遠程團隊的最佳文檔協作工具 [Notion + 8 Alternatives]

已發表: 2021-09-28

突然從家庭文化轉向工作，使團隊協作的在線文檔成為一種新常態。在線團隊協作使團隊項目無需物理接近成為可能。

團隊合作是有效執行大型項目的關鍵，但在早期，它需要團隊成員親自到工作場所進行有效協作。在家工作的員工突然增加，迫使該行業改正其方式並尋找替代方案，例如用於團隊協作的在線文檔。

想像一下，在一個團隊項目上工作，你的團隊正在努力工作以趕上最後期限。由於個人問題，其中一名團隊成員無法上班。除非您的團隊使用文檔協作軟件，否則該項目很可能會延遲。您可以邀請缺席的團隊成員使用文檔協作軟件，該項目將按照通常的速度繼續進行。

讓我們看一些用於團隊協作的最佳在線文檔及其好處。

週一

當人們想到星期一時，會出現諸如單調、無聊、沉悶或乏味等形容詞，但星期一旨在改變整個概念。星期一是量身定制的，以滿足從事團隊項目的員工的需求。 Teams 可以創建個性化的工作流程，Monday 會智能地自我調整以最適合團隊的需求。

星期一非常適合各種規模的企業，並具有眾多功能。

讓您可以靈活地將任務分配給團隊成員並跟踪每個成員的進度。此功能消除了在處理在線項目時缺乏工作量清晰度的問題。
他們的用戶界面很乾淨，讓您通過其直觀和用戶友好的佈局可視化更大的畫面。
使用@標記團隊成員，這大大簡化了溝通。團隊成員不再需要通過冗長的電子郵件來滿足最輕微的需求。
將所有應用程序集成在一個屋簷下，使其成為團隊項目的一站式目的地。您可以使用星期一從 Google Drive、Dropbox 等導入文件。
不限於單一平台；相反，該平台確保您可以在所有主要平台上訪問您的項目。目前，星期一可在 Web、Android、iPhone 和 iPad 上使用。

點擊向上

ClickUp 是一款一體化應用程序，旨在通過其專業功能集簡化團隊協作項目。其完全可定制的獨特功能使其成為各種規模企業的必備品。您可以使用 ClickUp 輕鬆管理組任務、文檔、提醒、目標、日曆等。

您還可以獲得消息傳遞功能，您可以在同一平台上發送個人或群組消息。

使用此平台的一些好處包括：

您可以獲得八種不同的視圖選項來管理團隊協作項目。
有時團隊成員同時處理多個項目。 ClickUp 允許您為每個單獨的項目創建自定義的可編輯狀態。
它是管理員的完美工具，因為他們可以同時將任務分配給多個成員。管理員可以使用表格視圖和多任務功能跟踪每個分配的任務。
ClickUp 使用 SCRUM 方法為跨平台的不同參數提供信息豐富且直接的洞察力。
第三方集成是無縫的，該平台允許您從所有流行的應用程序中引入文件。

試試 ClickUp 看看它有什麼幫助。

Document360

Document360 是一個平台，團隊可以在其中在一個地方捕獲和保存重要信息。它提供了文檔協作工具所需的一切：輕鬆共享、工作流程、版本歷史記錄、評論、標記、審閱提醒等。

它提供了一個無憂的用戶界面，使生成和分發內容以供審查變得簡單。它具有內置的可搜索性，因此您的用戶可以快速發現他們在文檔中尋找的信息。

使用強大的開箱即用文檔功能創建和管理您的文章，例如：

創建操作指南、標準操作程序、員工手冊、參考文檔、系統文檔和發行說明。
Document360 具有豐富的文本編輯器，例如所見即所得和 Markdown 編輯器。此外，支持多個版本控制和文章評論，以便與您的團隊成員進行內部協作。
類別管理器可幫助您創建類別和子類別，將可比較的文件組合在一起，並為您的所有信息建立結構良好的層次結構。
它會自動存儲內容，您可以隨時恢復您刪除的內容的先前版本。
Document360 允許您為用戶提供多種角色，從而允許您管理誰可以訪問哪些內容。
允許您的員工或客戶通過無縫登錄輕鬆訪問您的文檔。

