أفضل أدوات التعاون في المستندات للفرق البعيدة [فكرة + 8 بدائل]

أدى التحول المفاجئ نحو ثقافة العمل من المنزل إلى جعل المستندات عبر الإنترنت للتعاون الجماعي أمرًا طبيعيًا. أتاح التعاون الجماعي عبر الإنترنت العمل في مشروع جماعي دون الحاجة إلى القرب المادي.

العمل الجماعي هو المفتاح لتنفيذ المشاريع الكبيرة بفعالية ، ولكن في وقت سابق ، كان يتطلب من أعضاء الفريق أن يكونوا حاضرين فعليًا في مكان العمل من أجل التعاون الفعال. أدت الزيادة المفاجئة في عدد الموظفين الذين يعملون من المنزل إلى إجبار الصناعة على إصلاح طرقها والبحث عن بدائل مثل المستندات عبر الإنترنت للتعاون الجماعي.

تخيل أنك تعمل في مشروع جماعي ، ويعمل فريقك بجد للوفاء بالموعد النهائي. أحد أعضاء الفريق غير قادر على القدوم إلى العمل بسبب مشكلة شخصية. من المرجح أن يتأخر المشروع ما لم يستخدم فريقك برنامج التعاون في المستندات. يمكنك دعوة عضو الفريق الغائب إلى برنامج تعاون مستند ، ويستمر المشروع بوتيرته المعتادة.

دعنا نلقي نظرة على بعض من أفضل المستندات عبر الإنترنت لتعاون الفريق وفوائدها.

الاثنين

تنبثق صفات مثل رتيبة أو مملة أو مملة أو مملة عندما يفكر الناس في أيام الاثنين ، لكن يوم الاثنين يهدف إلى تغيير الفكرة بأكملها. يوم الإثنين مصمم خصيصًا ليناسب احتياجات الموظفين العاملين في مشروع جماعي. يمكن للفرق إنشاء مهام سير عمل مخصصة ، ويكيف يوم الإثنين نفسه بذكاء ليناسب احتياجات الفريق على أفضل وجه.

يوم الاثنين مثالي للشركات من جميع الأحجام ويأتي مع عدد كبير من الميزات.

• يمنحك المرونة لتعيين المهام لأعضاء الفريق وتتبع تقدم كل عضو. تعمل هذه الميزة على التخلص من نقص وضوح عبء العمل أثناء العمل في مشروع عبر الإنترنت.
• واجهة المستخدم الخاصة بهم نظيفة وتتيح لك تصور الصورة الأكبر من خلال تصميمها البديهي وسهل الاستخدام.
• ضع علامة على أعضاء الفريق باستخدام @ ، مما يسهل الاتصال بشكل كبير. لم يعد أعضاء الفريق بحاجة إلى التواصل عبر رسائل البريد الإلكتروني الطويلة لأدنى الاحتياجات.
• قم بدمج جميع التطبيقات تحت سقف واحد لجعلها وجهة واحدة لمشاريع الفريق. يمكنك إحضار ملفات من Google Drive و Dropbox والمزيد باستخدام يوم الإثنين.
• لا يقتصر على منصة واحدة ؛ بدلاً من ذلك ، تتأكد المنصة من أن لديك حق الوصول إلى مشروعك على جميع المنصات الرئيسية. حاليًا ، يتوفر يوم الاثنين على الويب و Android و iPhone و iPad.

ClickUp

ClickUp هو تطبيق الكل في واحد الذي يهدف إلى تسهيل مشاريع تعاون الفريق من خلال مجموعة الميزات المتخصصة الخاصة به. ميزاته الفريدة والقابلة للتخصيص بالكامل تجعله ضروريًا للشركات من جميع الأحجام. يمكنك بسهولة إدارة مهام المجموعة والمستندات والتذكيرات والأهداف والتقويمات والمزيد باستخدام ClickUp.

يمكنك أيضًا الحصول على وظيفة المراسلة حيث يمكنك إرسال رسائل فردية أو جماعية على نفس النظام الأساسي.

