Etiqueta de correo electrónico: 11 reglas que todo especialista en relaciones públicas debe seguir

Todos los días, cada uno de los representantes de la profesión de relaciones públicas tiene que escribir varios correos electrónicos en grandes cantidades. Se comunican con clientes, periodistas, editores, etc. Por lo tanto, un especialista en relaciones públicas simplemente necesita conocer la etiqueta del correo electrónico comercial no solo para verse sólido y tener una buena reputación de marca, sino también para construir las relaciones correctas con los medios.

Por supuesto, todos los editores son diferentes. Para algunos de ellos, simplemente puede escribir "Ok" en un segundo, y esto será suficiente. Pero hay algunas personas que pueden percibir un correo electrónico demasiado corto como una falta de respeto.

Y al enviar un mensaje analfabeto sobre el trabajo, puede perder por completo a su pareja o cliente. En este artículo, discutiremos las principales reglas de envío de correo electrónico para mantener la reputación de una empresa lo más decente posible.

Las reglas más comunes de etiqueta de correo electrónico

Por lo tanto, al crear una carta electrónica, debe seguir las mismas formalidades que cuando escribe una carta normal . Primero, debe comprender que desea causar una buena impresión en su editor para que comprenda que usted o su empresa son un socio confiable.

1. Ortografía y puntuación

Lo que es más importante, recuerde que es esencial revisar la ortografía y los errores de puntuación . Al cometer errores en los correos electrónicos, muestra a su empresa y a usted mismo como un socio poco confiable, que también será descuidado con los asuntos conjuntos. Además, debes preocuparte por esta parte porque las faltas de ortografía pueden ser un disparador de spam . Como resultado, los servicios de correo electrónico pueden aplicarle filtros y esto creará problemas de capacidad de entrega.

2. Tamaño

Los correos electrónicos no deben ser grandes. Las reglas de la netiqueta dicen que un correo electrónico debe tener la mitad del tamaño de una carta escrita en papel . Si necesita enviar algo importante que contenga una tonelada de información, entonces es mejor escribir un breve texto adjunto en el correo electrónico y organizar la información como archivo adjunto.

Cuando envíe un archivo adjunto grande que supere los 200-500 kilobytes, asegúrese de advertir a su destinatario sobre esto . Sin embargo, es mejor no enviar archivos adjuntos grandes en correos electrónicos. Hay muchas otras formas de enviar textos grandes, fotos o sonido sin correo electrónico. Es mejor usar el uso compartido en la nube o herramientas como G Suite o DropBox.

3. Da la bienvenida al destinatario primero

Hablando del contenido de tu respuesta, aquí será útil imaginar que quieres enviar un correo electrónico de bienvenida . En primer lugar, antes de hablar con un representante de los medios, será útil que se presente a usted ya su empresa. Y tal como se discutió en el artículo vinculado, es esencial ser directo y definir claramente su punto sobre el tema.

4. Firma Electrónica

Una firma electrónica consta de varias líneas de palabras, que se adjuntan al final del mensaje. La presencia de una firma de correo electrónico profesional es un signo de cortesía en la correspondencia comercial.

Una firma electrónica es también un anuncio discreto para una empresa . Como regla general, la publicidad directa en correos electrónicos de personas desconocidas se percibe negativamente, pero se aceptarán fielmente algunas líneas de firma. Además, ayudará a su encuestado a identificarlo de manera única. Y asegúrese de incluir varias formas posibles de conectarse con usted.

Las reglas básicas para la elaboración de una firma electrónica incluyen las siguientes:

• Una firma electrónica no debe exceder las 5-6 líneas.
• El número de caracteres en una línea no debe ser superior a 70.

5. Respuestas largas

Recuerda, en el mundo de los negocios, siempre debes responder los correos electrónicos . De lo contrario, puede ser considerado irresponsable y frívolo, lo que afectará la reputación comercial de la empresa no de la mejor manera. Y la sesión del diálogo electrónico es similar a la etiqueta telefónica: el que inició una correspondencia primero también debe terminarla primero.

Tenga en cuenta que si no responde a un correo electrónico dentro de los 7 días, esto es una clara negativa a comunicarse. Por lo tanto, si su editor no le responde y desea mantener la relación comercial, debe llamar o enviar otro correo electrónico a su socio comercial 2-3 días después para aclarar si la información le ha llegado o no. Esto demostrará que te preocupas por esa persona o empresa, y esto es lo que siempre deben hacer los especialistas en relaciones públicas.

6. Notifique al remitente que recibió el correo electrónico

Envíe una breve respuesta al remitente que ha leído su correo electrónico . Esto es útil cuando el remitente de la carta espera que hagas algo con respecto a su solicitud. Estos tres segundos no le quitarán mucho tiempo, pero el remitente de la carta estará seguro de que su carta ha sido leída.

7. Cuidado con las bromas

La ironía muchas veces se pierde al escribir ya que no escuchamos entonaciones y no vemos las expresiones en los rostros de las personas con las que te comunicas. En la correspondencia profesional, debe apagar su sentido del humor hasta que esté totalmente seguro de que su destinatario lo entiende.

