시리즈 교체: 3단계: RFP 준비

이것은 플랫폼 재형성에 중점을 둔 Coalition Technologies의 10부작 시리즈 중 다섯 번째 부분입니다.

이제 귀사의 기존 플랫폼이 포괄적인 분석을 거쳤으므로 해당 플랫폼의 강점과 약점을 더 잘 이해할 수 있습니다. 이제 뭐?

다음으로, 최종적으로 구식 기술을 교체하거나 보안 문제를 제거하거나 확장성 문제를 해결하려면(조사에서 고성장 기업의 28%만이 연간 1억 달러에 도달했습니다) 작성 프로세스를 시작해야 합니다. RFP 또는 제안 요청. 공급업체에 대한 주요 질문이 포함된 이 요청은 플랫폼 재편성 프로젝트에 관심이 있을 수 있는 전자상거래 플랫폼 회사에 배포됩니다.

다음은 RFP가 정확히 필요한 이유와 최상의 결과를 위해 성공적인 RFP를 작성하는 방법에 대한 요약입니다.

RFP 작성 목적 _

RFP는 요청을 보내려는 상위 공급업체 사이에서 공급업체 평가 기준을 표준화합니다. 평균적으로 3~5개 정도가 이상적입니다. 이 방법을 사용하면 질문에 대한 잠재적 공급업체의 응답을 쉽게 비교한 다음 고유한 요구 사항에 가장 적합한 공급업체를 선택할 수 있습니다. 그리고 이 작업을 효율적으로 수행할 수 있습니다. 그렇지 않으면 통과해야 하는 모든 영업 커뮤니케이션 없이도 가능합니다.

RFP를 작성하여 공급업체에 제출하면 플랫폼 변경 프로젝트를 위한 최상의 가격과 서비스를 얻을 수 있는 기회가 본질적으로 높아집니다.

프로젝트 개요로 RFP 시작

RFP 작성 프로세스를 시작할 때 먼저 회사 및 플랫폼 재편성 프로젝트에 대한 개요를 제공하고 싶을 것입니다.

1-2 단락으로 비즈니스를 소개하는 것으로 시작하십시오. 이것은 독자들을 압도하지 않으면서 귀하의 비즈니스가 무엇과 관련된 것인지에 대한 아이디어를 독자에게 제공할 수 있는 많은 정보를 제공할 것입니다. 그런 다음 프로젝트의 목표와 목표에 대한 자세한 정보를 제공하십시오. 또한 상위 벤더의 전자상거래 플랫폼에서 기대하는 것과 플랫폼 재편성 프로젝트(예산)에 대해 얼마를 지불할 의사가 있는지 설명해야 합니다.

또한 공급업체가 귀하의 비즈니스를 성사시키거나 결선 진출자가 된다면 언제 귀하에게 회신을 받아야 하는지 알려 주십시오. 프로젝트 시작 날짜와 목표 완료 날짜도 자유롭게 추가하세요. 포함하는 날짜가 현실적인지 확인하십시오.

RFP의 이 섹션에서 제공되는 중요한 정보는 공급업체가 플랫폼 변경 프로젝트를 수행하는 것이 가치가 있는지 여부를 결정하는 데 도움이 됩니다. 이것은 틀림없이 RFP의 가장 중요한 섹션이며, 잘 작성하면 더 많은 공급업체가 RFP의 나머지 부분을 읽을 것입니다.

응답에 대한 선호도 강조

RFP 작성을 진행하면서 공급업체 응답에 선호하는 문서 형식을 새 섹션에서 설명하고 싶을 것입니다. 예를 들어, RFP 준비를 마친 후 RFP에 대한 공급업체의 응답을 PowerPoint, Portable Document Format 또는 Word 형식으로 원하십니까?

또한 모든 질문에 대한 응답 기간과 각 답변에서 원하는 세부 정보를 설명하십시오. 또한 응답을 받기 위해 설정한 기한과 응답을 보내야 하는 위치도 이 섹션에 포함해야 합니다.

