リモート チームに最適なドキュメント コラボレーション ツール [Notion + 8 つの代替手段]

在宅勤務文化への突然の移行により、チーム コラボレーション用のオンライン ドキュメントが新しい標準になりました。 オンライン チーム コラボレーションにより、物理的に近くにいなくてもチーム プロジェクトに取り組むことが可能になりました。

チームワークは大規模なプロジェクトを効果的に実行するための鍵ですが、以前は、効率的なコラボレーションのためにチーム メンバーが物理的に職場にいる必要がありました。 在宅勤務の従業員が急増したことで、業界はやり方を改め、チーム コラボレーション用のオンライン ドキュメントなどの代替手段を検討するようになりました。

チーム プロジェクトに取り組んでいて、チームが締め切りに間に合うように懸命に働いていると想像してください。 チーム メンバーの 1 人が、個人的な問題のために出社できません。 チームがドキュメント コラボレーション ソフトウェアを使用しない限り、プロジェクトは遅れる可能性が最も高くなります。 不在のチーム メンバーをドキュメント コラボレーション ソフトウェアに招待することができ、プロジェクトは通常のペースで続行されます。

チーム コラボレーションに最適なオンライン ドキュメントとその利点をいくつか見てみましょう。

月曜日

人々が月曜日について考えるとき、単調、退屈、退屈、退屈などの形容詞が飛び出しますが、月曜日は概念全体を変えることを目指しています. 月曜日は、チーム プロジェクトに取り組む従業員のニーズに合わせて調整されます。 チームはパーソナライズされたワークフローを作成でき、Monday はチームのニーズに合わせてインテリジェントに適応します。

Monday はあらゆる規模のビジネスに最適で、多数の機能が搭載されています。

• チーム メンバーにタスクを割り当て、各メンバーの進捗状況を追跡する柔軟性を提供します。 この機能により、オンライン プロジェクトでの作業中にワークロードが明確にならないことがなくなります。
• ユーザー インターフェイスはすっきりしていて、直感的でユーザー フレンドリーなレイアウトを通じて全体像を視覚化できます。
• @ を使用してチーム メンバーにタグを付けると、コミュニケーションが大幅に容易になります。 チーム メンバーは、些細な必要のために長いメールでやり取りする必要がなくなりました。
• すべてのアプリケーションを 1 つの屋根の下に統合して、チーム プロジェクトのワンストップの目的地にします。 Monday を使用して、Google Drive や Dropbox などからファイルを取り込むことができます。
• 単一のプラットフォームに限定されません。 代わりに、プラットフォームは、すべての主要なプラットフォームでプロジェクトにアクセスできるようにします。 現在、Monday は Web、Android、iPhone、および iPad で利用できます。

クリックアップ

ClickUp は、特殊な機能セットを使用してチーム コラボレーション プロジェクトを容易にすることを目的としたオールインワン アプリケーションです。 その完全にカスタマイズ可能な独自の機能により、あらゆる規模の企業にとってなくてはならないものになっています。 ClickUp を使用すると、グループ タスク、ドキュメント、リマインダー、目標、カレンダーなどを簡単に管理できます。

また、同じプラットフォームで個人またはグループのメッセージを送信できるメッセージング機能も利用できます。

このプラットフォームを使用することのいくつかの特典は次のとおりです。

• チーム コラボレーション プロジェクトを管理するための 8 つの異なる表示オプションがあります。
• チーム メンバーが同時に複数のプロジェクトに取り組んでいる場合があります。 ClickUp を使用すると、個々のプロジェクトごとに編集可能なカスタム ステータスを作成できます。
• 複数のメンバーに同時にタスクを割り当てることができるため、管理者にとって最適なツールです。 管理者は、テーブル ビューとマルチタスク機能を使用して、割り当てられたすべてのタスクを追跡できます。
• ClickUp は SCRUM 方法論を使用して、プラットフォーム全体のさまざまなパラメーターに有益でありながら直接的な洞察を提供します。
• サードパーティの統合はシームレスであり、プラットフォームを使用すると、すべての一般的なアプリケーションからファイルを取り込むことができます.

