電子郵件禮儀：每個公關專家都應遵循的 11 條規則

每天，每個公關行業的代表都要寫大量的各種電子郵件。 他們與客戶、記者、編輯等進行交流。因此，公關專家只需要了解商務電子郵件禮儀，不僅是為了看起來可靠並擁有良好的品牌聲譽，而且為了與媒體建立正確的關係。

當然，所有的編輯都是不同的。 對於其中一些，您可以在一秒鐘內簡單地寫“Ok”，這就足夠了。 但是有些人可能會認為一封太短的電子郵件是不尊重的。

並且通過發送關於工作的文盲信息，您可能會完全失去您的合作夥伴或客戶。 在本文中，我們將討論電子郵件傳遞的主要規則，以盡可能保持公司的聲譽。

最常見的電子郵件禮儀規則

因此，在創建電子信件時，您需要遵循與寫普通信件時相同的所有手續。 首先，您需要了解您想給您的編輯留下好印象，以便他或她了解您或您的公司是可靠的合作夥伴。

1. 拼寫和標點

最重要的是，請記住檢查拼寫和標點錯誤是必不可少的。 通過在電子郵件中出錯，您將您的公司和您自己展示為一個不可靠的合作夥伴，他們也會對共同事務粗心。 此外，您應該關心這部分，因為拼寫錯誤可能會觸發垃圾郵件。 因此，電子郵件服務可以對您應用過濾器，這將產生可傳遞性問題。

2.尺寸

電子郵件不應該很大。 網絡禮節規定，一封電子郵件的大小必須是寫在紙上的信件的一半。 如果您需要發送包含大量信息的重要內容，那麼最好在電子郵件中寫一個簡短的隨附文本並將信息本身作為附件安排。

發送超過 200-500 KB 的大型附件時，請務必警告您的收件人。 不過，最好不要在電子郵件中發送大附件。 還有許多其他方法可以在沒有電子郵件的情況下發送大文本、照片或聲音。 最好使用雲共享或 G Suite 或 DropBox 等工具。

3.首先歡迎收件人

談到您的回复內容，在這裡假設您想發送一封歡迎電子郵件會很有用。 首先，在與媒體代表交談之前，介紹一下您自己和您的公司會很有用。 正如鍊接文章中所討論的那樣，必須直截了當並清楚地定義您對該主題的觀點。

4. 電子簽名

電子簽名是幾行文字，附在消息的末尾。 專業電子郵件簽名的存在是商務信函中禮貌的標誌。

電子簽名對公司來說也是不顯眼的廣告。 通常，來自陌生人的電子郵件中的直接廣告被認為是負面的，但幾行簽名會被忠實地接受。 此外，它將幫助您的受訪者唯一地識別您。 並確保包括幾種可能的方式與您聯繫。

起草電子簽名的基本規則包括：

• 電子簽名不應超過 5-6 行。
• 一行中的字符數不得超過 70 個。

5. 長答案

請記住，在商業世界中，您應該始終回復電子郵件。 否則，您可能會被認為是不負責任和輕浮的，這將影響公司的商業聲譽，而不是最好的方式。 並且電子對話的會話類似於電話禮儀：首先開始通信的人也應該先結束通信。

請注意，如果您在 7 天內未回復電子郵件，則這顯然是拒絕溝通。 因此，如果您的編輯沒有回复您並且您想保持業務關係，您需要在2-3 天后致電或發送另一封電子郵件給您的業務合作夥伴，以澄清信息是否已到達他的手中。 這將表明您關心那個人或公司，這是公關專家應該始終做的事情。

6. 通知發件人您收到了電子郵件

向發件人發送簡短回复，說明您已閱讀他的電子郵件。 當信件的發件人希望您對他的請求做些什麼時，這很有用。 這三秒鐘不會佔用您太多時間，但信的發件人會確定他的信已被閱讀。

7. 小心笑話

寫作時經常會失去諷刺意味，因為我們聽不到語調，也看不到與您交流的人臉上的表情。 在專業通信中，你應該關閉你的幽默感，直到你完全確定你的收件人理解它。

8. 來自不同文化的人寫作方式不同

由於人與人之間的文化差異，經常會產生誤解。 當他們互相發短信時，尤其會發生這種情況。 一些文化的代表（日本人、阿拉伯人、中國人）首先想更好地了解一個人，然後才開始做生意。 他們可以寫和接收更多的個人電子郵件。

