Лучшие инструменты для совместной работы над документами для удаленных команд [Notion + 8 альтернатив]

Внезапный сдвиг в сторону работы из дома сделал онлайн-документы для совместной работы новой нормой. Совместная работа в онлайн-команде позволила работать над групповым проектом без необходимости физического присутствия.

Командная работа является ключом к эффективному выполнению крупных проектов, но ранее для эффективного сотрудничества требовалось физическое присутствие членов команды на рабочем месте. Внезапное увеличение числа сотрудников, работающих дома, вынудило отрасль изменить свои подходы и рассмотреть альтернативы, такие как онлайн-документы для совместной работы.

Представьте, что вы работаете над групповым проектом, и ваша команда усердно работает, чтобы уложиться в срок. Один из членов команды не может выйти на работу из-за личной проблемы. Проект, скорее всего, будет отложен, если ваша команда не использует программное обеспечение для совместной работы с документами. Вы можете пригласить отсутствующего члена команды в программное обеспечение для совместной работы над документами, и проект продолжится в обычном темпе.

Давайте рассмотрим некоторые из лучших онлайн-документов для совместной работы и их преимущества.

Понедельник

Такие прилагательные, как монотонный, скучный, унылый или утомительный, всплывают, когда люди думают о понедельниках, но понедельник стремится изменить все представление. Понедельник разработан специально для удовлетворения потребностей сотрудников, работающих над командным проектом. Команды могут создавать персонализированные рабочие процессы, а Monday разумно адаптируется в соответствии с потребностями команды.

Monday идеально подходит для предприятий любого размера и предлагает множество функций.

• Дает вам возможность назначать задачи членам команды и отслеживать прогресс каждого члена. Эта функция устраняет отсутствие четкости рабочей нагрузки при работе над онлайн-проектом.
• Их пользовательский интерфейс прост и позволяет вам визуализировать более широкую картину благодаря интуитивно понятному и удобному макету.
• Отметьте членов команды с помощью @, что значительно упрощает общение. Членам команды больше не нужно общаться с помощью длинных электронных писем по малейшим вопросам.
• Интегрируйте все приложения под одной крышей, чтобы сделать их универсальным местом для командных проектов. Вы можете загружать файлы с Google Диска, Dropbox и других ресурсов с помощью Monday.
• Не ограничен одной платформой; вместо этого платформа гарантирует, что у вас есть доступ к вашему проекту на всех основных платформах. В настоящее время Monday доступен в Интернете, на устройствах Android, iPhone и iPad.

кликап

ClickUp — это приложение «все в одном», предназначенное для облегчения командных проектов благодаря набору специализированных функций. Его полностью настраиваемые и уникальные функции делают его незаменимым для предприятий любого размера. Вы можете легко управлять групповыми задачами, документами, напоминаниями, целями, календарями и многим другим с помощью ClickUp.

Вы также получаете функцию обмена сообщениями, где вы можете отправлять индивидуальные или групповые сообщения на одной платформе.

Некоторые преимущества использования этой платформы включают в себя:

• Вы получаете восемь различных вариантов просмотра для управления проектами совместной работы.
• Бывают случаи, когда член команды работает над несколькими проектами одновременно. ClickUp позволяет создавать настраиваемые редактируемые статусы для каждого отдельного проекта.
• Это идеальный инструмент для администраторов, поскольку они могут назначать задачи нескольким участникам одновременно. Администраторы могут отслеживать каждую назначенную задачу, используя табличное представление и функции многозадачности.
• ClickUp использует методологию SCRUM для предоставления информативного, но простого понимания различных параметров на платформе.
• Сторонние интеграции беспроблемны, а платформа позволяет загружать файлы из всех популярных приложений.

Попробуйте ClickUp, чтобы увидеть, как это помогает.

Документ360

Document360 — это платформа, на которой команды могут собирать и сохранять важную информацию в одном месте. Он предоставляет все, что вам нужно от инструмента для совместной работы с документами: простой обмен, рабочий процесс, историю версий, комментарии, теги, напоминания о просмотре и т. д.