기존 플랫폼의 감사 결과 제공

RFP 작성의 다음 단계는 회사의 현재 플랫폼에 대한 자세한 개요를 제공하는 것입니다. 최근에 완료한 플랫폼 감사가 이 단계를 완료하는 데 도움이 됩니다.

이 섹션에서는 현재 플랫폼의 문제점과 한계를 설명하고자 합니다. 귀사의 마케팅 기술 스택을 어떻게 방해하고 있습니까? 세부 사항이 많을수록 좋습니다. 또한 새 플랫폼에 적용하고 싶은 기능이나 강점을 설명하십시오. RFP를 준비하는 이 단계에서는 잠재적 공급업체가 알고 있어야 하는 알려진 프로젝트 위험도 요약해야 합니다.

새로운 플랫폼에 대한 기대치를 설명하십시오

이것은 리플랫폼 프로젝트를 위한 RFP를 준비하는 또 다른 필수 단계입니다. RFP 작성의 이 섹션에서는 아래와 같이 MoSCoW 방법을 사용하여 원하는 기능 목록을 우선 순위별로 구성할 수 있습니다.

• M = 비즈니스 요구 사항을 충족하기 위해 주어진 요구 사항이 있어야 합니다(예: 플랫폼 기능을 향상시키는 요구 사항—플랫폼 재형성 프로젝트의 약 60%에 대한 주요 이유)
• S = 가능한 경우 주어진 요구 사항이 있어야 합니다. 하지만 프로젝트의 성공이 그것에 달려 있지는 않습니다.
• C = 프로젝트의 다른 부분에 영향을 미치지 않는 한 주어진 요구 사항을 가질 수 있습니다.
• W = 나중에 주어진 요구 사항을 원하지만 이 요구 사항의 전달은 현재 필요하지 않습니다.

각 요구 사항의 전달에 대한 중요성은 궁극적으로 플랫폼 재편성 프로젝트의 프로세스와 결과를 형성합니다. MoSCoW 방법에 따라 "W"가 할당된 것은 현재 일정이나 예산에 미치는 영향에 따라 미래 날짜로 연기할 수 있는 것입니다.

가격 및 예산 요구 사항 파악

RFP 작성 프로세스를 마무리하면서 예산에 대한 구체적인 설명을 제공하고 싶을 것입니다. 기본적으로 RFP의 첫 번째 섹션에 포함해야 하는 예산 정보를 반복하고 있습니다.

RFP 준비 프로세스의 이 부분은 기술적으로 선택 사항이지만 가격 책정과 관련하여 공급업체에 몇 가지 지침을 제공하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 고정된 재료와 시간 예산으로 작업할 것입니까? 아니면 프로젝트에 소요된 시간(예: 하루)에 따라 가격이 책정됩니까? 또한 잠재적 공급업체가 알아야 하는 회계 연도 관련 제한 사항을 기록해 두십시오.

예산 정보를 포함하는 것이 중요한 이유

더 많은 가격 책정 지침을 제공할수록 잠재적 공급업체의 기대치를 처음부터 더 잘 관리할 수 있습니다. 이러한 방식으로 수신한 모든 제안이 프로젝트의 재무 및 청구 주기에 맞을 것이라는 확신을 가질 수 있습니다. 그러나 공급업체마다 가격이 다른 방식으로 제시될 수 있으므로 수신한 모든 가격 정보를 철저히 조사하여 공급업체 정보를 정확하게 비교하도록 하십시오.

또 다른 중요한 예산 고려 사항

RFP를 작성할 때 재고 관리 단위/제품 수량 및 장기 및 단기 예상 성장과 같은 세부 정보를 나열하는 것도 고려하십시오. 이는 귀하가 선택한 공급업체가 귀하의 미래 및 즉각적인 예산에 가장 적합한 전자상거래 플랫폼을 설계하는 데 더욱 도움이 될 것입니다.

플랫폼 재편 시리즈의 다음 파트에서는 ​​플랫폼 재편성 프로젝트에 대한 위험 평가 계획을 개발하는 방법에 대해 읽어보십시오.