SERIE DE REFORMA DE PLATAFORMA: Fase 3: Preparación de la RFP

Esta es la quinta parte de una serie de 10 partes de Coalition Technologies que se enfoca en el cambio de plataforma.

Ahora que la plataforma existente de su empresa se ha sometido a un análisis exhaustivo, tiene una mejor comprensión de sus fortalezas y sus debilidades. ¿Ahora que?

A continuación, para finalmente reemplazar su tecnología obsoleta, eliminar sus problemas de seguridad o resolver sus problemas de escalabilidad (solo el 28% de las empresas de alto crecimiento en una encuesta lograron llegar a $ 100 millones al año), deberá comenzar el proceso de escritura una RFP o una solicitud de propuesta. Esta solicitud, que incluirá preguntas clave para los proveedores, se distribuirá a las empresas de plataformas de comercio electrónico que puedan estar interesadas en asumir su proyecto de cambio de plataforma.

Aquí hay un resumen de por qué necesita exactamente una RFP y cómo escribir una RFP ganadora para obtener los mejores resultados.

El propósito de escribir una RFP

Su RFP estandarizará sus criterios de evaluación de proveedores entre los principales proveedores a los que desea enviar su solicitud. Alrededor de 3-5 es ideal en promedio. De esta manera, puede comparar fácilmente las respuestas de sus proveedores potenciales a sus consultas y luego elegir el proveedor que mejor se adapte a sus necesidades únicas. Y puede hacerlo de manera eficiente, sin toda la comunicación de ventas por la que de otro modo tendría que pasar.

Al escribir y enviar una RFP a los proveedores, esencialmente aumenta sus posibilidades de obtener los mejores precios y servicios para su proyecto de cambio de plataforma.

Comience su RFP con una descripción general de su proyecto

A medida que se embarca en el proceso de redacción de una RFP, primero querrá proporcionar una descripción general de su empresa y del proyecto de reforma de la plataforma.

Comience presentando su negocio en 1 o 2 párrafos. Esto ofrecerá mucha información para dar a sus lectores una idea de lo que implica su negocio sin abrumarlos. Luego, proporcione información detallada sobre sus objetivos y metas para su proyecto. También debe especificar lo que espera de las plataformas de comercio electrónico de sus principales proveedores, así como cuánto está dispuesto a pagar por su proyecto de cambio de plataforma (su presupuesto).

Además, dígales a sus proveedores cuándo deben recibir una respuesta suya si terminan ganando su negocio o se convierten en finalistas. Siéntase libre de agregar también la fecha de inicio de su proyecto y la fecha de finalización prevista; solo asegúrese de que las fechas que incluya sean realistas.

La información vital que se ofrece en esta sección de su RFP ayudará a los proveedores a determinar si les valdría la pena asumir su proyecto de cambio de plataforma. Podría decirse que esta es la sección más importante de su RFP, y si la escribe bien, es probable que más proveedores lean el resto de su RFP.

Resalte su preferencia de respuestas

A medida que avanza con la redacción de su RFP, querrá explicar en una nueva sección el formato de documento que prefiere para las respuestas de sus proveedores. Por ejemplo, una vez que haya terminado de preparar una RFP, ¿desea que las respuestas de sus proveedores a la RFP estén en PowerPoint, en formato de documento portátil o en formato Word?

Además, explica cuánto tiempo quieres que sea la respuesta a cada pregunta y cuánto detalle buscas en cada respuesta. Asegúrese de incluir también en esta sección la fecha límite que ha establecido para recibir las respuestas y dónde deben enviarse.

Proporcione los resultados de la auditoría de su plataforma existente

El siguiente paso para escribir su RFP es proporcionar una descripción detallada de la plataforma actual de su empresa. La auditoría de la plataforma que completó recientemente lo ayudará a completar este paso.

En esta sección, querrá describir los puntos débiles y las limitaciones de su plataforma actual. ¿Cómo está inhibiendo la pila de tecnología de marketing de su empresa? Cuantos más detalles, mejor. Además, explique las características o fortalezas que desea transferir a su nueva plataforma. En esta etapa de preparación de una RFP, también deberá describir cualquier riesgo conocido del proyecto que sus proveedores potenciales deban conocer.

Explique sus expectativas para su nueva plataforma

Esta es otra etapa esencial de la preparación de una RFP para un proyecto de reforma de plataforma. En esta sección de redacción de la RFP, querrá organizar su lista de características deseadas por prioridad, usando lo que se llama el método MoSCoW, como se muestra a continuación.

• M = Debe tener un requisito determinado para satisfacer las necesidades de su negocio (p. ej., un requisito que impulsará la funcionalidad de su plataforma, la razón principal de alrededor del 60 % de los proyectos de cambio de plataforma)
• S = Debe tener un requisito dado si es posible, aunque el éxito de su proyecto no depende de ello
• C = Podría tener un requisito dado siempre que no afecte ninguna otra parte de su proyecto
• W = Quisiera un requerimiento dado más adelante, pero la entrega de este requerimiento no es necesaria en este momento

La importancia que le dé a la entrega de cada requisito determinará en última instancia el proceso y el resultado de su proyecto de cambio de plataforma. Cualquier cosa a la que se le asigne una "W" según el método MoSCoW es algo que puede posponer para una fecha futura en función de cómo afectará su cronograma o presupuesto actual.

Profundice en sus necesidades de precios y presupuesto

A medida que finaliza el proceso de redacción de su RFP, querrá proporcionar una descripción específica de su presupuesto. Básicamente, está reiterando la información presupuestaria que debería haber incluido en la primera sección de su RFP.

Aunque esta parte del proceso de preparación de una RFP es técnicamente opcional, es aconsejable brindar alguna orientación a sus proveedores con respecto a los precios. Por ejemplo, ¿trabajará con materiales fijos y un presupuesto de tiempo? ¿O su precio se basará en la cantidad de tiempo dedicado al proyecto (por ejemplo, por día)? Además, tome nota de cualquier limitación relacionada con el año fiscal que sus posibles proveedores deban conocer.

Por qué es invaluable incluir información presupuestaria

Cuanta más orientación sobre precios proporcione, mejor podrá gestionar las expectativas de sus proveedores potenciales desde el principio. De esta forma, puede estar seguro de que cualquier propuesta que reciba se ajustará a los ciclos de financiación y facturación de su proyecto. Sin embargo, recuerde que es probable que diferentes proveedores presenten sus precios de diferentes maneras, por lo tanto, analice minuciosamente toda la información de precios que reciba para asegurarse de comparar con precisión la información de sus proveedores.

Otra consideración presupuestaria importante

Considere también enumerar detalles tales como su unidad de mantenimiento de existencias/cantidad de producto y su crecimiento anticipado a largo y corto plazo al escribir su RFP. Esto ayudará aún más a su proveedor elegido a diseñar una plataforma de comercio electrónico que tenga más sentido para sus presupuestos futuros e inmediatos.

En la siguiente parte de nuestra serie de cambios de plataforma, lea cómo desarrollar un plan de evaluación de riesgos para su proyecto de cambio de plataforma.