Requisitos de informes digitales, detalles de la obligación de informes electrónicos de la UE

Hace apenas unos meses, la Comisión Europea publicó una propuesta de paquete de cambios destinados a actualizar la legislación actual sobre IVA y facturación electrónica. La propuesta, conocida como ViDA – VAT in the Digital Age, está pendiente de aprobación por parte del Consejo de la Unión Europea, paso que se espera para los próximos meses. Todavía puede enviar comentarios a la Comisión: La fecha límite para enviar comentarios, que se fijó inicialmente para principios de febrero, se ha extendido hasta abril, pero no se puede descartar una prórroga adicional.

Entre los diversos cambios y novedades que presagia la nueva versión de la norma, hoy pretendemos centrarnos en las nuevas obligaciones relacionadas con la emisión de facturas electrónicas y el mandato relacionado con el e-reporting, que prevé la presentación electrónica y estructurada de información en materia intracomunitaria. -Transacciones comunitarias. Está previsto que estas obligaciones entren en vigor en 2028.

Entonces, echemos un vistazo a estos nuevos procesos para comprender en qué consisten, qué implicarán para las empresas y cómo funcionarán operativamente, según la información proporcionada por la Comisión hasta el momento.

El contexto de la propuesta de la UE: el IVA en la era digital

La propuesta surge de la necesidad de poner remedio a una serie de situaciones encontradas en los últimos años, que han puesto de manifiesto que la actual legislación europea en materia de IVA y facturación está desactualizada y ya no es adecuada para el entorno económico actual.

De hecho, la actual directiva del IVA tiene ya unos 30 años y no va a la altura de los nuevos modelos económicos surgidos en los últimos años gracias a las innumerables posibilidades que generan las nuevas tecnologías: el comercio electrónico, las economías de plataforma, la gig-economy solo para nombrar unos pocos.

Además, la presencia de un marco regulatorio fragmentado y de sistemas de facturación electrónica e informes electrónicos extremadamente variados en diferentes países europeos genera altos costos de cumplimiento y administración para las empresas.

Según estimaciones de la Comisión Europea, hubo alrededor de93.000 millones de euros en IVA no recaudado en 2020, en su mayoría relacionados con el llamado fraude carrusel (Missing Trader Intra-Communityfraude), en el contexto de transacciones intracomunitarias.De hecho, las disposiciones europeas vigentes no permiten un seguimiento oportuno de este tipo de operaciones, lo que propicia un caldo de cultivo para este tipo de delitos fiscales.

La estrategia desarrollada por la Comisión para tratar estos temas críticos incluye, entre otras cosas, involucra:

• actualizar las disposiciones de facturación para fomentarla introducción de facturas electrónicas en todos los estados miembros de la manera más armonizada posible a través de la introducción de ciertos mandatos;
• la introducción de un requisito relativo a la declaración de información sobre operaciones intracomunitarias , que se realizará digitalmente y, por tanto, en forma de e-reporting.

La facturación electrónica comienza en 2028

No hace falta decir que, en lo que respecta a la facturación electrónica, la situación en Europa sigue siendo muy variada. Por un lado, no existe un mandato generalizado, por lo que para algunos países, la facturación electrónica es obligatoria solo para transacciones B2G. En algunos países, la facturación electrónica está prevista para el sector B2B a corto plazo, mientras que en otros países no existe ninguna obligación. Hablamos de ello en un artículo en profundidad dedicado a las obligaciones previstas a partir de 2023 .

A esto se suma el hecho de que los sistemas de facturación electrónica actualmente en uso son muy variados y diferentes entre sí, en cuanto a formatos, procesos e infraestructura. Hoy en día, una empresa que opera en varios países europeos tiene que gestionar el cumplimiento de diferentes regulaciones y sistemas de facturación electrónica, lo que requiere un impacto significativo en términos de economía y experiencia.

Esto está configurado para cambiar en parte en un futuro próximo a través de los siguientes pasos:

• a partir de 2024 , ya no será necesario que los estados miembros soliciten una excepción a la Unión Europea para introducir el mandato de facturación electrónica en su territorio. Esto eliminará una barrera burocrática para la adopción de la facturación electrónica que los países de la UE, empezando por Italia, han tenido que interactuar hasta ahora;
• además, a partir de 2024,ya no será necesario obtener el consentimiento previo del comprador para recibir facturas en formato electrónico;
• a partir de 2028 , por otro lado, las facturas electrónicas se convertirán en el modo predeterminado a utilizar,mientras que solo será posible emitir facturas en papel en casos especiales que tendrán que ser definidos por cada país.

