Wymogi dotyczące sprawozdawczości cyfrowej, szczegółowe informacje na temat obowiązku UE w zakresie e-raportowania

Zaledwie kilka miesięcy temu Komisja Europejska przedstawiła propozycję pakietu zmian mających na celu aktualizację obowiązujących przepisów dotyczących podatku VAT i e-fakturowania. Propozycja, znana jako ViDA – VAT w epoce cyfrowej, oczekuje na zatwierdzenie przez Radę Unii Europejskiej, co ma nastąpić w nadchodzących miesiącach. Nadal można zgłaszać uwagi do Komisji: Termin zgłaszania uwag, który pierwotnie przewidziano na początek lutego, został przedłużony do kwietnia, ale nie można wykluczyć dalszego przedłużenia.

Wśród różnych zmian i nowości, które zapowiada nowa wersja przepisu, dzisiaj zamierzamy skupić się na nowych obowiązkach związanych z wystawianiem faktur elektronicznych oraz upoważnieniu związanym z e-raportowaniem, które przewiduje elektroniczne i ustrukturyzowane przekazywanie informacji dotyczących -Transakcje społecznościowe. Obowiązki te mają wejść w życie w 2028 roku.

Przyjrzyjmy się więc tym nowym procesom, aby zrozumieć, z czego się składają, co będą oznaczać dla przedsiębiorstw i jak będą działać operacyjnie, w oparciu o informacje dostarczone dotychczas przez Komisję.

Kontekst propozycji UE – VAT w epoce cyfrowej

Wniosek wynika z potrzeby zaradzenia wielu sytuacjom napotkanym w ostatnich latach, które jasno pokazały, że obecne europejskie przepisy dotyczące podatku VAT i fakturowania są przestarzałe i nie są już dostosowane do obecnego otoczenia gospodarczego.

W rzeczywistości obecna dyrektywa VAT ma już około 30 lat i nie nadąża za nowymi modelami ekonomicznymi, które pojawiły się w ostatnich latach dzięki niezliczonym możliwościom generowanym przez nowe technologie: aby wymienić tylko kilka.

Ponadto obecność rozdrobnionych ram regulacyjnych i niezwykle zróżnicowanych systemów e-fakturowania i e-sprawozdawczości w różnych krajach europejskich skutkuje wysokimi kosztami przestrzegania przepisów i administracji dla przedsiębiorstw.

Według szacunków Komisji Europejskiej w 2020 r. na nieodebranym podatku VAT wyniosło około93 mld euro , głównie w związku z tzw.W rzeczywistości obecne przepisy europejskie nie pozwalają na terminowe monitorowanie takich transakcji, co sprzyja wylęgarni tego typu przestępstw skarbowych.

Strategia opracowana przez Komisję w celu rozwiązania tych krytycznych kwestii obejmuje między innymi:

• aktualizacja przepisów dotyczących fakturowania w celu zachęcenia dowprowadzenia faktur elektronicznych we wszystkich państwach członkowskich w możliwie najbardziej zharmonizowany sposób poprzez wprowadzenie określonych mandatów;
• wprowadzenie wymogu zgłaszania informacji o transakcjach wewnątrzwspólnotowych w formie cyfrowej, a więc w formie e-sprawozdawczości.

Elektroniczne fakturowanie rozpocznie się w 2028 roku

Nie trzeba dodawać, że jeśli chodzi o fakturowanie elektroniczne, sytuacja w Europie jest nadal bardzo zróżnicowana. Z jednej strony nie ma powszechnego mandatu, więc w niektórych krajach e-fakturowanie jest obowiązkowe tylko w przypadku transakcji B2G. W niektórych krajach e-fakturowanie jest planowane dla sektora B2B w krótkim okresie, podczas gdy w innych nie ma żadnych zobowiązań. Rozmawialiśmy o tym w obszernym artykule poświęconym obowiązkom planowanym od 2023 roku .

Do tego dochodzi fakt, że stosowane obecnie systemy e-fakturowania są niezwykle zróżnicowane i różnią się od siebie formatami, procesami oraz infrastrukturą. Obecnie firma działająca w kilku krajach europejskich musi zarządzać zgodnością z różnymi przepisami i systemami e-fakturowania, co wymaga znacznego wpływu pod względem ekonomicznym i wiedzy specjalistycznej.

To ma się częściowo zmienić w najbliższej przyszłości poprzez następujące kroki:

• już w 2024 r . państwa członkowskie nie będą już musiały występować o odstępstwo od Unii Europejskiej w celu wprowadzenia mandatu e-fakturowania na swoim terytorium. Usunie to barierę biurokratyczną utrudniającą przyjęcie e-fakturowania, którą kraje UE, poczynając od Włoch, musiały dotychczas łączyć;
• również od 2024 r.nie będzie już konieczne uzyskiwanie uprzedniej zgody kupującego na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej;
• Natomiast począwszy od 2028 roku faktury elektroniczne staną się trybem domyślnym,a wystawianie faktur papierowych będzie możliwe jedynie w szczególnych przypadkach, które będą musiały być określone przez poszczególne kraje.

Zaletą reformy jest również wyjaśnienie raz na zawsze, że „faktura elektroniczna” oznacza wyłącznie faktury przetwarzane w ustrukturyzowanych formatach, takich jak formaty oparte na XML. (Odnowiony art. 217 proponowanej reformy dyrektywy 2006/112/WE)

Ponadto zapisano również, że przy wdrażaniu systemów e-fakturowania konieczne będzie odwołanie się do formatów zgodnychz europejską normą EN16391 , takich jak UBL 2.1 i CII, lub przynajmniej takich formatów, które zapewniają interoperacyjność.