Document360 與各種不同的軟件應用程序連接，包括 Microsoft Teams、Slack、Chrome、Zapier 和 Integrately，以提供無縫的團隊協作。

Zoho作家

Zoho 是另一個功能豐富的基於雲的文字處理工具，可以實時同步您的文檔。 Zoho 確保將您的 MS Word 文檔導入平台而沒有任何格式錯誤。此外，Zoho 允許您使用其實時共享功能在團隊項目上進行協作。當您與其他團隊成員共享文檔時，您可以看到他們的光標移動和他們所做的編輯。

使用 Zoho Writer 的一些好處包括：

Zoho 基於雲的特性使團隊協作高效快捷。
您在 Zoho 上創建的文檔不佔用本地系統存儲，而是存儲在雲端。
實時同步功能可確保您的文檔在發生災難時永遠不會被篡改。
Zoho 具有全新的 UI，可輕鬆導航至所有重要的文字處理選項。
管理員可以控制團隊項目中每個成員的訪問權限，也可以授予特定功能的權限。

投遞紙

Dropbox Paper 是來自科技巨頭 Dropbox 的團隊協作在線文檔。如果您的團隊在很大程度上依賴 Dropbox 來存儲文件，那麼 Dropbox Paper 會帶來更多好處，這是不言而喻的。團隊可以輕鬆地組織文檔、分配任務、創建系統化的工作流程以及就項目進行協作。

此外，Dropbox Paper 中的任務管理工具極大地簡化了在線場景中原本會變得複雜的功能。該平台可讓您提及其他組成員，將任務分配給其他人，並有效地管理您的待辦事項。該平台的一些令人興奮的功能包括：

您可以在 Dropbox Paper 上交換各種多媒體，例如 YouTube 鏈接、GIF、Pinterest 板、Google 地圖上的位置、來自 SoundCloud 的音頻等等。
Paper 支持 Inversion 和 Sketch 文件的嵌入式預覽。此外，您可以在不使用第三方應用程序的情況下將文檔轉換為 PPT。
您可以從 Dropbox Paper 上龐大的模板庫中為您的項目選擇一個模板。有許多用於頭腦風暴、產品發布、產品規格、錯誤跟踪項目等的模板。
Dropbox Paper 附帶將您的日曆連接到平台的選項。您的整個工作日程都會同步到平台上。然後，Paper 會自行調整，直接通過應用程序提供對議程、背景文檔、任務分配和會議活動的訪問。
移動應用程序為您提供使用相機捕捉圖像並提供反饋的功能。

谷歌文檔

Google Docs 是來自 Google 的文字處理軟件，它使用不同的文字處理方法。大多數文字處理器（如 Word 和 Open Office）仍然是離線工具，是存儲在 PC 中的本地程序。另一方面，Google Docs 是基於雲的文字處理器，需要在線連接才能運行。

選擇在線路線為像團隊協作這樣的文字處理器打開了一個創新的新世界。 Docs 允許您與其他成員共享文檔，使其成為基本團隊協作的首選平台。請注意，Docs 主要是一個文字處理器，您不會像文章中的其他列表那樣獲得量身定制的功能。也就是說，Docs 仍然是團隊協作的絕佳選擇，主要是如果您將其用作主要的文字處理器。

使用 Google 文檔的一些好處：

當文檔與您共享時，Google 文檔會以電子郵件的形式發送通知。
會員無需註冊，尤其是Docs；擁有 Google 帳戶就足以使用該平台。
您可以查看文檔的最新修訂以及進行調整的成員。
您可以在 Docs 上無縫導入所有重要格式的 Word 文檔。
實時同步功能確保您在網絡中斷期間不會丟失任何數據。

如果您最終將 Google Workspace 用於您的業務，您可能需要檢查此軟件，以便將電子郵件變成一個強大的幫助台。

少量

Bit 不是普通的文字處理器；相反，它主要迎合團隊協作項目。您可以使用 Bit 上強大的管理工具創建快速的動態筆記、文檔、wiki、知識庫、項目、客戶交付物、技術文檔等。此外，您可以為所有項目創建單獨的工作區。