تتضمن بعض مزايا استخدام هذا النظام الأساسي ما يلي:

• تحصل على ثمانية خيارات عرض مختلفة لإدارة مشاريع تعاون الفريق.
• هناك أوقات يعمل فيها أحد أعضاء الفريق على مشاريع متعددة في وقت واحد. يتيح لك ClickUp إنشاء حالات مخصصة قابلة للتحرير لكل مشروع فردي.
• إنها أداة مثالية للمسؤولين حيث يمكنهم تعيين مهام لأعضاء متعددين في وقت واحد. يمكن للمسؤولين تتبع كل مهمة معينة باستخدام عرض الجدول ووظائف المهام المتعددة.
• يستخدم ClickUp منهجية SCRUM لتقديم رؤية مفيدة ومباشرة حول المعلمات المختلفة عبر النظام الأساسي.
• تعتبر عمليات تكامل الجهات الخارجية سلسة ، ويتيح لك النظام الأساسي إحضار الملفات من جميع التطبيقات الشائعة.

جرب ClickUp لترى كيف يساعد.

وثيقة 360

Document360 عبارة عن منصة حيث يمكن للفرق التقاط المعلومات الحيوية وحفظها في مكان واحد. يقدم كل ما تحتاجه من أداة التعاون في المستندات: سهولة المشاركة ، وسير العمل ، ومحفوظات الإصدار ، والتعليق ، ووضع العلامات ، وتذكيرات المراجعة ، وما إلى ذلك.

إنه يوفر واجهة مستخدم خالية من المتاعب تجعل من السهل إنشاء وتوزيع المحتوى للمراجعة. يحتوي على إمكانية بحث مضمنة ، حتى يتمكن المستخدم من اكتشاف المعلومات التي يبحث عنها في الوثائق بسرعة.

أنشئ مقالاتك وقم بإدارتها باستخدام ميزات التوثيق القوية الجاهزة مثل:

• قم بإنشاء أدلة إرشادية وإجراءات تشغيل قياسية ودليل الموظف والمستندات المرجعية ومستندات النظام وملاحظات الإصدار.
• يحتوي Document360 على برامج تحرير نص منسق مثل محرري WYSIWYG و Markdown. بالإضافة إلى ذلك ، يتم دعم الإصدار المتعدد والتعليق على المقالات للتعاون داخليًا مع أعضاء فريقك.
• يساعدك مدير الفئات في إنشاء الفئات والفئات الفرعية وتجميع الملفات القابلة للمقارنة معًا وإنشاء تسلسل هرمي جيد التنظيم لجميع معلوماتك.
• يقوم تلقائيًا بتخزين المحتوى ، ويمكنك دائمًا استعادة الإصدار السابق من المحتوى الذي مسحته.
• يتيح لك Document360 توفير العديد من الأدوار للمستخدمين ، مما يتيح لك التحكم في من لديه حق الوصول إلى المحتوى.
• اسمح لموظفيك أو عملائك بالوصول بسهولة إلى وثائقك من خلال تسجيل دخول سلس.

يتصل Document360 بمجموعة متنوعة من تطبيقات البرامج المختلفة ، بما في ذلك Microsoft Teams و Slack و Chrome و Zapier و Integrately لتوفير تعاون جماعي سلس.

كاتب زوهو

Zoho هي أداة معالجة نصوص أخرى قائمة على السحابة ومليئة بالميزات تعمل على مزامنة مستنداتك في الوقت الفعلي. يتأكد Zoho من استيراد مستندات MS Word إلى النظام الأساسي دون أي أخطاء في التنسيق. يتيح لك Zoho أيضًا التعاون في مشروعات الفريق باستخدام ميزات المشاركة في الوقت الفعلي. أثناء مشاركة مستنداتك مع أعضاء الفريق الآخرين ، يمكنك رؤية حركة المؤشر والتعديلات التي يقومون بها.

تتضمن بعض مزايا استخدام Zoho Writer ما يلي:

• تجعل طبيعة Zoho المستندة إلى السحابة تعاونات الفريق فعالة وسريعة.
• لا تشغل المستندات التي تقوم بإنشائها على Zoho مساحة تخزين النظام المحلي وبدلاً من ذلك يتم تخزينها على السحابة.
• تعمل ميزة المزامنة في الوقت الفعلي على التأكد من عدم العبث بمستنداتك في حالة وقوع كارثة.
• يتميز Zoho بواجهة مستخدم جديدة مع سهولة التنقل بين جميع خيارات معالجة الكلمات الحيوية.
• يمكن للمسؤولين التحكم في حقوق الوصول لكل عضو في مشروع الفريق ومنح أذونات لوظائف محددة أيضًا.

