Cara Mengelola Tim Jarak Jauh

Karena perubahan global yang dialami dunia, pekerjaan jarak jauh telah berubah dari tren yang modis menjadi kebutuhan. Kebutuhan untuk memperkenalkan pedoman dan perangkat lunak baru untuk pekerjaan jarak jauh telah menjadi kebutuhan bagi sebagian besar perusahaan, tidak hanya di bidang TI.

Pendekatan untuk membangun infrastruktur TI perusahaan juga berubah. Menerapkan desktop awan sebagai infrastruktur TI Anda adalah cara termudah untuk mengelola tim jarak jauh Ada kebutuhan yang berkembang untuk layanan hosting online.

Menganalisis pengalaman pribadi kami dan pengalaman manajer lain, kami dapat melihat bahwa visi setiap orang tentang proses manajemen tim jarak jauh hampir sama. Dengan demikian, prinsip-prinsip dasar berlaku untuk spesialis yang berbeda: desainer, manajer, spesialis pemasaran, dll.

Bagaimana memastikan kerja yang efektif dan stabilitas semua sistem perusahaan? Kami akan membagikan beberapa tips dan alat yang akan membantu Anda dan bisnis Anda berkembang selama pandemi.

Temukan cara mempublikasikan dalam hitungan detik, bukan jam

Daftar sekarang untuk mendapatkan akses eksklusif ke Wordable, bersama dengan dan cari tahu cara mengunggah, memformat, dan mengoptimalkan konten dalam hitungan detik, bukan jam.

Mulai penerbitan

Pekerjakan pekerja jarak jauh yang tepat

Tentu saja, bagian terbesar dari kesuksesan bekerja dengan tim jarak jauh bergantung pada anggota tim ini. Jika Anda mempekerjakan karyawan secara acak atau menggunakan pendekatan “suka semua orang”, tip dan alat berikut tidak akan banyak berguna.

Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman tim kami, pencarian karyawan jarak jauh untuk setiap perusahaan tertentu adalah proses individual (atau yang intim, jika Anda mau). Namun, beberapa titik masuk dapat disorot untuk semua orang. Sebagai contoh:

• Periksa bakat untuk mengatur diri sendiri;
• Merekrut karyawan dari “sumber” yang berbeda memiliki nuansa tersendiri. Pengalaman menunjukkan bahwa kandidat yang datang, katakanlah, dari situs pekerjaan khusus berbeda dari mereka yang “tinggal” di situs freelance;
• Wawancara dengan cara yang berbeda. SMS sederhana atau tugas tes mungkin tidak cukup. Kadang-kadang, pertemuan tatap muka atau beberapa sesi Zoom akan diperlukan untuk melihat apakah seorang pekerja jarak jauh cocok untuk pekerjaan tertentu;
• Berikan informasi sebanyak mungkin sehingga kandidat Anda dapat memahami apakah itu hal mereka atau bukan. Lebih baik lepaskan” mereka pada tahap awal daripada setelah mempekerjakan mereka.

Analisis kebutuhan dan kemampuan perusahaan Anda, dan Anda akan mengerti jika Anda dapat menemukan karyawan yang hebat. Untuk melakukannya, cukup jawab pertanyaan berikut:

• Apakah Anda melihat pekerja jarak jauh sebagai "tenaga kerja murah"? Jika jawabannya ya, Anda tidak mungkin dapat menarik spesialis yang cerdas;
• Apakah Anda memiliki manajer di perusahaan Anda untuk tim jarak jauh? Tidak? Maka Anda harus menemukannya terlebih dahulu, lalu mempekerjakan karyawan;
• Apakah Anda akrab dengan CRM? Manajemen hubungan pelanggan adalah teknologi untuk mengelola semua hubungan dan interaksi perusahaan Anda dengan pelanggan yang ada dan pelanggan potensial. Jika ini sesuatu yang baru bagi Anda, pelajari dulu dasar-dasarnya dan persiapkan diri Anda dengan baik untuk bekerja dengan tim jarak jauh.

Semua ini hanyalah puncak gunung es – setiap kasus membutuhkan pendekatan khusus.

Kerja jarak jauh. Apakah itu menantang?

Ada tantangan, ya, dan itu bukan hanya teknis. Organisasi kerja jarak jauh terdiri dari dua bagian. Yang pertama adalah pedoman dan organisasi proses kerja. Yang kedua adalah alat perangkat lunak kerja jarak jauh yang relevan. Transisi ke model baru tidak hanya membutuhkan pelatihan ulang karyawan tetapi juga mengikuti pedoman baru.

