REPLATFORMING SERİSİ: Aşama 3: RFP'nin Hazırlanması

Bu, Coalition Technologies tarafından yeniden platform oluşturmaya odaklanan 10 bölümlük bir dizinin beşinci bölümüdür.

Artık şirketinizin mevcut platformu kapsamlı bir analizden geçtiğine göre, güçlü ve zayıf yönlerini daha iyi anlayabilirsiniz. Şimdi ne olacak?

Ardından, nihayet eski teknolojinizi değiştirmek, güvenlik sorunlarınızı ortadan kaldırmak veya ölçeklenebilirlik sorunlarınızı çözmek için (bir ankette yüksek büyüme gösteren işletmelerin yalnızca %28'i yılda 100 milyon dolara ulaşmayı başardı), yazma sürecini başlatmanız gerekecek. bir RFP veya teklif talebi. Satıcılar için önemli soruları içerecek olan bu istek, yeniden platform oluşturma projenizi üstlenmek isteyebilecek e-ticaret platformu şirketlerine dağıtılacaktır.

İşte tam olarak neden bir RFP'ye ihtiyacınız olduğuna ve en iyi sonuçlar için kazanan bir RFP yazmaya nasıl başlayacağınıza dair bir özet.

RFP Yazma Amacı _

RFP'niz, talebinizi göndermek istediğiniz en iyi satıcılar arasında satıcı değerlendirme kriterlerinizi standart hale getirecektir. Ortalama olarak 3-5 civarı idealdir. Bu şekilde, potansiyel satıcılarınızın sorularınıza verdiği yanıtları kolayca karşılaştırabilir, ardından benzersiz ihtiyaçlarınıza en uygun satıcıyı seçebilirsiniz. Ve bunu, aksi takdirde geçmek zorunda kalacağınız tüm satış iletişimi olmadan verimli bir şekilde yapabilirsiniz.

Satıcılara bir RFP yazıp göndererek, yeniden platform oluşturma projeniz için en iyi fiyatları ve hizmetleri elde etme şansınızı artırmış olursunuz.

RFP'nize Projenize Genel Bir Bakışla Başlayın

Bir RFP yazma sürecine başlarken, önce şirketiniz ve yeniden platform oluşturma projeniz hakkında bir genel bakış sağlamak isteyeceksiniz.

İşletmenizi 1-2 paragrafta tanıtarak başlayın. Bu, okuyucularınıza işinizin neleri kapsadığı hakkında onları boğmadan bir fikir vermek için bol miktarda bilgi sunacaktır. Ardından, projeniz için hedefleriniz ve hedefleriniz hakkında ayrıntılı bilgi verin. Ayrıca, en iyi satıcılarınızın e-ticaret platformlarından ne beklediğinizi ve yeniden platform oluşturma projeniz (bütçeniz) için ne kadar ödemek istediğinizi de belirtmelisiniz.

Ayrıca, işinizi kazanmaları veya finalist olmaları durumunda sizden ne zaman haber almaları gerektiğini satıcılarınıza söyleyin. Projenizin başlangıç ​​tarihini ve hedeflenen bitiş tarihini de eklemekten çekinmeyin; sadece eklediğiniz tarihlerin gerçekçi olduğundan emin olun.

RFP'nizin bu bölümünde sunulan hayati bilgiler, satıcıların yeniden platform oluşturma projenizi üstlenmenin onlar için değerli olup olmayacağını belirlemelerine yardımcı olacaktır. Bu muhtemelen RFP'nizin en önemli bölümüdür ve bunu iyi yazarsanız, RFP'nizin geri kalanını muhtemelen daha fazla satıcı okuyacaktır.

Yanıtlar için Tercihinizi Vurgulayın

RFP'nizi yazmaya devam ederken, satıcılarınızın yanıtları için tercih ettiğiniz belge biçimini yeni bir bölümde açıklamak isteyeceksiniz. Örneğin, bir RFP hazırlamayı bitirdikten sonra, satıcılarınızın RFP'ye PowerPoint, Taşınabilir Belge Formatı veya Word formatında yanıt vermesini mi istiyorsunuz?

Ayrıca, her sorunun yanıtının ne kadar uzun olmasını istediğinizi ve her yanıtta ne kadar ayrıntı aradığınızı açıklayın. Bu bölüme, yanıtları almak için belirlediğiniz son tarihi ve nereye gönderilmeleri gerektiğini de eklediğinizden emin olun.

