SÉRIE REPLATFORMING : Phase 3 : Préparation de la demande de propositions

Il s'agit de la cinquième partie d'une série en 10 parties de Coalition Technologies axée sur la reformulation.

Maintenant que la plateforme existante de votre entreprise a fait l'objet d'une analyse complète, vous avez une meilleure compréhension de ses forces et de ses faiblesses. Maintenant quoi?

Ensuite, pour enfin remplacer votre technologie obsolète, éliminer vos problèmes de sécurité ou résoudre vos problèmes d'évolutivité (seulement 28 % des entreprises à forte croissance dans une enquête ont réussi à atteindre 100 millions de dollars par an), vous devrez commencer le processus d'écriture une DP ou une demande de proposition. Cette demande, qui comportera des questions clés pour les fournisseurs, sera distribuée aux sociétés de plateformes de commerce électronique qui pourraient être intéressées à prendre en charge votre projet de replateforme.

Voici un aperçu des raisons pour lesquelles vous avez exactement besoin d'un appel d'offres et comment rédiger un appel d'offres gagnant pour obtenir les meilleurs résultats.

Le but de la rédaction d' un appel d' offres

Votre demande de propositions normalisera vos critères d'évaluation des fournisseurs parmi les meilleurs fournisseurs auxquels vous souhaitez envoyer votre demande. Environ 3-5 est idéal en moyenne. De cette façon, vous pouvez facilement comparer les réponses de vos fournisseurs potentiels à vos demandes, puis choisir le fournisseur qui correspond le mieux à vos besoins uniques. Et vous pouvez le faire efficacement, sans toute la communication commerciale que vous auriez autrement à passer.

En rédigeant et en soumettant un appel d'offres aux fournisseurs, vous augmentez essentiellement vos chances d'obtenir les meilleurs prix et services pour votre projet de replateforme.

Commencez votre appel d'offres avec un aperçu de votre projet

Lorsque vous vous lancerez dans le processus de rédaction d'un appel d'offres, vous souhaiterez d'abord fournir un aperçu de votre entreprise et de votre projet de changement de plate-forme.

Commencez par présenter votre entreprise en 1-2 paragraphes. Cela offrira de nombreuses informations pour donner à vos lecteurs une idée de ce que votre entreprise implique sans les submerger. Ensuite, fournissez des informations détaillées sur vos objectifs et vos buts pour votre projet. Vous devez également préciser ce que vous attendez des plates-formes de commerce électronique de vos principaux fournisseurs, ainsi que le montant que vous êtes prêt à payer pour votre projet de replateforme (votre budget).

En outre, indiquez à vos fournisseurs quand ils doivent avoir de vos nouvelles s'ils finissent par remporter votre contrat ou s'ils deviennent finalistes. N'hésitez pas à ajouter également la date de lancement et la date d'achèvement cible de votre projet ; assurez-vous simplement que les dates que vous incluez sont réalistes.

Les informations vitales fournies dans cette section de votre demande de propositions aideront les fournisseurs à déterminer si la prise en charge de votre projet de replateforming serait intéressante pour eux. Il s'agit sans doute de la section la plus importante de votre RFP, et si vous l'écrivez bien, davantage de fournisseurs liront probablement le reste de votre RFP.

Mettez en surbrillance votre préférence pour les réponses

Au fur et à mesure de la rédaction de votre RFP, vous voudrez expliquer dans une nouvelle section le format de document que vous préférez pour les réponses de vos fournisseurs. Par exemple, une fois que vous avez terminé de préparer un appel d'offres, souhaitez-vous que les réponses de vos fournisseurs à l'appel d'offres soient au format PowerPoint, Portable Document Format ou Word ?

Expliquez également combien de temps vous voulez que la réponse à chaque question dure et combien de détails vous recherchez dans chaque réponse. Assurez-vous également d'inclure dans cette section la date limite que vous avez fixée pour recevoir les réponses et l'endroit où elles doivent être envoyées.

