So verwalten Sie ein Remote-Team

Aufgrund der globalen Veränderungen, die die Welt durchmacht, hat sich Remote Work von einem modischen Trend zu einer Notwendigkeit entwickelt. Die Notwendigkeit, neue Richtlinien und Softwaretools für die Remote-Arbeit einzuführen, ist für die meisten Unternehmen nicht nur im IT-Bereich zu einer Notwendigkeit geworden.

Auch die Herangehensweise an den Aufbau einer Unternehmens-IT-Infrastruktur ändert sich. Die Implementierung von Cloud-Desktops als Ihre IT-Infrastruktur ist der einfachste Weg, um ein Remote-Team zu verwalten. Der Bedarf an Online-Hosting-Diensten wächst.

Wenn wir unsere persönlichen Erfahrungen und die Erfahrungen anderer Manager analysieren, können wir feststellen, dass die Vision aller Remote-Teammanagementprozesse fast dieselbe ist. Somit sind die Grundprinzipien auf verschiedene Spezialisten anwendbar: Designer, Manager, Marketingspezialisten usw.

Wie kann die effektive Arbeit und Stabilität aller Systeme des Unternehmens sichergestellt werden? Wir werden einige Tipps und Tools teilen, die Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, während der Pandemie zu wachsen.

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Stellen Sie die richtigen Remote-Mitarbeiter ein

Natürlich hängt der Löwenanteil des Erfolgs der Arbeit mit einem Remote-Team von den Mitgliedern dieses Teams ab. Wenn Sie Mitarbeiter nach dem Zufallsprinzip einstellen oder den „like-everyone-else“-Ansatz verwenden, werden die folgenden Tipps und Tools wenig nützen.

Wie die Erfahrung unseres Teams zeigt, ist die Suche nach Remote-Mitarbeitern für jedes einzelne Unternehmen ein individueller Prozess (oder ein intimer, wenn Sie es wünschen). Einige Einstiegspunkte können jedoch für alle hervorgehoben werden. Beispielsweise:

• Fähigkeit zur Selbstorganisation prüfen;
• Die Rekrutierung von Mitarbeitern aus verschiedenen „Quellen“ hat ihre eigenen Nuancen. Die Erfahrung zeigt, dass sich Kandidaten, die beispielsweise von spezialisierten Jobbörsen kommen, von denen unterscheiden, die auf freiberuflichen Sites „wohnen“;
• Interview auf unterschiedliche Art und Weise. Einfache SMS oder eine Testaufgabe reichen möglicherweise nicht aus. Manchmal sind ein persönliches Treffen oder ein paar Zoom-Sitzungen erforderlich, um zu sehen, ob ein Remote-Mitarbeiter für einen bestimmten Job geeignet ist.
• Geben Sie so viele Informationen wie möglich an, damit Ihre Kandidaten verstehen, ob es ihr Ding ist oder nicht. Verzichten Sie besser auf sie in der Anfangsphase als nach der Einstellung.

Analysieren Sie die Bedürfnisse und Fähigkeiten Ihres Unternehmens und Sie werden verstehen, ob Sie großartige Mitarbeiter finden können. Beantworten Sie dazu einfach die folgenden Fragen:

• Sehen Sie Telearbeiter als „billige Arbeitskräfte“? Wenn die Antwort ja ist, werden Sie wahrscheinlich keine versierten Spezialisten gewinnen können.
• Haben Sie in Ihrem Unternehmen einen Manager für ein Remote-Team? Nein? Dann sollten Sie zuerst einen finden und dann Mitarbeiter einstellen;
• Kennen Sie CRM? Customer Relationship Management ist eine Technologie zur Verwaltung aller Beziehungen und Interaktionen Ihres Unternehmens mit bestehenden und potenziellen Kunden. Wenn dir das neu ist, dann lerne zuerst die Grundlagen und bereite dich richtig auf die Arbeit mit einem Remote-Team vor.

All dies ist nur die Spitze des Eisbergs – jeder Fall braucht eine besondere Herangehensweise.

Heimarbeit. Ist es herausfordernd?

Es gibt eine Herausforderung, ja, und die ist nicht nur technisch. Die Organisation der Remote-Arbeit besteht aus zwei Teilen. Der erste sind die Richtlinien und die Organisation des Arbeitsprozesses. Das zweite sind relevante Software-Tools für die Remote-Arbeit. Der Übergang zu einem neuen Modell erfordert nicht nur eine Umschulung der Mitarbeiter, sondern auch die Einhaltung neuer Richtlinien.

Wir werden beide Teile ansprechen.