Niedopuszczalne będzie wreszcie wdrażanie przez państwa członkowskie nowych systemów fakturowania opartych na modelu pre-clearance, które przewidują uprzednią kontrolę faktur elektronicznych przez organ podatkowy.

Działania te mają na celu nie tylko zachęcenie do przyjęcia e-fakturowania przez państwa UE, ale przede wszystkim zapewnienie, aby proces ten przebiegał w sposób tworzący jak najbardziej interoperacyjne i jednolite systemy, aby uniknąć zbędnych obciążeń dla przedsiębiorców .

Obowiązkowe e-raportowanie w przypadku transakcji wewnątrzunijnych: na czym to polega

Rok 2028 to także okres, w którym obowiązkowe stanie się raportowanie danych informacyjnych o transakcjach wewnątrzunijnych (transakcje business-to-consumer nadal jednak pozostają wyłączone). Obowiązek ten będzie miał postać oświadczenia w formie elektronicznej, a więc w efekcie będzie to obowiązek raportowania cyfrowego, czyli e-raportowania.

Aby zrozumieć wpływ tej zmiany, warto wspomnieć, że raportowanie danych o tych transakcjach jest obecnie dokonywane tylko przez dostawców iz bardzo odległymi terminami, zarówno w przypadku wystawiania faktur, jak i przekazywania deklaracji. Ponadto na dzień dzisiejszy deklaracja ta ma charakter podsumowujący, czyli zawiera odniesienia do kilku transakcji dotyczących tego samego miesiąca.

Takie podejście powoduje, że nie jest możliwe kompleksowe monitorowanie takich transakcji i związanego z nimi przestrzegania przez podatników podatku VAT.

Jakie są wymagania dotyczące sprawozdawczości cyfrowej

Z drugiej strony wprowadzenie mandatu w zakresie e-raportowania ustanawia zestaw wymagań — Wymagania dotyczące sprawozdawczości cyfrowej (DRR) — które określają, co następuje:

• informacje należy przesyłać w ustrukturyzowanym formacie zgodnym z normą EN 16391, chociaż Komisja będzie musiała podać dalsze szczegóły na ten temat;
• raportowanie musi odbywać się w czasie zbliżonym do rzeczywistego , czyli w ciągu 2 dni od wystawienia przedmiotowych faktur.Te rygorystyczne ramy czasowe mają na celu szybkie wykrywanie potencjalnych oszustw lub nadużyć podatkowych;
• zamiast tego nie będzie już możliwe składanie informacji podsumowujących, raportowanie będzie musiało odbywać się na zasadzie poszczególnych transakcji;
• dane podlegające zgłoszeniu, które stanowią podzbiór informacji znajdujących się już na fakturze, zostaną określone na szczeblu unijnym, a państwa członkowskie nie będą mogły żądać dodatkowych informacji;
• wreszcie wymóg elektronicznego raportowania będzie miał zastosowanie zarówno do dostawców, jak i nabywców: umożliwi to kontrole krzyżowe otrzymanych danych, aby zapewnić bardziej terminowe kontrole i zminimalizować oszustwa.

Nowy scentralizowany VIES, jak to będzie działać

Ostatnią część tego artykułu poświęcimy systemowi i infrastrukturze wymaganej do zarządzania tym nowym mandatem e-raportowania.

W szczególności we wniosku wezwano do stworzenia scentralizowanego systemu VIES (system wymiany informacji o VAT), począwszy od obecnej wersji.

Każdy kraj UE będzie musiał stworzyć krajowy system, który będzie w stanie gromadzić dane podatników w ustrukturyzowanym formacie, a następnie przesyłać je do systemu VIES. Państwa członkowskie będą oczywiście również odpowiedzialne za prawdziwość i dokładność przekazywanych danych.

VIES będzie więc pełnić następujące funkcje:

• gromadzić dane pozyskane zgodnie z Wymogami sprawozdawczości cyfrowej;
• przetwarzać dane i wzbogacać je o inne dane , w tym przydzielone na innych systemach zdolnych do komunikowania się z VIES w ramach interoperacyjności;
• dane będą przechowywane w systemie przez 5 lat, a następnie usunięte;
• VIES zapewni dostęp upoważnionym urzędnikom z poszczególnych państw członkowskich lub ponadnarodowych organów monitorujących, takich jak Eurofisc, w celu monitorowania zgodności z przepisami VAT i zapobiegania oszustwom podatkowym.

Szczegóły techniczne i operacyjne nowego systemu będą musiały zostać wyjaśnione w najbliższej przyszłości. Ponadto poszczególne państwa członkowskie będą musiały również stworzyć infrastrukturę do obsługi wymogów e-raportowania i udostępnić ją podatnikom i dostawcom, aby przygotować się na termin 2028 r.

Komisja Europejska oszacowała, że ​​środki wprowadzone wnioskiem dotyczącym podatku VAT w epoce cyfrowej przyniosą dodatkowe dochody w wysokości 111 mld euro w latach 2023-2032 pod względem pobranego podatku VAT. Oczekuje się, że znaczna część tych dochodów będzie pochodzić z wprowadzenia wymogów sprawozdawczości cyfrowej i związanego z tym obowiązku korzystania z fakturowania elektronicznego.