Etiqueta de e-mail: 11 regras que todo especialista em relações públicas deve seguir

Todos os dias, cada um dos representantes da profissão de relações públicas tem que escrever vários e-mails em grandes quantidades. Eles se comunicam com clientes, jornalistas, editores, etc. Portanto, um especialista em relações públicas simplesmente precisa conhecer a etiqueta do e-mail comercial não apenas para parecer sólido e ter uma boa reputação de marca, mas também para construir os relacionamentos certos com a mídia.

Claro, todos os editores são diferentes. Para alguns deles, você pode simplesmente escrever “Ok” em um segundo, e isso será suficiente. Mas há algumas pessoas que podem achar que um e-mail muito curto é desrespeitoso.

E ao enviar uma mensagem analfabeta sobre o trabalho, você pode perder completamente seu parceiro ou cliente. Neste artigo, discutiremos as principais regras de entrega de e-mail para manter a reputação de uma empresa o mais decente possível.

As regras mais comuns de etiqueta de e-mail

Portanto, ao criar uma carta eletrônica, você precisa seguir todas as mesmas formalidades de uma carta normal . Primeiro, você precisa entender que deseja causar uma boa impressão em seu editor para que ele entenda que você ou sua empresa é um parceiro confiável.

1. Ortografia e pontuação

Mais importante ainda, lembre-se de que a verificação de erros de ortografia e pontuação é essencial . Ao cometer erros nos e-mails, você mostra sua empresa e a si mesmo como um parceiro não confiável, que também será descuidado com assuntos conjuntos. Além disso, você deve se preocupar com essa parte, pois erros de ortografia podem ser um gatilho de spam . Como resultado, os serviços de e-mail podem aplicar filtros a você e isso criará problemas de entrega.

2. Tamanho

Os e-mails não devem ser grandes. As regras de netiqueta dizem que um e-mail deve ter metade do tamanho de uma carta escrita em papel . Se você precisar enviar algo importante contendo muitas informações, é melhor escrever um pequeno texto de acompanhamento no e-mail e organizar as informações como um anexo.

Ao enviar um anexo grande com mais de 200-500 kilobytes, certifique-se de avisar o destinatário sobre isso . No entanto, é melhor não enviar anexos grandes em e-mails. Existem muitas outras maneiras de enviar textos grandes, fotos ou sons sem e-mail. É melhor usar o compartilhamento na nuvem ou ferramentas como G Suite ou DropBox.

3. Dê as boas-vindas ao destinatário primeiro

Falando sobre o conteúdo de sua resposta, aqui será útil imaginar que você deseja enviar um email de boas-vindas . Antes de tudo, antes de falar com um representante da mídia, será útil apresentar você e sua empresa. E, assim como discutido no artigo vinculado, é essencial ser direto e definir claramente seu ponto de vista sobre o tópico.

4. Assinatura Eletrônica

Uma assinatura eletrônica consiste em várias linhas de palavras, que são anexadas no final da mensagem. A presença de uma assinatura de e-mail profissional é um sinal de polidez na correspondência comercial.

Uma assinatura eletrônica também é um anúncio discreto de uma empresa . Como regra, a publicidade direta em e-mails de pessoas desconhecidas é percebida negativamente, mas algumas linhas de assinatura serão aceitas lealmente. Além disso, ajudará seu entrevistado a identificá-lo de forma exclusiva. E certifique-se de incluir várias maneiras possíveis de se conectar com você.

As regras básicas para a elaboração de uma assinatura eletrônica incluem o seguinte:

• Uma assinatura eletrônica não deve exceder 5-6 linhas.
• O número de caracteres em uma linha não deve ser superior a 70.

5. Respostas longas

Lembre-se, no mundo dos negócios, você deve sempre responder e-mails . Caso contrário, você pode ser considerado irresponsável e frívolo, o que afetará a reputação comercial da empresa de maneira não muito boa. E a sessão do diálogo eletrônico é semelhante à etiqueta telefônica: quem iniciou uma correspondência primeiro também deve terminá-la primeiro.

Observe que se você não responder a um e-mail dentro de 7 dias, isso é uma recusa clara de comunicação. Portanto, se o seu editor não estiver respondendo e você quiser manter o relacionamento comercial, você precisa ligar ou enviar outro e-mail para seu parceiro de negócios 2 a 3 dias depois para esclarecer se a informação chegou até ele ou não. Isso mostrará que você se importa com aquela pessoa ou empresa, e é isso que sempre deve ser feito por especialistas em relações públicas.

6. Notifique o remetente de que você recebeu o e-mail

Envie uma resposta curta ao remetente que você leu o e-mail dele . Isso é útil quando o remetente da carta espera que você faça algo sobre o pedido dele. Esses três segundos não tomarão muito do seu tempo, mas o remetente da carta terá certeza de que sua carta foi lida.

7. Cuidado com as piadas

A ironia muitas vezes se perde ao escrever, pois não ouvimos entonações e não vemos as expressões nos rostos das pessoas com quem você se comunica. Na correspondência profissional, você deve desligar seu senso de humor até ter certeza absoluta de que seu destinatário o compreende.

