O que é um mapa das partes interessadas e como criá-lo [5 ferramentas]?

Conhecer as partes interessadas, seus interesses e como eles podem influenciar um projeto é essencial para seu sucesso, e é por isso que os mapas das partes interessadas estão se tornando populares atualmente.

As empresas às vezes enfrentam riscos inesperados em relação a seus projetos e dificuldades ao gerenciar seus principais participantes e seus impactos nos projetos. Além disso, as barreiras de comunicação podem tornar a colaboração complicada se não for tratada de forma adequada. Portanto, seria melhor se você encontrasse uma maneira de avaliar esses riscos e impactos usando canais de comunicação integrados.

Dito isso, o mapa de partes interessadas correto pode ajudá-lo a gerenciar suas partes interessadas com eficácia, avaliar seus interesses e influência e reduzir os silos em seus projetos para que você possa avançar para uma conclusão bem-sucedida.

Felizmente, você não precisa desenhar esses mapas manualmente porque muitas ferramentas de software estão disponíveis para atender a esse propósito.

Neste artigo, discutirei os mapas das partes interessadas, como eles podem ajudá-lo e algumas das ferramentas de mapeamento das partes interessadas para ajudá-lo a criar mapas incríveis.

Vamos começar!

O que é um mapa das partes interessadas?

Um mapa das partes interessadas é um design que representa a relação das partes interessadas com um projeto ou organização.

Este mapa também pode mostrar como esse relacionamento evolui ao longo de um período de tempo. Olhando para isso, você pode aprender os impactos das partes interessadas em um projeto e organização e o resultado de uma organização ou projeto nas partes interessadas. Veja, funciona nos dois sentidos.

Um mapa das partes interessadas é desenhado como um gráfico que consiste em dois eixos. O eixo x representa o nível de influência das partes interessadas, enquanto o eixo y representa o nível de interesse. O quadrante ocupado pela parte interessada determina a frequência, intensidade e envolvimento.

O mapa representa as pessoas envolvidas em um projeto e afetadas por ele, dando a você uma imagem clara dos grupos de partes interessadas, interesses e motivos.

Portanto, ao construir um mapa das partes interessadas, certifique-se de algumas coisas:

• O mapa deve ser orientado a detalhes que possam apresentar uma visão geral completa de todas as partes interessadas envolvidas
• Deve ser fácil de compreender, porque nem todos podem entender se você torná-lo complexo.
• Deve transmitir informações de forma clara e rápida para permitir que o pessoal envolvido tome decisões rapidamente.
• Organize as partes interessadas em grupos diferentes com base no nível de influência, sua natureza e interesses compartilhados.

Por que o mapeamento de partes interessadas é importante?

Aqui estão os benefícios de criar mapas de partes interessadas para sua organização e projetos:

Para identificar os principais participantes com facilidade: Os mapas das partes interessadas ajudam a identificar as partes interessadas do projeto, incluindo aqueles que são os principais responsáveis ​​pelo sucesso do seu projeto.

Você pode olhar para eles rapidamente e entender quem informar, monitorar ou direcionar para os diferentes estágios de um projeto. Isso irá garantir que o projeto seja concluído com sucesso no tempo estipulado com o mínimo de ruído.

Para tomar decisões melhores rapidamente: Observando o mapa das partes interessadas, você terá todas as informações essenciais sobre as partes interessadas. Portanto, você pode tomar decisões melhores rapidamente e aproveitar todo o seu potencial ao envolvê-los nos lugares certos.

Mesmo se algo der errado, você pode lidar com isso com uma rápida tomada de decisão para salvar sua organização de possíveis riscos e danos.

Navegação eficaz do plano: O mapa o ajudará a analisar o poder e o interesse das partes interessadas. Dessa forma, você pode definir estratégias com base nessa percepção e navegar pelo plano de acordo. Isso ajudará sua equipe a cumprir o plano e garantir que o projeto seja concluído com sucesso dentro do prazo.

Produtividade aprimorada: se você pode identificar e avaliar as partes interessadas do projeto, pode construir um plano de engajamento produtivo. Ele direcionará o esforço, o tempo e os recursos de sua equipe para os lugares certos e garantirá que seu trabalho navegue da maneira que deveria, mantendo sua reputação corporativa.

Melhor comunicação: como você pode categorizar as partes interessadas com base em seus interesses, níveis e outros fatores, você pode atribuir funções de acordo. Isso fará com que todos estejam alinhados com a mesma estratégia e fluxo de responsabilidades.

Portanto, eles podem se comunicar uns com os outros de forma eficaz e com a organização sem confusão ou desinformação.

Onde os mapas das partes interessadas são usados?

Você pode usar mapas de partes interessadas em vários casos de uso, incluindo:

• Se você planeja lançar um produto ou serviço, pode mapear as partes interessadas e fazer estratégias fortes.
• Quando você está entrando em um novo mercado ou localização geográfica, a realização de pesquisas de mercado é crucial. Os mapas das partes interessadas podem ajudá-lo nisso.
• Você pode criar mapas de partes interessadas enquanto implementa suas estratégias de marketing, como uma campanha publicitária, programa de fidelidade, etc.

