Apa itu Peta Pemangku Kepentingan dan Bagaimana Membuatnya [5 Alat]?

Mengetahui pemangku kepentingan, minat mereka, dan bagaimana mereka dapat memengaruhi proyek sangat penting untuk keberhasilannya, itulah sebabnya peta pemangku kepentingan menjadi populer akhir-akhir ini.

Bisnis terkadang menghadapi risiko tak terduga terkait proyek dan kesulitan mereka saat mengelola pemain kunci mereka dan dampaknya terhadap proyek. Selain itu, hambatan komunikasi dapat membuat kolaborasi menjadi rumit jika tidak ditangani dengan tepat. Oleh karena itu, akan lebih baik jika Anda menemukan cara untuk mengukur risiko dan dampak ini menggunakan saluran komunikasi yang lancar.

Karena itu, peta pemangku kepentingan yang tepat dapat membantu Anda mengelola pemangku kepentingan secara efektif, mengevaluasi minat dan pengaruh mereka, dan mengurangi silo dalam proyek Anda sehingga Anda dapat bergerak menuju penyelesaian yang berhasil.

Untungnya, Anda tidak perlu menggambar peta ini secara manual karena banyak perangkat lunak tersedia untuk tujuan tersebut.

Dalam artikel ini, saya akan membahas peta pemangku kepentingan, bagaimana peta tersebut dapat membantu Anda, dan beberapa alat pemetaan pemangku kepentingan untuk membantu Anda membuat peta yang mengagumkan.

Ayo mulai!

Apa itu Peta Pemangku Kepentingan?

Peta pemangku kepentingan adalah desain yang mewakili hubungan pemangku kepentingan dengan proyek atau organisasi.

Peta ini mungkin juga menunjukkan bagaimana hubungan ini berkembang selama periode waktu tertentu. Melihat ini, Anda dapat mempelajari dampak pemangku kepentingan pada proyek dan organisasi dan hasil organisasi atau proyek pada pemangku kepentingan. Anda lihat, ini bekerja dua arah.

Peta pemangku kepentingan digambarkan sebagai grafik yang terdiri dari dua sumbu. Sumbu x mewakili tingkat pengaruh pemangku kepentingan, sedangkan sumbu y mewakili tingkat kepentingan mereka. Kuadran yang ditempati oleh pemangku kepentingan menentukan frekuensi, intensitas, dan keterlibatan.

Peta mewakili orang-orang yang terlibat dalam sebuah proyek dan terpengaruh olehnya, memberi Anda gambaran yang jelas tentang kelompok, minat, dan motif pemangku kepentingan.

Jadi, ketika Anda membuat peta pemangku kepentingan, pastikan beberapa hal:

• Peta harus berorientasi pada detail yang dapat menyajikan gambaran lengkap dari semua pemangku kepentingan yang terlibat
• Itu harus mudah dipahami karena tidak semua orang bisa mengerti jika Anda membuatnya rumit.
• Itu harus menyampaikan informasi dengan jelas dan cepat untuk memungkinkan personel yang bersangkutan membuat keputusan dengan cepat.
• Atur para pemangku kepentingan ke dalam kelompok yang berbeda berdasarkan tingkat pengaruh, sifat mereka, dan kepentingan bersama.

Mengapa Pemetaan Pemangku Kepentingan penting?

Berikut adalah manfaat membuat peta pemangku kepentingan untuk organisasi dan proyek Anda:

Untuk mengidentifikasi pemain kunci dengan mudah: Peta pemangku kepentingan membantu Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek Anda, termasuk mereka yang merupakan pemain kunci yang bertanggung jawab atas keberhasilan proyek Anda.

Anda dapat melihatnya sekilas dan memahami siapa yang harus diinformasikan, dipantau, atau ditargetkan pada berbagai tahap proyek. Ini akan memastikan proyek selesai dengan sukses pada waktu yang ditentukan dengan kebisingan minimal.

Untuk membuat keputusan yang lebih baik dengan cepat: Melihat peta pemangku kepentingan, Anda akan memiliki semua informasi penting tentang pemangku kepentingan. Oleh karena itu, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik dengan cepat dan memanfaatkan potensi penuh mereka dengan melibatkan mereka di tempat yang tepat.

Bahkan jika ada yang tidak beres, Anda dapat mengatasinya dengan pengambilan keputusan yang cepat untuk menyelamatkan organisasi Anda dari kemungkinan risiko dan kerusakan.

Navigasi rencana yang efektif: Peta akan membantu Anda menganalisis kekuatan dan minat pemangku kepentingan Anda. Dengan cara ini, Anda dapat menentukan strategi berdasarkan wawasan ini dan menavigasi rencana yang sesuai. Ini akan membantu tim Anda tetap pada rencana dan memastikan proyek selesai dengan sukses dalam waktu.

