シリーズの交換：フェーズ3：RFPの準備

公開: 2021-06-26

これは、プラットフォームの再構築に焦点を当てたCoalitionTechnologiesによる10部構成のシリーズの第5部です。

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あなたの会社の既存のプラットフォームが包括的な分析を受けたので、あなたはその長所と短所をよりよく理解することができます。 それで？

次に、古いテクノロジーを最終的に置き換えたり、セキュリティの問題を解消したり、スケーラビリティの問題を解決したりするには（調査では、高成長企業のわずか28％が年間1億ドルに達することができました）、作成プロセスを開始する必要があります。 RFP、または提案依頼書。 ベンダーへの重要な質問を取り上げるこのリクエストは、プラットフォームの再構築プロジェクトに関心を持つ可能性のあるeコマースプラットフォーム企業に配布されます。

ここでは、RFPが必要な理由と、最良の結果を得るために勝利のRFPを作成する方法について簡単に説明します。

RFPを作成する目的

RFPは、リクエストの送信先となるトップベンダー間でベンダー評価基準を標準化します。 平均して3〜5程度が理想的です。 このようにして、潜在的なベンダーの回答を問い合わせに対して簡単に比較し、独自のニーズに最適なベンダーを選択できます。 そして、これを効率的に行うことができます。それ以外の場合は、すべての営業コミュニケーションを行う必要がありません。

RFPを作成してベンダーに提出することにより、プラットフォーム変更プロジェクトに最適な価格とサービスを実現できる可能性が本質的に高まります。

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プロジェクトの概要からRFPを開始します

RFPの作成プロセスに着手するときは、最初に会社の概要とプラットフォームの再構築プロジェクトを提供する必要があります。

1〜2段落であなたのビジネスを紹介することから始めます。 これはあなたの読者に彼らを圧倒することなくあなたのビジネスが何を含むかについての考えを与えるためにたくさんの情報を提供します。 次に、プロジェクトの目的と目標に関する詳細情報を提供します。 また、トップベンダーのeコマースプラットフォームに期待することと、リプラットフォームプロジェクトに支払う意思のある金額（予算）についても詳しく説明する必要があります。

さらに、ベンダーがあなたのビジネスを勝ち取ったり、ファイナリストになったりした場合に、いつあなたからの返答を受け取るべきかをベンダーに伝えてください。 プロジェクトのキックオフ日と目標完了日も自由に追加してください。 含める日付が現実的であることを確認してください。

RFPのこのセクションで提供される重要な情報は、ベンダーがプラットフォームの再構築プロジェクトに取り組む価値があるかどうかを判断するのに役立ちます。 これは間違いなくRFPの最も重要なセクションであり、うまく記述すれば、より多くのベンダーがRFPの残りの部分を読む可能性があります。

回答の好みを強調する

RFPの作成を進める際には、ベンダーの回答に適したドキュメント形式を新しいセクションで説明する必要があります。 たとえば、RFPの準備が完了した後、PowerPoint、Portable Document Format、またはWord形式のRFPに対するベンダーの応答を希望しますか？

また、すべての質問への回答の長さ、および各回答で探している詳細を説明してください。 このセクションには、応答を受信するために設定した期限と、応答を送信する必要がある場所も必ず含めてください。

既存のプラットフォームの監査結果を提供する

RFPを作成する次のステップは、会社の現在のプラットフォームの詳細な概要を提供することです。 最近完了したプラットフォーム監査は、このステップを完了するのに役立ちます。

このセクションでは、現在のプラットフォームの問題点と制限について説明します。 それはあなたのビジネスのマーケティング技術スタックをどのように阻害していますか？ 詳細が多いほど良いです。 また、新しいプラットフォームに引き継ぐ機能や長所を詳しく説明します。 RFPの準備のこの段階では、潜在的なベンダーが知っておくべき既知のプロジェクトリスクの概要も説明する必要があります。

新しいプラットフォームへの期待を明確にする

これは、プラットフォーム変更プロジェクトのRFPを準備するためのもう1つの重要な段階です。 RFPの作成のこのセクションでは、以下に示すように、MoSCoWメソッドと呼ばれる方法を使用して、必要な機能のリストを優先度別に整理する必要があります。

  • M =ビジネスのニーズを満たすための特定の要件が必要です（たとえば、プラットフォームの機能を強化する要件-プラットフォーム再構築プロジェクトの約60％の主な理由）
  • S =プロジェクトの成功はそれに依存していませんが、可能であれば、特定の要件が必要です。
  • C =プロジェクトの他の部分に影響を与えない限り、特定の要件を持つことができます
  • W =後で特定の要件を希望しますが、現時点ではこの要件の提供は必要ありません

各要件の提供を重要視することで、最終的にはプラットフォーム変更プロジェクトのプロセスと結果が決まります。 MoSCoWメソッドに従って「W」が割り当てられているものはすべて、現在のタイムラインまたは予算にどのように影響するかに基づいて、将来の日付に延期することができます。

価格と予算のニーズを掘り下げる

RFPを作成するプロセスをまとめるときに、予算の具体的な説明を提供する必要があります。 基本的に、RFPの最初のセクションに含める必要のある予算情報を繰り返します。

RFPを準備するプロセスのこの部分は技術的にはオプションですが、価格設定に関してベンダーにガイダンスを提供することをお勧めします。 たとえば、固定材料と時間予算で作業しますか？ または、価格設定はプロジェクトに費やされた時間（たとえば、1日あたり）に基づいていますか？ また、潜在的なベンダーが知っておく必要のある会計年度関連の制限をメモします。

予算情報を含めることが非常に重要である理由

提供する価格設定ガイダンスが多ければ多いほど、潜在的なベンダーの期待を最初からうまく管理できます。 このようにして、受け取った提案がプロジェクトの財務および請求サイクルに適合するので安心できます。 ただし、ベンダーが異なれば価格も異なる方法で提示される可能性があるため、受け取ったすべての価格情報を徹底的に調べて、ベンダーの情報を正確に比較してください。

もう1つの重要な予算の考慮事項

RFPを作成するときは、在庫管理単位/製品の数量、長期および短期的に予想される成長などの詳細も記載することを検討してください。 これは、選択したベンダーが将来および当面の予算に最も適したeコマースプラットフォームを設計するのにさらに役立ちます。

リプラットフォームシリーズの次のパートでは、リプラットフォームプロジェクトのリスク評価計画を作成する方法について説明します。