ورق دروب بوكس

Dropbox Paper عبارة عن مستند عبر الإنترنت للتعاون الجماعي من شركة Dropbox العملاقة للتكنولوجيا نفسها. من غير المنطقي أن يأتي Dropbox Paper مع الكثير من الامتيازات إذا كان فريقك يعتمد إلى حد كبير على Dropbox لتخزين الملفات. يمكن للفرق بسهولة تنظيم المستندات وتعيين المهام وإنشاء مهام سير عمل منتظمة والتعاون في المشاريع.

علاوة على ذلك ، فإن أدوات إدارة المهام في Dropbox Paper تسهل إلى حد كبير الوظائف التي من شأنها أن تصبح معقدة في سيناريو عبر الإنترنت. يتيح لك النظام الأساسي ذكر أعضاء المجموعة الآخرين ، وتعيين المهام للآخرين ، وإدارة مهامك بكفاءة. تتضمن بعض الميزات المثيرة لهذه المنصة ما يلي:

• يمكنك تبادل مجموعة متنوعة من الوسائط المتعددة على Dropbox Paper ، مثل روابط YouTube وملفات GIF ولوحات Pinterest والمواقع على خرائط Google والصوت من SoundCloud وغير ذلك الكثير.
• يدعم Paper المعاينات المضمنة لملفات Inversion و Sketch. أيضًا ، يمكنك تحويل مستنداتك إلى PPTs دون استخدام تطبيق تابع لجهة خارجية.
• يمكنك اختيار قالب لمشروعك من مكتبة القوالب الواسعة على Dropbox Paper. هناك العديد من القوالب الخاصة بالعصف الذهني وإطلاق المنتجات ومواصفات المنتج ومشاريع تتبع الأخطاء والمزيد.
• يأتي Dropbox Paper مزودًا بخيار توصيل التقويم بالمنصة. تتم مزامنة جدول عملك بالكامل على المنصة. ثم يتكيف الورق مع نفسه ، مما يوفر الوصول إلى جداول الأعمال ، ووثائق الخلفية ، وتعيينات المهام ، وأحداث الاجتماعات مباشرة من خلال التطبيق.
• يمنحك تطبيق الهاتف المحمول ميزة التقاط الصور باستخدام الكاميرا وإبداء الرأي.

مستندات جوجل

محرر مستندات Google هو برنامج معالجة نصوص من Google يستخدم طريقة مختلفة لمعالجة الكلمات. ظلت معظم معالجات النصوص مثل Word و Open Office أدوات غير متصلة بالإنترنت كانت عبارة عن برامج محلية مخزنة في جهاز كمبيوتر. من ناحية أخرى ، يعد محرر مستندات Google معالج نصوص قائم على السحابة يحتاج إلى اتصال عبر الإنترنت ليتم تشغيله.

يفتح اختيار المسار عبر الإنترنت عالمًا جديدًا من الابتكارات لمعالج الكلمات مثل التعاون الجماعي. يسمح لك محرر المستندات بمشاركة مستند مع أعضاء آخرين ، مما يجعله نظامًا أساسيًا للانتقال إلى تعاون الفريق الأساسي. يرجى ملاحظة أن محرر المستندات هو معالج كلمات بشكل رئيسي ، ولن تحصل على وظائف مخصصة مثل القوائم الأخرى في المقالة. ومع ذلك ، لا يزال محرر المستندات خيارًا رائعًا للتعاون الجماعي ، خاصة إذا كنت تستخدمه كمعالج كلمات أساسي.

بعض مزايا استخدام محرر مستندات Google:

• يرسل محرر مستندات Google إشعارًا كرسالة بريد إلكتروني عند مشاركة مستند معك.
• لا يحتاج الأعضاء إلى التسجيل ، خاصة في المستندات ؛ امتلاك حساب Google يكفي لاستخدام النظام الأساسي.
• يمكنك عرض المراجعات الأخيرة على المستند والأعضاء الذين أجروا التعديلات.
• يمكنك بسلاسة استيراد جميع التنسيقات المهمة لمستندات الكلمات على المستندات.
• تعمل ميزة المزامنة في الوقت الفعلي على التأكد من عدم فقد أي بيانات أثناء انقطاع الشبكة.