Kami akan membahas kedua bagian.

Kiat untuk kerja jarak jauh

Pertama, mari kita ucapkan selamat tinggal pada beberapa mitos yang menghalangi:

• Mitos pertama adalah bahwa karyawan yang tidak berada di kantor pasti akan bermalas-malasan. Sekarang, kenyataannya adalah jika Anda menetapkan tujuan yang tepat dan menjelaskan cara bekerja dari jarak jauh di lingkungan baru, karyawan Anda akan jauh lebih efisien. Hal ini dibuktikan dengan ribuan perusahaan yang telah beralih ke mode ini pada tahun 2019 atau sebelumnya;
• Mitos kedua adalah tidak mungkin mengatur proses jarak jauh tanpa kehilangan efisiensi. Faktanya, semuanya tergantung pada manajer. Dengan demikian, bahkan perusahaan manufaktur sebagian besar dapat dialihkan ke mode jarak jauh.

Bagaimana Anda mengelola tim jarak jauh, yang dapat tersebar di berbagai kota, negara bagian, atau bahkan negara? Ayo lihat.

Tetapkan aturan yang jelas dan ikuti mereka

Pekerjaan jarak jauh bukanlah kekacauan. Hal ini membutuhkan disiplin diri dan kesadaran dari karyawan. Namun, disiplin diri akan terwujud hanya jika ada rutinitas dan aturan yang jelas. Pikirkan melalui rutinitas kerja dan aturan etiket. Pastikan karyawan Anda mengetahui:

• Apa timeline hari kerja mereka?
• Alat komunikasi apa yang digunakan tim?
• Bagaimana Anda memastikan dialog yang efektif selama pertemuan online? Aturan apa yang harus diikuti?
• Kapan Anda bisa mengirim pesan atau menelepon? Dll.

Selain itu, seluruh tim harus menggunakan layanan umum untuk mengatur dan mengontrol tugas atau CRM. Berkomunikasi hanya melalui korespondensi pribadi dan mengandalkan ingatan Anda menyebabkan kekacauan dan hilangnya produktivitas. Beri tahu karyawan Anda tentang tugas mendatang yang menjadi tanggung jawab mereka masing-masing. Tim jarak jauh yang mengetahui tanggung jawabnya juga akan meningkatkan hubungan dengan klien, membuat manajemen klien menjadi lebih mudah.

Buat strategi komunikasi

Beri tahu karyawan tentang seberapa sering mereka harus mengajukan laporan (dan formatnya), kapan rapat umum dan rapat tatap muka diadakan, dll. Tetapkan pedoman untuk menangani tugas sehari-hari. Karyawan harus memahami prioritas mereka – ini akan meningkatkan produktivitas.

Presentasi juga merupakan sumber yang berharga untuk meningkatkan komunikasi tim jarak jauh. Menggunakan alat seperti template PowerPoint gratis yang menarik dapat membantu membuat presentasi jarak jauh yang menarik dan meningkatkan kolaborasi tim secara keseluruhan.

Rancang infografis proses, seperti contoh di bawah ini, yang menguraikan langkah-langkah penting yang harus diikuti karyawan. Memvisualisasikan proses memudahkan karyawan untuk mengikuti dan mengingat pedoman.

(Sumber Gambar)

Menyediakan alat kerja

Pastikan setiap anggota tim memiliki akses ke semua layanan kerja yang mereka butuhkan. Daftarnya bisa sangat besar:

• email perusahaan;
• sistem manajemen dokumen;
• Penyimpanan file awan;
• Layanan konferensi video;
• utusan kerja;
• Penjadwal Tugas;
• akun CRM,
• Sistem manajemen waktu. dll.

Jangan lupa tentang integrasi. Sebagian besar layanan ini dapat dihubungkan ke dalam sistem umum. Banyak operasi juga dapat diotomatisasi. Ini akan menghemat banyak waktu.

Fokus pada tujuan perusahaan

Saat bekerja dari jarak jauh, Anda harus mengingat tujuan perusahaan Anda. Mereka harus jelas, terukur, dan dibatasi waktu. Tidak masalah apa yang dilakukan karyawan atau pada kecepatan apa – jika mereka (serta seluruh tim) memenuhi tujuan perusahaan Anda, Anda baik-baik saja. Pertimbangkan apa yang diharapkan klien Anda dari perusahaan Anda yang bekerja dari jarak jauh, dan faktorkan alat dan perubahan yang diperlukan dalam tujuan Anda.

