Web gibi birden fazla platformda kullanılabilir.
• Doğrudan platforma birinci sınıf Jira entegrasyonu sunar.
• Harika organizasyon özellikleri elde edersiniz ve evrensel arama seçeneği büyük bir anlaşma kırıcıdır.
• Şablon kitaplığında Pazarlama, Ürün, İK ve daha fazlası için çok sayıda güzel şablon vardır.
• Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive ve daha fazlası gibi popüler platformlarla sorunsuz entegrasyon elde edersiniz.
• Confluence siteleri, gizlilik kontrollerini ve endüstri tarafından doğrulanmış veri şifreleme standartlarını takip eder.

Microsoft Word

Microsoft Word, oldukça uzun bir süredir kelime işlemci yazılımı ile eşanlamlı olmuştur. Word, basitleştirilmiş ancak güçlü bir kelime işlem çözümü sağlamada her zaman endüstri lideri olmuştur. Yine de Microsoft, ekip işbirliği özelliklerini tanıtarak yazılımı bir üst seviyeye taşıdı. Word'ün en son sürümü, aşağıdakiler gibi birçok özelliği beraberinde getiriyor:

• Herhangi bir üçüncü taraf uygulaması kullanmadan belgeleri web sayfalarına dönüştürme özelliğine sahip olursunuz.
• Word'deki gerçek zamanlı paylaşım özelliğini kullanarak bir belgeyi ekip üyeleriyle kolayca paylaşabilirsiniz.
• Word, özellikle farklı kültürel geçmişlere sahip üyelerle çalışırken yardımcı olan yerleşik bir çevirmenle birlikte gelir.
• Word'ü kullanarak 3B modelleri doğrudan belgelerinize ekleyebilirsiniz.
• Gerçek zamanlı senkronizasyon özelliği, belgelerinizi asla kaybetmemenizi sağlar.
• Word artık Android, iOS, Web ve Windows'ta kullanılabiliyor ve platformlar arası iş akışlarını kolaylaştırıyor.

kavram

Bunu bekliyordun, değil mi?

Notion, bu listedeki ekip işbirliği için en özellikli ve kullanımı kolay platformdur. Platform, işletmelerin faaliyetlerini tek bir merkezi araç aracılığıyla hedefler belirlemek, iş akışı durumunu izlemek, müşteri adayı yönetimi ve daha fazlası için düzene koymalarına olanak tanır. Yeni fikirler veya planlar düzenlemenize, yeniden düzenlemenize ve geliştirmenize yardımcı olacak bir sürükle ve bırak arayüzü ile birlikte gelir.

Notion, ekip işbirliği için aşağıdakiler gibi önemli avantajlar sağlar:

• Notion, işletmelerin proje yönergeleri, kodlama yönergeleri, İK iş akışları ve daha fazlası gibi çok sayıda görev için bir bilgi tabanı oluşturmasına ve sürdürmesine olanak tanır.
• Platform, yerleşik bir takvim ve ekip üyelerinin hızlı notlar oluşturmak ve ilerlemelerini izlemek için kullanabilecekleri Kanban panolarıyla birlikte gelir.
• Ekip üyeleri, daha iyi iletişim ve şeffaflık için görevler ve projeler hakkında yorum ekleyebilir.
• Sistemlerini Slack, Figma ve Invision gibi çeşitli üçüncü taraf uygulamalarla entegre etmek için Notion'un API'sini kullanabilirsiniz.
• Yapılacaklar listesi oluşturmak, toplantı notları hazırlamak ve haftalık ajandalar oluşturmak, birleşik platformu kullanarak son derece kolay hale gelir.

Notion'ı özel alan adınızda da kullanabilirsiniz. Ancak, herhangi bir nedenle memnun değilseniz, Notion alternatifi olarak yukarıda listelenen çevrimiçi dokümanlar yazılımını işbirliği için deneyebilirsiniz.

Son Not

Çevrimiçi ekip işbirlikleri, ofiste seyahat süreleri ve sabit çalışma saatleri gibi geleneksel geliştirmenin olumsuz yanlarından kaçınırken verimli bir şekilde projeler oluşturur. İş akışınızı düzenlemek, gündem belirlemek ve çok daha fazlası için çevrimiçi bir doküman kullanmak gereklidir.

Notion, Monday ve Paper gibi platformlar, özel özellik setleriyle ekiple ilgili projelere özel olarak hitap eder. Bu platformlar, her türden işletme ve birey için de mükemmeldir.

Google Dokümanlar, Word ve Zoho, gerçek zamanlı işbirliklerine izin veren kelime işlemci yazılımlarıdır. Bununla birlikte, bu uygulamalar bu listedeki diğer araçlar gibi organizasyonel özelliklerle gelmiyor.

Ardından, işletmeniz için en iyi çevrimiçi e-tablolardan bazılarını keşfedin.