ClickUp を試して、それがどのように役立つかを確認してください。

Document360

Document360 は、チームが重要な情報を 1 か所に取り込んで保存できるプラットフォームです。 簡単な共有、ワークフロー、バージョン履歴、コメント、タグ付け、レビュー リマインダーなど、ドキュメント コラボレーション ツールに必要なすべてを提供します。

レビュー用のコンテンツを簡単に生成および配布できる、手間のかからないユーザー インターフェイスを提供します。 検索機能が組み込まれているため、ユーザーはドキュメントで探している情報をすばやく見つけることができます。

次のようなすぐに使える強力なドキュメント機能を使用して、記事を作成および管理します。

• ハウツー ガイド、標準操作手順書、従業員ハンドブック、リファレンス ドキュメント、システム ドキュメント、リリース ノートを作成します。
• Document360 には、WYSIWYG エディターや Markdown エディターなどのリッチ テキスト エディターがあります。 さらに、複数のバージョニングと記事のコメントがサポートされており、チーム メンバーと内部で共同作業を行うことができます。
• カテゴリ マネージャは、カテゴリとサブカテゴリの作成、比較可能なファイルのグループ化、およびすべての情報の適切に構造化された階層の確立を支援します。
• コンテンツは自動的に保存され、消去したコンテンツの以前のバージョンをいつでも復元できます。
• Document360 を使用すると、ユーザーに多数のロールを提供できるため、誰がどのコンテンツにアクセスできるかを管理できます。
• シームレスなログインで、従業員やクライアントがドキュメントに簡単にアクセスできるようにします。

Document360 は、Microsoft Teams、Slack、Chrome、Zapier、Integrately などのさまざまなソフトウェア アプリケーションと接続して、シームレスなチーム コラボレーションを実現します。

ゾーホーライター

Zoho は、ドキュメントをリアルタイムで同期する機能満載のクラウドベースのワープロ ツールです。 Zoho は、フォーマット エラーなしで MS Word ドキュメントがプラットフォームにインポートされるようにします。 また、Zoho では、リアルタイム共有機能を使用してチーム プロジェクトで共同作業を行うことができます。 ドキュメントを他のチーム メンバーと共有すると、カーソルの動きや編集内容を確認できます。

Zoho Writer を使用すると、次のようなメリットがあります。

• Zoho のクラウドベースの性質により、チームのコラボレーションが効率的かつ迅速になります。
• Zoho で作成したドキュメントは、ローカル システム ストレージを占有せず、代わりにクラウドに保存されます。
• リアルタイム同期機能により、災害が発生した場合でもドキュメントが改ざんされることはありません.
• Zoho は、すべての重要なワープロ オプションへの簡単なナビゲーションを備えた新しい UI を備えています。
• 管理者は、チーム プロジェクトのすべてのメンバーのアクセス権を制御し、特定の機能へのアクセス許可も付与できます。

ドロップボックス ペーパー

Dropbox Paper は、技術大手の Dropbox が提供するチーム コラボレーション用のオンライン ドキュメントです。 チームがファイルの保存を Dropbox に大きく依存している場合、Dropbox Paper にはさらに多くの特典が用意されています。 チームは、ドキュメントの整理、タスクの割り当て、体系的なワークフローの作成、プロジェクトでの共同作業を簡単に行うことができます。

さらに、Dropbox Paper のタスク管理ツールは、オンライン シナリオでは複雑になる機能を大幅に簡素化します。 このプラットフォームを使用すると、他のグループ メンバーにメンションしたり、タスクを他のメンバーに割り当てたり、To Do を効率的に管理したりできます。 このプラットフォームのいくつかのエキサイティングな機能は次のとおりです。

• Dropbox Paper では、YouTube リンク、GIF、Pinterest ボード、Google マップの場所、SoundCloud のオーディオなど、さまざまなマルチメディアを交換できます。
• Paper は、反転ファイルとスケッチ ファイルの埋め込みプレビューをサポートしています。 また、サードパーティのアプリケーションを使用せずにドキュメントを PPT に変換できます。
• Dropbox Paper の膨大なテンプレート ライブラリからプロジェクトのテンプレートを選択できます。 ブレーンストーミング、製品の発売、製品仕様、バグ追跡プロジェクトなどのための多数のテンプレートがあります。
• Dropbox Paper には、カレンダーをプラットフォームに接続するオプションがあります。 仕事のスケジュール全体がプラットフォームに同期されます。 その後、Paper は自動的に適応し、アジェンダ、バックグラウンド ドキュメント、タスク割り当て、および会議イベントへのアクセスをアプリケーションから直接提供します。
• モバイル アプリケーションは、カメラを使用して画像をキャプチャし、フィードバックを提供する機能を提供します。

