آداب البريد الإلكتروني: 11 قاعدة يجب على كل متخصص في العلاقات العامة اتباعها

كل يوم ، يتعين على كل من ممثلي مهنة العلاقات العامة كتابة رسائل بريد إلكتروني مختلفة بكميات ضخمة. إنهم يتواصلون مع العملاء والصحفيين والمحررين وما إلى ذلك. لذلك ، يحتاج متخصص العلاقات العامة ببساطة إلى معرفة آداب البريد الإلكتروني للعمل ليس فقط من أجل الظهور بمظهر قوي وله سمعة جيدة للعلامة التجارية ولكن أيضًا من أجل بناء العلاقات الصحيحة مع وسائل الإعلام.

بالطبع ، كل المحررين مختلفون. بالنسبة للبعض منهم ، يمكنك ببساطة كتابة "حسنًا" في ثانية واحدة ، وسيكون هذا كافياً. ولكن هناك بعض الأشخاص الذين قد يرون أن البريد الإلكتروني قصير جدًا بحيث لا يكون محترمًا.

وبإرسال رسالة أمية عن العمل ، قد تفقد شريكك أو عميلك تمامًا. في هذه المقالة ، سنناقش القواعد الرئيسية لتسليم البريد الإلكتروني للحفاظ على سمعة الشركة لائقة قدر الإمكان.

القواعد الأكثر شيوعًا في آداب البريد الإلكتروني

لذلك ، عند إنشاء خطاب إلكتروني ، عليك اتباع جميع الإجراءات الرسمية المتبعة عند كتابة خطاب عادي . أولاً ، عليك أن تفهم أنك تريد ترك انطباع جيد على المحرر الخاص بك حتى يفهم أو يفهم أنك أو شركتك شريك موثوق به.

1. الهجاء وعلامات الترقيم

والأهم من ذلك ، تذكر أن التحقق من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم أمر ضروري . من خلال ارتكاب أخطاء في رسائل البريد الإلكتروني ، فأنت تُظهر شركتك ونفسك كشريك غير موثوق به ، وسيكون أيضًا مهملاً بشأن الشؤون المشتركة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تهتم بهذا الجزء لأن الأخطاء الإملائية يمكن أن تكون محفزًا للبريد العشوائي . نتيجة لذلك ، يمكن لخدمات البريد الإلكتروني تطبيق عوامل التصفية عليك وسيؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات في التسليم.

2. الحجم

يجب ألا تكون رسائل البريد الإلكتروني كبيرة. تنص قواعد Netiquette على أن البريد الإلكتروني يجب أن يكون نصف حجم الرسالة المكتوبة على الورق . إذا كنت بحاجة إلى إرسال شيء مهم يحتوي على الكثير من المعلومات ، فمن الأفضل كتابة نص قصير مرفق في البريد الإلكتروني وترتيب المعلومات نفسها كمرفق.

عند إرسال مرفق كبير يتجاوز حجمه 200-500 كيلو بايت ، تأكد من تحذير المستلم بشأن هذا الأمر . من الأفضل عدم إرسال مرفقات كبيرة في رسائل البريد الإلكتروني. هناك العديد من الطرق الأخرى لإرسال نصوص كبيرة أو صور أو صوت بدون بريد إلكتروني. من الأفضل استخدام المشاركة السحابية أو أدوات مثل G Suite أو DropBox.

3. رحب بالمتلقي أولاً

بالحديث عن محتوى ردك ، سيكون من المفيد هنا تخيل أنك تريد إرسال بريد إلكتروني ترحيبي . بادئ ذي بدء ، قبل التحدث إلى ممثل وسائل الإعلام ، سيكون من المفيد تقديم نفسك وشركتك. وكما تمت مناقشته في المقالة المرتبطة ، من الضروري أن تكون واضحًا وأن تحدد بوضوح وجهة نظرك حول الموضوع.

4. التوقيع الإلكتروني

التوقيع الإلكتروني هو عبارة عن عدة أسطر من الكلمات ، يتم إرفاقها في نهاية الرسالة. يعد وجود توقيع بريد إلكتروني احترافي علامة على الأدب في المراسلات التجارية.