Он предлагает простой пользовательский интерфейс, который упрощает создание и распространение контента для просмотра. Он имеет встроенную функцию поиска, так что ваш пользователь может быстро найти информацию, которую он ищет в документации.

Создавайте свои статьи и управляйте ими с помощью мощных готовых функций документации, таких как:

• Создавайте практические руководства, стандартные операционные процедуры, справочники сотрудников, справочные документы, системные документы и примечания к выпуску.
• В Document360 есть редакторы форматированного текста, такие как редакторы WYSIWYG и Markdown. Кроме того, поддерживаются несколько версий и комментарии к статьям для внутренней совместной работы с членами вашей команды.
• Менеджер категорий помогает вам создавать категории и подкатегории, группировать сопоставимые файлы вместе и устанавливать хорошо структурированную иерархию всей вашей информации.
• Он автоматически сохраняет контент, и вы всегда можете восстановить предыдущую версию стертого контента.
• Document360 позволяет назначать пользователям множество ролей, позволяя управлять тем, кто имеет доступ к какому контенту.
• Позвольте своим сотрудникам или клиентам легко получить доступ к вашей документации с помощью простого входа в систему.

Document360 подключается к различным программным приложениям, включая Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier и Integrately, чтобы обеспечить бесперебойную совместную работу в команде.

Зохо Писатель

Zoho — еще один многофункциональный облачный инструмент для обработки текстов, который синхронизирует ваши документы в режиме реального времени. Zoho гарантирует, что ваши документы MS Word будут импортированы на платформу без ошибок форматирования. Кроме того, Zoho позволяет вам совместно работать над командными проектами, используя их функции обмена в реальном времени. Когда вы делитесь своими документами с другими членами команды, вы можете видеть движение их курсора и изменения, которые они вносят.

Некоторые преимущества использования Zoho Writer включают в себя:

• Облачная природа Zoho делает совместную работу команды эффективной и быстрой.
• Документы, которые вы создаете в Zoho, не занимают локальное системное хранилище, а вместо этого хранятся в облаке.
• Функция синхронизации в реальном времени гарантирует, что ваши документы никогда не будут подделаны в случае бедствия.
• Zoho имеет новый пользовательский интерфейс с удобной навигацией по всем жизненно важным параметрам обработки текста.
• Администраторы могут контролировать права доступа каждого участника командного проекта, а также предоставлять разрешения для определенных функций.

Дропбокс Бумага

Dropbox Paper — это онлайн-документ для совместной работы от самого технологического гиганта Dropbox. Совершенно очевидно, что Dropbox Paper предлагает гораздо больше преимуществ, если ваша команда в значительной степени зависит от Dropbox для хранения файлов. Команды могут легко организовывать документы, назначать задачи, создавать систематические рабочие процессы и совместно работать над проектами.

Кроме того, инструменты управления задачами в Dropbox Paper значительно упрощают выполнение функций, которые иначе усложнились бы в онлайн-сценарии. Платформа позволяет упоминать других членов группы, назначать задачи другим и эффективно управлять своими задачами. Некоторые интересные функции этой платформы включают в себя:

• В Dropbox Paper вы можете обмениваться разнообразными мультимедиа, такими как ссылки на YouTube, GIF-файлы, доски Pinterest, местоположения на Google Maps, аудио из SoundCloud и многое другое.
• Paper поддерживает встроенные предварительные просмотры файлов Inversion и Sketch. Кроме того, вы можете конвертировать свои документы в PPT без использования стороннего приложения.
• Вы можете выбрать шаблон для своего проекта из обширной библиотеки шаблонов в Dropbox Paper. Существует множество шаблонов для мозгового штурма, запуска продуктов, спецификаций продуктов, проектов по отслеживанию ошибок и многого другого.
• В Dropbox Paper есть возможность подключить свой календарь к платформе. Весь ваш рабочий график синхронизируется с платформой. Затем Paper адаптируется, предоставляя доступ к повесткам дня, справочным документам, назначениям задач и событиям совещаний непосредственно через приложение.
• Мобильное приложение дает вам возможность делать снимки с помощью камеры и оставлять отзывы.