Tipps für Remote-Arbeit

Verabschieden wir uns zunächst von ein paar Mythen, die im Weg stehen:

• Mythos eins ist, dass Mitarbeiter, die nicht im Büro sind, nachlassen müssen. Die Realität ist jedoch, dass Ihre Mitarbeiter viel effizienter sein werden, wenn Sie sich die richtigen Ziele setzen und erklären, wie Sie in einer neuen Umgebung remote arbeiten können. Dies belegen Tausende von Unternehmen, die 2019 oder früher auf diesen Modus umgestiegen sind.
• Mythos zwei ist, dass es unmöglich ist, Remote-Prozesse ohne Effizienzverlust zu organisieren. Tatsächlich hängt alles vom Manager ab. Somit können auch produzierende Unternehmen weitgehend in einen Remote-Modus überführt werden.

Wie verwaltet man ein Remote-Team, das über verschiedene Städte, Bundesstaaten oder sogar Länder verstreut sein kann? Mal sehn.

Setze klare Regeln und befolge sie

Remote-Arbeit ist kein Chaos. Es erfordert Selbstdisziplin und Gewissenhaftigkeit von den Mitarbeitern. Selbstdisziplin wird sich jedoch nur manifestieren, wenn es klare Routinen und Regeln gibt. Denken Sie über Arbeitsabläufe und Etikette-Regeln nach. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen:

• Wie sieht der Zeitplan ihres Arbeitstages aus?
• Welche Kommunikationsmittel nutzt das Team?
• Wie stellen Sie einen effektiven Dialog bei Online-Meetings sicher? Welche Regeln sind zu beachten?
• Wann können Sie Nachrichten senden oder telefonieren? Etc.

Außerdem sollte das gesamte Team einen gemeinsamen Dienst zum Einstellen und Steuern von Aufgaben oder CRM nutzen. Nur durch persönliche Korrespondenz zu kommunizieren und sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen, führt zu Chaos und Produktivitätsverlust. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über anstehende Aufgaben, für die jeder von ihnen persönlich verantwortlich ist. Ein Remote-Team, das seine Verantwortlichkeiten kennt, wird auch die Beziehungen zu den Kunden verbessern und die Kundenverwaltung erheblich vereinfachen.

Erstellen Sie eine Kommunikationsstrategie

Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wie oft sie Berichte (und deren Format) einreichen sollen, wann Hauptversammlungen und Einzelgespräche abgehalten werden usw. Legen Sie Richtlinien für die Erledigung der täglichen Aufgaben fest. Mitarbeiter sollten ihre Prioritäten verstehen – dies erhöht die Produktivität.

Präsentationen sind auch eine wertvolle Ressource, um die Kommunikation von Remote-Teams zu verbessern. Die Verwendung von Tools wie auffälligen kostenlosen PowerPoint-Vorlagen kann dazu beitragen, ansprechende Remote-Präsentationen zu erstellen und die gesamte Teamzusammenarbeit zu verbessern.

Entwerfen Sie eine Prozess-Infografik wie in diesem Beispiel unten, die die wichtigsten Schritte skizziert, die die Mitarbeiter befolgen müssen. Die Visualisierung von Prozessen erleichtert den Mitarbeitern das Befolgen und Merken von Richtlinien.

(Bildquelle)

Arbeitsmittel bereitstellen

Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied Zugriff auf alle Arbeitsdienste hat, die es benötigt. Die Liste kann ziemlich lang sein:

• Unternehmens-E-Mail;
• Dokumenten-Management-System;
• Cloud-Dateispeicherung;
• Videokonferenzdienst;
• Arbeitsbote;
• Aufgabenplaner;
• CRM-Konto,
• Zeitmanagementsystem. etc.

Vergessen Sie nicht die Integrationen. Die meisten dieser Dienste können in ein gemeinsames System eingebunden werden. Viele Vorgänge lassen sich auch automatisieren. Dies wird viel Zeit sparen.

Fokus auf Unternehmensziele

Wenn Sie remote arbeiten, müssen Sie Ihre Unternehmensziele im Auge behalten. Sie müssen klar, messbar und zeitlich begrenzt sein. Egal, was der Mitarbeiter macht oder in welchem ​​Tempo – wenn er (wie auch das gesamte Team) die Ziele Ihres Unternehmens erreichen, geht es Ihnen gut. Überlegen Sie, was Ihre Kunden von Ihrem Unternehmen erwarten, das aus der Ferne arbeitet, und berücksichtigen Sie die erforderlichen Tools und Änderungen in Ihren Zielen.