التوقيع الإلكتروني هو أيضًا إعلان غير مزعج لشركة . كقاعدة عامة ، يُنظر إلى الإعلان المباشر في رسائل البريد الإلكتروني من أشخاص غير مألوفين بشكل سلبي ، ولكن سيتم قبول بعض أسطر التوقيع بإخلاص. أيضًا ، سيساعد المستفتى الخاص بك على التعرف عليك بشكل فريد. وتأكد من تضمين عدة طرق ممكنة للتواصل معك.

تشمل القواعد الأساسية لعمل التوقيع الإلكتروني ما يلي:

• يجب ألا يتجاوز التوقيع الإلكتروني 5-6 أسطر.
• يجب ألا يزيد عدد الأحرف في السطر عن 70 حرفًا.

5. أجوبة طويلة

تذكر ، في عالم الأعمال ، يجب عليك دائمًا الرد على رسائل البريد الإلكتروني . خلاف ذلك ، قد يتم اعتبارك غير مسؤول وتافه ، مما سيؤثر على سمعة الشركة التجارية ليس بأفضل طريقة. وجلسة الحوار الإلكتروني شبيهة بآداب الهاتف: على من بدأ المراسلة أولاً أن ينهيها أولاً.

يرجى ملاحظة أنه إذا لم ترد على رسالة بريد إلكتروني في غضون 7 أيام ، فهذا يعد رفضًا واضحًا للتواصل. لذلك ، إذا كان المحرر الخاص بك لا يرد عليك وتريد الاحتفاظ بعلاقة العمل ، فأنت بحاجة إلى الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني آخر إلى شريك عملك بعد 2-3 أيام لتوضيح ما إذا كانت المعلومات قد وصلت إليه أم لا. سيظهر هذا أنك تهتم بهذا الشخص أو الشركة ، وهذا ما يجب أن يفعله دائمًا متخصصو العلاقات العامة.

6. قم بإخطار المرسل بأنك استلمت البريد الإلكتروني

أرسل ردًا قصيرًا إلى المرسل بأنك قد قرأت بريده الإلكتروني . يكون هذا مفيدًا عندما يتوقع مرسل الرسالة منك أن تفعل شيئًا حيال طلبه. لن تستغرق هذه الثواني الثلاث الكثير من وقتك ، لكن مرسل الخطاب سيكون على يقين من أن رسالته قد تمت قراءتها.

7. كن حذرا مع النكات

غالبًا ما تضيع السخرية عند الكتابة لأننا لا نسمع التنغيم ولا نرى التعبيرات على وجوه الأشخاص الذين تتواصل معهم. في المراسلات المهنية ، يجب عليك إيقاف حس الدعابة لديك حتى تتأكد تمامًا من أن المستلم يفهمها.

8. الناس من ثقافات مختلفة يكتبون بشكل مختلف

غالبًا ما ينشأ سوء الفهم بسبب الاختلافات الثقافية بين الناس. ويحدث هذا بشكل خاص عندما يقومون بإرسال رسائل نصية لبعضهم البعض. يرغب ممثلو بعض الثقافات (اليابانيين والعرب والصينيين) أولاً في التعرف على الشخص بشكل أفضل ، وبعد ذلك فقط يبدأون في ممارسة الأعمال التجارية. من المقبول أن يكتبوا ويستقبلوا المزيد من رسائل البريد الإلكتروني الشخصية.

لذلك ، عند الاتصال بهم ، من الجيد تمامًا إرسال بريد إلكتروني ترحيبي. من ناحية أخرى ، يفضل ممثلو دول مثل ألمانيا أو أمريكا أو الدول الاسكندنافية الانتقال إلى القضايا المتعلقة بالعمل في المراسلات في أسرع وقت ممكن.

9. تحقق جيدًا مما إذا كان المستلم صحيحًا

من المهم جدًا التأكد من إدخال الاسم الصحيح . من السهل ارتكاب خطأ هنا ، خاصة إذا كنت متخصصًا في العلاقات العامة ، وعليك كتابة عشرات أو حتى مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا. سيؤدي هذا إلى الكثير من الإزعاج لك وللمستقبل.