Peningkatan produktivitas: Jika Anda dapat mengidentifikasi dan menilai pemangku kepentingan proyek, Anda dapat membangun rencana keterlibatan yang produktif. Ini akan mengarahkan upaya, waktu, dan sumber daya tim Anda di tempat yang tepat dan memastikan pekerjaan Anda berjalan sebagaimana mestinya, menjaga reputasi perusahaan Anda.

Komunikasi yang lebih baik: Karena Anda dapat mengkategorikan pemangku kepentingan berdasarkan minat, level, dan faktor lainnya, Anda dapat menetapkan peran yang sesuai. Ini akan membuat semua orang selaras dengan strategi dan aliran tanggung jawab yang sama.

Oleh karena itu, mereka dapat berkomunikasi satu sama lain secara efektif dan organisasi tanpa kebingungan atau kesalahan informasi.

Di mana Peta Pemangku Kepentingan digunakan?

Anda dapat menggunakan peta pemangku kepentingan dalam berbagai kasus penggunaan, termasuk:

• Jika Anda berencana untuk meluncurkan produk atau layanan, Anda dapat memetakan pemangku kepentingan dan membuat strategi yang kuat.
• Saat Anda memasuki pasar atau lokasi geografis baru, melakukan riset pasar sangat penting. Peta pemangku kepentingan dapat membantu Anda dalam hal ini.
• Anda dapat membuat peta pemangku kepentingan sambil menerapkan strategi pemasaran Anda seperti kampanye iklan, program loyalitas, dll.

Bagaimana cara membuat Peta Pemangku Kepentingan?

Teknologi modern telah memudahkan untuk menggambar peta pemangku kepentingan. Anda dapat menemukan banyak alat pemangku kepentingan untuk membuat peta yang menakjubkan dengan mudah.

Tapi pertanyaannya adalah, bagaimana Anda melakukannya?

Harus ada beberapa strategi untuk memulai sebelum Anda mulai membuat peta.

Jadi, berikut adalah cara membuat peta pemangku kepentingan dalam tiga langkah sederhana :

#1. Identifikasi Pemangku Kepentingan Anda

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengidentifikasi pemangku kepentingan utama Anda. Untuk ini, mulailah mengatur mereka menjadi tiga kategori – pemimpin, kontributor, dan pemangku kepentingan tidak langsung.

• Pemimpin: Tempatkan pemimpin dan pengambil keputusan dalam kategori ini yang menentukan siklus hidup proyek Anda. Mereka secara langsung terkait dengan proyek dan memiliki pengaruh terbesar pada organisasi atau teknis proyek.
• Kontributor: Tempatkan kontributor seperti manajer proyek, tim mereka, dan departemen utama. Ini juga mencakup pemangku kepentingan eksternal seperti klien, pejabat otorisasi, dan pemasok.
• Pemangku kepentingan tidak langsung: Tempatkan pengamat yang mengamati perkembangan proyek dari kejauhan. Mereka mungkin atau mungkin tidak tertarik dengan proyek tersebut atau mungkin terlibat dengannya nanti.

#2. Lakukan Analisis Pemangku Kepentingan

Mengevaluasi tingkat keterlibatan untuk setiap pemangku kepentingan dalam proyek. Cari tahu minat mereka dalam proyek dan kemungkinan dampak dan pengaruhnya. Pikirkan tentang bagaimana mereka dapat menderita atau mendapat manfaat karena proyek dan berkontribusi padanya. Juga, jangan lupa untuk menganalisis motif mereka dan menggunakan wawasan ini untuk membuat grup dan membuat strategi.

#3. Mengambil tindakan

Terakhir, terapkan pendekatan yang tepat untuk membuat peta berdasarkan minat atau kekuatan pemangku kepentingan Anda. Juga, buatlah rencana komunikasi yang efektif.

Setelah Anda mengetahui konsep dan cara membuat peta pemangku kepentingan, gunakan alat pemetaan pemangku kepentingan untuk membuat peta yang dapat mewakili informasi terbaik tentang pemangku kepentingan Anda.

Berikut adalah beberapa yang terbaik yang dapat Anda pertimbangkan:

miro

Pelajari siapa yang memengaruhi proyek kerja dan dapatkan dukungan mereka dengan bantuan pembuat peta pemangku kepentingan Miro. Ini membantu Anda membuat dan mengkolaborasikan peta Anda dengan mudah dan memusatkan semua komunikasi Anda untuk upaya tim lintas fungsi.