Mitarbeiterüberwachung ist für Unternehmen mit Zielen sehr nützlich. Es kann einer Organisation helfen, ihre strategischen Ziele zu erreichen, indem sichergestellt wird, dass alle Mitarbeiter an jedem Wochentag pünktlich melden und arbeiten.

Etablieren Sie informelle Kommunikation

Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, sich außerhalb der Arbeit zu unterhalten. Im Büro versammeln sich Mitarbeiter oft um Wasserspender oder in Raucherbereichen. Versuchen Sie nicht, solche Orte zu entfernen, wenn Sie online arbeiten. Es ist besser, eine kontrollierte „Chatterbox“ für Off-the-Job-Themen und Witze zu erstellen.

Dies fördert die Teambildung unabhängig von der Entfernung. Und wenn der Lockdown und die Zwangsisolation vorbei sind, können Sie ein informelles Teammeeting vereinbaren.

Stellen Sie klare Aufgaben

Es besteht immer die Gefahr, dass die Erledigung einer Aufgabe zu einer langen Diskussion wird. Ziehen Sie also keine Korrespondenz und Telefonate in die Länge – bereiten Sie sich im Voraus auf Konferenzen und Online-Meetings vor. Senden Sie alle E-Mails am Morgen, einschließlich aller notwendigen Informationen in einer Nachricht. Nutzen Sie die digitale Transformation, um sich nahtlos mit Ihrem Remote-Team und Ihren Kunden zu verbinden, planen Sie den Einsatz virtueller Meetings, Projektverfolgung, kontaktlose Technologien wie QR-Codes mit Logos, bessere Berichterstattung zur Steigerung der Effizienz.

Absolute Unterwerfung. Brauchst du es wirklich?

„Lass den Hausmeister sich seinen Besen selbst aussuchen“ – (c) Howard Behar, ehemaliger Präsident von Starbucks. Sie können die maximale Wirkung von Ihren Mitarbeitern erwarten, wenn Sie ihnen die richtige Richtung zeigen und eine gewisse Freiheit bei der Durchführung der Aufgabe gewähren (auch wenn es nur begrenzte Freiheit gibt).

Sie müssen nicht jeden Remote-Mitarbeiter zwingen, Time Doctor und ähnliche Tools zu verwenden. Gehen Sie die Frage ausgewogen an: Wenn es sich um einen Stundenlohn handelt, dann ja, diese Option kann gut funktionieren. Wenn Sie für ein Projekt bezahlen, lassen Sie den Künstler sein Ding machen.

Teamrituale durchführen

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber wir können nicht genug betonen, wie wichtig es ist.

Ein Teamritual – seien es wöchentliche Meetings, monatliche Einzelgespräche oder jede andere Routine – ist absolut unerlässlich. Sie sorgen für Transparenz, insbesondere wenn es um Projektstände und/oder Fortschritte bei anderen Unternehmungen geht.

Auch die Einhaltung der Fristen ist entscheidend, da niemand abgelenkt wird und alle aktiv an der Besprechung teilnehmen. Natürlich sind einige Meetings produktiver als andere, aber es ist wichtig, sich an ein Ritual zu halten, das alle auf Kurs hält. Arbeiten Sie auch an der Mitarbeiterbindung.

Effizienz überwachen

Überwachen Sie die Leistung jedes Teammitglieds. Sammeln Sie Feedback darüber, warum bestimmte Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden, und legen Sie Verantwortlichkeiten für nicht abgeschlossene Arbeiten fest.

Setzen Sie Remote-Mitarbeiter nicht mit sich selbst gleich.

Teilen Sie Ihre Effizienz durch fünf und seien Sie glücklich. Beachten Sie die folgenden Tipps:

• Ermöglichen Sie Remote-Mitarbeitern, nach Belieben zu arbeiten . Denken Sie daran, dass manche Menschen Eulen sind, andere Lerchen – manche haben die beste Effizienz am Morgen, während andere bis zum Mittag oder Abend rocken müssen, indem sie soziale Netzwerke erkunden, Katzen bewundern, feindliche Panzer zerstören usw.;
• Vergessen Sie nicht die Zeitunterschiede . Wenn Ihr Arbeitsteam miteinander interagiert, stellen Sie sicher, dass es die Arbeitspläne seiner Kollegen kennt;
• Teilen Sie sie nicht in „Insider“ und „Außenseiter“ auf. Es sollte keine Abstufung zwischen Mitarbeitern geben, die im Büro und aus der Ferne arbeiten. Vertrauen Sie uns, wenn eine Person faul ist, wird sie / sie finden, wie sie sich der Kontrolle entziehen kann, sowohl bei der Arbeit aus der Ferne als auch im Büro. Bei wirklich effektiven Mitarbeitern ist es umgekehrt;
• Beständigkeit zeigen . Wenn Sie Anforderungen, neue Regeln, Anforderungen und Maßnahmen ständig ändern, wird früher oder später jeder aufhören;
• Bleiben Sie in Kontakt und reagieren Sie auf Anfragen . Es geht um den Kontakt, nicht um die oben erwähnte Kontrolle. Ihren Remote-Mitarbeitern sollte umgehend geantwortet werden. Wenn Sie die Antwort um 1, 2 oder 3 Tage verzögern, verschwenden Sie nur Ihre Zeit und die Zeit Ihres Remote-Teams. Auch dies kann eine Ausrede für jemanden sein, um aufzuhören.