8. Las personas de diferentes culturas escriben de manera diferente

Debido a las diferencias culturales entre las personas, a menudo surgen malentendidos . Y esto sucede especialmente cuando se envían mensajes de texto. Los representantes de algunas culturas (japonesa, árabe, china) primero quieren conocer mejor a una persona y solo luego comenzar a hacer negocios. Es aceptable que escriban y reciban más correos electrónicos personales.

Por lo tanto, al contactarlos, está totalmente bien enviar un correo electrónico de bienvenida. Por otro lado, los representantes de países como Alemania, Estados Unidos o los países escandinavos prefieren pasar a cuestiones relacionadas con el trabajo en la correspondencia lo antes posible.

9. Vuelva a verificar si el destinatario es correcto

Es muy importante asegurarse de que se ingresa el nombre correcto . Es fácil cometer un error aquí, especialmente si eres un especialista en relaciones públicas, que tiene que redactar decenas o incluso cientos de correos electrónicos todos los días. Esto causará muchos inconvenientes tanto para usted como para el receptor.

10. Cíñete a las fuentes clásicas

En la correspondencia comercial, es deseable ceñirse a las fuentes, colores y tamaños clásicos . Enviar cartas complejas no es la mejor idea. La regla principal es que sus cartas deben ser fáciles de leer. Se acepta el uso de tamaño de 10 a 12 puntos y fuentes simples como Arial, Calibri y Times New Roman. Cuando se trata de color, el negro es la opción más segura.

11. Tenga cuidado con la información secreta

No repita el error del jefe de la CIA, David Petraeus. Petraeus renunció el 10 de noviembre de 2012, luego de que el correo electrónico de su supuesta amante fuera pirateado y se revelara que le estaba dando acceso a información secreta de gestión.

Por eso, recuerda siempre que cada correo electrónico deja su huella y cualquier otra persona puede leer tu carta. Por lo tanto, no escriba nada a lo que las personas que no sean de su empresa no deban tener acceso. No escriba nada que pueda arruinar su reputación y dañar a otros.

Etiqueta de correo electrónico cuando su marca se menciona en los medios

Hay otro lado de la etiqueta del correo electrónico, que está relacionado con la resolución de conflictos. El monitoreo de medios , que se puede realizar con la ayuda de Mediatoolkit, puede ayudarlo a identificar posibles crisis y mitigar los daños a través de una respuesta rápida e inteligente.

En ocasiones, pueden surgir incluso diferentes conflictos porque algún medio menciona a tu empresa o cliente (en este caso, puede ser necesario crear un plan de comunicación de crisis). Y es fundamental responder de tal forma que se resuelva el conflicto y se mantenga una imagen digna. A continuación, discutiremos cuatro errores críticos que se pueden cometer en caso de tal situación y cómo resolverlos.

Indignado por el comportamiento de los medios

Si su objetivo es resolver el conflicto, retener al cliente para la empresa y salvar la reputación, es poco probable que su resentimiento en la carta de respuesta contribuya a esto. Nuevamente, sus correos electrónicos deben verse lo más profesionales posible.

No responde en absoluto

Ignorar significa que no te importa la situación ocurrida y tu reputación en general. Y esto, a su vez, afectará tu reputación como si retrasaras la respuesta, o incluso peor.

Admitiendo tus errores

En la mayoría de los casos, dar argumentos para justificarte, asegurar que esto no volverá a suceder, pedirle a alguien que te dé la oportunidad de arreglarlo todo no es la forma correcta de escribir un correo electrónico. Muy a menudo, los escándalos mediáticos son solo provocaciones, no algo serio. Justificar su empresa no es la forma más inteligente de tratar los problemas comerciales. Por lo tanto, en respuesta a los editores, en sus correos electrónicos, debe lucir profesional, tranquilo y fuerte.

Cómo actuar: la etiqueta de correo electrónico adecuada

Entonces, monitoreando los medios, mencionaste una información que puede arruinar tu reputación, o tal vez tus clientes te escribieron sobre la situación ocurrida. En tal caso, es esencial aclarar la situación a sus clientes o editores. El tiempo de respuesta promedio estándar a un correo electrónico no es más de 2 a 3 horas .

Este requisito se basa en las características específicas del correo electrónico como medio para resolver problemas rápidamente. Además, si su tarea es resolver la situación, una respuesta rápida sirve como una señal de su interés en el cliente y una señal de atención al cliente.

Si necesita tiempo para resolver la situación y comprende que puede llevar más de 2 o 3 horas, escriba de inmediato a las personas interesadas que les responderá pronto. Y el principal consejo es recordar dividir claramente la parte emocional y profesional del correo electrónico , dejando solo la emocional.

Consejos de etiqueta de correo electrónico de líderes de la industria

Las relaciones públicas son el arte de moldear la personalidad de una organización, lo que requiere una perfecta planificación de cada paso. Y la profesionalidad en esta área solo viene con la experiencia. Especialmente para ti, he preparado citas de cinco líderes en este campo , que te ayudarán a construir mejor la identidad de tu marca frente a los medios. Son los siguientes:

Sea considerado con el tiempo de los periodistas

Los periodistas son algunas de las personas más ocupadas, por lo que mi primera regla es: sea considerado con su tiempo. Si está enviando un discurso, mantenga sus ideas concisas. Ofrezca algo de contexto, presente su tema y cómo lo hará intrigante, pero absténgase de escribir esquemas largos. Te pedirán detalles si les importa.

