E-posta Görgü Kuralları: Her Halkla İlişkiler Uzmanının Uyması Gereken 11 Kural

Her gün, halkla ilişkiler mesleğinin temsilcilerinin her biri büyük miktarlarda çeşitli e-postalar yazmak zorundadır. Müşteriler, gazeteciler, editörler vb. ile iletişim kurarlar. Bu nedenle, bir PR uzmanının yalnızca sağlam görünmek ve iyi bir marka itibarına sahip olmak için değil, aynı zamanda medya ile doğru ilişkiler kurmak için iş e-posta görgü kurallarını bilmesi gerekir.

Tabii ki, tüm editörler farklıdır. Bazıları için sadece bir saniyede “Tamam” yazabilirsiniz, bu yeterli olacaktır. Ancak bazı insanlar çok kısa bir e-postayı saygısızlık olamayacak kadar algılayabilir.

Ve iş hakkında okuma yazma bilmeyen bir mesaj göndererek, ortağınızı veya müşterinizi tamamen kaybedebilirsiniz. Bu yazıda, bir şirketin itibarını olabildiğince iyi tutmak için e-posta tesliminin ana kurallarını tartışacağız.

E-posta Görgü Kurallarının En Yaygın Kuralları

Bu nedenle, elektronik bir mektup oluştururken, normal bir mektup yazarken olduğu gibi aynı formaliteleri izlemeniz gerekir. İlk olarak, sizin veya şirketinizin güvenilir bir ortak olduğunu anlaması için editörünüz üzerinde iyi bir izlenim bırakmak istediğinizi anlamalısınız.

1. Yazım ve Noktalama

En önemlisi, yazım ve noktalama hatalarını kontrol etmenin çok önemli olduğunu unutmayın. E-postalarda hata yaparak, şirketinizi ve kendinizi ortak ilişkiler konusunda da dikkatsiz olacak güvenilmez bir ortak olarak gösteriyorsunuz. Ayrıca yazım hataları spam tetikleyici olabileceği için bu kısma da dikkat etmelisiniz. Sonuç olarak, e-posta hizmetleri size filtreler uygulayabilir ve bu, teslim edilebilirlik sorunları yaratacaktır.

2. Boyut

E-postalar büyük olmamalıdır. Netiquette kuralları, bir e-postanın kağıda yazılmış bir mektubun yarısı büyüklüğünde olması gerektiğini söyler. Bir ton bilgi içeren önemli bir şey göndermeniz gerekiyorsa, e-postayla birlikte kısa bir metin yazmak ve bilgileri ek olarak düzenlemek daha iyidir.

200-500 kilobaytı aşan büyük bir ek gönderirken , alıcınızı bu konuda mutlaka uyarınız . Yine de e-postalarda büyük ekler göndermemek en iyisidir. E-posta olmadan büyük metinler, fotoğraflar veya ses göndermenin başka birçok yolu vardır. Bulut paylaşımını veya G Suite veya DropBox gibi araçları kullanmak daha iyidir.

3. Önce Alıcıyı Karşılayın

Yanıtınızın içeriğinden bahsederken, burada bir hoşgeldin e-postası göndermek istediğinizi hayal etmeniz faydalı olacaktır. Öncelikle bir medya temsilcisi ile görüşmeden önce kendinizi ve firmanızı tanıtmanız faydalı olacaktır. Bağlantılı makalede tartışıldığı gibi, basit olmak ve konuyla ilgili düşüncenizi net bir şekilde tanımlamak çok önemlidir.

4. Elektronik İmza

Elektronik imza, mesajın sonuna eklenen birkaç satırlık kelimedir. Profesyonel bir e-posta imzasının varlığı, iş yazışmalarında nezaket işaretidir.

Elektronik imza aynı zamanda bir şirket için göze batmayan bir reklamdır . Kural olarak, tanımadığınız kişilerden gelen e-postalardaki doğrudan reklamcılık olumsuz algılanır, ancak birkaç satırlık imza sadakatle kabul edilecektir. Ayrıca, yanıtlayanınızın sizi benzersiz bir şekilde tanımlamasına yardımcı olacaktır. Ve sizinle bağlantı kurmanın birkaç olası yolunu eklediğinizden emin olun.

Elektronik imza hazırlamak için temel kurallar şunları içerir:

• Elektronik imza 5-6 satırı geçmemelidir.
• Bir satırdaki karakter sayısı 70'i geçmemelidir.

5. Uzun Cevaplar

Unutmayın, iş dünyasında her zaman e-postalara cevap vermelisiniz . Aksi takdirde, şirketin ticari itibarını en iyi şekilde etkilemeyecek şekilde sorumsuz ve anlamsız olarak değerlendirilebilirsiniz. Ve elektronik diyalog oturumu telefon görgü kurallarına benzer: Yazışmayı ilk başlatan, onu da önce bitirmelidir.