Pemantauan karyawan sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki tujuan. Ini dapat membantu organisasi mencapai tujuan strategisnya dengan memastikan bahwa semua karyawan melapor dan bekerja tepat waktu, setiap hari dalam seminggu.

Membangun komunikasi informal

Berikan karyawan kesempatan untuk berbicara di luar pekerjaan. Di kantor, karyawan sering berkumpul di sekitar dispenser air atau di area merokok. Jangan mencoba untuk menyingkirkan tempat-tempat seperti itu saat bekerja online. Lebih baik membuat "kotak obrolan" terkontrol untuk topik dan lelucon di luar pekerjaan.

Ini akan mendorong pembangunan tim terlepas dari jarak. Dan ketika penguncian dan isolasi paksa selesai, Anda dapat mengatur pertemuan tim informal.

Tetapkan tugas yang jelas

Selalu ada risiko bahwa penyelesaian tugas akan berubah menjadi diskusi panjang. Jadi, jangan berlarut-larut dalam korespondensi dan panggilan telepon – persiapkan untuk konferensi dan rapat online terlebih dahulu. Kirim semua email di pagi hari, termasuk semua informasi yang diperlukan ke dalam satu pesan. Manfaatkan transformasi digital untuk terhubung secara mulus dengan tim jarak jauh dan klien Anda, rencanakan penggunaan rapat virtual, pelacakan proyek, teknologi nirsentuh seperti kode QR dengan logo, pelaporan yang lebih baik untuk meningkatkan efisiensi.

Ketundukan mutlak. Apakah Anda benar-benar membutuhkannya?

“Biarkan petugas kebersihan memilih sapunya sendiri,” – (c) Howard Behar, mantan presiden Starbucks. Anda dapat mengharapkan dampak maksimal dari karyawan jika Anda menunjukkan arah yang benar kepada mereka dan memberikan kebebasan tertentu dalam melakukan tugas (walaupun kebebasan terbatas).

Tidak perlu memaksa setiap pekerja jarak jauh untuk menggunakan Time Doctor dan alat serupa. Dekati pertanyaan dengan cara yang seimbang: jika pembayaran per jam, maka ya, opsi ini dapat berfungsi dengan baik. Jika Anda membayar untuk sebuah proyek, biarkan artis melakukan pekerjaannya.

Lakukan ritual tim

Ini mungkin tampak jelas, tetapi kami tidak dapat cukup menekankan betapa pentingnya hal itu.

Memiliki ritual tim – baik itu pertemuan mingguan, pertemuan satu lawan satu bulanan, atau rutinitas lainnya – sangat penting. Mereka memberikan transparansi, terutama ketika mendiskusikan status proyek dan/atau kemajuan dalam usaha lain.

Kepatuhan batas waktu juga penting karena tidak ada yang terganggu, dan semua orang secara aktif berpartisipasi dalam pertemuan. Tentu saja, beberapa pertemuan lebih produktif daripada yang lain, tetapi penting untuk tetap berpegang pada ritual yang membuat semua orang tetap pada jalurnya. Bekerja pada keterlibatan karyawan juga.

Memantau efisiensi

Pantau kinerja setiap anggota tim. Kumpulkan umpan balik tentang mengapa tugas tertentu tidak diselesaikan tepat waktu dan tetapkan tanggung jawab untuk pekerjaan yang belum selesai.

Jangan samakan karyawan jarak jauh dengan diri Anda sendiri.

Bagi efisiensi Anda dengan lima dan berbahagialah. Simak tips berikut ini:

• Izinkan karyawan jarak jauh untuk bekerja dengan kenyamanan mereka sendiri . Ingatlah bahwa beberapa orang adalah burung hantu, beberapa adalah burung larks – beberapa memiliki efisiensi terbaik di pagi hari, sementara yang lain perlu bergoyang sampai makan siang atau malam, terdiri dari menjelajahi jejaring sosial, mengagumi kucing, menghancurkan tank musuh, dll.;
• Jangan lupakan perbedaan waktu . Jika tim kerja Anda berinteraksi satu sama lain, pastikan mereka mengetahui jadwal kerja rekan kerja mereka;
• Jangan membagi mereka menjadi "orang dalam" dan "orang luar". Seharusnya tidak ada gradasi antara karyawan yang bekerja di kantor dan jarak jauh. Percayalah, jika seseorang malas, dia akan menemukan cara untuk menghindari pengawasan, baik bekerja dari jarak jauh atau di kantor. Sebaliknya untuk karyawan yang benar-benar efektif;
• Tunjukkan keabadian . Jika Anda terus-menerus mengubah persyaratan, aturan baru, persyaratan, dan ukuran, cepat atau lambat siapa pun akan berhenti;
• Tetap berhubungan dan menanggapi permintaan . Ini tentang kontak, bukan kontrol yang kami sebutkan di atas. Karyawan jarak jauh Anda harus segera dijawab. Menunda respons selama 1, 2, atau 3 hari, Anda hanya membuang-buang waktu dan waktu tim jarak jauh Anda. Sekali lagi, ini bisa menjadi alasan untuk berhenti bagi seseorang.