Mevcut Platformunuzun Denetiminin Sonuçlarını Sağlayın

RFP'nizi yazmanın bir sonraki adımı, şirketinizin mevcut platformuna ayrıntılı bir genel bakış sağlamaktır. Yakın zamanda tamamladığınız platform denetimi, bu adımı tamamlamanıza yardımcı olacaktır.

Bu bölümde, mevcut platformunuzun sorunlu noktalarını ve sınırlamalarını açıklamak isteyeceksiniz. İşletmenizin pazarlama teknolojisi yığınını nasıl engelliyor? Daha fazla ayrıntı daha iyidir. Ayrıca, yeni platformunuza taşımak istediğiniz özellikleri veya güçlü yönleri heceleyin. Bir RFP hazırlamanın bu aşamasında, potansiyel satıcılarınızın bilmesi gereken bilinen proje risklerini de özetlemeniz gerekecektir.

Yeni Platformunuz İçin Beklentilerinizi Açıklayın

Bu, bir yeniden platform oluşturma projesi için bir RFP hazırlamanın bir başka önemli aşamasıdır. RFP'yi yazmanın bu bölümünde, aşağıda gösterildiği gibi MoSCoW yöntemi olarak adlandırılan yöntemi kullanarak, istenen özellikler listenizi öncelik sırasına göre düzenlemek isteyeceksiniz.

• M = İşletmenizin ihtiyaçlarını karşılamak için belirli bir gereksinime sahip olmalıdır (örneğin, platformunuzun işlevselliğini artıracak bir gereksinim - yeniden platform oluşturma projelerinin yaklaşık %60'ının ana nedeni)
• S = Mümkünse belirli bir gereksinime sahip olmalıdır, ancak projenizin başarısı buna bağlı değildir
• C = Projenizin başka bir bölümünü etkilemediği sürece belirli bir gereksinime sahip olabilir
• W = Belirli bir gereksinimi daha sonra istiyorum, ancak şu anda bu gereksinimin sağlanması gerekli değil

Her gereksinimin yerine getirilmesine verdiğiniz önem, nihayetinde yeniden platform oluşturma projenizin sürecini ve sonucunu şekillendirecektir. MoSCoW yöntemine göre "W" atanan herhangi bir şey, mevcut zaman çizelgenizi veya bütçenizi nasıl etkileyeceğine bağlı olarak gelecekteki bir tarihe erteleyebileceğiniz bir şeydir.

Fiyatlandırma ve Bütçe İhtiyaçlarınızı İnceleyin

RFP'nizi yazma sürecini tamamlarken, bütçenizin belirli bir tanımını vermek isteyeceksiniz. Esasen, RFP'nizin ilk bölümüne dahil etmeniz gereken bütçe bilgilerini yineliyorsunuz.

RFP hazırlama sürecinin bu kısmı teknik olarak isteğe bağlı olsa da, satıcılarınıza fiyatlandırma konusunda rehberlik etmek akıllıca olacaktır. Örneğin, sabit malzeme ve bir zaman bütçesi ile mi çalışacaksınız? Veya fiyatlandırmanız projede harcanan süreye (örneğin günlük) göre mi belirlenecek? Ayrıca, potansiyel satıcılarınızın bilmesi gereken mali yılla ilgili sınırlamaları not edin.

Bütçe Bilgilerini Eklemek Neden Çok Değerlidir?

Fiyatlandırma konusunda ne kadar çok rehberlik sağlarsanız, potansiyel satıcılarınızın beklentilerini baştan o kadar iyi yönetebilirsiniz. Bu şekilde, alacağınız tekliflerin projenizin finansman ve faturalandırma döngülerine uyacağından emin olabilirsiniz. Ancak, farklı satıcıların fiyatlarını muhtemelen farklı şekillerde sunacağını unutmayın; bu nedenle, satıcılarınızın bilgilerini doğru bir şekilde karşılaştırdığınızdan emin olmak için aldığınız tüm fiyatlandırma bilgilerini iyice gözden geçirin.

Bir Diğer Önemli Bütçe Değerlendirmesi

RFP'nizi yazarken stok tutma biriminiz/ürün miktarınız ve uzun vadeli ve yakın vadeli beklenen büyümeniz gibi ayrıntıları da listelemeyi düşünün. Bu, seçtiğiniz satıcının, geleceğiniz ve acil bütçeleriniz için en anlamlı olacak bir e-ticaret platformu tasarlamasına daha da yardımcı olacaktır.

Yeniden Platform Oluşturma Serimizin bir sonraki bölümünde, yeniden platform oluşturma projeniz için bir risk değerlendirme planının nasıl geliştirileceğini okuyun.