La reforma también tiene el mérito de aclarar, de una vez por todas, que por “factura electrónica” se entenderán únicamente las facturas procesadas en formatos estructurados, como los formatos basados ​​en XML. (Artículo 217 renovado de la propuesta de reforma de la Directiva 2006/112/CE)

Además, también se estipula que a la hora de implementar sistemas de facturación electrónica, será necesario referirse a formatos quecumplan con la norma europea EN16391 , como UBL 2.1 y CII, o al menos aquellos formatos que aseguren la interoperabilidad.

Finalmente, no se permitirá la implementación por parte de los estados miembros de nuevos sistemas de facturación basados ​​en el modelo de pre-liquidación, que prevean el control previo de las facturas electrónicas por parte de la autoridad tributaria.

Estas medidas tienen como objetivo no solo fomentar la adopción de la facturación electrónica por parte de los estados de la UE, sino, sobre todo, garantizar que el proceso se lleve a cabo de manera que se creen sistemas que sean lo más interoperables y uniformes posible para evitar cargas innecesarias a las empresas. .

E-Reporting obligatorio para transacciones dentro de la UE: de qué se trata

El año 2028 también es cuando será obligatorio reportar datos de información sobre transacciones dentro de la UE (sin embargo, las transacciones de empresa a consumidor aún quedan excluidas). Esta obligación tomará la forma de una declaración en formato electrónico, por lo que en efecto, será una obligación de reporte digital o e-reporting.

Para entender el impacto de este cambio, cabe mencionar que el reporte de datos de estas transacciones actualmente lo realizan únicamente los proveedores y con plazos muy diferidos, tanto para la emisión de facturas como para el envío de la declaración. Además, a la fecha, esta declaración es de tipo resumen, es decir, contiene referencias a varias transacciones relacionadas con un mismo mes.

Este enfoque significa que no es posible monitorear exhaustivamente tales transacciones y el cumplimiento relacionado con el IVA por parte de los contribuyentes.

¿Qué son los requisitos de informes digitales?

La introducción del mandato de informes electrónicos, por otro lado, establece un conjunto de requisitos, Requisitos de informes digitales (DRR) , que estipulan lo siguiente:

• la información debe enviarse en un formato estructurado que cumpla con la norma EN 16391, aunque la Comisión deberá proporcionar más detalles al respecto;
• el informe debe realizarse casi en tiempo real , es decir, dentro de los 2 días posteriores a la emisión de las facturas en cuestión.Este marco de tiempo estricto tiene por objeto detectar rápidamente posibles fraudes o situaciones de malversación fiscal;
• ya no será posible hacer declaraciones recapitulativas, en su lugar, los informes deberán realizarse transacción por transacción;
• los datos que deben comunicarse, que son un subconjunto de la información que ya figura en la factura, se determinarán a nivel de la Unión, y los estados miembros no podrán solicitar información adicional;
• finalmente, el requisito de notificación electrónica se aplicará tanto a los proveedores como a los compradores: esto permitirá realizar verificaciones cruzadas con los datos recibidos para garantizar controles más oportunos y minimizar el fraude.

Nuevo VIES centralizado, cómo funcionará

Dedicaremos la última parte de este artículo al sistema y la infraestructura necesarios para gestionar este nuevo mandato de notificación electrónica.

En concreto, la propuesta contempla la creación de un sistema centralizado, VIES (VAT Information Exchange System), a partir de la versión actual.

Cada país de la UE deberá establecer un sistema nacional que sea capaz de recopilar datos en un formato estructurado de los contribuyentes y luego transmitirlos a VIES. Los estados miembros, por supuesto, también serán responsables de la veracidad y exactitud de los datos transmitidos.

VIES, por tanto, tendrá las siguientes funciones:

• recopilar los datos adquiridos de conformidad con los Requisitos de informes digitales;
• procesar los datos y enriquecerlos con otros datos , incluidos los asignados en otros sistemas capaces de comunicarse con VIES bajo interoperabilidad;
• los datos se mantendrán en el sistema durante 5 años y luego se eliminarán;
• VIES brindará acceso a funcionarios autorizados de estados miembros individuales u organismos de control supranacionales como Eurofisc, con fines de control del cumplimiento del IVA y prevención del fraude fiscal.

Los detalles técnicos y operativos del nuevo sistema deberán aclararse en un futuro próximo. Además, los estados miembros individuales también deberán implementar la infraestructura para manejar los requisitos de informes electrónicos y compartirla con los contribuyentes y proveedores para prepararse para la fecha límite de 2028.

La Comisión Europea ha estimado que las medidas introducidas por la propuesta de IVA en la era digital generarán ingresos adicionales por valor de 111.000 millones de euros durante 2023-2032 en términos de IVA recaudado. Se espera que gran parte de estos ingresos provengan de la introducción de los requisitos de informes digitales y la obligación relacionada de utilizar la facturación electrónica.