Motivasi tim Anda

Tidak ada resep ajaib untuk memotivasi tim, terutama saat bekerja dari jarak jauh. Kami memiliki beberapa tips, meskipun:

• Tunjukkan pada mereka kepedulian Anda . Semua orang suka dan pantas mendapat perhatian. Beberapa lebih dari yang lain. Ini juga bervariasi menurut budaya dan kepribadian;
• Menghargai , bersedia, dan memberikan waktu dan perhatian yang diperlukan kepada setiap anggota tim;
• Bermain permainan. Kami menemukan bahwa permainan dan tantangan bekerja dengan baik! Berikan bonus dan kirim hadiah kepada pemenang Anda!
• Delegasikan tanggung jawab . Metode lain yang menurut kami efektif adalah dengan mendelegasikan tugas-tugas tertentu yang dapat mempengaruhi kinerja seluruh tim. Membuat anggota tim Anda bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu memungkinkan mereka untuk sepenuhnya terlibat dan menciptakan dinamika tim yang hebat.
• Pujian di depan umum. teguran secara pribadi. Saat bekerja dari jarak jauh, Anda masih perlu mempertahankan sikap positif, bahkan ketika Anda melihat beberapa kesalahan. Dan ini harus dilakukan dengan sangat hati-hati dalam mode jarak jauh. Orang yang dimarahi di depan umum kemudian kehilangan motivasi. Jadi, prinsip dasar bagi kami adalah selalu memuji di depan umum dan menegur secara pribadi.

Gunakan teori kecerdasan ganda

Model ini diusulkan oleh Howard Gardner pada pertengahan 80-an. Itu adalah sesuatu yang tidak pernah gagal membuat kita terpesona. Singkatnya, teori tersebut menyatakan bahwa kita semua dilahirkan dengan 8 jenis "kecerdasan" yang berbeda dan potensi yang agak mirip untuk masing-masingnya. Bagaimana kita mengembangkan satu atau kecerdasan lain tergantung pada genetika, pendidikan, dan pengalaman hidup kita secara umum.

Mari beralih dari aturan ke solusi teknis.

Alat untuk kerja jarak jauh

Daftar alat dan layanan untuk kerja jarak jauh yang efektif dapat bervariasi tergantung pada spesifikasi bisnis Anda. Paling sering daftar ini mencakup:

• Messenger (Telegram, Slack, Viber, dll.);
• Video dan alat berbagi layar (Zoom, Google Hangouts, Skype, dll.);
• Akses desktop jarak jauh (TeamViewer);
• Tugas dan sistem manajemen proyek jarak jauh (Jira, Asana, Trello, Basecamp, Process Street, Youtrack);
• Layanan cloud untuk penyimpanan dokumen dan bekerja dengan dokumen (Google, Microsoft OneDrive, DropBox;
• CRM (Zoho, Salesforce, Apptivo), dll.

kendur . Jika Anda memerlukan utusan perusahaan untuk komunikasi dan rapat dengan integrasi dengan lebih dari 100 layanan khusus populer, Anda harus mempertimbangkan Slack. Anda dapat memilih versi gratis untuk tim hingga 20 orang. Jika Anda memerlukan pengaturan akses lanjutan untuk setiap pengguna, lebih banyak integrasi dengan layanan pihak ketiga, dan arsip yang lebih besar, sebaiknya beralih ke versi berbayar (lebih menguntungkan untuk membayar setiap tahun).

Layanan Google adalah salah satu solusi terbaik untuk bekerja dengan dokumen. Google menawarkan serangkaian layanan web gratis dan sangat nyaman untuk bekerja dengan presentasi, dokumen teks. dan spreadsheet. Semua ini melengkapi penyimpanan file Google Drive.

