Etykieta e-mailowa: 11 zasad, których powinien przestrzegać każdy specjalista ds. PR

Każdego dnia każdy z przedstawicieli profesji PR musi pisać różne e-maile w ogromnych ilościach. Komunikują się z klientami, dziennikarzami, redaktorami itp. Dlatego PR-owiec po prostu musi znać etykietę biznesowej poczty e-mail nie tylko po to, by wyglądać solidnie i mieć dobrą reputację marki, ale także po to, by budować właściwe relacje z mediami.

Oczywiście wszyscy redaktorzy są inni. W przypadku niektórych z nich możesz po prostu napisać „OK” w sekundę i to wystarczy. Ale są ludzie, którzy mogą postrzegać zbyt krótki e-mail jako lekceważący.

A wysyłając niepiśmienną wiadomość o pracy, możesz całkowicie stracić partnera lub klienta. W tym artykule omówimy główne zasady dostarczania wiadomości e-mail, aby utrzymać reputację firmy tak przyzwoitą, jak to tylko możliwe.

Najczęstsze zasady etykiety e-mail

Tworząc więc list elektroniczny, musisz dopełnić tych samych formalności , co przy pisaniu zwykłego listu . Po pierwsze, musisz zrozumieć, że chcesz wywrzeć dobre wrażenie na redaktorze, aby zrozumiał, że Ty lub Twoja firma jesteście godnym zaufania partnerem.

1. Pisownia i interpunkcja

Co najważniejsze, pamiętaj, że sprawdzanie błędów ortograficznych i interpunkcyjnych jest niezbędne . Popełniając błędy w e-mailach, pokazujesz swoją firmę i siebie jako nierzetelnego partnera, który będzie też niedbał o wspólne sprawy. Ponadto powinieneś uważać na tę część, ponieważ błędy w pisowni mogą być wyzwalaczem spamu . W rezultacie usługi poczty e-mail mogą stosować do Ciebie filtry, co spowoduje problemy z dostarczalnością.

2. Rozmiar

E-maile nie powinny być duże. Reguły netykiety mówią, że e-mail musi być o połowę mniejszy od listu napisanego na papierze . Jeśli chcesz wysłać coś ważnego, zawierającego mnóstwo informacji, lepiej napisać krótki tekst towarzyszący w e-mailu i ułożyć samą informację jako załącznik.

Wysyłając duży załącznik przekraczający 200-500 kilobajtów, należy ostrzec o tym odbiorcę . Najlepiej jednak nie wysyłać dużych załączników w wiadomościach e-mail. Istnieje wiele innych sposobów wysyłania dużych tekstów, zdjęć lub dźwięków bez poczty e-mail. Lepiej jest korzystać z udostępniania w chmurze lub narzędzi takich jak G Suite lub DropBox.

3. Najpierw witaj odbiorcę

Mówiąc o treści Twojej odpowiedzi, tutaj warto sobie wyobrazić, że chcesz wysłać powitalnego e-maila . Przede wszystkim przed rozmową z przedstawicielem mediów warto przedstawić siebie i swoją firmę. I tak jak omówiono w artykule, do którego prowadzi link, ważne jest, aby być prostym i jasno zdefiniować swój punkt widzenia na ten temat.

4. Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny to kilka linijek słów, które dołącza się na końcu wiadomości. Obecność profesjonalnego podpisu w mailu jest oznaką uprzejmości w korespondencji biznesowej.

Podpis elektroniczny to także dyskretna reklama firmy . Z reguły reklama bezpośrednia w wiadomościach e-mail od nieznanych osób jest odbierana negatywnie, ale kilka linijek podpisu zostanie zaakceptowanych lojalnie. Pomoże to również Twojemu respondentowi w jednoznacznej identyfikacji Ciebie. Pamiętaj, aby podać kilka możliwych sposobów połączenia się z Tobą.

Podstawowe zasady sporządzania podpisu elektronicznego obejmują:

• Podpis elektroniczny nie powinien przekraczać 5-6 wierszy.
• Liczba znaków w wierszu nie może przekraczać 70.

5. Długie odpowiedzi

Pamiętaj, że w świecie biznesu zawsze powinieneś odpowiadać na e-maile . W przeciwnym razie możesz zostać uznany za nieodpowiedzialnego i niepoważnego, co nie wpłynie w najlepszy sposób na reputację biznesową firmy. A sesja dialogu elektronicznego jest podobna do etykiety telefonicznej: ten, kto pierwszy rozpoczął korespondencję, powinien najpierw ją zakończyć.