Editor drag-and-drop yang halus membuat desain terlihat seperti cakewalk. Berdayakan tim Anda untuk bertukar pikiran menggunakan kanvas tanpa batas, templat yang dibuat sebelumnya, fungsionalitas platform yang andal, dan rangkaian widget yang andal. Miro menyediakan keseluruhan alat untuk cerita pelanggan, peta perjalanan, perencanaan sprint atau peta jalan, retro, wireframing, dan banyak lagi.

Terlepas dari templat yang dibuat sebelumnya, Anda juga dapat membuat kerangka kerja dan templat cerdas sendiri. Bekerja sesuka Anda dan temukan kreativitas Anda menggunakan kanvas tanpa batas. Gunakan catatan tempel, bentuk, pena bentuk bebas, gambar pintar, panah, dan banyak lagi.

Terlibat dengan tim jarak jauh dan terdistribusi dengan lebih baik saat bertukar pikiran, lokakarya, proses, dan pengambilan keputusan menggunakan ruang kerja yang menawarkan kolaborasi sinkron dan asinkron seolah-olah seluruh tim sudah dekat. Lihat kursor kolaborator dan lacak bagaimana anggota tim Anda berinteraksi dengan papan.

Anda dapat dengan mudah membagikan peta dan dokumen Anda langsung dari dasbor. Juga, dapatkan ulasan, umpan balik, dan persetujuan menggunakan beberapa opsi komunikasi dengan obrolan, komentar, dan video tersemat. Bangun hub untuk memfasilitasi pekerjaan lintas fungsi menggunakan alat yang berbeda.

Standarisasi proses dan skalakan di seluruh perusahaan untuk transformasi digital yang sehat terlepas dari apakah anggota tim Anda berada di seluruh dunia. Miro menjaga keamanan dengan menawarkan enkripsi SSL, log audit, SSO, pemfilteran domain, manajemen pengguna tingkat lanjut, dan banyak lagi. Miro kompatibel dengan PCI, GDPR, dan SOC-2. Itu juga terintegrasi dengan 20+ layanan seperti Slack, Teams, dan Dropbox.

Moqups

Moqups adalah tempat yang baik untuk membuat peta pemangku kepentingan dengan templat fantastis yang dapat membantu Anda memprioritaskan, mengidentifikasi, dan memahami pemangku kepentingan utama dari semua proyek Anda secara efektif.

Anda dapat menganalisis peta untuk memastikan awal yang sempurna untuk proyek Anda dan menjamin keterlibatan pemain kunci dari awal. Menggunakan template ini akan membantu tim Anda melibatkan tokoh-tokoh penting dari tahap pengembangan awal dan mencapai kesuksesan proyek Anda lebih dekat.

Ini juga memberikan dasar yang kuat untuk strategi keterlibatan dan komunikasi tingkat tim. Peta yang dibuat di Moqups membantu Anda memprioritaskan pemangku kepentingan, memastikan sumber daya didistribusikan berdasarkan peran mereka.

Mendeteksi dan mencegah risiko berbahaya yang mungkin ditimbulkan oleh pemangku kepentingan lain yang mungkin merasa tidak didengar. Selain itu, Anda dapat menautkan peta pemangku kepentingan Anda ke visual lain seperti gambar rangka, bagan, grafik, dan maket. Anda juga dapat membuat alur kerja dan terus menghilangkan hambatan dalam aplikasi tujuan tunggal.

sedikit

Perangkat lunak pemetaan pemangku kepentingan dari Smaply membantu Anda memahami perspektif pemangku kepentingan dengan lebih baik dan mengelola ekspektasi mereka dengan mudah. Ini juga memungkinkan Anda memvisualisasikan ekosistem produk Anda dan menemukan interkoneksi.

Buat peta di Smaply untuk mempelajari pemangku kepentingan mana yang memengaruhi pekerjaan Anda dan hubungan di antara mereka. Lihat bagaimana pemangku kepentingan penting Anda terhubung, analisis pengaruh mereka terhadap produk/layanan Anda, dan manfaatkan wawasan untuk menyempurnakan penawaran Anda.

Atur pemangku kepentingan dalam berbagai kategori seperti penting, esensial, atau menarik dan yang salah satunya adalah internasional, nasional, atau lokal. Selain itu, gunakan filter untuk melihat hubungan tertentu guna memahami peran pemangku kepentingan. Anda juga dapat memanfaatkan wawasan ini untuk menyelaraskan komunikasi Anda dengan kepentingan pemangku kepentingan Anda.

