SERIA REPLATFORMINGOWA: Faza 3: Przygotowanie RFP

To piąta część z 10-odcinkowej serii autorstwa Coalition Technologies skupiającej się na replatformowaniu.

Teraz, gdy istniejąca platforma Twojej firmy została poddana kompleksowej analizie, lepiej rozumiesz jej mocne i słabe strony. Co teraz?

Następnie, aby w końcu wymienić przestarzałą technologię, wyeliminować problemy z bezpieczeństwem lub rozwiązać problemy ze skalowalnością (tylko 28% szybko rozwijających się firm w ankiecie zdołało osiągnąć 100 milionów dolarów rocznie), musisz rozpocząć proces pisania zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe. Ta prośba, zawierająca kluczowe pytania dla dostawców, zostanie rozesłana do firm zajmujących się platformami e-commerce, które mogą być zainteresowane podjęciem się Twojego projektu zmiany platformy.

Oto podsumowanie, dlaczego dokładnie potrzebujesz zapytania ofertowego i jak napisać zwycięskie zapytanie ofertowe, aby uzyskać najlepsze wyniki.

Cel napisania zapytania ofertowego

Twoje zapytanie ofertowe ujednolici kryteria oceny dostawców wśród najlepszych dostawców, do których chcesz wysłać zapytanie. Średnio około 3-5 jest idealnych. W ten sposób możesz łatwo porównać odpowiedzi potencjalnych dostawców z Twoimi zapytaniami, a następnie wybrać dostawcę, który najlepiej odpowiada Twoim unikalnym potrzebom. Możesz to zrobić wydajnie — bez całej komunikacji sprzedażowej, przez którą musiałbyś przejść.

Pisząc i przesyłając zapytanie ofertowe do dostawców, zasadniczo zwiększasz swoje szanse na uzyskanie najlepszych cen i usług dla swojego projektu zmiany platformy.

Rozpocznij zapytanie ofertowe od przeglądu swojego projektu

Rozpoczynając proces pisania RFP, najpierw będziesz chciał przedstawić przegląd swojej firmy i projektu zmiany platformy.

Zacznij od przedstawienia swojej firmy w 1-2 akapitach. Zapewni to mnóstwo informacji, które dadzą Twoim czytelnikom wyobrażenie o tym, co obejmuje Twoja firma, bez przytłaczania ich. Następnie podaj szczegółowe informacje o swoich celach i celach projektu. Powinieneś również określić, czego oczekujesz od platform e-commerce swoich najlepszych dostawców, a także ile jesteś w stanie zapłacić za projekt wymiany platformy (budżet).

Ponadto powiedz swoim dostawcom, kiedy powinni otrzymać od Ciebie odpowiedź, jeśli w końcu wygrają Twoją firmę lub zostaną finalistą. Zapraszam do dodania także daty rozpoczęcia projektu i docelowej daty zakończenia; po prostu upewnij się, że podane daty są realistyczne.

Istotne informacje zawarte w tej sekcji zapytania ofertowego pomogą dostawcom określić, czy warto podjąć się realizacji projektu zmiany platformy. Jest to prawdopodobnie najważniejsza sekcja twojego zapytania ofertowego, a jeśli napiszesz ją dobrze, więcej dostawców prawdopodobnie przeczyta pozostałą część twojego zapytania ofertowego.

Podkreśl swoje preferencje dotyczące odpowiedzi

Kontynuując pisanie zapytania ofertowego, w nowej sekcji wyjaśnisz, jaki format dokumentu preferujesz w odpowiedziach dostawców. Na przykład po zakończeniu przygotowywania RFP, czy chcesz, aby odpowiedzi dostawców na RFP były w formacie PowerPoint, Portable Document Format czy Word?

Wyjaśnij również, jak długo ma trwać odpowiedź na każde pytanie i ile szczegółów szukasz w każdej odpowiedzi. Pamiętaj, aby w tej sekcji podać również termin, który wyznaczyłeś na otrzymanie odpowiedzi oraz miejsce, w którym należy je wysłać.