因此，在與他們聯繫時，發送歡迎電子郵件是完全可以的。 另一方面，德國、美國或斯堪的納維亞國家等國家的代表更願意盡快通過通信轉向與工作相關的問題。

9.仔細檢查收件人是否正確

確保輸入正確的名稱非常重要。 在這裡很容易出錯，尤其是如果您是公關專家，每天必須撰寫數十甚至數百封電子郵件。 這會給您和接收者帶來很多不便。

10.堅持經典字體

在商務信函中，最好使用經典的字體、顏色和大小。 發送複雜的信件不是最好的主意。 主要規則是您的信件應該易於閱讀。 可接受使用 10-12 磅大小和簡單的字體，如 Arial、Calibri 和 Times New Roman。 在顏色方面，黑色是最安全的選擇。

11. 小心秘密信息

不要重複中央情報局局長大衛彼得雷烏斯的錯誤。 彼得雷烏斯於 2012 年 11 月 10 日辭職，原因是他所謂的情人的電子郵件被黑客入侵，並透露他正在讓她訪問秘密管理信息。

因此，請始終記住，每封電子郵件都會留下自己的印記，其他任何人都可以閱讀您的信。 所以不要寫任何非你公司的人不應該訪問的東西。 不要寫任何會毀了你的名譽和傷害他人的東西。

媒體提及您的品牌時的電子郵件禮儀

電子郵件禮儀還有另一面，與解決衝突有關。 媒體監控可以在 Mediatoolkit 的幫助下完成，它可以幫助您識別潛在的危機並通過快速和智能的響應來減輕損害。

有時，甚至可能會因為某些媒體提及您的公司或客戶而發生不同的衝突（在這種情況下，可能需要製定危機溝通計劃）。 並且必須以解決衝突和保持體面形象的方式回答。 下面，我們將討論在這種情況下可以犯的四個嚴重錯誤，以及如何解決它們。

對媒體行為感到憤怒

如果您的目標是解決衝突，為公司留住客戶，並挽救聲譽，那麼您在回复信中的怨恨不太可能促成這一點。 同樣，您的電子郵件應該看起來盡可能專業。

完全沒有反應

忽略意味著您不關心發生的情況和您的整體聲譽。 而這反過來又會影響您的聲譽，就像您延遲響應一樣，甚至更糟。

承認錯誤

在大多數情況下，為自己辯護，確保這種情況不會再次發生，要求某人給你一個解決所有問題的機會，這些都不是寫電子郵件的正確方式。 很多時候，媒體醜聞只是挑釁，並不嚴重。 為您的公司辯護並不是處理業務問題的最明智的方式。 因此，在回复編輯時，在你的郵件中，你必須顯得專業、冷靜、堅強。

如何採取行動：正確的電子郵件禮儀

因此，在監視媒體時，您提到了一條可能會損害您聲譽的信息，或者甚至您的客戶可能會寫信告訴您發生的情況。 在這種情況下，必須向您的客戶或編輯澄清情況。 對電子郵件的平均標準響應時間不超過 2-3 小時。

此要求基於電子郵件的具體情況，作為快速解決問題的一種手段。 此外，如果您的任務是解決問題，快速響應可以作為您對客戶感興趣和以客戶為中心的標誌。

如果您需要時間整理情況，並且您了解可能需要 2-3 個小時以上，請立即寫信給感興趣的人，您將盡快回复他們。 主要的建議是記住要明確區分電子郵件的情感部分和專業部分，只留下情感部分。

來自行業領導者的電子郵件禮儀提示

公共關係是塑造組織個性的藝術，每一步都需要完美的規劃。 而這方面的專業精神只來自經驗。 特別是為您準備了該領域五位領導者的名言，這將幫助您更好地在媒體面前樹立自己的品牌形象。 它們如下：