在 Bit 上進行協作非常高效，可以幫助您保持不同團隊成員之間的透明度。

使用 Bit 的一些好處：

Bit 上的 Workspace 功能可讓您組織您的項目、客戶和團隊。您還可以在不同工作區之間移動文檔，免去多次上傳同一個文件的麻煩。
在團隊協作中，使用“@”的提及功能可以極大地提高效率。
Bit 帶有一個簡約而創新的編輯器，可讓您輕鬆創建文檔。通過結合編輯器和實時協作功能，進一步提高了效率。
您可以直接在編輯器中添加視覺 Web 鏈接、富媒體、視頻、圖形、設計、嵌入、社交媒體帖子、調查等。
Bit 還為您提供了跟踪您共享的文檔的參與度的功能。這些見解是改進文檔和獲得更多吸引力的好方法。
您可以將所有重要文件保存在 Bit 上，以增強解決方案的跨平台可用性。

合流

Confluence 是一個共享工作空間，可讓團隊高效協作、組織和發布。它是開放和協作的，可幫助您的團隊一起發揮他們最好的作品。通常很難跟踪其他團隊成員所做的編輯、評論或反饋，但這個平台解決了這個問題。您將獲得一個通用搜索選項，可讓您搜索整個工作區並查找匹配信息。

使用此平台的一些好處包括：

Confluence 允許您集成來自 Atlassian Marketplace 的應用程序。 Atlassian Marketplace 擁有 3,000 多個可以添加到平台的應用程序。
該平台可在多個平台上使用，例如 Android、iOS 和 Web。
它提供一流的 Jira 直接集成到平台中。
您將獲得出色的組織功能，而通用搜索選項是一個主要的破壞因素。
模板庫中有大量精美的營銷、產品、人力資源等模板。
您可以與 Trello、Slack、Microsoft Office、Invision、Dropbox、Google Drive 等流行平台無縫集成。
Confluence 站點遵循隱私控制和行業驗證的數據加密標準。

微軟Word

很長一段時間以來，Microsoft Word 一直是文字處理軟件的代名詞。 Word 一直是提供簡化但功能強大的文字處理解決方案的行業領導者。儘管如此，微軟還是通過引入團隊協作功能將該軟件提升到了更高的水平。最新版本的 Word 帶來了許多功能，例如：

您無需使用任何第三方應用程序即可獲得將文檔轉換為網頁的功能。
您可以使用 Word 中的實時共享功能輕鬆與團隊成員共享文檔。
Word 帶有一個內置的翻譯器，在與來自不同文化背景的成員一起工作時特別有用。
您可以使用 Word 將 3D 模型直接添加到您的文檔中。
實時同步功能確保您永遠不會丟失您的文檔。
Word 現在可在 Android、iOS、Web 和 Windows 上使用，簡化跨平台工作流程。

概念

這是你預料到的，不是嗎？

Notion 是此列表中功能最豐富且易於使用的團隊協作平台。該平台允許企業通過一個集中式工具簡化其運營以設定目標、跟踪工作流狀態、潛在客戶管理等。它帶有一個拖放界面，可幫助您組織、重新排列和開發新的想法或計劃。

Notion 為團隊協作帶來了顯著的好處，例如：

Notion 讓企業可以為項目指南、編碼說明、人力資源工作流程等眾多任務創建和維護知識庫。
該平台帶有一個內置日曆和看板，團隊成員可以使用它們來創建快速筆記並跟踪他們的進度。
團隊成員可以添加對任務和項目的評論，以實現更好的溝通和透明度。
您可以使用 Notion 的 API 將他們的系統與各種第三方應用程序集成，例如 Slack、Figma 和 Invision。
使用統一平台創建待辦事項列表、準備會議記錄和設置每週議程變得非常容易。

您還可以在自定義域上使用 Notion。但是，如果您出於某種原因不滿意，您可以嘗試使用上面列出的在線文檔軟件作為 Notion 的替代方案進行協作。

最後說明

在線團隊協作有效地創建項目，同時避免傳統開發的缺點，如辦公室出差時間和固定工作時間。使用在線文檔來組織您的工作流程、設置議程等等是必要的。

Notion、Monday 和 Paper 等平台通過其專門的功能集專門迎合與團隊相關的項目。這些平台也非常適合各種企業和個人。

Google Docs、Word 和 Zoho 是允許實時協作的文字處理軟件。也就是說，這些應用程序不像此列表中的其他工具那樣具有組織功能。

接下來，探索一些最適合您業務的在線電子表格。