Гугл документы

Документы Google — это программное обеспечение для обработки текстов от Google, в котором используется другой подход к обработке текстов. Большинство текстовых процессоров, таких как Word и Open Office, оставались автономными инструментами, которые представляли собой локальные программы, хранящиеся на ПК. С другой стороны, Google Docs — это облачный текстовый процессор, для работы которого требуется подключение к Интернету.

Выбор онлайн-маршрута открывает новый мир инноваций для текстового процессора, такого как совместная работа в команде. Документы позволяют вам делиться документом с другими участниками, что делает его удобной платформой для совместной работы в команде. Обратите внимание, что Docs — это в основном текстовый процессор, и вы не получите специализированных функций, как в других списках в статье. Тем не менее, Документы по-прежнему являются отличным вариантом для совместной работы в команде, особенно если вы используете его в качестве основного текстового процессора.

Некоторые преимущества использования Google Docs:

• Google Docs отправляет уведомление по электронной почте, когда вам предоставляется доступ к документу.
• Участникам не нужно регистрироваться, особенно для Документов; для использования платформы достаточно иметь учетную запись Google.
• Вы можете просмотреть последние изменения документа и членов, внесших изменения.
• Вы можете беспрепятственно импортировать документы Word всех основных форматов в Документы.
• Функция синхронизации в реальном времени гарантирует, что вы никогда не потеряете данные во время сбоя в сети.

Если вы в конечном итоге используете Google Workspace для своего бизнеса, вы можете проверить это программное обеспечение, чтобы превратить электронную почту в мощную службу поддержки.

Кусочек

Bit — это не обычный текстовый процессор; вместо этого он обслуживает преимущественно проекты совместной работы в команде. Вы можете создавать быстрые динамические заметки, документы, вики-сайты, базы знаний, проекты, отчеты для клиентов, техническую документацию и многое другое, используя мощные инструменты управления в Bit. Более того, вы можете создавать отдельные рабочие пространства для всех своих проектов.

Совместная работа над Bit эффективна и помогает поддерживать прозрачность между различными членами команды.

Некоторые преимущества использования Bit:

• Функция «Рабочее пространство» в Bit позволяет организовать ваши проекты, клиентов и команды. Вы также можете перемещать документы между разными рабочими областями, избавляя от необходимости загружать один и тот же файл несколько раз.
• Функция упоминания с использованием «@» — отличный усилитель эффективности при совместной работе в команде.
• Bit поставляется с минималистичным, но инновационным редактором, который позволяет без труда создавать документы. Эффективность еще больше повышается за счет объединения редактора и функций совместной работы в реальном времени.
• Вы можете добавлять визуальные веб-ссылки, мультимедийные материалы, видео, графику, дизайн, вставки, публикации в социальных сетях, опросы и многое другое прямо в редакторе.
• Bit также дает вам возможность отслеживать взаимодействие с документами, которыми вы поделились. Эти идеи — отличный способ улучшить ваши документы и повысить их популярность.
• Вы можете сохранить все необходимые файлы в Bit, чтобы повысить кроссплатформенное удобство использования решения.

Слияние

Confluence — это общее рабочее пространство, которое позволяет командам эффективно сотрудничать, организовывать и публиковать. Он открытый и совместный, помогая вашей команде добиваться лучших результатов вместе. Часто бывает сложно отслеживать изменения, комментарии или отзывы, сделанные другими членами команды, но эта платформа решает эту проблему. Вы получаете универсальный вариант поиска, который позволяет выполнять поиск по всему рабочему пространству и находить совпадающую информацию.