考慮記者的時間

記者是最忙碌的人，所以我的第一條規則是：考慮他們的時間。 如果您要發送推銷，請保持您的想法簡潔。 提供一些背景信息，介紹您的主題以及如何使其引人入勝，但不要寫冗長的大綱。 如果他們關心，他們會詢問您的詳細信息。

除此之外，用你的常識問問自己：什麼會讓我在一封電子郵件中失去興趣？ 有人把我的名字弄錯了嗎？ 還是在我從不鼓勵他們這樣做的時候跟進五次？

與媒體關係中的電子郵件禮儀與現實生活中與記者互動沒有什麼不同。 記住這一點，你不會寫任何你不會面對面說的東西。

Corina Leslie ，ZeroBounce 公關經理

不要誤導收件人

電子郵件是公關專業人士最常用的溝通方式，因此如何使用它至關重要。 但有時公關專家在撰寫重要電子郵件時會犯下不可原諒的錯誤。

以下是每個公共關係專業人士應該記住的三個注意事項：

1.不要發送誤導性的主題行。 如果您寫信通知媒體調查，請在主題行中說明。 有一個清晰直接的主題行將幫助讀者立即知道他們是否對你的報價感興趣。

2.不要依賴肢體語言。 因為你不能用微笑來支持你的話，所以在嘗試用某種語氣交流時要小心。 在選擇某個潛在的雙重短語時，請確保其含義不會被誤解。

3.不要忘記校對電子郵件。 沒有什麼比一封充滿拼寫錯誤和語法錯誤的電子郵件更能扼殺讀者的愛了。 您的電子郵件應該和您的服務一樣高標準，否則，人們將被迫得出結論：如果他們的電子郵件有這麼多錯誤，他們的產品可能和他們一樣糟糕。

eSputnik 公關經理Zhanna Tarakanova

添加電子郵件地址作為最後一步

電子郵件禮儀很重要。 在點擊“發送”按鈕之前，您需要仔細考慮每一個細節，仔細檢查電子郵件的每個字母。

就個人而言，我有一個適合我的久經考驗的公式，但我確實喜歡嘗試我的主題行。 我寫電子郵件時做的最後一件事是添加電子郵件地址。 這樣可以避免任何令人尷尬的誤傳。

不要期望您發送的每一個音調都會得到回應。 永遠不要向他們發送後續電子郵件，詢問他們是否收到您之前的電子郵件。 我更喜歡使用電子郵件跟踪工具來查看我的電子郵件是否已打開，這是一種侵入性要小得多的方法，並且可以幫助我在打開的情況下編寫更有意義的跟進。

如果您確實需要跟進，請在繼續之前將 3 設為絕對最大值； 如果你有的話，向他們推銷一個不同但相關的故事。

最後，要真誠，不要假裝，也不要誇誇其談。 記者是語氣大師，他們會在一個實例中嗅出不真誠。

Anna Pozniak，NetHunt 公關和傳播經理

及時響應，抓住機會

作為專業人士，您要確保在電子郵件通信中始終保持禮貌和尊重，媒體也不例外。 一些永遠不會失敗的商務電子郵件禮儀的核心基本規則是：使用工作電子郵件，用（他們的）名字稱呼收件人，使用適當的問候語和經典字體，不要用大寫字母“大喊大叫”，最重要的是，校對您的電子郵件的語法、拼寫和拼寫錯誤。 也就是說，如果你有幸讓他們打開並閱讀它。

記者是非常忙碌的人——然而，你不應該試圖“誘餌”他們打開你的信息。 相反，使用簡短而整潔的主題行來吸引他們的注意力，如果這樣做，請直奔主題。 與企業溝通不同，向記者傳達的信息簡潔直接是一個優勢。

無論是推銷新產品還是對產品的負面評論做出回應，都要保持中立的語氣，堅持事實而不是情緒。 不要期待回复，除非他們感興趣。 如果您確實得到了答案，請確保及時回复，因為機會可能會比您想像的更快到期。

Alyona Gorbatko ，MacPaw 公關專家

結論

遵循這些簡單的電子郵件禮儀規則，您將輕鬆在商務信函中取得成功，並且在不同媒體的眼中，您的聲譽會好得多。 實際上，您是否需要花更多的時間來撰寫這封或那封電子信函並不重要。