Como criar um Mapa de Stakeholders?

A tecnologia moderna tornou mais fácil desenhar mapas das partes interessadas. Você pode encontrar muitas ferramentas para as partes interessadas para criar mapas incríveis com facilidade.

Mas a questão é: como você faz isso?

Deve haver algumas estratégias para começar antes de você começar a criar o mapa.

Então, aqui está como criar um mapa das partes interessadas em três etapas simples :

# 1. Identifique suas partes interessadas

A primeira coisa que você deve fazer é identificar seus principais interessados. Para isso, comece organizando-os em três categorias - líderes, colaboradores e partes interessadas indiretas.

• Líderes: coloque os líderes e tomadores de decisão nesta categoria que determinam o ciclo de vida do seu projeto. Eles estão diretamente associados ao projeto e têm a maior influência na organização ou técnica do projeto.
• Colaboradores: coloque colaboradores, como gerentes de projeto, suas equipes e departamentos-chave. Também inclui partes interessadas externas, como clientes, funcionários de autorização e fornecedores.
• Partes interessadas indiretas: coloque espectadores que observem o desenvolvimento do projeto à distância. Eles podem ou não estar interessados ​​no projeto ou talvez se envolver com ele mais tarde.

# 2. Realizar análise das partes interessadas

Avalie o nível de engajamento de cada parte interessada no projeto. Descubra seus interesses no projeto e possíveis impactos e influências. Pense em como eles podem sofrer ou se beneficiar com o projeto e contribuir com ele. Além disso, não se esqueça de analisar seus motivos e usar esses insights para criar os grupos e fazer estratégias.

# 3. Tome uma atitude

Por fim, adote uma abordagem adequada para criar o mapa com base no interesse ou poder de seus stakeholders. Além disso, faça planos de comunicação eficazes.

Depois de conhecer o conceito e como criar um mapa das partes interessadas, use uma ferramenta de mapeamento das partes interessadas para criar um mapa que possa representar as melhores informações sobre as suas partes interessadas.

Aqui estão alguns dos melhores que você pode considerar:

Miro

Saiba quem influencia os projetos de trabalho e obtenha o apoio deles com a ajuda do criador de mapas das partes interessadas de Miro. Ele ajuda você a criar e colaborar com seus mapas com facilidade e centralizar todas as suas comunicações para o esforço da equipe multifuncional.

Seu editor de arrastar e soltar faz com que o design pareça uma moleza. Capacite sua equipe para fazer um brainstorm usando uma tela infinita, modelos predefinidos, poderosas funcionalidades de plataforma e um poderoso conjunto de widgets. Miro fornece um kit de ferramentas completo para histórias de clientes, mapas de jornadas, planejamento de sprint ou roadmap, retrospectivas, wireframes e muito mais.

Além de modelos pré-construídos, você também pode criar estruturas e modelos inteligentes por conta própria. Trabalhe como quiser e descubra sua criatividade utilizando uma tela infinita. Use notas adesivas, formas, caneta de forma livre, desenho inteligente, setas e muito mais.

Envolva-se melhor com equipes remotas e distribuídas durante o brainstorming, workshops, processos e tomada de decisão usando espaços de trabalho que oferecem colaboração síncrona e assíncrona como se toda a equipe estivesse próxima. Visualize os cursores dos colaboradores e acompanhe como os membros da sua equipe interagem com os quadros.

Você pode compartilhar facilmente seus mapas e documentos diretamente do painel. Além disso, obtenha análises, comentários e aprovações usando várias opções de comunicação com bate-papo, comentários e vídeo incorporado. Construa um hub para facilitar o trabalho multifuncional usando diferentes ferramentas.

Padronize processos e dimensione-os em toda a empresa para uma transformação digital completa, independentemente de os membros da sua equipe estarem localizados em todo o mundo. Miro cuida da segurança oferecendo criptografia SSL, log de auditoria, SSO, filtragem de domínio, gerenciamento avançado de usuário e muito mais. Miro é compatível com PCI, GDPR e SOC-2. Ele também se integra a mais de 20 serviços, como Slack, Teams e Dropbox.

Moqups

Moqups é um bom local para criar mapas das partes interessadas com modelos fantásticos que podem ajudá-lo a priorizar, identificar e compreender as principais partes interessadas de todos os seus projetos de forma eficaz.

Você pode analisar o mapa para garantir um início perfeito para seus projetos e garantir o envolvimento dos principais participantes desde o início. O uso desses modelos ajudará sua equipe a envolver figuras cruciais desde os estágios iniciais de desenvolvimento e chegar mais perto do sucesso do seu projeto.

Ele também fornece uma base sólida para estratégia de engajamento e comunicação em nível de equipe. Os mapas criados no Moqups ajudam a priorizar as partes interessadas, garantindo que os recursos sejam distribuídos com base em suas funções.