Aparte de eso, use su sentido común y pregúntese: ¿qué me apagaría en un correo electrónico? ¿Alguien está malinterpretando mi nombre? ¿O hacer un seguimiento cinco veces cuando nunca los animé a hacerlo?

La etiqueta del correo electrónico en su relación con la prensa no es diferente a la interacción con los periodistas en la vida real. Tenlo en cuenta y no escribirás nada que no dirías cara a cara.

Corina Leslie , directora de relaciones públicas de ZeroBounce

No engañes al destinatario

El correo electrónico es la forma de comunicación más utilizada por los profesionales de relaciones públicas, por lo que la forma de usarlo es crucial. Pero a veces los especialistas en relaciones públicas cometen errores imperdonables al escribir correos electrónicos importantes.

Aquí hay tres cosas que todo profesional de las relaciones públicas no debe recordar :

1. No envíe líneas de asunto engañosas. Si escribe para informar sobre una consulta de prensa, indíquelo en su línea de asunto. Tener una línea de asunto clara y directa ayudará al lector a saber de inmediato si está interesado en tu oferta.

2. No confíes en el lenguaje corporal. Debido a que no puede respaldar sus palabras con una sonrisa, tenga cuidado al tratar de comunicar un tono determinado. Al elegir una determinada frase potencialmente dual, asegúrese de que no se malinterprete su significado.

3. No olvide revisar el correo electrónico. Nada mata más el amor de tus lectores que un correo electrónico lleno de faltas de ortografía y errores gramaticales. Sus correos electrónicos deben tener estándares tan altos como su servicio, de lo contrario, las personas se verían obligadas a concluir: si sus correos electrónicos tienen tantos errores, su producto puede ser tan malo.

Zhanna Tarakanova , directora de relaciones públicas de eSputnik

Agregar dirección de correo electrónico como último paso

La etiqueta del correo electrónico importa. Debe pensar en cada detalle fino, verificar dos y tres veces cada letra de un correo electrónico antes de presionar el botón 'Enviar'.

Personalmente, tengo una fórmula probada que funciona para mí, pero me gusta experimentar con mis líneas de asunto. Lo último que hago cuando estoy escribiendo un correo electrónico es agregar la dirección de correo electrónico. Esto evita errores vergonzosos.

No esperes una respuesta de cada lanzamiento que envíes. Nunca, jamás, envíe correos electrónicos de seguimiento preguntándoles si recibieron su correo electrónico anterior. Prefiero usar herramientas de seguimiento de correo electrónico para ver si se han abierto mis correos electrónicos, que es un método mucho menos invasivo y me ayuda a escribir un seguimiento más significativo si se han abierto.

Si necesita hacer un seguimiento, haga que tres sean el número máximo absoluto antes de continuar; explíqueles una historia diferente, pero relevante, si la tiene.

Por último, sé sincero, no finjas y no te excedas con los cumplidos. Los periodistas son maestros del tono y detectarán la falta de sinceridad en un instante.

Anna Pozniak , directora de relaciones públicas y comunicaciones de NetHunt

Responda a tiempo para aprovechar la oportunidad

Como profesional, desea asegurarse de ser siempre cortés y respetuoso en sus comunicaciones por correo electrónico, y los medios de comunicación no son una excepción. Algunas reglas básicas y básicas de la etiqueta del correo electrónico comercial que nunca fallan son: use un correo electrónico de trabajo, diríjase al destinatario por (su) nombre, use un saludo adecuado y fuentes clásicas, no "grite" con MAYÚSCULAS y, lo más importante, corrija su correo electrónico para la gramática, ortografía y errores tipográficos. Eso es si tienes suerte de conseguir que lo abran y lo lean.

Los periodistas son personas extremadamente ocupadas; sin embargo, no debe tratar de “engañarlos” para que abran su mensaje. En su lugar, utiliza una línea de asunto breve y ordenada para captar su atención y, si lo haces, ve directo al grano. A diferencia de la comunicación corporativa, ser conciso y directo en tu mensaje a un periodista es una ventaja.

Ya sea que se trate de un lanzamiento de un nuevo lanzamiento o una respuesta a una crítica negativa de su producto, mantenga el tono neutral y apéguese a los hechos en lugar de las emociones. No espere una respuesta, a menos que estén interesados. Y si obtiene una respuesta, asegúrese de responder a tiempo, ya que una oportunidad podría expirar más rápido de lo que piensa.

Alyona Gorbatko , especialista en relaciones públicas de MacPaw

Conclusión

Siguiendo estas simples reglas de etiqueta de correo electrónico, logrará fácilmente el éxito en la correspondencia comercial y, a los ojos de los diferentes medios, su reputación será mucho mejor. Y en realidad no importa si tiene que dedicar un poco más de tiempo a redactar esta o aquella carta electrónica.