Podaj wyniki audytu istniejącej platformy

Następnym krokiem w pisaniu zapytania ofertowego jest dostarczenie szczegółowego przeglądu aktualnej platformy Twojej firmy. Audyt platformy, który niedawno przeprowadziłeś, pomoże Ci wykonać ten krok.

W tej sekcji będziesz chciał opisać problemy i ograniczenia swojej obecnej platformy. W jaki sposób hamuje on stos technologii marketingowych w Twojej firmie? Im więcej szczegółów, tym lepiej. Podaj również wszelkie cechy lub mocne strony, które chcesz przenieść na nową platformę. Na tym etapie przygotowywania zapytania ofertowego musisz również opisać wszelkie znane zagrożenia projektowe, o których powinni wiedzieć Twoi potencjalni dostawcy.

Określ swoje oczekiwania wobec nowej platformy

To kolejny istotny etap przygotowania zapytania ofertowego dla projektu zmiany platformy. W tej części pisania RFP będziesz chciał uporządkować listę pożądanych funkcji według priorytetów, używając tak zwanej metody MoSCoW, jak pokazano poniżej.

• M = Musi mieć określone wymaganie, aby zaspokoić potrzeby Twojej firmy (np. wymaganie, które zwiększy funkcjonalność Twojej platformy — główny powód około 60% projektów związanych z przeplataniem)
• S = Powinien mieć określone wymaganie, jeśli to możliwe, chociaż sukces Twojego projektu nie jest od niego zależny
• C = Może mieć określone wymagania, o ile nie ma to wpływu na żadną inną część twojego projektu
• W = Chciał by dane wymaganie później, ale jego dostarczenie nie jest w tej chwili konieczne

Znaczenie, jakie przywiązujesz do realizacji każdego wymagania, ostatecznie ukształtuje proces i wynik twojego projektu zmiany platformy. Wszystko, do czego przypisano „W” zgodnie z metodą MoSCoW, można przełożyć na przyszłą datę w oparciu o to, jak wpłynie to na obecną oś czasu lub budżet.

Sprawdź swoje potrzeby w zakresie cen i budżetu

Po zakończeniu procesu pisania zapytania ofertowego będziesz chciał podać konkretny opis swojego budżetu. Zasadniczo powtarzasz informacje o budżecie, które powinieneś umieścić w pierwszej sekcji swojego zapytania ofertowego.

Chociaż ta część procesu przygotowania zapytania ofertowego jest technicznie opcjonalna, rozsądnie jest zapewnić swoim dostawcom pewne wskazówki dotyczące cen. Na przykład, czy będziesz pracować ze stałymi materiałami i budżetem czasu? A może Twoja wycena będzie oparta na ilości czasu spędzonego na projekcie (np. dziennie)? Zanotuj również wszelkie ograniczenia związane z rokiem podatkowym, o których powinni wiedzieć potencjalni dostawcy.

Dlaczego dołączanie informacji o budżecie jest nieocenione

Im więcej wskazówek dotyczących cen podasz, tym lepiej możesz od samego początku zarządzać oczekiwaniami potencjalnych dostawców. W ten sposób możesz mieć pewność, że wszelkie otrzymane propozycje będą pasować do cyklu finansowego i rozliczeniowego Twojego projektu. Należy jednak pamiętać, że różni dostawcy prawdopodobnie będą przedstawiać swoje ceny na różne sposoby, więc dokładnie przejrzyj wszystkie otrzymane informacje o cenach, aby upewnić się, że dokładnie porównasz informacje o swoich dostawcach.

Kolejna ważna uwaga dotycząca budżetu

Podczas pisania zapytania ofertowego rozważ również podanie takich szczegółów, jak ilość jednostek magazynowych/produktów oraz przewidywany długoterminowy i krótkoterminowy wzrost. Pomoże to wybranemu dostawcy w zaprojektowaniu platformy e-commerce, która będzie najbardziej sensowna dla przyszłych i najbliższych budżetów.

W kolejnej części naszej serii Replatforming przeczytaj o tym, jak opracować plan oceny ryzyka dla Twojego projektu zmiany platformy.