8. Pessoas de culturas diferentes escrevem de forma diferente

Devido às diferenças culturais entre as pessoas, muitas vezes surgem mal -entendidos. E isso acontece especialmente quando eles estão mandando mensagens um para o outro. Representantes de algumas culturas (japonesas, árabes, chinesas) primeiro querem conhecer melhor uma pessoa, e só então começam a fazer negócios. É aceitável que eles escrevam e recebam e-mails mais pessoais.

Portanto, ao entrar em contato com eles, não há problema em enviar um e-mail de boas-vindas. Por outro lado, representantes de países como Alemanha, América ou países escandinavos preferem passar para questões relacionadas ao trabalho em correspondência o mais rápido possível.

9. Verifique novamente se o destinatário está correto

É muito importante certificar-se de que o nome correto foi inserido . É fácil cometer um erro aqui, especialmente se você for um especialista em relações públicas, que precisa escrever dezenas ou até centenas de e-mails todos os dias. Isso causará muitos inconvenientes tanto para você quanto para o receptor.

10. Atenha-se às fontes clássicas

Na correspondência comercial, é desejável manter fontes, cores e tamanhos clássicos . Enviar cartas complexas não é a melhor ideia. A regra principal é que suas cartas devem ser fáceis de ler. Aceita-se o uso de tamanho de 10 a 12 pontos e fontes simples como Arial, Calibri e Times New Roman. Quando se trata de cor, o preto é a escolha mais segura.

11. Tenha cuidado com informações secretas

Não repita o erro do chefe da CIA David Petraeus. Petraeus renunciou em 10 de novembro de 2012, depois que o e-mail de sua suposta amante foi hackeado e foi revelado que ele estava dando a ela acesso a informações secretas de gerenciamento.

Portanto, lembre-se sempre de que cada e-mail deixa sua marca e qualquer outra pessoa pode ler sua carta. Portanto, não escreva nada que pessoas que não sejam da sua empresa não devam ter acesso. Não escreva nada que possa arruinar sua reputação e prejudicar os outros.

Etiqueta de e-mail quando sua marca é mencionada na mídia

Existe um outro lado da etiqueta de e-mail, que está relacionado à resolução de conflitos. O monitoramento de mídia , que pode ser feito com a ajuda do Mediatoolkit, pode ajudá-lo a identificar possíveis crises e mitigar danos por meio de uma resposta rápida e inteligente.

Às vezes, até conflitos diferentes podem ocorrer porque alguns meios de comunicação mencionam sua empresa ou cliente (neste caso, pode ser necessário criar um plano de comunicação de crise). E é essencial responder de forma a resolver o conflito e manter uma imagem digna. Abaixo, discutiremos quatro erros críticos que podem ser cometidos em caso de tal situação e como resolvê-los.

Ficando indignado com o comportamento da mídia

Se seu objetivo é resolver conflitos, reter o cliente para a empresa e salvar a reputação, é improvável que seu ressentimento na carta de resposta contribua para isso. Novamente, seus e-mails devem parecer o mais profissional possível.

Não responde de jeito nenhum

Ignorar significa que você não se importa com a situação ocorrida e sua reputação em geral. E isso, por sua vez, afetará sua reputação como se você atrasasse a resposta, ou até pior.

Admitindo seus erros

Na maioria dos casos, dar argumentos para se justificar, garantir que isso não acontecerá novamente, pedir a alguém para lhe dar uma chance de consertar tudo não é a maneira correta de escrever um e-mail. Muitas vezes, os escândalos da mídia são apenas provocações, não algo sério. Justificar sua empresa não é a maneira mais inteligente de lidar com questões de negócios. Portanto, em resposta aos editores, em seus e-mails, você deve parecer profissional, calmo e forte.

Como agir: a etiqueta de e-mail adequada

Então, monitorando a mídia, você mencionou uma informação que pode estragar sua reputação, ou talvez até seus clientes tenham escrito para você sobre a situação ocorrida. Nesse caso, é essencial esclarecer a situação para seus clientes ou editores. O tempo médio de resposta padrão a um e-mail não é superior a 2-3 horas .

Esse requisito é baseado nas especificidades do e-mail como meio de resolver prontamente os problemas. Além disso, se sua tarefa é resolver a situação, uma resposta rápida serve como um sinal de seu interesse no cliente e um sinal de foco no cliente.

Se você precisar de tempo para resolver a situação e entender que pode levar mais de 2-3 horas, escreva imediatamente para as pessoas interessadas que você responderá em breve. E o principal conselho é lembrar de dividir claramente a parte emocional e profissional do e-mail , deixando apenas a parte emocional.