Pamiętaj, że jeśli nie odpowiesz na wiadomość e-mail w ciągu 7 dni, jest to wyraźna odmowa komunikacji. Dlatego też, jeśli redaktor nie odpowiada, a chcesz podtrzymać relacje biznesowe, zadzwoń lub wyślij kolejnego e-maila do swojego partnera biznesowego po 2-3 dniach , aby wyjaśnić, czy informacja do niego dotarła, czy nie. To pokaże, że zależy Ci na tej osobie lub firmie, a to zawsze powinni robić PR-owcy.

6. Powiadom nadawcę o otrzymaniu wiadomości e-mail

Wyślij krótką odpowiedź do nadawcy, że przeczytałeś jego e-mail . Jest to przydatne, gdy nadawca listu oczekuje, że zrobisz coś z jego prośbą. Te trzy sekundy nie zajmą Ci wiele czasu, ale nadawca listu będzie miał pewność, że został przeczytany.

7. Uważaj na żarty

Ironia często się gubi podczas pisania, ponieważ nie słyszymy intonacji i nie widzimy wyrazów twarzy osób, z którymi się komunikujesz. W korespondencji zawodowej należy wyłączyć poczucie humoru , dopóki nie będziesz całkowicie pewien, że odbiorca to rozumie.

8. Ludzie z różnych kultur piszą inaczej

Ze względu na różnice kulturowe między ludźmi często pojawiają się nieporozumienia . A dzieje się tak szczególnie, gdy piszą do siebie SMS-y. Przedstawiciele niektórych kultur (japońska, arabska, chińska) chcą najpierw lepiej poznać daną osobę, a dopiero potem zacząć robić interesy. Dopuszczalne jest pisanie i otrzymywanie bardziej osobistych wiadomości e-mail.

Dlatego kontaktując się z nimi, możesz wysłać powitalną wiadomość e-mail. Z kolei przedstawiciele takich krajów jak Niemcy, Ameryka czy kraje skandynawskie wolą jak najszybciej przejść do spraw związanych z pracą w korespondencji.

9. Dokładnie sprawdź, czy odbiorca jest poprawny

Bardzo ważne jest , aby upewnić się, że została wprowadzona poprawna nazwa . Łatwo tu o pomyłkę, zwłaszcza jeśli jesteś specjalistą od PR, który codziennie musi pisać dziesiątki, a nawet setki e-maili. Spowoduje to mnóstwo niedogodności zarówno dla Ciebie, jak i dla odbiorcy.

10. Trzymaj się klasycznych czcionek

W korespondencji biznesowej pożądane jest trzymanie się klasycznych czcionek, kolorów i rozmiarów . Wysyłanie skomplikowanych listów nie jest najlepszym pomysłem. Główną zasadą jest to, że twoje listy powinny być łatwe do odczytania. Dopuszcza się stosowanie czcionek o rozmiarze 10-12 punktów i prostych czcionek, takich jak Arial, Calibri i Times New Roman. Jeśli chodzi o kolor, najbezpieczniejszym wyborem jest czerń.

11. Uważaj na tajne informacje

Nie powtarzaj błędu szefa CIA Davida Petraeusa. Petraeus zrezygnował 10 listopada 2012 r., po tym, jak włamano się na e-mail jego rzekomego kochanka i ujawniono, że umożliwiał jej dostęp do tajnych informacji zarządczych.

Dlatego zawsze pamiętaj, że każdy e-mail pozostawia po sobie ślad i każdy inny może przeczytać Twój list. Nie pisz więc niczego, do czego osoby spoza Twojej firmy nie powinny mieć dostępu. Nie pisz niczego, co może zrujnować twoją reputację i zaszkodzić innym.

Etykieta e-mail, gdy Twoja marka jest wymieniana w mediach

Istnieje druga strona etykiety e-mailowej, która wiąże się z rozwiązywaniem konfliktów. Monitorowanie mediów , które można przeprowadzić za pomocą Mediatoolkit, może pomóc w identyfikacji potencjalnych kryzysów i łagodzeniu szkód poprzez szybką i inteligentną reakcję.

Czasami mogą wystąpić nawet różne konflikty, ponieważ niektóre media wspominają o Twojej firmie lub kliencie (w tym przypadku może być wymagane stworzenie planu komunikacji kryzysowej). I trzeba odpowiedzieć w taki sposób, aby konflikt rozwiązać i zachować przyzwoity wizerunek. Poniżej omówimy cztery krytyczne błędy, które można popełnić w takiej sytuacji i jak je naprawić.