Fournissez les résultats de l'audit de votre plate-forme existante

La prochaine étape de la rédaction de votre RFP consiste à fournir un aperçu détaillé de la plateforme actuelle de votre entreprise. L'audit de la plateforme que vous venez de terminer vous aidera à franchir cette étape.

Dans cette section, vous voudrez décrire les points faibles et les limites de votre plate-forme actuelle. Comment cela inhibe-t-il la pile technologique marketing de votre entreprise ? Plus il y a de détails, mieux c'est. Indiquez également les fonctionnalités ou les points forts que vous souhaitez transférer sur votre nouvelle plate-forme. À cette étape de la préparation d'une DP, vous devrez également décrire tous les risques de projet connus dont vos fournisseurs potentiels devraient être conscients.

Expliquez vos attentes pour votre nouvelle plate-forme

Il s'agit d'une autre étape essentielle de la préparation d'un RFP pour un projet de replatforming. Dans cette section de rédaction de l'appel d'offres, vous souhaiterez organiser votre liste de fonctionnalités souhaitées par priorité, en utilisant ce qu'on appelle la méthode MoSCoW, comme indiqué ci-dessous.

• M = Doit avoir une exigence donnée pour répondre aux besoins de votre entreprise (par exemple, une exigence qui améliorera les fonctionnalités de votre plate-forme - la principale raison d'environ 60 % des projets de replateforme)
• S = Devrait avoir une exigence donnée si c'est possible, bien que le succès de votre projet n'en dépende pas
• C = Pourrait avoir une exigence donnée tant qu'elle n'a pas d'impact sur une autre partie de votre projet
• W = Aimerait une exigence donnée plus tard, mais la livraison de cette exigence n'est pas nécessaire pour le moment

L'importance que vous accordez à la livraison de chaque exigence façonnera en fin de compte le processus et le résultat de votre projet de replateforme. Tout ce qui se voit attribuer un "W" selon la méthode MoSCoW est quelque chose que vous pouvez reporter à une date ultérieure en fonction de son impact sur votre calendrier ou votre budget actuel.

Creusez dans vos besoins en matière de prix et de budget

Lorsque vous concluez le processus de rédaction de votre demande de propositions, vous voudrez fournir une description précise de votre budget. Vous répétez essentiellement les informations budgétaires que vous auriez dû inclure dans la toute première section de votre DP.

Bien que cette partie du processus de préparation d'un appel d'offres soit techniquement facultative, il est sage de fournir des conseils à vos fournisseurs concernant les prix. Par exemple, allez-vous travailler avec des matériaux fixes et un budget temps ? Ou votre tarification sera-t-elle basée sur le temps passé sur le projet (par exemple, par jour) ? Notez également toutes les limitations liées à l'exercice que vos fournisseurs potentiels doivent connaître.

Pourquoi inclure des informations budgétaires est inestimable

Plus vous fournissez de conseils sur les prix, mieux vous pouvez gérer les attentes de vos fournisseurs potentiels dès le départ. De cette façon, vous pouvez être assuré que toutes les propositions que vous recevrez s'adapteront aux cycles de financement et de facturation de votre projet. Cependant, n'oubliez pas que différents fournisseurs présenteront probablement leurs prix de différentes manières, alors passez au peigne fin toutes les informations sur les prix que vous recevez pour vous assurer que vous comparez avec précision les informations de vos fournisseurs.

Une autre considération budgétaire importante

Pensez également à énumérer des détails tels que votre unité de stockage / quantité de produits et votre croissance prévue à long et à court terme lors de la rédaction de votre demande de propositions. Cela aidera davantage le fournisseur que vous avez choisi à concevoir une plate-forme de commerce électronique qui conviendra le mieux à vos budgets futurs et immédiats.

Dans la prochaine partie de notre série Replatforming, découvrez comment élaborer un plan d'évaluation des risques pour votre projet de replatforming.