SÉRIE REPLATFORMING: Fase 3: Preparando a RFP

Esta é a quinta parte de uma série de 10 partes da Coalition Technologies com foco em replataforma.

Agora que a plataforma existente da sua empresa passou por uma análise abrangente, você tem uma melhor compreensão de seus pontos fortes e fracos. O que agora?

Em seguida, para finalmente substituir sua tecnologia desatualizada, eliminar seus problemas de segurança ou resolver seus problemas de escalabilidade (apenas 28% das empresas de alto crescimento em uma pesquisa conseguiram atingir US$ 100 milhões por ano), você precisará iniciar o processo de redação uma RFP, ou um pedido de proposta. Essa solicitação, que apresentará perguntas-chave para fornecedores, será distribuída para empresas de plataforma de comércio eletrônico que possam estar interessadas em assumir seu projeto de replataforma.

Aqui está um resumo sobre por que exatamente você precisa de uma RFP e como escrever uma RFP vencedora para obter os melhores resultados.

O objetivo de escrever uma RFP

Sua RFP padronizará seus critérios de avaliação de fornecedores entre os principais fornecedores para os quais você deseja enviar sua solicitação. Cerca de 3-5 é ideal em média. Dessa forma, você pode comparar facilmente as respostas de seus fornecedores em potencial às suas perguntas e, em seguida, escolher o fornecedor que melhor atende às suas necessidades exclusivas. E você pode fazer isso com eficiência — sem toda a comunicação de vendas que você teria que passar de outra forma.

Ao escrever e enviar uma RFP aos fornecedores, você basicamente aumenta suas chances de obter os melhores preços e serviços para seu projeto de replataforma.

Inicie sua RFP com uma visão geral do seu projeto

Ao embarcar no processo de redação de uma RFP, primeiro você desejará fornecer uma visão geral de sua empresa e do projeto de replataforma.

Comece apresentando seu negócio em 1-2 parágrafos. Isso oferecerá muitas informações para dar aos seus leitores uma ideia do que seu negócio envolve sem sobrecarregá-los. Em seguida, forneça informações detalhadas sobre seus objetivos e metas para seu projeto. Você também deve especificar o que espera das plataformas de comércio eletrônico de seus principais fornecedores, bem como quanto está disposto a pagar pelo seu projeto de replataforma (seu orçamento).

Além disso, informe aos seus fornecedores quando eles devem receber sua resposta se eles acabarem ganhando seu negócio ou se tornarem finalistas. Sinta-se à vontade para adicionar também a data de início do seu projeto e a data de conclusão prevista; apenas certifique-se de que as datas incluídas são realistas.

As informações vitais oferecidas nesta seção de sua RFP ajudarão os fornecedores a determinar se o projeto de replataforma valerá a pena para eles. Esta é sem dúvida a seção mais importante da sua RFP e, se você a escrever bem, mais fornecedores provavelmente lerão o restante da sua RFP.

Destaque sua preferência por respostas

À medida que você escreve sua RFP, você deve explicar em uma nova seção o formato de documento que você prefere para as respostas de seus fornecedores. Por exemplo, depois de terminar de preparar uma RFP, você deseja que seus fornecedores respondam à RFP em PowerPoint, Portable Document Format ou Word?

Além disso, explique quanto tempo você deseja que a resposta a cada pergunta seja e quantos detalhes você está procurando em cada resposta. Certifique-se de incluir também nesta seção o prazo que você definiu para receber as respostas e para onde elas precisam ser enviadas.

Forneça os resultados da auditoria da sua plataforma existente

A próxima etapa ao escrever sua RFP é fornecer uma visão geral detalhada da plataforma atual da sua empresa. A auditoria da plataforma que você concluiu recentemente ajudará você a concluir esta etapa.

Nesta seção, você desejará descrever os pontos problemáticos e as limitações da sua plataforma atual. Como isso está inibindo a pilha de tecnologia de marketing da sua empresa? Quanto mais detalhes melhor. Além disso, descreva quaisquer recursos ou pontos fortes que você deseja transferir para sua nova plataforma. Neste estágio de preparação de uma RFP, você também precisará descrever quaisquer riscos de projeto conhecidos dos quais seus fornecedores em potencial devem estar cientes.

Explique suas expectativas para sua nova plataforma

Esta é outra etapa essencial da preparação de uma RFP para um projeto de replataforma. Nesta seção de redação da RFP, você desejará organizar sua lista de recursos desejados por prioridade, usando o chamado método MoSCoW, conforme mostrado abaixo.

• M = Deve ter um determinado requisito para atender às necessidades do seu negócio (por exemplo, um requisito que aumentará a funcionalidade da sua plataforma - o principal motivo de cerca de 60% dos projetos de replataforma)
• S = Deve ter um determinado requisito se for possível, embora o sucesso do seu projeto não dependa dele
• C = Pode ter um determinado requisito, desde que não afete nenhuma outra parte do seu projeto
• W = Gostaria de um determinado requisito posteriormente, mas a entrega deste requisito não é necessária no momento

A importância que você dá à entrega de cada requisito moldará o processo e o resultado do seu projeto de replataforma. Qualquer coisa que receba um “W” pelo método MoSCoW é algo que você pode adiar para uma data futura com base em como isso afetará seu cronograma ou orçamento atual.

Mergulhe em suas necessidades de preço e orçamento

Ao concluir o processo de redação de sua RFP, você desejará fornecer uma descrição específica do seu orçamento. Você está basicamente reiterando as informações de orçamento que deveria ter incluído na primeira seção de sua RFP.

Embora esta parte do processo de preparação de uma RFP seja tecnicamente opcional, é aconselhável fornecer algumas orientações aos seus fornecedores sobre preços. Por exemplo, você trabalhará com materiais fixos e um orçamento de tempo? Ou seu preço será baseado na quantidade de tempo gasto no projeto (por exemplo, por dia)? Além disso, anote todas as limitações relacionadas ao ano fiscal que seus fornecedores em potencial precisam conhecer.

Por que incluir informações orçamentárias é inestimável

Quanto mais orientação de preços você fornecer, melhor poderá gerenciar as expectativas de seus fornecedores em potencial desde o início. Dessa forma, você pode ter certeza de que todas as propostas recebidas se encaixam nos ciclos de finanças e faturamento do seu projeto. No entanto, lembre-se de que fornecedores diferentes provavelmente apresentarão seus preços de maneiras diferentes, portanto, analise minuciosamente todas as informações de preços recebidas para certificar-se de comparar com precisão as informações de seus fornecedores.

Outra consideração importante do orçamento

Considere também listar detalhes como sua unidade de manutenção de estoque/quantidade de produto e seu crescimento previsto de longo e curto prazo ao escrever sua RFP. Isso ajudará ainda mais o fornecedor escolhido a projetar uma plataforma de comércio eletrônico que fará mais sentido para seus orçamentos futuros e imediatos.

Na próxima parte de nossa Série Replataforma, leia sobre como desenvolver um plano de avaliação de risco para seu projeto de replataforma.