Dicas de etiqueta de e-mail de líderes do setor

Relações públicas é a arte de moldar a personalidade de uma organização, o que exige um planejamento perfeito de cada etapa. E o profissionalismo nesta área só vem com a experiência. Especialmente para você, preparei citações de cinco líderes nesta área, que vão te ajudar a construir melhor a identidade da sua marca na mídia. Eles são os seguintes:

Tenha consideração com o tempo dos jornalistas

Os jornalistas são algumas das pessoas mais ocupadas, então minha primeira regra é: seja atencioso com o tempo deles. Se você estiver enviando um pitch, mantenha suas ideias concisas. Ofereça algum contexto, apresente seu tópico e como você o tornará intrigante, mas evite escrever esboços longos. Eles vão pedir detalhes se eles se importam.

Fora isso, use o bom senso e pergunte a si mesmo: o que me deixaria desanimado em um e-mail? Alguém está errando meu nome? Ou acompanhando cinco vezes quando nunca os encorajei a fazê-lo?

A etiqueta de e-mail em seu relacionamento com a imprensa não é diferente de interagir com jornalistas na vida real. Tenha isso em mente e você não escreverá nada que não diria cara a cara.

Corina Leslie , gerente de relações públicas da ZeroBounce

Não engane o destinatário

O e-mail é a forma de comunicação mais usada pelos profissionais de relações públicas, portanto, como usá-lo é crucial. Mas às vezes os especialistas em relações públicas cometem erros imperdoáveis ​​ao escrever e-mails importantes.

Aqui estão três que todo profissional de relações públicas deve se lembrar :

1. Não envie linhas de assunto enganosas. Se você escrever para informar sobre um inquérito da imprensa, informe-o na linha de assunto. Ter uma linha de assunto clara e direta ajudará o leitor a saber imediatamente se está interessado em sua oferta.

2. Não confie na linguagem corporal. Como você não pode sustentar suas palavras com um sorriso, tenha cuidado ao tentar comunicar um determinado tom. Ao escolher uma determinada frase potencialmente dupla, certifique-se de que seu significado não seja mal interpretado.

3. Não se esqueça de revisar o e-mail. Nada mata mais o amor de seus leitores do que um e-mail cheio de erros ortográficos e gramaticais. Seus e-mails devem ser tão altos quanto o seu serviço, caso contrário, as pessoas seriam forçadas a concluir: se seus e-mails têm tantos erros, seu produto pode ser tão ruim.

Zhanna Tarakanova , gerente de relações públicas da eSputnik

Adicionar endereço de e-mail como última etapa

A etiqueta do e-mail é importante. Você precisa pensar em todos os detalhes, verificando duas e três vezes cada letra de um e-mail antes de clicar no botão 'Enviar'.

Pessoalmente, tenho uma fórmula testada e comprovada que funciona para mim, mas gosto de experimentar minhas linhas de assunto. A última coisa que faço quando estou escrevendo um e-mail é adicionar o endereço de e-mail. Isso evita erros embaraçosos.

Não espere uma resposta de cada proposta que você enviar. Nunca, nunca envie e-mails de acompanhamento perguntando se eles receberam seu e-mail anterior. Prefiro usar ferramentas de rastreamento de e-mail para ver se meus e-mails foram abertos, o que é um método muito menos invasivo e me ajuda a escrever um acompanhamento mais significativo se eles forem abertos.

Se você precisar fazer o acompanhamento, faça três o número máximo absoluto antes de prosseguir; lance-lhes uma história diferente, mas relevante, se você tiver.

Finalmente, seja sincero, não finja e não exagere com elogios. Os jornalistas são mestres do tom e farejarão a insinceridade em um instante.

Anna Pozniak , gerente de relações públicas e comunicações da NetHunt

Responda oportunamente para aproveitar a oportunidade

Como profissional, você quer ter certeza de que está sempre sendo educado e respeitoso em sua comunicação por e-mail, e a mídia não é exceção. Algumas regras básicas e básicas de etiqueta de e-mail comercial que nunca falham são: use um e-mail de trabalho, dirija-se ao destinatário pelo nome (seu), use uma saudação adequada e fontes clássicas, não “grite” com CAPS e, o mais importante, revise seu e-mail para gramática, ortografia e erros de digitação. Isto é, se você tiver sorte de fazê-los abrir e ler.

Os jornalistas são pessoas extremamente ocupadas – no entanto, você não deve tentar “enganá-los” para que abram sua mensagem. Em vez disso, use uma linha de assunto curta e elegante para chamar a atenção deles e, se o fizer, vá direto ao ponto. Ao contrário da comunicação corporativa, ser conciso e direto em sua mensagem para um jornalista é uma vantagem.

Seja um lançamento de um novo lançamento ou uma resposta a uma crítica negativa do seu produto, mantenha o tom neutro e atenha-se aos fatos em vez de emoções. Não espere uma resposta, a menos que eles estejam interessados. E se você receber uma resposta, certifique-se de responder em tempo hábil, pois uma oportunidade pode expirar mais rápido do que você pensa.

Alyona Gorbatko , especialista em relações públicas da MacPaw

Conclusão

Ao seguir essas regras simples de etiqueta de e-mail, você alcançará facilmente o sucesso na correspondência comercial e, aos olhos de diferentes mídias, sua reputação será muito melhor. E na verdade não importa se você tem que gastar um pouco mais de tempo compondo esta ou aquela carta eletrônica.