Googleドキュメント

Google Docs は、ワープロに異なるアプローチを使用する Google のワープロ ソフトウェアです。 Word や Open Office などのほとんどのワード プロセッサは、PC に保存されたローカル プログラムであるオフライン ツールのままでした。 一方、Google Docs はクラウドベースのワード プロセッサであり、実行するにはオンライン接続が必要です。

オンライン ルートを選択すると、ワープロのようなチーム コラボレーションの新しいイノベーションの世界が開かれます。 ドキュメントを使用すると、ドキュメントを他のメンバーと共有できるため、基本的なチーム コラボレーションの頼りになるプラットフォームになります。 Docs は主にワード プロセッサであり、この記事の他のリストのようにカスタマイズされた機能は得られないことに注意してください。 そうは言っても、Docs は、主に主なワード プロセッサとして使用する場合は、チーム コラボレーションに最適なオプションです。

Google ドキュメントを使用するメリット:

• ドキュメントが共有されると、Google ドキュメントからメールで通知が送信されます。
• 特にドキュメントの場合、メンバーはサインアップする必要はありません。 プラットフォームを使用するには、Google アカウントがあれば十分です。
• ドキュメントの最近のリビジョンと、微調整を行ったメンバーを表示できます。
• Docs では、Word 文書のすべての重要な形式をシームレスにインポートできます。
• リアルタイム同期機能により、ネットワークの中断中にデータが失われることはありません。

ビジネスで Google Workspace を使用することになった場合は、このソフトウェアをチェックして、メールを強力なヘルプデスクに変えることをお勧めします。

少し

Bit は通常のワープロではありません。 代わりに、主にチーム コラボレーション プロジェクトに対応しています。 Bit の強力な管理ツールを使用して、すばやく動的なメモ、ドキュメント、Wiki、ナレッジ ベース、プロジェクト、クライアントの成果物、テクニカル ドキュメントなどを作成できます。 さらに、すべてのプロジェクトに個別のワークスペースを作成できます。

Bit でのコラボレーションは効率的であり、異なるチーム メンバー間の透明性を維持するのに役立ちます。

ビットを使用する利点:

• Bit のワークスペース機能を使用すると、プロジェクト、クライアント、およびチームを整理できます。 異なるワークスペース間でドキュメントを移動することもできるため、同じファイルを何度もアップロードする手間が省けます。
• 「@」を使用したメンション機能は、チーム コラボレーションで作業する際の効率を大幅に向上させます。
• Bit には、ドキュメントを簡単に作成できる、ミニマルでありながら革新的なエディターが付属しています。 エディターとリアルタイム コラボレーション機能を組み合わせることで、効率がさらに向上します。
• ビジュアル Web リンク、リッチ メディア、ビデオ、グラフィック、デザイン、埋め込み、ソーシャル メディアの投稿、調査などをエディターに直接追加できます。
• Bit には、共有したドキュメントのエンゲージメントを追跡する機能もあります。 これらの洞察は、ドキュメントを改善し、より多くの注目を集めるための優れた方法です。
• すべての重要なファイルを Bit に保存して、ソリューションのクロスプラットフォームの使いやすさを向上させることができます。

合流

Confluence は、チームが効率的に共同作業、整理、公開できるようにする共有ワークスペースです。 オープンで協力的で、チームが最高の仕事を一緒に引き出すのに役立ちます。 他のチームメンバーによる編集、コメント、またはフィードバックを追跡するのはしばしば困難になりますが、このプラットフォームは問題に対処します. ワークスペース全体を検索して一致する情報を見つけることができるユニバーサル検索オプションを利用できます。