إذا انتهيت من استخدام Google Workspace لعملك ، فقد ترغب في التحقق من هذا البرنامج لتحويل البريد الإلكتروني إلى مكتب مساعدة قوي.

قليل

البت ليس معالج كلمات عاديًا ؛ بدلاً من ذلك ، فإنه يلبي في الغالب مشاريع تعاون الفريق. يمكنك إنشاء ملاحظات ديناميكية سريعة ومستندات وويكي وقواعد المعرفة والمشاريع وتسليمات العميل والمستندات الفنية والمزيد باستخدام أدوات إدارة قوية على Bit. علاوة على ذلك ، يمكنك إنشاء مساحات عمل منفصلة لجميع مشاريعك.

يعد التعاون على Bit فعالاً ويساعدك في الحفاظ على الشفافية بين أعضاء الفريق المختلفين.

بعض فوائد استخدام Bit:

• تتيح لك ميزة مساحة العمل على Bit تنظيم مشاريعك وعملائك وفرقك. يمكنك أيضًا نقل المستندات بين مساحات العمل المختلفة ، مما يزيل عناء تحميل نفس الملف عدة مرات.
• تعد ميزة "الإشارة" باستخدام "@" معززًا كبيرًا للكفاءة أثناء العمل في عمليات تعاون الفريق.
• يأتي Bit مع محرر بسيط ولكنه مبتكر يتيح لك إنشاء المستندات بسهولة. يتم تعزيز الكفاءة بشكل أكبر من خلال الجمع بين المحرر وميزات التعاون في الوقت الفعلي.
• يمكنك إضافة روابط الويب المرئية والوسائط الغنية ومقاطع الفيديو والرسومات والتصميمات والتضمينات ومنشورات الوسائط الاجتماعية والاستطلاعات وغير ذلك الكثير مباشرة في المحرر.
• يمنحك Bit أيضًا ميزة لتتبع مشاركة المستندات التي قمت بمشاركتها. تُعد هذه الأفكار طريقة رائعة لتحسين مستنداتك واكتساب المزيد من التأثير.
• يمكنك حفظ جميع ملفاتك الأساسية على Bit لتحسين إمكانية استخدام الحل عبر الأنظمة الأساسية.

التقاء نهرين

Confluence هي مساحة عمل مشتركة تتيح للفرق التعاون والتنظيم والنشر بكفاءة. إنه مفتوح وتعاوني ، مما يساعد فريقك على إخراج أفضل أعمالهم معًا. غالبًا ما يكون من الصعب تتبع التعديلات أو التعليقات أو التعليقات التي أدلى بها أعضاء الفريق الآخرون ، لكن هذا النظام الأساسي يعالج المشكلة. تحصل على خيار بحث شامل يتيح لك البحث في مساحة العمل بأكملها والعثور على معلومات مطابقة.

تتضمن بعض مزايا استخدام هذا النظام الأساسي ما يلي:

• يتيح لك Confluence دمج التطبيقات من Atlassian Marketplace. يعد Atlassian Marketplace موطنًا لأكثر من 3000 تطبيق يمكنك إضافته إلى النظام الأساسي.
• النظام الأساسي متاح على منصات متعددة مثل Android و iOS والويب.
• إنه يوفر تكامل Jira من الدرجة الأولى مباشرة في النظام الأساسي.
• تحصل على ميزات تنظيمية رائعة ، وخيار البحث الشامل يعد بمثابة كسر رئيسي للصفقات.
• هناك الكثير من القوالب الجميلة للتسويق والمنتجات والموارد البشرية والمزيد في مكتبة القوالب.
• يمكنك الحصول على تكامل سلس مع الأنظمة الأساسية الشائعة مثل Trello و Slack و Microsoft Office و Invision و Dropbox و Google Drive والمزيد.
• تتبع مواقع التقاء ضوابط الخصوصية والمعايير المعتمدة في مجال تشفير البيانات.