Lütfen 7 gün içinde bir e-postayı yanıtlamazsanız, bunun iletişim kurmayı açıkça reddettiğini unutmayın. Bu nedenle editörünüz size cevap vermiyorsa ve iş ilişkisini sürdürmek istiyorsanız, bilgilerin kendisine ulaşıp ulaşmadığını netleştirmek için iş ortağınızı 2-3 gün sonra aramanız veya başka bir e-posta göndermeniz gerekir. Bu, o kişiyi veya şirketi önemsediğinizi gösterecektir ve PR uzmanları tarafından her zaman yapılması gereken budur.

6. Göndericiye E-postayı Aldığınızı Bildirin

Göndericiye , e-postasını okuduğunuza dair kısa bir yanıt gönderin. Bu, mektubu gönderen kişi sizden isteği hakkında bir şeyler yapmanızı beklediğinde kullanışlıdır. Bu üç saniye fazla zamanınızı almayacaktır ama mektubu gönderen kişi mektubunun okunduğundan emin olacaktır.

7. Şakalara Dikkat Edin

Tonlamaları duymadığımız ve iletişim kurduğunuz kişilerin yüzlerindeki ifadeleri görmediğimiz için yazarken ironi genellikle kaybolur. Profesyonel yazışmalarda, alıcının anladığından tamamen emin olana kadar mizah anlayışınızı kapatmalısınız .

8. Farklı Kültürlerden İnsanlar Farklı Yazıyor

İnsanlar arasındaki kültürel farklılıklar nedeniyle, genellikle yanlış anlamalar ortaya çıkar . Ve bu özellikle birbirlerine mesaj attıklarında olur. Bazı kültürlerin temsilcileri (Japonlar, Araplar, Çinliler) önce bir kişiyi daha iyi tanımak ister ve ancak o zaman iş yapmaya başlar. Daha fazla kişisel e-posta yazmaları ve almaları kabul edilebilir.

Bu nedenle, onlarla iletişim kurarken bir hoş geldiniz e-postası göndermek tamamen iyidir. Öte yandan Almanya, Amerika veya İskandinav ülkeleri gibi ülkelerin temsilcileri de yazışmalarda bir an önce işle ilgili konulara geçmeyi tercih ediyor.

9. Alıcının Doğru Olup Olmadığını İki Kez Kontrol Edin

Doğru adın girildiğinden emin olmak çok önemlidir. Özellikle her gün onlarca hatta yüzlerce e-posta yazmak zorunda olan bir PR uzmanıysanız burada hata yapmak kolaydır. Bu hem size hem de alıcıya tonlarca rahatsızlığa neden olacaktır.

10. Klasik Yazı Tiplerine Bağlı Kalın

İş yazışmalarında klasik yazı tiplerine, renklere ve boyutlara bağlı kalınması arzu edilir. Karmaşık mektuplar göndermek en iyi fikir değil. Ana kural, mektuplarınızın okunması kolay olması gerektiğidir. Arial, Calibri, Times New Roman gibi 10-12 punto ve basit fontlar kullanılması kabul edilmektedir. Renk söz konusu olduğunda, siyah en güvenli seçimdir.

11. Gizli Bilgiler Konusunda Dikkatli Olun

CIA şefi David Petraeus'un hatasını tekrarlamayın. Petraeus, sevgilisi olduğu iddia edilen e-postanın hacklenmesinden ve onun gizli yönetim bilgilerine erişmesine izin verdiğinin ortaya çıkmasından sonra 10 Kasım 2012'de istifa etti.

Bu nedenle, her e-postanın bir iz bıraktığını ve mektubunuzu başka birinin okuyabileceğini daima unutmayın. Bu nedenle, şirketinizden olmayan kişilerin erişmemesi gereken hiçbir şey yazmayın. İtibarınızı mahvedebilecek ve başkalarına zarar verebilecek hiçbir şey yazmayın.

Medyada Markanızdan Bahsedildiğinde E-posta Görgü Kuralları

E-posta görgü kurallarının çatışma çözme ile ilgili başka bir yönü daha vardır. Mediatoolkit yardımıyla yapılabilen medya izleme , olası krizleri belirlemenize ve hızlı ve akıllı bir yanıtla hasarı azaltmanıza yardımcı olabilir.

Bazen bazı medyaların firmanızdan veya müşterinizden bahsetmesi nedeniyle farklı çatışmalar bile ortaya çıkabilir (bu durumda bir kriz iletişim planı oluşturmak gerekebilir). Ve çatışmayı çözecek ve düzgün bir imajı sürdürecek şekilde cevap vermek esastır. Aşağıda, böyle bir durumda yapılabilecek dört kritik hatayı ve bunların nasıl çözüleceğini ele alacağız.