10. التمسك بالخطوط الكلاسيكية

في المراسلات التجارية ، من المستحسن التمسك بالخطوط والألوان والأحجام الكلاسيكية . إرسال رسائل معقدة ليس هو أفضل فكرة. القاعدة الأساسية هي أن رسائلك يجب أن تكون سهلة القراءة. من المقبول استخدام حجم 10-12 نقطة وخطوط بسيطة مثل Arial و Calibri و Times New Roman. عندما يتعلق الأمر بالألوان ، فإن اللون الأسود هو الخيار الأكثر أمانًا.

11. كن حذرًا بشأن المعلومات السرية

لا تكرر خطأ رئيس وكالة المخابرات المركزية ديفيد بترايوس. استقال بترايوس في 10 تشرين الثاني (نوفمبر) 2012 ، بعد اختراق البريد الإلكتروني لعشيقه المزعوم وكشف أنه كان يمنحها حق الوصول إلى معلومات الإدارة السرية.

لذلك ، تذكر دائمًا أن كل بريد إلكتروني يترك بصماته ويمكن لأي شخص آخر قراءة رسالتك. لذلك لا تكتب أي شيء لا يجب أن يتمكن الأشخاص الذين ليسوا من شركتك من الوصول إليه. لا تكتب أي شيء من شأنه أن يفسد سمعتك ويضر بالآخرين.

آداب البريد الإلكتروني عندما يتم ذكر علامتك التجارية في وسائل الإعلام

هناك جانب آخر من آداب البريد الإلكتروني يتعلق بحل النزاعات. يمكن أن تساعدك مراقبة الوسائط ، التي يمكن إجراؤها بمساعدة Mediatoolkit ، على تحديد الأزمات المحتملة وتخفيف الضرر من خلال استجابة سريعة وذكية.

في بعض الأحيان ، قد تحدث تعارضات مختلفة لأن بعض الوسائط تذكر شركتك أو عميلك (في هذه الحالة ، قد يكون مطلوبًا إنشاء خطة اتصال للأزمات). ومن الضروري الرد بطريقة تحل النزاع وتحافظ على صورة لائقة. أدناه ، سنناقش أربعة أخطاء فادحة يمكن القيام بها في حالة حدوث مثل هذا الموقف ، وكيفية حلها.

الغضب من سلوك وسائل الإعلام

إذا كان هدفك هو حل الخلاف ، والاحتفاظ بالعميل للشركة ، وحفظ السمعة ، فمن غير المرجح أن يساهم استياءك في خطاب الرد في ذلك. مرة أخرى ، يجب أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك احترافية قدر الإمكان.

لا تستجيب على الإطلاق

يعني التجاهل أنك لا تهتم بالموقف الذي حدث وبسمعتك بشكل عام. وهذا بدوره سيؤثر على سمعتك تمامًا كما لو كنت تؤخر الاستجابة ، أو حتى أسوأ من ذلك.

الاعتراف بأخطائك

في معظم الحالات ، تقديم الحجج لتبرير نفسك ، والتأكد من أن هذا لن يحدث مرة أخرى ، ومطالبة شخص ما بمنحك فرصة لإصلاح كل شيء ليس هو الطريقة الصحيحة لكتابة بريد إلكتروني. غالبًا ما تكون الفضائح الإعلامية مجرد استفزازات وليست شيئًا خطيرًا. إن تبرير شركتك ليس هو أذكى طريقة للتعامل مع قضايا العمل. لذلك ، ردًا على المحررين ، في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، عليك أن تبدو محترفًا وهادئًا وقويًا.

كيف تتصرف: آداب البريد الإلكتروني الصحيحة

لذا ، عند مراقبة وسائل الإعلام ، ذكرت معلومة يمكن أن تفسد سمعتك ، أو ربما كتب لك عملاؤك بشأن الموقف الذي حدث. في مثل هذه الحالة ، من الضروري توضيح الموقف لعملائك أو المحررين. لا يزيد متوسط ​​وقت الاستجابة القياسي للبريد الإلكتروني عن ساعتين إلى ثلاث ساعات .