Bergantung pada tingkat akses ke file Anda, pengguna dapat melihat, mengomentari, atau mengeditnya. Dengan demikian, Google Documents adalah pilihan yang bagus. Tidak ada lagi penerusan dokumen yang dapat hilang, dll. Di sini, seluruh riwayat perubahan ada di ujung jari Anda. Dan itu gratis.

Evernote adalah tempat lain yang nyaman untuk menyimpan catatan Anda. Tersedia sebagai layanan web, klien untuk Windows, atau aplikasi iOS/Android. Evernote memungkinkan Anda untuk menyimpan file teks, halaman web, file audio, foto, dan jenis file lainnya. Layanan ini menyediakan fungsi pencadangan dan sinkronisasi saat bekerja dari perangkat yang berbeda. Juga tersedia sebagai ekstensi untuk Chrome

Asana adalah sistem manajemen proyek yang sangat berguna yang cocok untuk proyek yang kompleks. Ini ramah pengguna dan mudah dipelajari. Beberapa menggambarkannya sebagai dirancang "untuk orang-orang malas yang menghargai ketertiban." Layanan ini membuat perencanaan strategis dan manajemen proyek jangka panjang menjadi mudah.

Anda dapat menyusun alur tugas Anda dengan cara yang berbeda, membagi semuanya menjadi kelompok/proyek besar. Pilih dari berbagai templat – bisa berupa kalender penerbitan konten, rencana kerja situs web, atau jadwal untuk berbagai laporan. Versi gratis Asana cocok untuk tim hingga 15 orang.

Trello adalah layanan perangkat lunak manajemen proyek grup kecil berbasis cloud yang mudah dan nyaman berdasarkan metodologi Kanban. Menurut yang terakhir, setiap tugas melewati beberapa tahap, misalnya Direncanakan, Sedang Diproses, Disetujui, Selesai. Ide ini membuat alur kerja lebih jelas.

Tepat waktu adalah pelacak waktu untuk mengevaluasi produktivitas karyawan Anda. Anda perlu tahu berapa banyak yang dihabiskan setiap anggota tim untuk satu tugas. Terintegrasi tepat waktu dengan Asana, Trello, atau layanan serupa lainnya. Layanan ini kemudian memberikan analitik tentang tindakan karyawan dengan tugas mereka.

TimeCamp adalah aplikasi pengatur waktu PC untuk tim berapa pun ukurannya. Ini melacak waktu secara otomatis dan memberikan entri waktu untuk proyek tertentu, menyisakan lebih banyak waktu untuk apa yang benar-benar penting bagi bisnis Anda. Fitur seperti pelaporan yang kuat, pembuatan faktur, modul kehadiran, dan jam penagihan membantu merampingkan proses yang membosankan untuk bisnis Anda. Ini terintegrasi dengan berbagai alat seperti Asana, Trello, ClickUp, Jira, Salesforce, dan banyak lagi.

Kesimpulan

Secara pribadi, kami percaya bahwa masa depan pekerjaan jarak jauh adalah pemutusan total antara pekerjaan dan lokasi fisik sebenarnya – tidak ada yang mengejutkan di sini.

Selain itu, jika ada satu hal yang dapat kita pelajari dari krisis saat ini, solusi kolaborasi digital telah menjadi insentif bagi kelangsungan bisnis dan memungkinkan manajer untuk mengontrol tim mereka dengan lebih baik.

Segera perusahaan akan menyadari bahwa kerja jarak jauh harus didorong, dikelola, dan dilihat sebagai pendekatan strategis untuk kelangsungan bisnis. Seperti yang pernah dikatakan Stephen Hawking, “Kecerdasan adalah kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan.” Kami pikir inilah saatnya untuk membuktikan betapa gesitnya kami sebagai organisasi, dan seberapa pintar kami dapat tumbuh sebagai individu.

Tentu saja, semua tip dan alat yang disebutkan di atas bukanlah satu-satunya hal yang membuat perbedaan. Jika tidak ada yang berhasil untuk Anda, Anda selalu dapat menemukan alternatif – kami telah mencantumkan solusi yang paling cocok untuk kami.

Transisi ke telecommuting adalah tugas yang sulit tetapi dapat dipecahkan untuk bisnis. Dengan memilih alat yang tepat dan mengatur prosesnya, Anda dapat menghemat banyak item pengeluaran.

Semoga sukses dengan tim jarak jauh Anda, dan semoga produktif. Kami berharap artikel ini bermanfaat bagi Anda dan semoga tim Anda sukses dan stabil di masa sulit ini.