Medya Davranışından Öfkelenmek

Amacınız anlaşmazlığı çözmek, müşteriyi şirket için elde tutmak ve itibarı kurtarmaksa, yanıt mektubundaki kızgınlığınızın buna katkıda bulunması olası değildir. Yine, e-postalarınız mümkün olduğunca profesyonel görünmelidir.

Hiç Cevap Vermiyor

Görmezden gelmek, meydana gelen durumu ve genel olarak itibarınızı umursamadığınız anlamına gelir. Ve bu da itibarınızı sanki tepkiyi geciktirmişsiniz gibi hatta daha da kötüsü etkileyecektir.

Hatalarınızı Kabul Etmek

Çoğu durumda, kendinizi haklı çıkarmak için argümanlar vermek, bunun bir daha olmayacağından emin olmak, birinden her şeyi düzeltmeniz için size bir şans vermesini istemek bir e-posta yazmanın doğru yolu değildir. Çoğu zaman, medya skandalları ciddi bir şey değil, sadece provokasyondur. Şirketinizi haklı çıkarmak, iş sorunlarıyla başa çıkmanın en akıllı yolu değildir. Bu nedenle, editörlere yanıt olarak, e-postalarınızda profesyonel, sakin ve güçlü görünmelisiniz.

Nasıl Hareket Edilir: Uygun E-posta Görgü Kuralları

Yani medyayı takip ederek itibarınızı zedeleyebilecek bir bilgiden bahsettiniz, hatta müşterileriniz bile meydana gelen durum hakkında size yazdılar. Böyle bir durumda, müşterilerinize veya editörlerinize durumu netleştirmeniz önemlidir. Bir e-postaya verilen ortalama standart yanıt süresi 2-3 saatten fazla değildir .

Bu gereklilik, sorunları derhal çözmenin bir yolu olarak e-postanın özelliklerine dayanmaktadır. Ek olarak, göreviniz durumu çözmekse, hızlı bir yanıt, müşteriye olan ilginizin ve müşteri odaklılığın bir işareti olarak hizmet eder.

Durumu halletmek için zamana ihtiyacınız varsa ve bunun 2-3 saatten fazla sürebileceğini anlıyorsanız, hemen ilgilenen kişilere kısa sürede cevap vereceğinizi yazın. Ve ana tavsiye, e-postanın duygusal ve profesyonel bölümünü net bir şekilde ayırmayı hatırlamaktır, yalnızca duygusal olanı bırakın.

Endüstri Liderlerinden E-posta Görgü Kuralları İpuçları

Halkla ilişkiler, her adımın mükemmel bir şekilde planlanmasını gerektiren bir organizasyonun kişiliğini şekillendirme sanatıdır. Ve bu alandaki profesyonellik ancak deneyimle gelir. Özellikle sizin için, medya önünde marka kimliğinizi daha iyi oluşturmanıza yardımcı olacak bu alandaki beş liderden alıntılar hazırladım. Bunlar aşağıdaki gibidir:

Gazetecilerin zamanına saygılı olun

Gazeteciler en meşgul insanlardan bazılarıdır, bu yüzden ilk kuralım şudur: zamanlarına dikkat edin. Bir satış konuşması gönderiyorsanız, fikirlerinizi kısa ve öz tutun. Biraz bağlam sunun, konunuzu ve onu nasıl ilgi çekici hale getireceğinizi sunun, ancak uzun anahatlar yazmaktan kaçının. İlgilenirlerse sizden detayları isteyeceklerdir.

Bunun dışında sağduyunuzu kullanın ve kendinize sorun: Bir e-postada beni ne rahatsız ederdi? Biri adımı yanlış mı anlıyor? Ya da onları hiç teşvik etmediğim halde beş kez takip etmek mi?

Basınla olan ilişkinizdeki e-posta görgü kuralları, gerçek hayatta gazetecilerle etkileşim kurmaktan farklı değildir. Bunu aklınızda bulundurun ve yüz yüze söylemeyeceğiniz hiçbir şeyi yazmayacaksınız.

Corina Leslie , ZeroBounce Halkla İlişkiler Müdürü

Alıcıyı yanıltmayın

E-posta, halkla ilişkiler uzmanları için en yaygın kullanılan iletişim şeklidir, bu nedenle nasıl kullanılacağı çok önemlidir. Ancak bazen halkla ilişkiler uzmanları önemli e-postalar yazarken affedilmez hatalar yaparlar.