يعتمد هذا المطلب على تفاصيل البريد الإلكتروني كوسيلة لحل المشكلات على وجه السرعة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت مهمتك هي حل الموقف ، فإن الاستجابة السريعة تكون بمثابة علامة على اهتمامك بالعميل وعلامة على تركيز العميل.

إذا كنت بحاجة إلى وقت لحل الموقف ، وتدرك أنه قد يستغرق أكثر من 2-3 ساعات ، فاكتب على الفور إلى الأشخاص المهتمين بأنك سترد عليهم قريبًا. والنصيحة الرئيسية هي أن تتذكر تقسيم الجزء العاطفي والمهني بوضوح من البريد الإلكتروني ، مع ترك الجانب العاطفي فقط.

نصائح آداب البريد الإلكتروني من قادة الصناعة

العلاقات العامة هي فن تشكيل شخصية المنظمة ، الأمر الذي يتطلب تخطيطًا مثاليًا لكل خطوة. والمهنية في هذا المجال تأتي فقط مع الخبرة. خاصة بالنسبة لك ، لقد أعددت اقتباسات من خمسة قادة في هذا المجال ، والتي ستساعدك على بناء هوية علامتك التجارية بشكل أفضل أمام وسائل الإعلام. وهم على النحو التالي:

كن مراعيًا لوقت الصحفيين

الصحفيون هم من أكثر الناس انشغالًا ، لذا فإن قاعدتي الأولى هي: مراعاة وقتهم. إذا كنت ترسل عرضًا تقديميًا ، فاحرص على أن تكون أفكارك موجزة. قدم بعض السياق ، وقدم موضوعك وكيف ستجعله مثيرًا للاهتمام ، لكن امتنع عن كتابة خطوط عريضة طويلة. سيطلبون منك التفاصيل إذا كانوا مهتمين.

بخلاف ذلك ، استخدم حدسك واسأل نفسك: ما الذي قد يوقفني في رسالة بريد إلكتروني؟ هل شخص ما فهمت اسمي بشكل خاطئ؟ أو أتابعهم خمس مرات عندما لم أشجعهم على فعل ذلك مطلقًا؟

لا تختلف آداب البريد الإلكتروني في علاقتك بالصحافة عن التفاعل مع الصحفيين في الحياة الواقعية. ضع ذلك في اعتبارك ولن تكتب أي شيء لن تقوله وجهًا لوجه.

كورينا ليزلي ، مدير العلاقات العامة في ZeroBounce

لا تضلل المتلقي

البريد الإلكتروني هو الشكل الأكثر استخدامًا للتواصل بين متخصصي العلاقات العامة ، لذا فإن كيفية استخدامه أمر بالغ الأهمية. لكن في بعض الأحيان يرتكب متخصصو العلاقات العامة أخطاء لا تُغتفر أثناء كتابة رسائل بريد إلكتروني مهمة.

فيما يلي ثلاث نصائح يجب على كل متخصص في العلاقات العامة أن يتذكرها :

1. لا ترسل سطور موضوع مضللة. إذا كنت تكتب للإبلاغ عن استفسار صحفي ، فأخبره في سطر الموضوع. سيساعد وجود سطر موضوع واضح ومباشر القارئ على معرفة ما إذا كان مهتمًا بعرضك على الفور.

2. لا تعتمد على لغة الجسد. نظرًا لأنه لا يمكنك دعم كلماتك بابتسامة ، فكن حذرًا عند محاولة إيصال نغمة معينة. عند اختيار عبارة معينة من المحتمل أن تكون مزدوجة ، تأكد من عدم إساءة فهم معناها.

3. لا تنسَ تدقيق البريد الإلكتروني. لا شيء يقتل حب القراء أكثر من رسالة بريد إلكتروني مليئة بالأخطاء الإملائية والنحوية. يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ذات معايير عالية مثل خدمتك ، وإلا فسيضطر الأشخاص إلى الاستنتاج: إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم تحتوي على الكثير من الأخطاء ، فقد يكون منتجهم سيئًا.