Motiviere dein Team

Es gibt kein Zauberrezept, um Teams zu motivieren, insbesondere bei der Remote-Arbeit. Wir haben jedoch ein paar Tipps:

• Zeigen Sie ihnen Ihre Fürsorge . Jeder mag und verdient Aufmerksamkeit. Manche mehr als andere. Dies variiert auch je nach Kultur und Persönlichkeit;
• Schätzen Sie , seien Sie verfügbar und widmen Sie jedem Teammitglied die erforderliche Zeit und Aufmerksamkeit;
• Spiele spielen. Wir finden, dass Spiele und Herausforderungen großartig funktionieren! Geben Sie Boni und schicken Sie Ihren Gewinnern Geschenke!
• Delegieren Sie Verantwortung . Eine andere Methode, die wir für effektiv halten, besteht darin, bestimmte Aufgaben zu delegieren, die sich auf die Leistung des gesamten Teams auswirken können. Wenn Sie Ihre Teammitglieder für bestimmte Aufgaben verantwortlich machen, können sie sich voll einbringen und schaffen eine großartige Teamdynamik.
• Lob in der Öffentlichkeit. Rüge privat. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, müssen Sie immer noch eine positive Haltung bewahren, selbst wenn Sie einige Fehler bemerken. Und das muss im Remote-Modus sehr vorsichtig gemacht werden. Menschen, die in der Öffentlichkeit gescholten werden, verlieren anschließend die Motivation. Deshalb war für uns seit jeher der Grundsatz, öffentlich zu loben und privat zu rügen.

Nutze die Theorie der multiplen Intelligenzen

Dieses Modell wurde Mitte der 80er Jahre von Howard Gardner vorgeschlagen. Es ist etwas, das uns immer wieder fasziniert. Kurz gesagt besagt die Theorie, dass wir alle mit 8 verschiedenen Arten von „Intelligenz“ und einem ähnlichen Potenzial für jede von ihnen geboren werden. Wie wir die eine oder andere Intelligenz entwickeln, hängt von unserer Genetik, Bildung und Lebenserfahrung im Allgemeinen ab.

Kommen wir von Regeln zu technischen Lösungen.

Tools für Remote-Arbeit

Die Liste der Tools und Dienste für eine effektive Remote-Arbeit kann je nach den Besonderheiten Ihres Unternehmens variieren. Am häufigsten enthält diese Liste:

• Messenger (Telegramm, Slack, Viber usw.);
• Tools zur Video- und Bildschirmfreigabe (Zoom, Google Hangouts, Skype usw.);
• Remote-Desktop-Zugriff (TeamViewer);
• Tasking- und Remote-Projektmanagementsysteme (Jira, Asana, Trello, Basecamp, Process Street, Youtrack);
• Cloud-Dienste zur Dokumentenspeicherung und Arbeit mit Dokumenten (Google, Microsoft OneDrive, DropBox;
• CRMs (Zoho, Salesforce, Apptivo) usw.

Locker . Wenn Sie einen Unternehmens-Messenger für Kommunikation und Meetings mit Integration mit mehr als 100 beliebten spezialisierten Diensten benötigen, sollten Sie Slack in Betracht ziehen. Sie können eine kostenlose Version für ein Team von bis zu 20 Personen wählen. Wenn Sie erweiterte Zugriffseinstellungen für jeden Benutzer, mehr Integrationen mit Drittanbieterdiensten und ein größeres Archiv benötigen, empfehlen wir den Wechsel zur kostenpflichtigen Version (eine jährliche Zahlung ist vorteilhafter).

Google-Dienste sind eine der besten Lösungen für die Arbeit mit Dokumenten. Google bietet eine kostenlose und sehr komfortable Reihe von Webdiensten für die Arbeit mit Präsentationen und Textdokumenten. und Tabellenkalkulationen. All dies ergänzt den Dateispeicher von Google Drive.