このプラットフォームを使用することのいくつかの特典は次のとおりです。

• Confluence を使用すると、Atlassian Marketplace からアプリケーションを統合できます。 Atlassian Marketplace には、プラットフォームに追加できる 3,000 以上のアプリケーションがあります。
• このプラットフォームは、Android、iOS、Web などの複数のプラットフォームで利用できます。
• プラットフォームへの直接のファーストクラスの Jira 統合を提供します。
• あなたは素晴らしい組織機能を手に入れ、ユニバーサル検索オプションは主要な契約破りです.
• テンプレート ライブラリには、マーケティング、製品、人事などの美しいテンプレートがたくさんあります。
• Trello、Slack、Microsoft Office、Invision、Dropbox、Google Drive などの一般的なプラットフォームとシームレスに統合できます。
• Confluence サイトは、プライバシー管理と業界で検証されたデータ暗号化基準に従っています。

マイクロソフトワード

Microsoft Word は、かなり長い間ワープロ ソフトウェアの同義語でした。 Word は、シンプルでありながら強力なワープロ ソリューションを提供する業界のリーダーであり続けています。 それでも、Microsoft はチーム コラボレーション機能を導入することで、ソフトウェアを一段上のレベルに引き上げました。 最新バージョンの Word には、次のような多くの機能が組み込まれています。

• サードパーティのアプリケーションを使用せずに、ドキュメントを Web ページに変換する機能を利用できます。
• Word のリアルタイム共有機能を使用して、ドキュメントをチーム メンバーと簡単に共有できます。
• Word には、さまざまな文化的背景を持つメンバーと作業するときに特に役立つ組み込みの翻訳機能が付属しています。
• Word を使用して、3D モデルをドキュメントに直接追加できます。
• リアルタイム同期機能により、ドキュメントが失われることはありません。
• Word は Android、iOS、Web、および Windows で利用できるようになり、クロスプラットフォームのワークフローが容易になりました。

概念

あなたはこれを期待していましたよね？

Notion は、このリストの中で最も機能が豊富で使いやすいチーム コラボレーション用プラットフォームです。 このプラットフォームを使用すると、企業は運用を合理化し、目標を設定し、ワークフローのステータスを追跡し、管理などを 1 つの集中型ツールで行うことができます。 新しいアイデアや計画を整理、再配置、開発するのに役立つドラッグ アンド ドロップ インターフェイスが付属しています。

Notion には、チームのコラボレーションに次のような大きな利点があります。

• Notion を使用すると、企業は、プロジェクトのガイドライン、コーディング手順、人事ワークフローなど、さまざまなタスクのナレッジ ベースを作成および維持できます。
• このプラットフォームには、チームメンバーが簡単なメモを作成して進捗状況を追跡するために使用できる組み込みのカレンダーとかんばんボードが付属しています。
• チーム メンバーは、タスクやプロジェクトにコメントを追加して、コミュニケーションと透明性を向上させることができます。
• Notion の API を使用して、システムを Slack、Figma、Invision などのさまざまなサードパーティ アプリケーションと統合できます。
• 統一されたプラットフォームを使用すると、To Do リストの作成、会議メモの準備、および毎週の議題の設定が非常に簡単になります。

カスタム ドメインで Notion を使用することもできます。 ただし、何らかの理由で満足できない場合は、上記のコラボレーション用オンライン ドキュメント ソフトウェアを Notion の代替手段として試すことができます。

ファイナルノート

オンライン チーム コラボレーションにより、オフィスの移動時間や固定勤務時間などの従来の開発のマイナス面を回避しながら、プロジェクトを効率的に作成できます。 ワークフローを整理したり、議題を設定したりするには、オンライン ドキュメントを使用する必要があります。

Notion、Monday、Paper などのプラットフォームは、専門的な機能セットを備えたチーム関連のプロジェクトに特に対応しています。 これらのプラットフォームは、あらゆる種類の企業や個人にも最適です。

Google Docs、Word、および Zoho は、リアルタイムのコラボレーションを可能にするワープロ ソフトウェアです。 とはいえ、これらのアプリケーションには、このリストにある他のツールのような組織的な機能はありません。

次に、ビジネスに最適なオンライン スプレッドシートをいくつか調べてみましょう。