Oburzenie na zachowanie mediów

Jeśli twoim celem jest rozwiązanie konfliktu, zatrzymanie klienta dla firmy i zachowanie reputacji, twoja niechęć w liście z odpowiedzią raczej nie przyczyni się do tego. Ponownie, Twoje e-maile powinny wyglądać tak profesjonalnie, jak to tylko możliwe.

W ogóle nie odpowiada

Ignorowanie oznacza, że ​​nie dbasz o zaistniałą sytuację i ogólną reputację. A to z kolei wpłynie na twoją reputację, tak jakbyś opóźnił reakcję lub nawet gorzej.

Przyznawanie się do błędów

W większości przypadków podawanie argumentów, aby się usprawiedliwić, zapewnienie, że to się nie powtórzy, proszenie kogoś o szansę na naprawienie wszystkiego nie jest dobrym sposobem na napisanie e-maila. Dość często skandale medialne to tylko prowokacje, a nie coś poważnego. Uzasadnianie firmy nie jest najmądrzejszym sposobem radzenia sobie z problemami biznesowymi. Dlatego w odpowiedzi na redakcję w swoich e-mailach musisz wyglądać profesjonalnie, spokojnie i mocno.

Jak postępować: Właściwa etykieta e-mailowa

Tak więc, monitorując media, wspomniałeś o informacji, która może zepsuć Twoją reputację, a może nawet Twoi klienci napisali do Ciebie o zaistniałej sytuacji. W takim przypadku konieczne jest wyjaśnienie sytuacji swoim klientom lub redaktorom. Przeciętny standardowy czas odpowiedzi na e-mail nie przekracza 2-3 godzin .

Wymóg ten opiera się na specyfice poczty e-mail jako środka szybkiego rozwiązywania problemów. Ponadto, jeśli Twoim zadaniem jest rozwiązanie sytuacji, szybka reakcja jest oznaką Twojego zainteresowania klientem i oznaką koncentracji na kliencie.

Jeśli potrzebujesz czasu na uporządkowanie sytuacji, a rozumiesz, że może to zająć więcej niż 2-3 godziny, od razu napisz do zainteresowanych, że wkrótce na nie odpowiesz. A główną radą jest, aby pamiętać, aby wyraźnie oddzielić emocjonalną i zawodową część e-maila , pozostawiając tylko emocjonalną.

E-mailowe porady dotyczące etykiety od liderów branży

Public relations to sztuka kształtowania osobowości organizacji, która wymaga perfekcyjnego zaplanowania każdego kroku. A profesjonalizm w tej dziedzinie wiąże się tylko z doświadczeniem. Specjalnie dla Ciebie przygotowałem cytaty z pięciu liderów w tej dziedzinie , które pomogą Ci lepiej budować tożsamość Twojej marki przed mediami. Są to:

Uważaj na czas dziennikarzy

Dziennikarze to jedni z najbardziej zapracowanych ludzi, więc moja pierwsza zasada brzmi: szanuj ich czas. Jeśli wysyłasz ofertę, postaraj się, aby Twoje pomysły były zwięzłe. Zaproponuj kontekst, przedstaw swój temat i sposób, w jaki sprawisz, że będzie on intrygujący, ale powstrzymaj się od pisania długich zarysów. Zapytają cię o szczegóły, jeśli im to zależy.

Poza tym kieruj się zdrowym rozsądkiem i zadaj sobie pytanie: co by mnie zniechęciło w e-mailu? Czy ktoś myli moje imię? Albo pięć razy powtórzyłem, kiedy nigdy ich do tego nie zachęcałem?

Etykieta e-mail w twoich relacjach z prasą nie różni się od interakcji z dziennikarzami w prawdziwym życiu. Miej to na uwadze, a nie napiszesz niczego, czego nie powiedziałbyś twarzą w twarz.

Corina Leslie , menedżer ds. PR w ZeroBounce

Nie wprowadzaj odbiorcy w błąd

E-mail jest najczęściej stosowaną formą komunikacji dla specjalistów PR, dlatego kluczowe jest, jak z niego korzystać. Ale czasami PR-owcy popełniają niewybaczalne błędy podczas pisania ważnych e-maili.

Oto trzy rzeczy, o których każdy specjalista ds. public relations powinien pamiętać :

1. Nie wysyłaj mylących tematów. Jeśli piszesz, aby poinformować o zapytaniu prasowym, podaj to w temacie. Dzięki jasnemu i bezpośredniemu tematowi, czytelnik od razu zorientuje się, czy jest zainteresowany Twoją ofertą.