Peta resolusi tinggi oleh Smaply sangat cocok untuk lokakarya Anda. Tentukan pemangku kepentingan yang harus Anda fokuskan dan buat berbagai jenis peta untuk produk lain. Hubungkan pemangku kepentingan ke peta perjalanan dan lihat bagaimana mereka dapat memengaruhi perjalanan pengguna.

Anda dapat menambahkan pemangku kepentingan, menautkannya dengan fitur drag-and-drop, dan memindahkan mereka di dalam peta. Cetak peta Anda dan manfaatkan di lokakarya berikutnya.

Lucidchart

Masuk ke Lucidchart – alat yang sangat baik untuk mendesain – untuk membuat peta pemangku kepentingan. Ini memberi Anda banyak template untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dan hubungan di antara mereka. Anda juga dapat menggunakannya untuk mempelajari minat mereka pada proyek tertentu.

Ketahui tingkat keterlibatan yang diperlukan untuk setiap pemangku kepentingan dalam suatu proyek. Buka templat peta untuk melihat peta komprehensif yang dapat disesuaikan untuk kasus penggunaan Anda. Lucidchart menjaga data Anda tetap aman, aman, dan pribadi. Ini menggunakan koneksi terenkripsi 256-bit melalui TLS 1.2 bersama dengan enkripsi AES-256 saat istirahat untuk perlindungan data.

Layanan Manajemen Kunci Amazon menyediakan kunci kriptografik yang mengamankan Lucidchart. Jangan khawatir tentang kepatuhan karena Lucidchart sesuai dengan GDPR, CCPA, PCI, dan SOC 2 dan disertifikasi dengan Swiss-US dan EU-US Privacy Shield. Anda dapat mengintegrasikannya dengan Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip, dan banyak lagi.

Lukisan dinding

Dapatkan ratusan template pemetaan pemangku kepentingan yang dibuat sebelumnya oleh Mural dan mulailah menganalisis pemain kunci Anda dalam proyek Anda. Akan sangat membantu bagi tim Anda atau pemangku kepentingan sisi klien untuk meminimalkan kebingungan tanggung jawab ketika mereka beralih dari yang tidak dikenal ke kolaborator utama.

Mural membuat kolaborasi visual menjadi mudah dalam lingkungan bersama yang dinamis. Dengan kurva belajar yang hampir datar, Anda dapat mulai menggunakan alat ini dengan mudah. Antarmuka penggunanya intuitif tetapi lugas, dengan fitur-fitur canggih yang mudah digunakan oleh siapa saja dengan keahlian apa pun.

Gunakan catatan tempel dan teks untuk menambahkan pemikiran, umpan balik, dan ide dengan mudah. Anda juga dapat membuat diagram menggunakan berbagai konektor dan bentuk untuk memudahkan alur kerja yang kompleks. Mereka juga menyediakan galeri ikon yang luas yang dapat Anda cari dan buat cerita visual Anda.

Mural menawarkan kerangka kerja untuk memungkinkan Anda mengatur ide dan konten Anda dengan cara yang berdampak untuk melepaskan wawasan. Seret dan lepas visual seperti gambar dan GIF dan tingkatkan sesi kolaborasi. Anda juga bisa menulis dan membuat sketsa tangan untuk memaksimalkan kreativitas Anda.

Jadwalkan aktivitas dan tetap fokus menggunakan pengatur waktu, dan pastikan semua orang melihat hal yang sama secara bersamaan. Pandu peserta melalui instruksi dan sembunyikan atau tunjukkan langkah selanjutnya. Anda juga dapat menggunakan kunci super untuk memastikan benda tetap di tempatnya atau memindahkannya dengan fasilitator.

Rayakan dengan konfeti, fokus pada momen positif, dan gunakan mode pribadi untuk mencegah pemikiran kelompok dengan kontributor individu tersembunyi. Mural menawarkan banyak cara untuk berkomunikasi dengan tim Anda dan berbagi diagram dengan hyperlink sederhana. Ini juga mendukung komentar dan obrolan teks untuk berkolaborasi dalam diagram.

Bangun alur kerja yang kuat dengan mengintegrasikan Mural dengan beberapa layanan seperti Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira, dan banyak lagi. Mereka mengikuti praktik mutakhir seperti protokol terbaik di kelasnya, standar global, dan praktik keselamatan serbaguna untuk keamanan.

Kesimpulan

Jika Anda berencana untuk meluncurkan produk/layanan atau bersiap memasuki pasar baru, mengetahui pemangku kepentingan Anda dan mengelolanya dapat menyelesaikan tujuan Anda dengan sukses.

Oleh karena itu, buatlah peta dengan bantuan alat pemetaan pemangku kepentingan untuk mewakili semua pemangku kepentingan Anda dan manfaatkan sumber daya dan potensi mereka secara efektif.