Detecte e evite riscos prejudiciais que outras partes interessadas podem representar e que podem se sentir desconhecidas. Além disso, você pode vincular seus mapas de partes interessadas a outros recursos visuais, como wireframes, gráficos, gráficos e maquetes. Você também pode criar seu fluxo de trabalho e continuar removendo os obstáculos em aplicativos de propósito único.

Smaply

O software de mapeamento de partes interessadas da Smaply ajuda você a entender melhor as perspectivas de suas partes interessadas e gerenciar suas expectativas facilmente. Ele também permite que você visualize o ecossistema de seus produtos e encontre interconexões.

Crie mapas no Smaply para saber quais stakeholders influenciam seu trabalho e as conexões entre eles. Veja como seus principais interessados ​​estão conectados, analise sua influência em seu produto / serviço e aproveite os insights para aprimorar suas ofertas.

Organize as partes interessadas em diferentes categorias, como importante, essencial ou interessante e quais delas são internacionais, nacionais ou locais. Além disso, use filtros para ver relações específicas para entender as funções das partes interessadas. Você também pode aproveitar esses insights para alinhar sua comunicação com os interesses das partes interessadas.

Os mapas de alta resolução da Smaply funcionam muito bem para suas oficinas. Decida as partes interessadas em quem você deve se concentrar e crie diferentes tipos de mapas para outros produtos. Conecte as partes interessadas a um mapa de jornada e veja como elas podem influenciar as jornadas do usuário.

Você pode adicionar participantes, vinculá-los pelo recurso de arrastar e soltar e movê-los no mapa. Imprima seu mapa e aproveite-o no próximo workshop.

Lucidchart

Pule no Lucidchart - uma excelente ferramenta para projetar - para criar um mapa das partes interessadas. Ele fornece muitos modelos para identificar as partes interessadas e as relações entre elas. Você também pode usá-lo para saber o interesse deles em um projeto específico.

Conheça o nível de engajamento necessário para cada parte interessada em um projeto. Abra os modelos de mapa para ver um mapa abrangente que pode ser personalizado para seu caso de uso. Lucidchart mantém seus dados seguros, protegidos e privados. Ele usa conexão criptografada de 256 bits por meio de TLS 1.2 junto com criptografia AES-256 em repouso para proteção de dados.

Os serviços de gerenciamento de chaves da Amazon fornecem as chaves criptográficas que protegem o Lucidchart. Não se preocupe com a conformidade, pois o Lucidchart é compatível com GDPR, CCPA, PCI e SOC 2 e é certificado com Swiss-US e EU-US Privacy Shield. Você pode integrá-lo com Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip e muito mais.

Mural

Obtenha centenas de modelos de mapeamento de partes interessadas pré-fabricados pelo Mural e comece a analisar seus principais participantes em seu projeto. É útil para sua equipe ou as partes interessadas do lado do cliente minimizar a confusão de responsabilidades quando eles passam de desconhecidos para colaboradores importantes.

O mural facilita a colaboração visual em um ambiente dinâmico e compartilhado. Com uma curva de aprendizado quase plana, você pode começar a usar a ferramenta com facilidade. Sua interface de usuário é intuitiva, mas direta, com recursos poderosos e fáceis de usar por qualquer pessoa com qualquer conjunto de habilidades.

Use notas adesivas e texto para adicionar pensamentos, comentários e ideias sem esforço. Você também pode construir diagramas usando uma ampla variedade de conectores e formas para facilitar fluxos de trabalho complexos. Eles também fornecem uma ampla galeria de ícones que você pode pesquisar e criar sua história visual.

O Mural oferece estruturas para permitir que você organize suas ideias e conteúdo de maneiras impactantes para liberar percepções. Recursos visuais de arrastar e soltar como imagens e GIFs e aprimorar as sessões de colaboração. Você também pode escrever e esboçar à mão livre para maximizar sua criatividade.

Programe as atividades e mantenha o foco usando um cronômetro e certifique-se de que todos olhem para as mesmas coisas simultaneamente. Oriente os participantes por meio de instruções e oculte ou mostre as próximas etapas. Você também pode usar o superbloqueio para garantir que os objetos permaneçam no lugar ou movê-los com facilitadores.

Comemore com confete, concentre-se em momentos positivos e use o modo privado para evitar o pensamento de grupo com colaboradores individuais ocultos. O Mural oferece várias maneiras de se comunicar com sua equipe e compartilhar diagramas com hiperlinks simples. Ele também suporta comentários e chat de texto para colaborar nos diagramas.

Crie fluxos de trabalho poderosos integrando o Mural com vários serviços, como Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira e muito mais. Eles seguem práticas de última geração, como os melhores protocolos da classe, padrões globais e práticas versáteis de segurança.

Conclusão

Se você planeja lançar um produto / serviço ou se preparar para entrar em um novo mercado, conhecer seus stakeholders e gerenciá-los pode completar seus objetivos com sucesso.

Portanto, desenhe mapas com a ajuda de ferramentas de mapeamento de partes interessadas para representar todas as suas partes interessadas e utilizar seus recursos e seus potenciais de forma eficaz.