مايكروسوفت وورد

كان Microsoft Word مرادفًا لبرامج معالجة الكلمات لفترة طويلة جدًا. لطالما كان Word هو الرائد في الصناعة في توفير حل معالجة كلمات مبسط ولكنه قوي. ومع ذلك ، فقد أخذت Microsoft البرنامج إلى أعلى مستوى من خلال تقديم ميزات تعاون الفريق. يوفر أحدث إصدار من Word العديد من الميزات مثل:

• يمكنك الحصول على ميزة تحويل المستندات إلى صفحات ويب دون استخدام أي تطبيق تابع لجهة خارجية.
• يمكنك بسهولة مشاركة مستند مع أعضاء الفريق باستخدام ميزة المشاركة في الوقت الفعلي في Word.
• يأتي Word مع مترجم مدمج يكون مفيدًا بشكل خاص أثناء العمل مع أعضاء من خلفيات ثقافية مختلفة.
• يمكنك إضافة نماذج ثلاثية الأبعاد مباشرة إلى مستنداتك باستخدام Word.
• تعمل ميزة المزامنة في الوقت الفعلي على التأكد من عدم فقد مستنداتك أبدًا.
• يتوفر Word الآن على Android و iOS و Web و Windows ، مما يسهل سير العمل عبر الأنظمة الأساسية.

مفهوم

كنت تتوقع هذا ، أليس كذلك؟

Notion هو النظام الأساسي الأكثر سهولة في الاستخدام والميزات لتعاون الفريق في هذه القائمة. تتيح المنصة للشركات تبسيط عملياتها لتحديد الأهداف وتتبع حالة سير العمل وإدارة العملاء المحتملين وغير ذلك من خلال أداة مركزية واحدة. يأتي مزودًا بواجهة سحب وإفلات لمساعدتك في تنظيم أفكار أو خطط جديدة وإعادة ترتيبها وتطويرها.

يأتي Notion بفوائد كبيرة لتعاون الفريق مثل:

• يتيح Notion للشركات إنشاء قاعدة معرفية والحفاظ عليها للعديد من المهام مثل إرشادات المشروع ، وتعليمات الترميز ، وسير عمل الموارد البشرية ، والمزيد.
• تأتي المنصة مزودة بتقويم مدمج ولوحات Kanban التي يمكن لأعضاء الفريق استخدامها لإنشاء ملاحظات سريعة وتتبع تقدمهم.
• يمكن لأعضاء الفريق إضافة تعليقات على المهام والمشاريع لتحسين التواصل والشفافية.
• يمكنك استخدام Notion's API لدمج أنظمتها مع العديد من تطبيقات الطرف الثالث مثل Slack و Figma و Invision.
• أصبح إنشاء قوائم المهام ، وإعداد ملاحظات الاجتماع ، وإعداد جداول الأعمال الأسبوعية أمرًا سهلاً للغاية باستخدام النظام الأساسي الموحد.

يمكنك أيضًا استخدام Notion على المجال الخاص بك. ومع ذلك ، إذا لم تكن سعيدًا لأي سبب من الأسباب ، فيمكنك تجربة برنامج المستندات عبر الإنترنت المذكور أعلاه للتعاون كبديل للفكرة.

ملاحظة أخيرة

يؤدي التعاون الجماعي عبر الإنترنت إلى إنشاء المشاريع بكفاءة مع تجنب الجوانب السلبية للتطوير التقليدي مثل أوقات السفر في المكتب وساعات العمل الثابتة. يعد استخدام مستند عبر الإنترنت أمرًا ضروريًا لتنظيم سير عملك ، ووضع جداول الأعمال ، وغير ذلك الكثير.

تعمل المنصات مثل Notion و Monday و Paper بشكل خاص على تلبية المشاريع ذات الصلة بالفريق من خلال مجموعة ميزاتها المتخصصة. هذه المنصات مثالية للشركات من جميع الأنواع والأفراد أيضًا.

تُعد مستندات Google و Word و Zoho برامج معالجة نصوص تتيح التعاون في الوقت الفعلي. ومع ذلك ، لا تأتي هذه التطبيقات مع ميزات تنظيمية مثل الأدوات الأخرى في هذه القائمة.

بعد ذلك ، استكشف بعضًا من أفضل جداول البيانات على الإنترنت لعملك.