Zhanna Tarakanova ، مدير العلاقات العامة في eSputnik

أضف عنوان البريد الإلكتروني كخطوة أخيرة

آداب البريد الإلكتروني مهمة. تحتاج إلى التفكير في كل التفاصيل الدقيقة ، والتحقق من كل حرف من رسائل البريد الإلكتروني مرتين وثلاث مرات قبل أن تضغط على زر "إرسال".

أنا شخصياً لدي صيغة مجربة واختبار تناسبني ، لكني أحب أن أجرب سطور موضوعاتي. آخر شيء أفعله عندما أكتب رسالة بريد إلكتروني هو إضافة عنوان البريد الإلكتروني. هذا يتجنب أي أخطاء محرجة.

لا تتوقع ردًا من كل عرض تقدمه. لا تقم أبدًا بإرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة تسألهم عما إذا كانوا قد تلقوا بريدك الإلكتروني السابق. أفضل استخدام أدوات تتبع البريد الإلكتروني لمعرفة ما إذا تم فتح رسائلي الإلكترونية ، وهي طريقة أقل توغلًا وتساعدني في كتابة متابعة ذات مغزى أكبر إذا تم فتحها.

إذا كنت بحاجة إلى المتابعة ، فاجعل ثلاثة العدد الأقصى المطلق قبل الانتقال ؛ اعرض عليهم قصة مختلفة ولكنها ذات صلة إذا توفرت لديك.

أخيرًا ، كن صادقًا ، ولا تزيف الأمر ، ولا تبالغ في المجاملات. الصحفيون هم أساتذة النبرة ، وسيشمون النفاق في حالة ما.

آنا بوزنياك ، مديرة العلاقات العامة والاتصالات في NetHunt

استجب في الوقت المناسب لاغتنام الفرصة

بصفتك محترفًا ، فأنت تريد التأكد من أنك دائمًا ما تكون مهذبًا ومحترمًا في اتصالاتك عبر البريد الإلكتروني ، وأن وسائل الإعلام ليست استثناءً. بعض القواعد الأساسية الأساسية لآداب البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل والتي لا تفشل أبدًا هي: استخدام بريد إلكتروني للعمل ، ومخاطبة المستلم باسمه ، واستخدام تحية مناسبة وخطوط كلاسيكية ، وعدم "الصراخ" باستخدام الأحرف الكبيرة والصغيرة ، والأهم من ذلك ، التدقيق اللغوي بريدك الإلكتروني من أجل القواعد النحوية والإملائية والأخطاء المطبعية. هذا إذا كنت محظوظًا بجعلهم يفتحونه ويقرؤونه.

الصحفيون هم أشخاص مشغولون للغاية - ومع ذلك ، لا يجب أن تحاول "الضغط على الطعم" لفتح رسالتك. بدلاً من ذلك ، استخدم سطر موضوع قصيرًا وأنيقًا لجذب انتباههم ، وإذا قمت بذلك ، فانتقل مباشرة إلى النقطة. على عكس اتصالات الشركة ، فإن الإيجاز والمباشرة في رسالتك إلى الصحفي يعد ميزة.

سواء كان ذلك عرضًا لإصدار جديد أو ردًا على مراجعة سلبية لمنتجك ، حافظ على نبرة الصوت محايدة والتزم بالحقائق بدلاً من المشاعر. لا تتوقع ردا ، إلا إذا كانوا مهتمين. وإذا حصلت على إجابة ، فتأكد من الرد في الوقت المناسب ، حيث يمكن أن تنتهي الفرصة بشكل أسرع مما تعتقد.

أليونا جورباتكو ، أخصائية علاقات عامة في MacPaw

خاتمة

باتباع قواعد آداب البريد الإلكتروني البسيطة هذه ، ستحقق النجاح بسهولة في المراسلات التجارية ، وفي أعين وسائل الإعلام المختلفة ، ستكون سمعتك أفضل بكثير. ولا يهم في الواقع إذا كان عليك قضاء المزيد من الوقت في كتابة هذه الرسالة الإلكترونية أو تلك.