İşte her halkla ilişkiler profesyonelinin hatırlaması gereken üç şey :

1. Yanıltıcı konu satırları göndermeyin. Bir basın soruşturması hakkında bilgi vermek için yazarsanız, bunu konu satırınızda anlatın. Açık ve doğrudan bir konu satırına sahip olmak, okuyucunun teklifinizle ilgilenip ilgilenmediğini hemen anlamasına yardımcı olacaktır.

2. Beden diline güvenmeyin. Sözlerinizi bir gülümsemeyle destekleyemeyeceğiniz için, belirli bir tonla iletişim kurmaya çalışırken dikkatli olun. Potansiyel olarak ikili bir cümle seçerken, anlamının yanlış anlaşılmadığından emin olun.

3. E-postayı düzeltmeyi unutmayın. Hiçbir şey okuyucularınızın sevgisini yazım hataları ve dilbilgisi hatalarıyla dolu bir e-postadan daha fazla öldüremez. E-postalarınız hizmetiniz kadar yüksek standartlarda olmalıdır, aksi takdirde insanlar şu sonuca varmak zorunda kalırlar: e-postalarında çok fazla hata varsa, ürünleri de o kadar kötü olabilir.

Zhanna Tarakanova , eSputnik'te Halkla İlişkiler Müdürü

Son adım olarak e-posta adresi ekleyin

E-posta görgü kuralları önemlidir. Bu 'Gönder' düğmesine basmadan önce her ince ayrıntıyı düşünmeniz, bir e-postanın her harfini iki ve üç kez kontrol etmeniz gerekir.

Şahsen, benim için işe yarayan denenmiş ve test edilmiş bir formülüm var, ancak konu satırlarımı denemeyi seviyorum. Bir e-posta yazarken yaptığım son şey, e-posta adresini eklemektir. Bu, herhangi bir utanç verici yanlış gönderimi önler.

Gönderdiğiniz her adımdan bir yanıt beklemeyin. Önceki e-postanızı alıp almadıklarını soran takip e-postalarını asla ve asla spam göndermeyin. E-postalarımın açılıp açılmadığını görmek için e-posta izleme araçlarını kullanmayı tercih ediyorum, bu çok daha az müdahaleci bir yöntem ve açıldıysa daha anlamlı bir takip yazmama yardımcı oluyor.

Takip etmeniz gerekiyorsa, devam etmeden önce mutlak maksimum sayıyı üç yapın; Onlara farklı, ancak varsa alakalı bir hikaye anlatın.

Son olarak, samimi olun, taklit etmeyin ve iltifatlarla aşırıya kaçmayın. Gazeteciler üslup ustalarıdır ve bir anda samimiyetsizliğin kokusunu alırlar.

Anna Pozniak , NetHunt'ta Halkla İlişkiler ve İletişim Müdürü

Fırsatı yakalamak için zamanında yanıt verin

Bir profesyonel olarak, e-posta iletişiminizde her zaman kibar ve saygılı olduğunuzdan emin olmak istersiniz ve medya da bir istisna değildir. İş e-postası görgü kurallarının hiçbir zaman başarısız olmayan bazı temel, temel kuralları şunlardır: bir iş e-postası kullanın, alıcıya (kendi) adıyla hitap edin, uygun bir selamlama ve klasik yazı tipleri kullanın, CAPS ile “bağırmayın” ve en önemlisi, düzeltme okuması yapın. dil bilgisi, yazım ve yazım hataları için e-postanız. Bu, onları açıp okuttuğunuz için şanslıysanız.

Gazeteciler son derece meşgul insanlardır - yine de, mesajınızı açmaları için onları “klik tuzağına düşürmeye” çalışmamalısınız. Bunun yerine, dikkatlerini çekmek için kısa ve düzgün bir konu satırı kullanın ve eğer yaparsanız doğrudan konuya girin. Kurumsal iletişimden farklı olarak, bir gazeteciye mesajınızda özlü ve doğrudan olmak bir avantajdır.

İster yeni bir sürümün tanıtımı ister ürününüzle ilgili olumsuz bir incelemeye yanıt olsun, sesi nötr tutun ve duygulardan çok gerçeklere bağlı kalın. İlgilenmedikçe cevap beklemeyin. Ve bir yanıt alırsanız, bir fırsat düşündüğünüzden daha hızlı sona erebileceğinden, zamanında yanıt verdiğinizden emin olun.

Alyona Gorbatko, MacPaw'da Halkla İlişkiler Uzmanı

Çözüm

Bu basit e-posta görgü kurallarına uyarak, iş yazışmalarında kolayca başarıya ulaşacaksınız ve farklı medyaların gözünde itibarınız çok daha iyi olacak. Ve şu ya da bu elektronik mektubu yazmak için biraz daha fazla zaman harcamanız gerekip gerekmediği aslında önemli değil.