2. Nie polegaj na mowie ciała. Ponieważ nie możesz poprzeć swoich słów uśmiechem, bądź ostrożny, gdy próbujesz przekazać pewien ton. Wybierając pewną potencjalnie podwójną frazę, upewnij się, że jej znaczenie nie zostanie źle zrozumiane.

3. Nie zapomnij sprawdzić e-maila. Nic nie zabija miłości Twoich czytelników bardziej niż e-mail pełen błędów ortograficznych i gramatycznych. Twoje e-maile powinny być tak samo wysokie, jak Twoja usługa, w przeciwnym razie ludzie byliby zmuszeni dojść do wniosku: jeśli ich e-maile zawierają tak wiele błędów, ich produkt może być równie zły.

Zhanna Tarakanova , PR Manager w eSputnik

Dodaj adres e-mail jako ostatni krok

Etykieta e-mail ma znaczenie. Musisz przemyśleć każdy szczegół, sprawdzając dwukrotnie i trzykrotnie każdą literę e-maila, zanim naciśniesz przycisk „Wyślij”.

Osobiście mam wypróbowaną i przetestowaną formułę, która działa dla mnie, ale lubię eksperymentować z moimi tematami. Ostatnią rzeczą, jaką robię podczas pisania e-maila, jest dodanie adresu e-mail. Pozwala to uniknąć wstydliwych błędów.

Nie oczekuj odpowiedzi z każdej wysłanej oferty. Nigdy, przenigdy nie spamuj kolejnych e-maili z pytaniem, czy otrzymali Twój poprzedni e-mail. Wolę używać narzędzi do śledzenia wiadomości e-mail, aby sprawdzić, czy moje wiadomości e-mail zostały otwarte, co jest znacznie mniej inwazyjną metodą i pomaga mi napisać bardziej sensowne uzupełnienie, jeśli zostały otwarte.

Jeśli musisz kontynuować, ustaw trzy bezwzględną maksymalną liczbę, zanim przejdziesz dalej; opowiedz im inną, ale odpowiednią historię, jeśli ją masz.

Wreszcie, bądź szczery, nie udawaj i nie przesadzaj z komplementami. Dziennikarze są mistrzami tonu i za chwilę wywęszą nieszczerość.

Anna Pozniak , kierownik ds. PR i komunikacji w NetHunt

Odpowiadaj w odpowiednim czasie, aby wykorzystać okazję

Jako profesjonalista chcesz mieć pewność, że zawsze będziesz uprzejmy i pełen szacunku w komunikacji e-mailowej, a media nie są wyjątkiem. Niektóre podstawowe, podstawowe zasady etykiety biznesowej, które nigdy nie zawodzą to: używaj służbowego adresu e-mail, zwracaj się do odbiorcy po (ich) imieniu, używaj prawidłowego powitania i klasycznych czcionek, nie „wykrzykuj” CAPS, a co najważniejsze, dokonaj korekty Twój e-mail pod kątem gramatyki, pisowni i literówek. To znaczy, jeśli masz szczęście, że otworzysz je i przeczytasz.

Dziennikarze to bardzo zajęci ludzie — jednak nie powinieneś próbować ich „przynęcić” do otwarcia wiadomości. Zamiast tego użyj krótkiej i zgrabnej linii tematu, aby przyciągnąć ich uwagę, a jeśli to zrobisz, przejdź od razu do sedna. W przeciwieństwie do komunikacji korporacyjnej, zwięzły i bezpośredni przekaz do dziennikarza jest zaletą.

Niezależnie od tego, czy jest to apel o nowy produkt, czy odpowiedź na negatywną recenzję Twojego produktu, zachowaj neutralny ton i trzymaj się faktów, a nie emocji. Nie oczekuj odpowiedzi, chyba że są zainteresowani. A jeśli otrzymasz odpowiedź, upewnij się, że odpowiadasz w odpowiednim czasie, ponieważ okazja może wygasnąć szybciej niż myślisz.

Alyona Gorbatko , Specjalista ds. PR w MacPaw

Wniosek

Przestrzegając tych prostych zasad etykiety e-mailowej, z łatwością osiągniesz sukces w korespondencji biznesowej, a w oczach różnych mediów Twoja reputacja będzie znacznie lepsza. I nie ma znaczenia, czy musisz poświęcić trochę więcej czasu na pisanie tego czy innego listu elektronicznego.