Abhängig von der Zugriffsebene auf Ihre Dateien können Benutzer diese anzeigen, kommentieren oder bearbeiten. Daher ist Google Docs eine großartige Option. Kein gegenseitiges Weiterleiten von Dokumenten, die verloren gehen können etc. Hier haben Sie die gesamte Änderungshistorie im Blick. Und es ist kostenlos.

Evernote ist ein weiterer praktischer Ort, um Ihre Notizen zu speichern. Verfügbar als Webservice, Client für Windows oder als iOS-/Android-App. Evernote ermöglicht Ihnen das Speichern von Textdateien, Webseiten, Audiodateien, Fotos und anderen Dateitypen. Der Dienst bietet Backup- und Synchronisationsfunktionen, wenn von verschiedenen Geräten aus gearbeitet wird. Auch als Erweiterung für Chrome erhältlich

Asana ist ein sehr praktisches Projektmanagementsystem, das sich für komplexe Projekte eignet. Es ist benutzerfreundlich und leicht zu erlernen. Manche beschreiben es als „für die Faulen, die Ordnung schätzen“. Der Service macht strategische Planung und langfristiges Projektmanagement zum Kinderspiel.

Sie können Ihren Aufgabenfluss unterschiedlich strukturieren, alle in große Gruppen/Projekte einteilen. Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen – es kann ein Kalender für die Veröffentlichung von Inhalten, ein Website-Arbeitsplan oder ein Zeitplan für verschiedene Berichte sein. Die kostenlose Version von Asana ist für Teams mit bis zu 15 Personen geeignet.

Trello ist ein einfacher und bequemer Cloud-basierter Softwareservice für das Projektmanagement für kleine Gruppen, der auf der Kanban-Methodik basiert. Demnach durchläuft jede Aufgabe mehrere Phasen, zB Geplant, In Bearbeitung, Bei Genehmigung, Abgeschlossen. Diese Idee macht den Workflow klarer.

Timely ist ein Zeit-Tracker, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu bewerten. Sie müssen wissen, wie viel jedes Teammitglied für eine Aufgabe ausgibt. Timely lässt sich in Asana, Trello oder andere ähnliche Dienste integrieren. Der Dienst stellt dann Analysen zu den Aktionen der Mitarbeiter mit ihren Aufgaben bereit.

TimeCamp ist eine PC-Timer-App für Teams jeder Größe. Es erfasst die Zeit automatisch und weist Zeiteinträge bestimmten Projekten zu, sodass mehr Zeit für das bleibt, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist. Funktionen wie robuste Berichterstattung, Rechnungsstellung, Anwesenheitsmodul und Abrechnungsstunden helfen dabei, die mühsamen Prozesse für Ihr Unternehmen zu rationalisieren. Es lässt sich in verschiedene Tools wie Asana, Trello, ClickUp, Jira, Salesforce und viele mehr integrieren.

Fazit

Persönlich glauben wir, dass die Zukunft der Remote-Arbeit eine völlige Trennung zwischen dem Arbeitsplatz und seinem tatsächlichen Standort ist – hier gibt es nichts Überraschendes.

Und wenn wir aus dieser aktuellen Krise eines lernen können, dann ist es, dass digitale Kollaborationslösungen zu einem Anreiz für die Geschäftskontinuität geworden sind und es Managern ermöglichen, ihre Teams besser zu steuern.

Bald werden Unternehmen erkennen, dass Fernarbeit gefördert, gemanagt und als strategischer Ansatz für die Geschäftskontinuität betrachtet werden sollte. Wie Stephen Hawking einmal sagte: „Intelligenz ist die Fähigkeit, sich an Veränderungen anzupassen.“ Wir glauben, dass es an der Zeit ist zu beweisen, wie agil wir als Unternehmen sein können und wie viel intelligenter wir als Einzelpersonen wachsen können.

Natürlich sind all diese oben genannten Tipps und Tools nicht die einzigen Dinge, die einen Unterschied machen. Wenn nichts davon für Sie funktioniert, können Sie immer Alternativen finden – wir haben Lösungen aufgelistet, die hauptsächlich für uns funktionieren.

Der Übergang zur Telearbeit ist eine schwierige, aber lösbare Aufgabe für ein Unternehmen. Durch die Auswahl der richtigen Werkzeuge und die Einrichtung des Prozesses können Sie viele Ausgaben einsparen.

Viel Glück mit Ihrem Remote-Team und möge es produktiv sein. Wir hoffen, dass dieser Artikel für Sie hilfreich war und wünschen Ihrem Team in dieser schwierigen Zeit viel Erfolg und Stabilität.