سلسلة الاستبدال: المرحلة 3: تحضير طلب تقديم العروض

هذا هو الجزء الخامس من سلسلة مكونة من 10 أجزاء بواسطة Coalition Technologies تركز على إعادة النظام الأساسي.

الآن بعد أن خضعت المنصة الحالية لشركتك لتحليل شامل ، أصبح لديك فهم أفضل لنقاط قوتها ونقاط ضعفها. ماذا الآن؟

بعد ذلك ، لاستبدال التكنولوجيا القديمة أخيرًا ، أو التخلص من مشكلات الأمان ، أو حل مشكلات قابلية التوسع لديك (تمكنت 28٪ فقط من الشركات عالية النمو في استطلاع من الوصول إلى 100 مليون دولار سنويًا) ، ستحتاج إلى بدء عملية الكتابة RFP ، أو طلب عرض. سيتم توزيع هذا الطلب ، الذي سيحتوي على أسئلة رئيسية للبائعين ، على شركات منصات التجارة الإلكترونية التي قد تكون مهتمة بتولي مشروع إعادة النظام الأساسي الخاص بك.

في ما يلي ملخص عن سبب حاجتك بالضبط إلى طلب تقديم العروض وكيفية القيام بكتابة طلب تقديم عرض فائز للحصول على أفضل النتائج.

الغرض من كتابة طلب تقديم العروض

سيقوم طلب تقديم العروض الخاص بك بتوحيد معايير تقييم البائعين الخاصين بك بين أفضل البائعين الذين ترغب في إرسال طلبك إليهم. حوالي 3-5 مثالي في المتوسط. بهذه الطريقة ، يمكنك بسهولة مقارنة ردود البائعين المحتملين على استفساراتك ، ثم اختيار البائع الذي يناسب احتياجاتك الفريدة. ويمكنك القيام بذلك بكفاءة - بدون كل اتصالات المبيعات التي كان عليك إجراؤها بخلاف ذلك.

من خلال كتابة طلب تقديم العروض وإرساله إلى البائعين ، فإنك تزيد بشكل أساسي من فرصك في الحصول على أفضل الأسعار والخدمات لمشروع إعادة التشغيل.

ابدأ طلب تقديم العروض الخاص بك بنظرة عامة على مشروعك

عندما تشرع في عملية كتابة طلب تقديم العروض ، ستحتاج أولاً إلى تقديم نظرة عامة عن شركتك ومشروع إعادة التشغيل.

ابدأ بتقديم عملك في فقرتين أو فقرتين. سيوفر هذا الكثير من المعلومات لإعطاء القراء فكرة عما يتضمنه عملك دون إرباكهم. بعد ذلك ، قدم معلومات مفصلة حول أهدافك وأهدافك لمشروعك. يجب عليك أيضًا توضيح ما تتوقعه من منصات التجارة الإلكترونية لكبار البائعين ، بالإضافة إلى المبلغ الذي ترغب في دفعه مقابل مشروع إعادة النظام الأساسي (ميزانيتك).

بالإضافة إلى ذلك ، أخبر البائعين متى يجب أن يتواصلوا معك إذا انتهى بهم الأمر بالفوز بعملك أو الوصول إلى الدور النهائي. لا تتردد أيضًا في إضافة تاريخ بدء مشروعك وتاريخ الانتهاء المستهدف ؛ فقط تأكد من أن التواريخ التي قمت بتضمينها واقعية.

ستساعد المعلومات الحيوية المقدمة في هذا القسم من طلب تقديم العروض البائعين على تحديد ما إذا كان تنفيذ مشروع إعادة النظام الأساسي الخاص بك أمرًا مفيدًا بالنسبة لهم. يمكن القول أن هذا هو القسم الأكثر أهمية في طلب تقديم العروض الخاص بك ، وإذا قمت بكتابته جيدًا ، فمن المحتمل أن يقرأ المزيد من البائعين ما تبقى من طلب تقديم العروض.

قم بتمييز تفضيلك للردود

أثناء المضي قدمًا في كتابة طلب تقديم العروض ، سترغب في أن تشرح في قسم جديد تنسيق المستند الذي تفضله لاستجابات البائعين. على سبيل المثال ، بعد الانتهاء من إعداد طلب تقديم العروض ، هل تريد ردود مورديك على طلب تقديم العروض في PowerPoint أو Portable Document Format أو Word؟

اشرح أيضًا المدة التي تريدها للإجابة على كل سؤال ، ومقدار التفاصيل التي تبحث عنها في كل إجابة. تأكد أيضًا من تضمين الموعد النهائي الذي حددته لتلقي الردود في هذا القسم ، والمكان الذي يجب إرسالها فيه.