Некоторые преимущества использования этой платформы включают в себя:

• Confluence позволяет интегрировать приложения из Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace содержит более 3000 приложений, которые вы можете добавить на платформу.
• Платформа доступна на нескольких платформах, таких как Android, iOS и Интернет.
• Он предлагает первоклассную интеграцию Jira прямо в платформу.
• Вы получаете фантастические организационные функции, а возможность универсального поиска является серьезным препятствием для сделки.
• В библиотеке шаблонов есть множество красивых шаблонов для маркетинга, продуктов, управления персоналом и многого другого.
• Вы получаете бесшовную интеграцию с популярными платформами, такими как Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive и другими.
• Сайты Confluence соблюдают меры контроля конфиденциальности и проверенные отраслевые стандарты шифрования данных.

Microsoft Word

Microsoft Word уже довольно давно является синонимом программного обеспечения для обработки текстов. Word всегда был лидером отрасли в предоставлении упрощенного, но мощного решения для обработки текстов. Тем не менее, Microsoft подняла программное обеспечение на новый уровень, представив функции совместной работы в команде. Последняя версия Word содержит множество функций, таких как:

• Вы получаете возможность преобразовывать документы в веб-страницы без использования каких-либо сторонних приложений.
• Вы можете легко поделиться документом с членами команды, используя функцию обмена в реальном времени в Word.
• Word поставляется со встроенным переводчиком, который особенно полезен при работе с участниками из разных культур.
• Вы можете добавлять 3D-модели прямо в документы с помощью Word.
• Функция синхронизации в реальном времени гарантирует, что вы никогда не потеряете свои документы.
• Word теперь доступен на Android, iOS, в Интернете и Windows, что упрощает межплатформенные рабочие процессы.

Понятие

Вы ожидали этого, не так ли?

Notion — самая многофункциональная и простая в использовании платформа для командной работы в этом списке. Платформа позволяет компаниям оптимизировать свои операции для постановки целей, отслеживания статуса рабочего процесса, управления потенциальными клиентами и многого другого с помощью одного централизованного инструмента. Он поставляется с интерфейсом перетаскивания, который поможет вам организовать, изменить и разработать новые идеи или планы.

Notion имеет значительные преимущества для командной работы, такие как:

• Notion позволяет предприятиям создавать и поддерживать базу знаний для многочисленных задач, таких как рекомендации по проектам, инструкции по кодированию, рабочие процессы HR и многое другое.
• Платформа поставляется со встроенным календарем и досками Канбан, которые члены команды могут использовать для создания быстрых заметок и отслеживания своего прогресса.
• Члены команды могут добавлять комментарии к задачам и проектам для лучшего общения и прозрачности.
• Вы можете использовать API Notion для интеграции своих систем с различными сторонними приложениями, такими как Slack, Figma и Invision.
• Создание списков дел, подготовка заметок к собраниям и настройка еженедельных повесток дня становятся чрезвычайно простыми с использованием унифицированной платформы.

Вы также можете использовать Notion в своем личном домене. Однако, если вы по какой-либо причине недовольны, вы можете попробовать перечисленное выше программное обеспечение для совместной работы с онлайн-документами в качестве альтернативы Notion.

Заключительное примечание

Совместная работа в онлайн-команде позволяет эффективно создавать проекты, избегая при этом недостатков традиционной разработки, таких как время в пути и фиксированный рабочий день. Использование онлайн-документа необходимо для организации вашего рабочего процесса, настройки повестки дня и многого другого.

Такие платформы, как Notion, Monday и Paper, специально предназначены для командных проектов благодаря своему специализированному набору функций. Эти платформы идеально подходят как для предприятий всех видов, так и для частных лиц.

Google Docs, Word и Zoho — это программное обеспечение для обработки текстов, позволяющее вести совместную работу в режиме реального времени. Тем не менее, эти приложения не имеют организационных функций, как другие инструменты в этом списке.

Затем изучите некоторые из лучших онлайн-таблиц для вашего бизнеса.