REPLATFORMING-REIHE: Phase 3: Vorbereitung der RFP

Dies ist der fünfte Teil einer 10-teiligen Serie von Coalition Technologies, die sich auf Replatforming konzentriert.

Nachdem die bestehende Plattform Ihres Unternehmens einer umfassenden Analyse unterzogen wurde, haben Sie ein besseres Verständnis ihrer Stärken – und ihrer Schwächen. Was jetzt?

Um Ihre veraltete Technologie endgültig zu ersetzen, Ihre Sicherheitsprobleme zu beseitigen oder Ihre Skalierbarkeitsprobleme zu lösen (nur 28 % der wachstumsstarken Unternehmen haben es in einer Umfrage geschafft, 100 Millionen US-Dollar pro Jahr zu erreichen), müssen Sie mit dem Schreiben beginnen ein RFP oder eine Angebotsanfrage. Diese Anfrage, die Schlüsselfragen für Anbieter enthalten wird, wird an E-Commerce-Plattformunternehmen verteilt, die daran interessiert sein könnten, Ihr Replatforming-Projekt zu übernehmen.

Hier ist ein Überblick darüber, warum genau Sie eine RFP benötigen und wie Sie eine erfolgreiche RFP schreiben, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Der Zweck des Schreibens einer RFP

Ihr RFP standardisiert Ihre Lieferantenbewertungskriterien unter den Top-Anbietern, an die Sie Ihre Anfrage senden möchten. Etwa 3-5 ist im Durchschnitt ideal. Auf diese Weise können Sie ganz einfach die Antworten Ihrer potenziellen Anbieter auf Ihre Anfragen vergleichen und dann den Anbieter auswählen, der Ihren individuellen Anforderungen am besten entspricht. Und Sie können dies effizient tun – ohne die gesamte Vertriebskommunikation, die Sie sonst durchlaufen müssten.

Indem Sie eine RFP schreiben und an Anbieter senden, erhöhen Sie wesentlich Ihre Chancen, die besten Preise und Dienstleistungen für Ihr Replatforming-Projekt zu erzielen.

Beginnen Sie Ihre RFP mit einem Überblick über Ihr Projekt

Wenn Sie mit dem Schreiben einer Angebotsanfrage beginnen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über Ihr Unternehmen und Ihr Replatforming-Projekt verschaffen.

Beginnen Sie damit, Ihr Unternehmen in 1-2 Absätzen vorzustellen. Dies bietet viele Informationen, um Ihren Lesern eine Vorstellung davon zu geben, was Ihr Unternehmen beinhaltet, ohne sie zu überwältigen. Geben Sie dann detaillierte Informationen zu Ihren Zielen und Zielen für Ihr Projekt an. Sie sollten auch darlegen, was Sie von den E-Commerce-Plattformen Ihrer Top-Anbieter erwarten und wie viel Sie bereit sind, für Ihr Replatforming-Projekt (Ihr Budget) zu zahlen.

Teilen Sie Ihren Anbietern außerdem mit, wann sie von Ihnen hören sollten, wenn sie Ihr Geschäft gewinnen oder Finalist werden. Fühlen Sie sich frei, auch das Startdatum Ihres Projekts und das angestrebte Abschlussdatum hinzuzufügen; Stellen Sie nur sicher, dass die von Ihnen angegebenen Daten realistisch sind.

Die wichtigen Informationen in diesem Abschnitt Ihres RFP helfen Anbietern bei der Entscheidung, ob sich die Übernahme Ihres Replatforming-Projekts für sie lohnen würde. Dies ist wohl der wichtigste Abschnitt Ihrer RFP, und wenn Sie ihn gut schreiben, werden wahrscheinlich mehr Anbieter den Rest Ihrer RFP lesen.

Heben Sie Ihre Präferenz für Antworten hervor

Während Sie mit dem Schreiben Ihrer RFP fortfahren, möchten Sie in einem neuen Abschnitt das Dokumentformat erläutern, das Sie für die Antworten Ihrer Anbieter bevorzugen. Möchten Sie beispielsweise nach Abschluss der Vorbereitung einer RFP die Antworten Ihrer Lieferanten auf die RFP im PowerPoint-, Portable Document Format- oder Word-Format?

Erklären Sie auch, wie lang die Antwort auf jede Frage sein soll und wie viele Details Sie in jeder Antwort suchen. Achten Sie darauf, in diesem Abschnitt auch die Frist anzugeben, die Sie für den Erhalt der Antworten festgelegt haben, und wohin sie gesendet werden müssen.