قدم نتائج تدقيق النظام الأساسي الحالي الخاص بك

تتمثل الخطوة التالية في كتابة طلب تقديم العروض في تقديم نظرة عامة مفصلة عن النظام الأساسي الحالي لشركتك. سيساعدك تدقيق النظام الأساسي الذي أكملته مؤخرًا على إكمال هذه الخطوة.

في هذا القسم ، سترغب في وصف نقاط الضعف والقيود المفروضة على نظامك الأساسي الحالي. كيف تمنع المكدس التكنولوجي للتسويق لشركتك؟ لمزيد من التفاصيل كلما كان ذلك أفضل. قم أيضًا بتوضيح أي ميزات أو نقاط قوة ترغب في نقلها إلى النظام الأساسي الجديد الخاص بك. في هذه المرحلة من إعداد طلب تقديم العروض ، ستحتاج أيضًا إلى تحديد أي مخاطر معروفة للمشروع يجب أن يكون البائعون المحتملون لديك على دراية بها.

حدد توقعاتك لمنصتك الجديدة

هذه مرحلة أساسية أخرى في إعداد طلب تقديم العروض لمشروع إعادة التنظيم. في هذا القسم من كتابة طلب تقديم العروض ، سترغب في تنظيم قائمة الميزات المطلوبة حسب الأولوية ، باستخدام ما يسمى طريقة MoSCoW كما هو موضح أدناه.

• M = يجب أن يكون لديك متطلب معين لتلبية احتياجات عملك (على سبيل المثال ، مطلب من شأنه أن يعزز وظائف النظام الأساسي الخاص بك - السبب الرئيسي لحوالي 60 ٪ من مشاريع إعادة النظام الأساسي)
• S = يجب أن يكون لديك متطلب معين إذا كان ذلك ممكنًا ، على الرغم من أن نجاح مشروعك لا يعتمد عليه
• C = يمكن أن يكون لديك متطلب معين طالما أنه لا يؤثر على أي جزء آخر من مشروعك
• W = هل ترغب في الحصول على مطلب معين لاحقًا ، ولكن تسليم هذا المطلب ليس ضروريًا في الوقت الحالي

ستشكل الأهمية التي تضعها على تسليم كل متطلب في النهاية عملية ونتائج مشروع إعادة النظام الأساسي الخاص بك. أي شيء يتم تعيينه "W" وفقًا لطريقة MoSCoW هو شيء يمكنك تأجيله لتاريخ مستقبلي بناءً على كيفية تأثيره على الجدول الزمني أو الميزانية الحالية.

البحث في الأسعار واحتياجات الميزانية الخاصة بك

عند الانتهاء من عملية كتابة طلب تقديم العروض ، ستحتاج إلى تقديم وصف محدد لميزانيتك. أنت تكرر بشكل أساسي معلومات الميزانية التي كان يجب عليك تضمينها في القسم الأول من طلب تقديم العروض.

على الرغم من أن هذا الجزء من عملية إعداد طلب تقديم العروض اختياري تقنيًا ، إلا أنه من الحكمة تقديم بعض الإرشادات للبائعين فيما يتعلق بالتسعير. على سبيل المثال ، هل ستعمل مع مواد ثابتة وميزانية زمنية؟ أو ، هل سيعتمد أسعارك على مقدار الوقت الذي تقضيه في المشروع (على سبيل المثال ، في اليوم)؟ قم أيضًا بتدوين أي قيود متعلقة بالسنة المالية يحتاج البائعون المحتملون إلى معرفتها.

لماذا تضمين معلومات الميزانية أمر لا يقدر بثمن

كلما زادت إرشادات التسعير التي تقدمها ، كلما تمكنت من إدارة توقعات البائعين المحتملين بشكل أفضل من البداية. وبهذه الطريقة ، يمكنك أن تطمئن إلى أن أي مقترحات تتلقاها ستلائم تمويل مشروعك ودورات الفوترة. ومع ذلك ، تذكر أن البائعين المختلفين من المحتمل أن يقدموا أسعارهم بطرق مختلفة ، لذلك قم بمسح شامل لجميع معلومات التسعير التي تتلقاها للتأكد من أنك تقارن معلومات البائعين بدقة.

اعتبار آخر هام في الميزانية

ضع في اعتبارك أيضًا إدراج تفاصيل مثل وحدة الاحتفاظ بالمخزون / كمية المنتج والنمو المتوقع على المدى الطويل والقريب عند كتابة طلب تقديم العروض. سيساعد هذا البائع الذي اخترته على تصميم منصة للتجارة الإلكترونية من شأنها أن تكون أكثر منطقية لميزانياتك المستقبلية والفورية.

في الجزء التالي من سلسلة Replatforming الخاصة بنا ، اقرأ حول كيفية الشروع في تطوير خطة تقييم المخاطر لمشروع إعادة النظام الأساسي الخاص بك.