Stellen Sie die Ergebnisse des Audits Ihrer bestehenden Plattform bereit

Der nächste Schritt beim Verfassen Ihres RFP besteht darin, einen detaillierten Überblick über die aktuelle Plattform Ihres Unternehmens zu geben. Das kürzlich abgeschlossene Plattform-Audit hilft Ihnen bei diesem Schritt.

In diesem Abschnitt möchten Sie die Schmerzpunkte und Einschränkungen Ihrer aktuellen Plattform beschreiben. Wie hemmt es den Marketing-Tech-Stack Ihres Unternehmens? Je detaillierter, desto besser. Formulieren Sie auch alle Funktionen oder Stärken, die Sie auf Ihre neue Plattform übertragen möchten. In dieser Phase der Vorbereitung einer RFP müssen Sie auch alle bekannten Projektrisiken skizzieren, derer sich Ihre potenziellen Anbieter bewusst sein sollten.

Formulieren Sie Ihre Erwartungen an Ihre neue Plattform

Dies ist eine weitere wichtige Phase bei der Vorbereitung einer RFP für ein Replatforming-Projekt. In diesem Abschnitt zum Schreiben der RFP möchten Sie Ihre Liste der gewünschten Funktionen nach Priorität organisieren, indem Sie die sogenannte MoSCoW-Methode verwenden, wie unten gezeigt.

• M = Muss eine bestimmte Anforderung haben, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen (z. B. eine Anforderung, die die Funktionalität Ihrer Plattform verbessert – der Hauptgrund für etwa 60 % der Replattforming-Projekte)
• S = Sollte nach Möglichkeit eine bestimmte Anforderung haben, obwohl der Erfolg Ihres Projekts nicht davon abhängt
• C = Könnte eine bestimmte Anforderung haben, solange sie keinen anderen Teil Ihres Projekts beeinflusst
• W = Möchte eine bestimmte Anforderung später, aber die Lieferung dieser Anforderung ist derzeit nicht erforderlich

Die Bedeutung, die Sie der Erfüllung jeder Anforderung beimessen, wird letztendlich den Prozess und das Ergebnis Ihres Replattforming-Projekts prägen. Alles, was nach der MoSCoW-Methode mit einem „W“ versehen ist, können Sie auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, je nachdem, wie es sich auf Ihren aktuellen Zeitplan oder Ihr Budget auswirkt.

Informieren Sie sich über Ihre Preis- und Budgetanforderungen

Wenn Sie den Prozess des Schreibens Ihrer Angebotsanfrage abschließen, sollten Sie eine genaue Beschreibung Ihres Budgets bereitstellen. Sie wiederholen im Wesentlichen die Budgetinformationen, die Sie im allerersten Abschnitt Ihrer RFP hätten angeben sollen.

Obwohl dieser Teil des Prozesses der Vorbereitung einer RFP technisch optional ist, ist es ratsam, Ihren Anbietern einige Hinweise zur Preisgestaltung zu geben. Werden Sie zum Beispiel mit festen Materialien und einem Zeitbudget arbeiten? Oder basiert Ihre Preisgestaltung auf der für das Projekt aufgewendeten Zeit (z. B. pro Tag)? Notieren Sie sich auch alle geschäftsjahresbezogenen Einschränkungen, über die Ihre potenziellen Anbieter Bescheid wissen müssen.

Warum die Einbeziehung von Budgetinformationen von unschätzbarem Wert ist

Je mehr Preisempfehlungen Sie geben, desto besser können Sie die Erwartungen Ihrer potenziellen Anbieter von Anfang an steuern. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass alle Vorschläge, die Sie erhalten, zu den Finanzierungs- und Abrechnungszyklen Ihres Projekts passen. Denken Sie jedoch daran, dass verschiedene Anbieter ihre Preise wahrscheinlich auf unterschiedliche Weise präsentieren werden. Durchsuchen Sie daher alle Preisinformationen, die Sie erhalten, gründlich, um sicherzustellen, dass Sie die Informationen Ihrer Anbieter genau vergleichen.

Eine weitere wichtige Budgetüberlegung

Erwägen Sie auch, Details wie Ihre Lagerhaltungseinheit/Produktmenge und Ihr langfristig und kurzfristig erwartetes Wachstum anzugeben, wenn Sie Ihre Angebotsanfrage schreiben. Dies wird Ihrem ausgewählten Anbieter weiter helfen, eine E-Commerce-Plattform zu entwerfen, die für Ihre zukünftigen und unmittelbaren Budgets am sinnvollsten ist.

Lesen Sie im nächsten Teil unserer Replatforming-Serie, wie Sie einen Risikobewertungsplan für Ihr Replatforming-Projekt entwickeln.